Gérer une structure, quelle que soit sa taille, n’est pas une mince affaire. Entre les employés, les clients ou les prestataires, les parties prenantes sont souvent nombreuses. La gestion des interventions peut vite devenir compliquée si le manager ne possède pas les bons outils.
L’arrivée de nouvelles technologies a permis de faciliter quelque peu la gestion des interventions. Logiciel de gestion, applications mobiles ou intelligence artificielle sont autant d’outils au service de l’automatisation. Découvrez notre mode d’emploi pour automatiser la gestion des interventions dans votre entreprise.
En quoi consiste la gestion des interventions ?
La gestion des interventions est un processus organisationnel qui vise à planifier, coordonner et suivre toutes les activités d’une organisation. Ce procédé induit un suivi précis de l’exécution des tâches opérationnelles sur le terrain.
De plus, la gestion des interventions inclut un volet de suivi et de pilotage des demandes d’intervention, des requêtes des occupants ou du service client. Le gestionnaire est en charge de l’attribution des ressources pour toutes ces
prestations. Il suit le traitement et l’avancement des interventions, s’assure de leur qualité et du respect des délais impartis. La gestion des interventions peut s’effectuer manuellement ou être assistée par des logiciels spécialisés.
Qui est concerné par la gestion des interventions ?
La gestion des interventions concerne tous les secteurs d’activité. Certains domaines en contact permanent avec des infrastructures, des machines ou des lieux accueillant du public sont parfois plus impactés : industrie, transport, facility management… En général, les fonctions et les métiers impliqués dans la gestion d’intervention sont les suivants : .
- Techniciens ou agents de service : Principaux garants de l’exécution des tâches, ces professionnels se rendent directement chez les clients ou sur les sites où les interventions doivent être effectuées.
- Service client ou service support : Cette fonction reçoit les demandes d’intervention, les centralise et les attribue aux agents appropriés.
- Facility Manager ou responsable des services généraux : Ces managers supervisent la planification et l’organisation des interventions. Ils coordonnent les équipes, assurent la gestion des ressources, et veillent à ce que les travaux soient effectués de manière efficace.
- Responsable d’exploitation : Ces professionnels sont en charge de la gestion globale des interventions de maintenance préventive et corrective.
Quels sont les objectifs de la gestion des interventions ?
La gestion des interventions répond à plusieurs besoins de l’entreprise. Son implantation et son bon fonctionnement favorisent la réduction des coûts et l’augmentation globale de la performance. Voici les principaux objectifs de la gestion d’intervention :
- Amélioration de la réactivité en cas d’imprévus ou de demandes client
- Optimisation des coûts, des ressources humaines et matérielles
- Augmentation de la qualité de service et de la satisfaction client
- Réduction des temps d’arrêt d’activité
- Suivi et analyse des performances
- Amélioration continue des processus et des parcours d’intervention
- Augmentation de la performance individuelle et collective
Les failles de la gestion des interventions manuelle
Pour gérer les interventions, il existe deux grandes écoles : la gestion manuelle et la gestion informatisée.
Bien qu’une gestion manuelle puisse satisfaire certaines petites structures, cette technique devient obsolète quand une organisation s’agrandit. La multiplication des intervenants, des prestataires, des équipements et des sites rend le suivi manuel impossible.
Voici les principales failles liées à une gestion des interventions manuelle :
Risque d’erreurs humaines : La gestion d’innombrables données est difficile, voire impossible manuellement. La répétition de tâches chronophages favorise le risque d’erreurs.
2. Manque de visibilité : Une gestion manuelle n’offre pas de vision d’exploitation globale. Les managers ne peuvent pas suivre en temps réel les disponibilités et l’avancement des interventions.
3. Difficulté de coordination et de communication : Sans un système informatisé et une interface d’échanges, la coordination entre les différentes entités de l’organisation est compliquée.
4. Gestion inefficace des imprévus : En cas d’interventions urgentes ou d’incidents imprévus, une gestion manuelle ne permet pas de mobiliser rapidement les ressources nécessaires.
5. Manque de traçabilité : La gestion manuelle ne propose pas un historique précis des interventions passées, en cours ou à venir. Cette technique n’est pas idéale pour collecter les KPI opérationnels et ensuite les analyser.
Comment automatiser la gestion des interventions ?
Pour pallier les failles d’une gestion manuelle, le moyen le plus efficace est la digitalisation. En informatisant le parcours d’intervention et en automatisant certaines interventions, les structures gagnent instantanément en efficacité.
le logiciel de Facility Management 360°
Pour ce faire, les organisations doivent s’armer avec des outils digitaux spécialisés. Un système de gestion des interventions automatisé, tel qu’un logiciel de GMAO ou de Facility Management, permettra de centraliser, planifier, piloter et de suivre toutes les activités de l’organisation. Ce dispositif deviendra l’allié du chef d’équipe ou du responsable des services généraux.
Cependant, le déploiement de process d’automatisation n’est souvent pas si simple. Pour automatiser la gestion des interventions plusieurs actions doivent être réfléchies et documentées en amont :
- Évaluation des besoins : Pour mettre en place les outils adaptés, l’entreprise doit premièrement identifier les problématiques de gestion actuelles. Sur quel axe l’automatisation va-t-elle les aider ? La planification ? La qualité ? Le suivi ? Toutes ces questions doivent être répondues en amont pour choisir le dispositif idéal.
- Choix du logiciel adapté : GMAO, RH, Facility Management… ces outils ne répondent pas forcément aux mêmes besoins. Selon les infrastructures, le type d’équipements et le type de fonctions présentes dans l’entreprise, le système recherché ne sera pas le même.
- Formation du personnel : La mise en place d’une gestion des interventions digitale ne sera pas forcément accueillie de même façon par les agents. Certains travailleurs sont plus habiles que d’autres face aux outils numériques. Les équipes devront être formées à l’utilisation du nouveau logiciel et accompagnées dans cette période de changement. La formation est essentielle pour assurer un taux d’adoption élevé.
- Identification des données à collecter et à tracer : Zones de pointage, type d’intervention, services à suivre… Pour mettre en place une gestion des interventions automatisée, la nature des données à traiter doit être identifiée et listée avant le déploiement.
- Automatisation des tâches : Les tâches récurrentes et manuelles qui peuvent être automatisées doit être identifiées au préalable.
- Intégration à des logiciels métiers ou ERP : Si votre entreprise utilise d’autres systèmes (CRM, logiciel de paie…), assurez-vous que le système de gestion des interventions peut y être intégré pour une circulation fluide des informations.
Quels sont les avantages de l'automatisation de la gestion des interventions ?
L’automatisation de la gestion des interventions offre des avantages en termes de productivité, de rentabilité et d’expérience collaborateur.
Une efficacité opérationnelle et stratégique
L’automatisation permet de rationaliser les processus de gestion des interventions en éliminant les tâches manuelles fastidieuses. Cela permet aux équipes de gagner du temps et d’être plus efficaces dans leur travail. En automatisant les tâches, on réduit le risque d’erreurs, comme les oublis, les doublons ou les mauvaises affectations.
Grâce à une gestion automatisée, les équipes peuvent réagir plus rapidement aux demandes d’interventions urgentes ou imprévues. Les outils d’automatisation offrent une visibilité en temps réel sur l’état des demandes et de leur traitement. Les équipes obtiennent une visibilité sur les prochaines tâches à accomplir, les plannings, etc. Cela permet une meilleure coordination et une prise de décision plus éclairée.
Enfin, les solutions d’automatisation permettent aux techniciens d’accéder aux informations nécessaires et de mettre à jour les statuts d’intervention directement depuis des applications mobiles. Leur mobilité est ainsi favorisée.
Une optimisation des ressources au service de la satisfaction client
Une gestion des interventions automatisée propose une meilleure planification et une optimisation des ressources. Les compétences des agents sont utilisées à bon escient, les équipements entretenus quand il le faut et les interventions à l’usage développées. Cela permet de réduire les coûts d’exploitation et de réduire les gaspillages matériels (énergie, consommables…).
Grâce à une meilleure gestion des interventions, les délais de réalisation sont respectés. Les engagements contractuels des prestataires sont maintenus et les clients satisfaits du service reçu.
Une prise de décision facilitée
L’automatisation de la gestion des interventions permet de conserver un historique complet de toutes les tâches réalisées, des corrections prises et des problèmes résolus. Cela facilite l’analyse des performances et la prise de décisions basée sur des données précises.
Des tableaux de bord stratégiques peuvent regrouper tous les indicateurs de performance, pour une analyse rapide et instantanée. Les outils d’automatisation collectent des données sur les seuils de conformité, les coûts, les temps d’intervention, les écarts, etc. Ces données permettent d’identifier des tendances et modifier les processus d’exploitation si besoin.
Comment améliorer la gestion des interventions sur le terrain ?
Au niveau managérial, le logiciel de Facility Management est l’atout parfait. Mais qu’en est-il sur le terrain. Pour améliorer la gestion des interventions au niveau des agents il existe plusieurs solutions :
- Les applications mobiles
- Les systèmes de pointage : QR Code, NFC, biométrie…
- Les bornes connectées : satisfaction, intervention, kiosque de services…
- L’IoT : capteurs de passage, capteur de qualité de l’air, capteur d’odeur…
Automatisation de la gestion des interventions : les meilleurs outils
L’automatisation de la gestion des interventions est incontournable pour les entreprises cherchant à optimiser leurs opérations. Pour atteindre cet objectif, il existe une gamme de solutions performantes. Ces outils avancés offrent une vue globale et détaillée de l’activité, garantissant une productivité sans faille.
Logiciel de gestion des interventions : l'allié du manager
Facility managers, services généraux, hospitality manager… Tous ces responsables ont besoin d’un système compétent pour gérer tous les flux de leur organisation. Agents, intervenants, équipements, machines et sites doivent être coordonnés simultanément.
Pour ces managers, les logiciels de gestion des interventions sont indispensables. Ces solutions permettent aux gestionnaires d’obtenir une vision d’exploitation générale. Dans une même interface, les managers obtiennent un suivi des activités en cours et à venir, un état de situation de l’environnement de travail et la localisation des employés.
Le logiciel de gestion des interventions est un véritable assistant connecté. Grâce à sa boîte à outils multi-fonctions, le responsable devient un expert polyvalent dans tous les domaines : gestion des présences, intervention, contrôle qualité, analyse stratégique… En facilitant la communication avec les équipes et en automatisant les tâches administratives, les logiciels de gestion libèrent également du temps aux managers.
Application de gestion des interventions : l'outil pour le terrain
Au cœur des opérations sur le terrain, les agents peuvent être épaulés par des applications mobiles. Ces applications leur donnent accès à toutes les informations pertinentes concernant leur activité : fiches de poste, tâches à réaliser, alertes, congés…
Grâce à leur smartphone, les agents peuvent mettre à jour l’état d’avancement de leurs interventions sans se déplacer en agence. Un rapport est directement envoyé à leur manager ou au gestionnaire de site compétent.
Avec ces outils, les agents optimisent leur organisation quotidienne et gèrent en totale autonomie les priorités. La collaboration entre les opérateurs terrain et le reste de l’entreprise est renforcée.
MoveWORK Flow : la plateforme tout-en-un adaptée à chaque profil
Pour répondre aux besoins de chaque profil impliqué dans la gestion des interventions, MoveWORK Flow est la plateforme tout-en-un qu’il vous faut. En rassemblant toutes les fonctionnalités nécessaires pour planifier, coordonner et suivre les interventions, notre plateforme devient l’outil idéal pour optimiser la gestion des ressources :
- Digitalisez la planification de votre exploitation et vos fiches de poste
- Supervisez la présence de vos intervenants et collectez leurs temps de travail
- Mesurez la qualité de service et la satisfaction de vos usagers
- Suivez et traitez les demandes de services et imprévus
- Pilotez votre exploitation et collaborez avec vos clients et prestataires
Applications mobiles, capteurs IoT, systèmes de pointage, bornes connectées… Notre offre vous propose un pack tout inclus !
