Dites adieu aux documents papier égarés, aux erreurs de saisie et aux tâches administratives chronophages ! Aujourd’hui, la digitalisation des bons d’intervention s’impose comme une solution incontournable. Grâce aux applications mobiles dédiées, il est désormais possible de générer, dématérialiser, gérer et archiver ses bons d’intervention en quelques clics. Indispensables dans le monde professionnel, les applications de bons d’intervention facilitent la gestion des équipes et simplifient de nombreuses tâches, notamment pour les employés en déplacement. Leur accessibilité instantanée et leur ergonomie intuitive en font des dispositifs essentiels pour optimiser l’efficacité opérationnelle. Mais face à une offre toujours plus vaste, comment choisir l’application la plus adaptée à vos besoins ? Découvrez les meilleures applications pour digitaliser vos bons d’intervention.
Pourquoi digitaliser vos bons d'intervention ?
Fini l’ère du papier, des documents égarés et de l’argent jeté par les fenêtres ! Ne perdez plus des heures précieuses à rechercher des dossiers aux quatre coins de la ville ou à multiplier les déplacements inutiles entre vos sites clients. Pour survivre sur des marchés où la concurrence est rude, la seule solution est de proposer un service réactif. Sauf qu’avec le papier, c’est pas gagné ! Passer aux bons d’intervention numériques n’est donc plus un luxe mais une nécessité.
Néanmoins, bien que la gestion des bons d’intervention papier soit contraignante, de nombreuses entreprises n’ont pas encore sauté le pas du digital. En effet, moult encadrants impriment encore les bons au format papier, souvent sans préciser de date ni de durée de prestations. Ils les transmettent ensuite à leurs agents sans indication et les erreurs sont vite arrivées.
Jour après jour, les bons d’intervention papiers s’accumulent et, en fin de semaine, les agents remettent des dizaines de feuilles simultanément aux responsables. Par conséquent, les entreprises font face à divers inconvénients opérationnels, logistiques et financiers :
- Perte de temps significative : Chaque agent consacre environ une heure par semaine au remplissage des bons papier. Ce temps perdu s’amoncèle au fil des semaines, au fil des mois et représente des charges de main d’oeuvre non négligeables pour les entreprises.
Charge administrative accrue : L’entreprise mobilise en moyenne 10 heures par semaine pour collecter, saisir et traiter manuellement les documents papier. Cette tâche administrative est répétitive, chronophage et fastidieuse pour les collaborateurs. En plus de solliciter plusieurs ressources humaines, elle impacte la productivité globale et favorise la fatigue professionnelle.
Augmentation des risques d’erreurs : La saisie manuelle des informations entraîne inévitablement des erreurs, tels que des oublis, des incohérences ou des difficultés à déchiffrer certaines écritures manuscrites. Ces erreurs peuvent compromettre la qualité du suivi des interventions et retarder certaines actions correctives.
Manque de traçabilité et de transparence : L’absence d’un suivi digitalisé rend difficile l’accès aux informations en temps réel. Il devient alors complexe de répondre à des questions pourtant basiques : Où a eu lieu l’intervention ? Quand a-t-elle été réalisée ?
Par qui ? De quelle manière ? Le client l’a-t-il vraiment approuvé ? Ce manque de visibilité peut nuire à la coordination des équipes et à la satisfaction des clients.Coûts supplémentaires liés aux impressions et aux déplacements : L’impression de documents, leur stockage et leur transmission physique génèrent des coûts superflus : loyers, cartouches d’encres, ramettes de papiers…. Et ce n’est pas tout ! Essence, frais d’entretien de véhicules, réparations s’ajoutent au tableau à cause des innombrables allers-retours des agents pour déposer ou récupérer les bons d’intervention papiers.
Facturation complexe et sources d’erreurs en fin de mois : L’absence d’un système structuré de gestion des interventions entraîne des difficultés lors de la facturation des prestations. Le manque d’informations précises, la perte de documents et l’impossibilité d’apporter une preuve formelle de l’exécution des tâches peuvent retarder la facturation et générer des litiges avec les clients.
Quels critères prendre en compte pour choisir une application de bons d'intervention ?
Face à la multitude d’applications disponibles sur le marché, il n’est pas toujours facile de choisir une solution adaptée à vos besoins. Pour vous simplifier la démarche, vous devez prendre en considération certains critères lors de la sélection de votre outil :
1. Simplicité et accessibilité : L’application doit être facile à utiliser pour les agents sur le terrain et les équipes administratives. Selon le secteur d’activité, vous pouvez être confronté à une main d’oeuvre cosmopolite. L’application de bons d’intervention doit donc être disponible en plusieurs langues, sur différents modèles de mobiles et ordinateurs, et avec un mode hors ligne pour les interventions en zone sans connexion.
2. Personnalisation : L’outil doit permettre d’adapter les formulaires aux spécificités de vos processus internes : ajout de champs, pièces jointes, images, boutons, protocoles, smiley, signatures…
3. Suivi et traçabilité : L’application de bons d’intervention choisie doit proposer un système de suivi ou de localisation (QR Code, GPS, NFC…). Cette fonction permet de localiser les interventions, de consulter leur historique et de recevoir des notifications en cas de problème ou de retard.
4. Compatibilité avec vos outils : Votre application de bons d’intervention doit pouvoir s’intégrer de manière fluide avec vos logiciels existants. Une compatibilité optimale permet d’éviter les doubles saisies, de fluidifier le transfert de données et d’assurer une continuité dans vos processus métier. Dans l’idéal, l’outil devrait aussi offrir des API ouvertes ou des connecteurs natifs avec les principales solutions du marché.
5. Sécurité des données : La protection des données de vos salariés est un enjeu majeur. Vous devez vérifier le cadre juridique applicable à votre domaine d’activité, notamment si l’application traite des informations sensibles telles que des données financières ou personnelles. Assurez-vous que le fournisseur respecte les normes de sécurité en vigueur, notamment en termes d’hébergement de données en Europe et dans le cadre du RGPD.
6. Coût : Le prix de l’application de bons d’interventions doit être en adéquation avec votre budget et les fonctionnalités proposées. Il existe généralement plusieurs modèles de tarification : abonnement mensuel ou annuel, paiement unique ou encore freemium. Il est recommandé de comparer les offres en tenant compte des fonctionnalités incluses et des coûts cachés éventuels.
7. Support technique : Un bon support technique est indispensable pour garantir une utilisation fluide de l’application et résoudre rapidement les éventuels problèmes. Il est préférable de choisir une solution offrant un service client réactif et accessible par plusieurs canaux (téléphone, chat, email). De plus, des mises à jour régulières garantissent la correction des bugs, l’amélioration des fonctionnalités et l’adaptation aux évolutions technologiques et réglementaires.
Quelles sont les meilleures applications pour digitaliser vos bons d'intervention ?
Dans un écosystème saturé d’alternatives pour dématérialiser les bons d’intervention, trouver l’option la plus performante s’avère souvent complexe. Mais, pas d’inquiétude ! MoveWORK a décortiqué les meilleures offres du marché pour vous. Notre enquête nous a permis d’établir un panorama objectif des meilleures applications de bons d’interventions :
Tech Report
Tech Report est une application mobile efficace pour générer des bons d’intervention et des rapports directement sur le terrain. Avec une interface simple, elle permet aux techniciens de saisir rapidement des informations sur un formulaire digital comme des descriptions, photos, notes vocales et signatures électroniques. L’application centralise les données en temps réel, permettant aux responsables de suivre l’avancement des interventions et de consulter instantanément les rapports. En réduisant les coûts d’impression et de stockage, Tech Report offre aussi une solution écologique et optimise la gestion des missions grâce à ses outils de reporting et de facturation.
Point faible : L’abonnement mensuel est un abonnement par utilisateur. En fonction de la taille de votre entreprise, le coût de l’application peut s’avéré élevé.
Kizeo Forms
Kizeo Forms est une application mobile permettant de transformer vos bons d’intervention papier en formulaires numériques interactifs. Grâce à son interface personnalisable, vous pouvez créer des formulaires adaptés à vos besoins spécifiques (interventions, maintenance, audits, etc.). L’application de bons d’interventions propose une large galeries de modèles préconçus selon votre secteur d’activité ou la fonctionnalité recherchée. De plus, l’application fonctionne en mode hors ligne, ce qui permet aux agents d’enregistrer leurs interventions même sans connexion Internet.
Point faible : L’application de bons d’intervention propose un modèle de remontée de données vertical et n’offre pas de fonctionnalités de déclenchement d’actions automatiques lorsqu’une situation critique est détectée.
Synchroteam
Synchroteam est une plateforme de gestion d’interventions dont l’une de ses fonctionnalités clés est la création et la gestion des bons d’intervention en ligne. Son interface permet de planifier les prestations en amont et d’ajouter des pièces jointes et des notes sur des bons d’interventions digitaux. Synchroteam propose un espace client dédié où les utilisateurs peuvent accéder à l’historique des bons d’intervention directement sur leur smartphone. Cela leur offre une visibilité en temps réel sur l’état des missions en cours, les horaires d’intervention et les détails des travaux réalisés. Les clients peuvent être informés instantanément des éventuels retards, ce qui améliore leur expérience et renforce leur confiance envers l’entreprise.
Point faible : Bien que le logiciel propose une large gamme de fonctionnalités, la flexibilité dans l’adaptation du système aux besoins de chaque entreprise peut être limitée.
myMissions, l’application idéale pour digitaliser vos bons d’intervention
Conçue spécialement pour répondre aux besoins de vos agents sur le terrain, myMissions est bien plus qu’une simple application de bons d’interventions . D’un côté, elle permet à vos équipes de digitaliser leurs bons d’intervention en un clin d’œil, mais, de l’autre, offre aussi un panel de fonctionnalités pour les assister sur le terrain.
Grâce à son interface intuitive, myMissions permet à chaque agent d’accéder à des bons d’interventions personnalisés selon sa localisation, selon le contrat client et le protocole à suivre. En plus des champs prédéfinis à compléter, l’agent peut aussi capturer et ajouter des informations supplémentaires directement sur le terrain : photos, vidéos, signatures électroniques, remontées d’incidents, demande de prestation complémentaire…
L’application myMissions offre aussi d’autres fonctionnalités de gestion et de suivi indispensables pour vos agents au quotidien. En effet, elle permet aux intervenants d’accéder à leur planning en temps réel, d’informer de leur indisponibilité ou encore de retrouver tous les protocoles des taches à effectuer.
Point faible : L’application myMissions ne dispose pas de galerie de modèles prédéfinis.
Allez plus loin avec myDecisions, l'application pour les encadrants
myDecisions est une application mobile spécialement conçue pour les managers, où chaque parcours d’intervention peut être suivi au millimètre. Tâches réalisées, interventions en cours, réclamations, demandes clients et prises en charge sont centralisées dans l’interface de l’utilisateur. Grâce à un puissant système de pilotage, le responsable peut déclencher des interventions en un clic selon les informations remontées des bons d’interventions : réassort, contrôle qualité, intervention exceptionnelle….
Véritable outil d’aide à la décision, myDecisions permet aux responsables d’optimiser la gestion de leurs équipes sur le terrain. L’application offre une vision complète et en temps réel des actions opérationnelles, au niveau d’une zone, d’un bâtiment ou même à la taille régionale ou nationale. L’application permet aux managers de suivre l’avancement des interventions en direct, de mettre à jour et redistribuer automatiquement les tâches des agents selon les besoins. Elle offre également la possibilité de vérifier la présence des collaborateurs sur les différents sites, ce qui garantit une gestion plus précise des ressources humaines.
