Souvent perçu comme la bête noire des agents, le pointage est pourtant un système obligatoire qui garantit leur sécurité en entreprise. Prise de poste, fin de poste, durée du temps de travail, repos, congés… Le Code du Travail oblige les employeurs à contrôler les heures travaillées de chaque salarié. Et pour ce faire, les méthodes ne manquent pas ! De la traditionnelle feuille de présence aux applications de pointage, il existe une multitude de possibilités. Mais, la digitalisation a largement fait ses preuves ! Alors, découvrez comment choisir la bonne application de pointage pour collecter et gérer les temps de travail avec fiabilité.
Qu’est-ce qu’une application de pointage ?
Une application de pointage est une solution logicielle mobile permettant aux utilisateurs d’enregistrer leurs heures d’arrivée, de départ et leurs pauses dans un cadre professionnel. À l’aide de technologies variées (code personnel, déclaration, NFC, QR Code…), ces outils numériques permettent la collecte manuelle ou automatique des temps de travail des employés.
Contrairement aux équipements de pointage fixes, les applications de pointage sont utilisables en mobilité, sur différents sites d’intervention ou en télétravail. Généralement, elles intègrent des fonctionnalités de géolocalisation et peuvent fonctionner en mode hors-ligne. Leur interface simple et ludique permet à n’importe quel salarié d’indiquer en quelques clics qu’il commence ou termine sa journée de travail.
Est-ce légal d’utiliser une application de pointage ?
Tout à fait. Un employeur peut décider en toute légalité d’instaurer une application de pointage dans son entreprise. Ce type de système répond d’ailleurs à une obligation légale de l’employeur, pour laquelle il doit assurer un suivi précis du temps de travail effectif de ses salariés. En cas d’inspection, l’employeur doit pouvoir prouver avec précision, de façon individualisée et avec un historique complet, le respect des durées maximales de travail et de repos quotidien. C’est également un moyen efficace pour sécuriser les employés et éviter le travail dissimulé.
Toutefois, ce dernier est dans l’obligation de respecter plusieurs règles en termes de protection des données personnelles de ses employés et de législation du travail :
- Conformément à l’article L.1222-4 du Code du travail, toute méthode de contrôle des temps de travail doit être portée à la connaissance du salarié avant sa mise en œuvre. Dans ce contexte, l’employeur doit informer son personnel du déploiement d’une application de pointage via un moyen légal : note de service, avenant au contrat, règlement intérieur…
- L’application de pointage mise en place doit respecter scrupuleusement le RGPD. En effet, comme ces dispositifs digitaux traitent des données personnelles, seules les données strictement nécessaires peuvent être collectées. Les employés disposent d’un droit de regard sur les données traitées, de rectification et d’opposition.
- Dans le cadre RGPD, l’application de pointage ne peut pas conserver les données personnelles des employés plus de 5 ans.
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Pourquoi mettre en place une application de pointage ?
La mise en place d’une application de pointage présente de multiples avantages, que ce soit pour l’agent, le manager ou la direction de l’entreprise. Et les axes de points positifs touchent tout autant l’aspect opérationnel et humain que stratégique et financier. Vous en doutez encore ? Voici toutes les raisons pour lesquelles vous devriez passer le cap :
Des avantages opérationnels
Les applications de pointage sont d’excellents moyens d’améliorer la performance des équipes. D’un côté, elles contribuent à l’optimisation des conditions de travail individuelles et, de l’autre, elles fluidifient la coordination collective. Parmi les atouts majeurs, on retrouve :
- Une réduction des tâches administratives et des erreurs manuelles : Fini les feuilles de présence papier et les documents disparus ! Que ce soit pour l’agent ou le manager, les applications de pointage éliminent la collecte des heures de travail manuscrite. Donc plus d’excuses d’oublis, d’écriture illisibles ou de données falsifiées : tout est transmis de façon automatique et numérique dans les logiciels de gestion de présence et des paies.
- Une optimisation des plannings et des parcours d’intervention : Avec les relevés de pointage, le manager peut facilement identifier les sites de friction. Un site est difficile d’accès et engendre des retards ? Un secteur d’intervention connaît un taux élevé d’absentéisme ? L’analyse des fréquences de retards ou des absences permet d’ajuster les tournées au contraintes du terrain et d’allouer le bon nombre de ressources au bon endroit.
- Une meilleure réactivité face à l’absentéisme : Les applications de pointage informent les encadrants en temps réel des retards ou des absences sur les sites clients. Ces derniers peuvent enclencher instantanément les remplacements si c’est nécessaire. Cette gestion proactive évite ainsi que la charge de travail des équipes présentes soit impactée par le déficit de ressources humaines sur place.
Des avantages humains
L’application de pointage établit un environnement professionnel clair et équitable pour tous les collaborateurs. Tout le monde est logé à la même enseigne ! Les données relevées garantissent la conformité au cadre légal en vigueur pour tous les échelons de l’entreprise.
- Une autonomie et une sécurité quotidienne : Avec une application de pointage, vous gérez facilement vos horaires sans avoir à en référer physiquement à votre manager. Ce dernier est informé à distance de votre prise de poste et une relation de confiance est instaurée dans votre équipe. De plus, en cas de doute ou de litige client, vous disposez de toutes vos interventions horodatées. Ces informations servent de preuve formelle en cas de contestation et garantissent la traçabilité de votre activité.
- Une rémunération juste : Fini les heures supplémentaires oubliées ou les majorations de salaire passées à la trappe ! L’application de pointage relève toutes les heures de travail avec fiabilité et les transmet au logiciel RH pour assurer la justesse de la rémunération des employés.
- Une valorisation du travail accompli : Avec une application de pointage, chaque minute investie est enregistrée. Elles offrent une reconnaissance concrète de l’implication des employés sur les projets engagés. C’est aussi un moyen d’alimenter des échanges constructifs sur la charge de travail, les besoins en renfort ou la répartition des missions.
Des avantages stratégiques et financiers
Enfin, avec une application de pointage, les bénéfices économiques sont rapidement mesurables. Les relevés du temps de travail permettent d’ajuster les paies et la facturation au réel, et d’ainsi limiter les écarts budgétaires.
- Diminution des heures payées non réalisées : L’application de pointage collecte les durées de travail à la minute près. Cette visibilité sur les présences et sur l’absentéisme freine les abus et les fraudes possibles avec un pointage manuel. Chaque employé est rémunéré correctement selon le temps accompli et chaque client facturé selon les prestations reçues. Cette exactitude financière diminue, d’une part, les coûts liés aux erreurs de paies et, d’autre part, ceux liés aux litiges clients.
- Suppression du papier et réduction de l’empreinte carbone : Avec une application de pointage, la majorité des processus est désormais dématérialisée. Plus besoin d’imprimer des centaines de feuilles pour la présence, des fiches de paie ou des décomptes d’heures supplémentaires. Tout est centralisé sur une interface digitale sécurisée. Et de ce fait, toutes les charges relatives à l’impression, au stockage et au traitement du papier disparaissent !
- Standardisation des pratiques RH dans toute l’organisation : Les applications de pointage unifient les méthodes de suivi du temps de travail sur l’ensemble des sites, filiales ou entités d’une même entreprise. Fini les disparités locales ou les interprétations variables des règles horaires : chaque collaborateur suit les mêmes procédures.
Comment choisir la bonne application de pointage ?
Sur le marché des équipements et des solutions de pointage, les offres ne manquent pas ! Option gratuite, multi-utilisateurs, multilingues, cryptée… Peu importe ce que vous recherchez, vous trouverez sûrement votre bonheur. Cependant, attention à faire le bon choix. Toutes les applications de pointage ne sont pas adaptées à votre métier, à vos besoins et à votre domaine d’activité.
Les critères à prendre en compte sur votre entreprise
En premier lieu, vous devez définir minutieusement le périmètre de votre projet. Et pour ce faire, il faut passer au crible tous les paramètres de votre entreprise. Les besoins produits ne seront pas les mêmes si vous souhaitez digitaliser le pointage sur site de 10 employés ou celui de milliers d’intervenants éparpillés sur la France entière. Voici les principaux éléments à étudier :
- Périmètre du projet et profil des utilisateurs : Sur combien de sites mes employés vont-ils pointer ? Quelle est la typologie de ces sites ? Mes agents sont-ils à l’aise avec les technologies digitales ? Parlent-ils tous la même langue et ont-ils une bonne compréhension de l’écrit ? Toutes ces informations orienteront votre choix entre un outil de pointage simple et rapide ou une application plus personnalisée.
- Spécificités des sites de pointage : Existe-t-il une bonne couverture réseau ? Le pointage doit-il s’effectuer sur plusieurs zones ? sur plusieurs bâtiments ? Y-a-t’il des contraintes réglementaires concernant les dispositifs technologiques utilisables ? La prise en compte de ces éléments vous évitera les mauvaises surprises ! Un laboratoire par exemple n’accepte que des équipements mobiles spécifiques. Tandis qu’un site sensible, comme une centrale nucléaire, peut resteindre les accès internet sur place.
- Intégrations avec vos logiciels existants : Quels outils RH ou opérationnels utilisez-vous ? Doivent-ils s’interfacer avec l’application de pointage ? Y-a-t’il des impératifs en termes d’hébergement de données ou de cryptage ? Avant tout achat, consultez votre Direction des systèmes d’informations pour établir un cahier des charges précis des logiciels compatibles avec votre système déjà en place.
- Budget : Le dernier point, et pas des moindres, avant d’étudier les options d’applications de pointage est bien évidemment d’établir un cadre budgétaire précis. Quel montant d’abonnement êtes-vous prêts à payer ? Préférez-vous un règlement sous forme de licence annuelle, d’abonnement mensuel par utilisateur ou un forfait global ? Pensez également à inclure les coûts indirects dans votre prévisionnel si besoin.
Les critères à prendre en compte sur l'application de pointage
Maintenant, place au concret, quelles sont les fonctionnalités à intégrer en priorité dans votre application de pointage ? Celles-ci dépendront principalement des critères établis durant l’analyse macro de votre entreprise. Mais avant de signer un devis, impliquez vos agents dans la manipulation du dispositif envisagé. La prise en compte de leur avis vous permettra à la fois de faire le bon choix, mais aussi que l’application soit adoptée pleinement par vos équipes.
Parmi les fonctionnalités basiques d’une application de pointage, vous retrouvez :
- Pointage des heures d’arrivée, de départ, des pauses et des repos (dont congés)
- Horodatage et géolocalisation
- Gestion multi-sites et multi-profils
- Fonction hors-ligne
- Export des données vers la paie ou le SIRH
D’autres applications de pointage vont plus loin dans la personnalisation. On retrouve alors des fonctionnalités plus avancées, particulièrement utiles dans certains secteurs d’activité (hôtessariat, événementiel, ultra-propreté…) :
- Pré-prise de poste et déclaration d’indisponibilité
- Signature électronique ou validation managériale
- Alertes personnalisables (retards, absences, dépassements horaires)
- Gestion des remplacements en temps réel
- Synchronisation avec les plannings métiers
- Modulation horaire et calcul automatique des heures supplémentaires
- Espace documentaire RH
- Rapports exportables (Excel, PDF, API, etc.)
- Paramétrage des droits utilisateurs (managers, RH, salariés)
- Accessibilité en situation de handicap (conformité RGAA ou WCAG)
Les meilleures applications de pointage en 2025
myMissions : l'application de pointage 360°
Véritable assistant connecté pour les agents, l’application de pointage myMissions est l’outil parfait pour faciliter le quotidien opérationnel. D’un côté, elle permet d’effectuer les prises et les fins de poste facilement avec différents mode de pointage : QR code, NFC… Et de l’autre, elle collecte avec précision et automatiquement les temps de travail même sans connexion internet.
En plus de ça, myMissions propose diverses fonctions pour les agents : accès au planning et aux
tournées actualisés en temps réel, kiosque de demande personnalisé et géocalisable (congés, réassort, prestation complémentaire…), bons d’intervention digitaux… Sur un seul et même outil, vos agents disposent de tout ce dont ils ont besoin pour travailler en sécurité et en autonomie.
- Points forts : Multiplicité des modes de pointage, transfert d’informations en temps réel, suivi des demandes, mode hors connexion, disponible sur des terminaux mobiles préconfigurés
- Points faibles : Pas de canal chat direct avec le manager
Jibble : l'application de pointage accessible sans budget
L’application de pointage Jibble est l’alternative parfaite si vous n’avez pas de budget pour déployer votre système de collecte des temps de travail. Ce logiciel propose une version gratuite avec un nombre d’utilisateurs illimités (hors administrateurs).
La version gratuite de Jibble comprend plusieurs fonctionnalités de pointage basiques idéales pour les petites entreprises :
- Feuilles de présence
- Pointage par NFC ou biométrie
- Localisation des pointages GPS
- Notifications et alertes
- Rapports exportables
- Points forts : Version gratuite incluant des fonctionnalités de pointage de base
- Points faibles : Le modèle gratuit n’est pas idéal pour les moyennes et grandes structures (un seul planning de travail intégrable, pas de gestion et planification des équipes, rapports limités…). Les abonnements payants fonctionnent à l’utilisateur et peuvent devenir coûteux.
myTeams : l'application de pointage pour l'événementiel
L’application de pointage myTeams est l’outil idéal pour la gestion des flux de présence sur les événements ou les sites nécessitant des accréditations. Afin de garantir un accès sécurisé à la zone, le pointage ne peut être effectué que par le manager du site en question. À chaque fin de poste, le manager effectue également un relevé de sortie et garantit ainsi la fiabilité des heures de travail collectées.
Grâce à un paramétrage en amont, le responsable dispose automatiquement des accréditations nominatives de ses employés sur son application de pointage. Ces dernières sont actualisées et mises à jour en temps réel, en cas d’absence, d’imprévus ou de remplacements.
- Points forts : Accréditations pré-intégrées, accès sécurisé, visibilité en temps réel des effectifs sur place et des postes vacants
- Points faibles : Malgré le mode de pointage simple et rapide, le manager peut perdre du temps en cas de flux importants d’arrivées ou de sorties sur site.
Kelio : la pointeuse virtuelle
La pointeuse virtuelle Kelio est une application de pointage donnant accès à un portail RH pour enregistrer ses prises de poste. Cette solution mobile permet aux collaborateurs de pointer via un espace personnel, de façon déclarative, peu importe où ils se trouvent. Des modes sans horaires fixes sont configurables pour les cadres au forfait jour.
L’application met également à disposition des employés leur planning dématérialisé et leurs missions à accomplir dans son interface. Un espace de gestion des congés est
aussi disponible (solde, demandes, crédit d’heures de travail restant…)
- Points forts : Multi-supports, reporting de performance personnalisé
- Points faibles : Le mode de pointage déclaratif peut poser des doutes quant à la fiabilité des données remontées et la véracité des temps de travail déclarés
Comment gérer les temps de travail collectés par votre application ?
Bien que très utiles pour la collecte des temps de travail, les applications de pointage ne proposent généralement pas de fonctionnalités pour gérer et analyser les données relevées. Pour ce faire, vous devrez vous équiper d’un logiciel spécialisé, capable d’identifier et calculer avec précision les différents paramètres liés aux durées de travail et aux fiches de paie. Bien sûr, vous pouvez opter pour Excel, mais vous perdrez des heures à traiter et modéliser une à une les informations ! Plusieurs options digitales s’interconnectent avec les applications de pointage :
- Les logiciels ERP : ces dispositifs numériques permettent de gérer le volet administratif relatif à votre activité (comptabilité, achats, production…). Ils proposent généralement des fonctions de gestion des ressources humaines plus ou moins avancées pour modéliser les données de pointage.
- Les logiciels de gestion des temps et activités (GTA) : Ces outils se focalisent sur les heures de travail effectuées. Ils offrent un suivi simple des taux d’exécution et une gestion manuelle des absences.
- Les logiciels de planification : Plus axés sur la réalisation des tâches, ces solutions permettent de configurer les plannings ou les tournées, et de suivre le respect des missions qui s’y trouvent. Elles définissent des créneaux horaires de réalisation et peuvent parfois s’actualiser avec les applications de pointage.
- Les logiciels de gestion des ressources humaines (SIRH) : Ces systèmes spécialisés dans la gestion des processus administratifs RH proposent un suivi précis du temps de travail. Grâce à des interfaces avec les applications de pointage, ils génèrent automatiquement les fiches de paies et les documents légaux liés au contrat de travail. Ces outils permettent également de piloter les procédures de recrutement ou de formation des employés.
- Les plateformes de pilotage opérationnel : Ces solutions digitales collectent les données des applications de pointage et les traduisent en tableaux de bord opérationnels en temps réel. Elles permettent de réagir vite face aux absences de la masse salariale et d’automatiser les processus de remplacement. Conçues selon une optique de gestion globale, elles permettent aux employeurs de suivre facilement leurs indicateurs liés au temps de travail : ponctualité, taux d’absentéisme, temps de remplacement… Les plateformes de pilotage s’interfacent avec de nombreux logiciels SIRH pour automatiser les procédures de rémunération.
- Les logiciels d’analyse et reporting : Ces outils analytiques retranscrivent les données issues des applications de pointage dans des graphiques, plus ou moins poussés. Ils permettent d’identifier les tendances et de générer des rapports détaillés sur les temps de travail, mais n’ont pas d’impact direct sur l’exploitation.
