Chaque jour, vous perdez de longues heures à réaliser des actions manuelles répétitives. Reporter des données dans un tableau Excel, répondre aux demandes clients, créer des graphiques d’analyse… Toutes ces missions puisent votre énergie et ralentissent votre performance.
La réponse à ce problème ? L’automatisation des tâches. Grâce à des plateformes intelligentes, dématérialiser et traiter vos données automatiquement c’est possible ! Découvrez nos astuces pour gagner du temps au quotidien en automatisant vos tâches rébarbatives.
Pourquoi choisir l'automatisation des tâches ?
Digitaliser, numériser, automatiser… Tout ça c’est bien beau mais qu’est-ce qu’on y gagne réellement ? L’automatisation des tâches n’est pas un processus si simple à mettre en place mais elle vous aidera sans aucun doute à être plus efficace.
Tout d’abord, l’automatisation des tâches contribue à améliorer l’efficacité des individus, des équipes et de l’organisation en général. Ce procédé digital offre un gain de temps considérable dans le parcours opérationnel. L’automatisation permet d’exécuter des tâches répétitives rapidement, efficacement et sans erreurs. De plus, la charge mentale des individus est diminuée grâce à l’élimination des tâches routinières. Les systèmes automatisés fonctionnent sans interruption et évitent les temps morts liés aux pauses, aux heures de travail et aux jours fériés.
Ensuite, l’automatisation des tâches améliore la qualité des services et des prestations. Les normes normes de qualité sont maintenues élevées et les variations de qualité de service sont réduites. En cas d’anomalie ou de dysfonctionnement, l’automatisation des tâches permet une résolution immédiate. Les systèmes automatisés peuvent être adaptés et mis à l’échelle plus facilement pour répondre aux besoins changeants d’une organisation sans nécessiter une augmentation proportionnelle des ressources humaines.
Enfin, l’automatisation facilite la collecte, la manipulation et l’analyse de grandes quantités de données. Les algorithmes intelligents réalisent des analyses précises en une fraction de seconde. En libérant du temps et des ressources, l’automatisation des tâches favorise un environnement propice à l’innovation.
Astuce 1 : Automatiser les plannings
Combien de temps perdez-vous à créer et à diffuser les planning à vos équipes ? Au moins une journée par mois ! Entre trouver les agents disponibles, obtenir leur validation ou leur faire parvenir les différents protocoles, la perte de temps est immense. A chaque étape ou nouvelle intervention, vous devez rentrer les données une à une. C’est là que l’automatisation devient une solution.
Grâce à l’automatisation des tâches, vous pouvez créer des plannings interactifs, assignant automatiquement les missions en fonction des disponibilités, de la localisation et des délais fixés. Oubliez les déplacements inutiles, les dispositifs d’automatisation identifient les agents à proximité, vérifient leurs compétences et dispatchent les tâches en fonction. Les coûts de trajet sont réduits et optimisés.
De plus, l’automatisation des tâches permet de générer des rappels automatiques pour les échéances imminentes, minimisant ainsi les retards. Les outils d’automatisation des plannings tiennent compte des fluctuations saisonnières, des jours fériés et des variations de demande. Ils ajustent automatiquement les horaires et les missions du personnel en conséquence. En automatisant ces processus, les entreprises peuvent non seulement gagner du temps, mais aussi améliorer la l’utilisation des ressources humaines. En fin de compte, l’automatisation de ces tâches favorise la fluidité des opérations, améliore la satisfaction des employés et optimise leur charge de travail.
Astuce 2 : Collecter et analyser automatiquement les données
Mais où est passé le contrôle qualité papier du protocole de nettoyage de la salle de réunion ?
Où est passée la partie déchirée de la feuille de passage dans les sanitaires du chantier client ? Avec l’automatisation des tâches, oubliez tous ces tracas du quotidien !
Pour gagner du temps dans vos journées, l’automatisation vous permet de dématérialiser toutes vos données d’exploitation. Plus besoin de courir à droite à gauche pour récupérer les informations, tout est remonté automatiquement dans un seul outil.
En effet, les données à tracer sont numérisées à l’aide de plusieurs équipements : badgeuses, objets connectés, borne de pointage, QR Code, kiosque de services, formulaires personnalisés, applications mobiles… Désormais, au lieu de pointer sur une feuille papier, les agents n’ont plus qu’à passer un badge devant un équipement connecté pour s’enregistrer. L’heure d’arrivée, le temps de travail, les retards et l’heure de départ sont immédiatement centralisés dans votre logiciel de pilotage. Et, il en va de même pour tous les autres parcours d’intervention !
D’un côté, l’automatisation des tâches vous permet de gagner du temps dans la collecte et l’analyse des données. Tous vos indicateurs opérationnels sont automatiquement retranscrits dans des tableaux de bord personnalisés. Les modélisations évoluent au gré de vos envies et de vos besoins. Et d’autre part, vos agents gagnent du temps sur le terrain et profitent de meilleures conditions de travail. Chaque jour, ils économisent de précieuses minutes grâce à la digitalisation.
Astuce 3 : Automatiser l'envoi de rapports d'équipes et de rapports clients
Grâce à l’automatisation des tâches, vos données sont corrélées dans des tableaux de bord personnalisés. Selon les événements, une plateforme de pilotage telle que MoveWORK Flow, peut identifier quels sont les indicateurs pertinents et les analyser conjointement. Cette fonctionnalité intelligente créer instantanément des rapports en temps réel selon vos problématiques. Grâce à un paramétrage, l’automatisation vous permet de générer des rapports spécifiques pour vos équipes, pour vos salariés, pour vos zones d’intervention et même pour vos clients ! Ne passez plus des heures à créer des tableaux Excel un à un, toutes les données dont vous avez besoin sont modélisées dans des graphiques simples et intuitifs.
Pour aller encore plus loin, l’automatisation des tâches vous offre aussi la possibilité d’envoyer automatiquement ces dits rapports. Grâce à un système d’automates, vos parties prenantes recevront les informations souhaitées à la fréquence et au moment que vous aurez choisis. En plus de gagner des jours de travail par mois, vous développerez une relation transparente et de confiance avec vos collaborateurs. Votre satisfaction client et l’engagement de vos équipes n’en seront qu’améliorées !
Astuce 4 : Automatiser les interventions en réponse aux demandes clients
De nos jours, les utilisateurs et les usagers ne demandent qu’une chose : de l’instantanéité ! Répondre à une seule demande client, c’est simple, mais dès que les demandes se multiplient la situation se complexifie. Très vite, le manager peut être débordé et sollicité de toutes parts.
La solution ? L’automatisation des parcours d’interventions ! En effet, certains outils intelligents, comme la plateforme MoveWORK Flow, vous permettent d’automatiser vos prestations de services grâce à des workflows automatisés. À la réception d’une nouvelle demande, la nature et la
localisation de la sollicitude est analysée, identifiée et le scénario d’actions correspondant à la situation est immédiatement déclenché. Pour aller toujours plus vite, la plateforme localise l’agent apte à réaliser l’intervention et disponible le plus proche de la demande. Ce dernier reçoit automatiquement le protocole d’intervention adapté et peut intervenir dans les plus brefs délais. Quelle que soit la situation, la plateforme de pilotage détecte la solution adaptée. Une rupture de consommable ? Une intervention de réassort est déclenchée. Une réunion est terminée ? Une intervention de nettoyage et d’aération est mise en route. Un client vient d’arriver ? L’hôtesse d’accueil est avertie. Grâce à l’automatisation des tâches, la satisfaction de vos clients et de vos occupants sera toujours au beau fixe !
En complément, le manager, lui, peut suivre toute la prise en charge à distance. Plus besoin de perdre son temps à aller vérifier sur place, tout est reporté en temps réel dans son outil. En cas de problème, les données sont instantanément analysées et les actions correctives lancées. En plus d’économiser du temps, vous économiserez également de l’argent et des frais (déplacements, main d’oeuvre, litiges clients…).
Astuce 5 : Opter pour l'automatisation des tâches de réassorts des consommables
Au même titre que les demandes clients, pourquoi ne pas automatiser vos réassorts et anticiper vos commandes de consommables ? Dans la course effrénée du quotidien, l’automatisation des tâches se dévoile comme une bouffée d’air frais. Imaginez un bureau où le papier toilette, les fournitures de bureau, et même les capsules de café, se réapprovisionnent automatiquement dès que le stock atteint un seuil critique. Fini le stress lié aux ruptures de stock !
L’automatisation des tâches transforme la vie quotidienne en entreprise. Les employés sont libérés de la corvée de surveiller les niveaux de consommables et un environnement de travail fonctionnel est maintenu. Grâce à des objets connectés, les niveaux de contenance sont mesurés en temps réel. D’un côté, lorsqu’un contenant approche du seuil critique, le responsable des consommables est alerté pour assurer son réapprovisionnement. De l’autre, une intervention de réassort est automatisée et l’agent de service disponible à proximité assure la prise en charge.
Au-delà de l’aspect pratique, cette automatisation redéfinit la notion de bien-être au travail. En évitant les frustrations liées aux ruptures de stock, elle contribue à cultiver un environnement professionnel plus serein et efficace. L’énergie qui aurait été consacrée à gérer les approvisionnements peut désormais être canalisée vers des initiatives plus stratégiques. Vos responsables achats se libèrent du temps et peuvent se concentrer sur des projets plus ambitieux.
