La Normande est une entreprise familiale de nettoyage fondée en 1964 et depuis 2022 elle est une filiale à part entière du groupe AWEN-SERVICES. Du nettoyage régulier à la remise en état complète, l’entreprise est spécialisée dans une large gamme de prestations : entretien des locaux, désinfection, gestion des déchets, interventions exceptionnelles (lessivage, nettoyage haute pression)…
En octobre 2023, sur les conseils d’AWEN Propreté, l’entreprise a choisi les solutions MoveWORK pour digtaliser la gestion de ses bons d’interventions.
Le projet de digitalisation des bons d'intervention de La Normande
Le contexte du projet
La Normande gérait principalement ses activités de services avec des formats papiers. Les bons d’intervention étaient imprimés sans date et sans durée limitée, puis transmis aux agents pour une exécution sur les sites clients. Ces derniers géraient leurs missions de manière autonome et effectuaient un compte-rendu à leur encadrant à la fin de chaque semaine.
Ce processus était contre productif et l’entreprise était alors confrontée à plusieurs défis :
- 1 heure perdue /semaine par agent pour remplir les bons papier
- Environ 10 heures de travail /semaine dédiée à la collecte, à la saisie et au traitement des bons
- Manque de fluidité dans les processus organisationnels
- Augmentation des erreurs humaines liées à la gestion manuelle
- Manque de traçabilité et de transparence des interventions réalisées (où, quand, qui, comment)
- Augmentation des coûts : frais d’impression, frais de stockage, coûts de déplacements…
- Facturation complexe en fin de mois due au manque d’informations, aux pertes de documents et à l’absence de preuves de la réalisation des tâches.
Le périmètre et les objectifs du projet
Dispersées sur de nombreux sites clients, les équipes mobiles de La Normande ne disposaient pas d’outils pour transmettre l’avancement des tâches en temps réel à leur encadrant.
Pour remédier à cela, le projet de digitalisation des bons d’intervention a été lancé et concerne tous les chantiers clients dans lesquels l’entreprise opère :
- 55 chantiers clients en région parisienne
- 5 types d’infrastructures : bureaux, médical, scolaire, copropriétés et commerces
- 3 intervenants
- 1 personne dédiée au projet au sein de La Normande
- Supervision globale par la Direction générale de La Normande
Les objectifs de cette digitalisation des bons d’intervention étaient d’assurer la traçabilité des interventions réalisées, de justifier le passage des agents, de réduire le gaspillage de papier et de constituer un historique numérique regroupant tous les bons d’intervention afin d’avoir des preuves en cas de litiges.
La solution MoveWORK, idéale pour une gestion des interventions optimiser
Afin de suivre l’état des interventions en cours et à venir, la plateforme MoveWORK Flow a été déployée au sein de La Normande. L’interface est accessible par le référent du projet et, grâce à toutes ses fonctionnalités, permet de collecter, centraliser, corréler et analyser les données d’exploitation liées aux activités de l’entreprise. Pour cela, un espace de pilotage dédié et des automates intelligents ont été créés en collaboration avec les consultants de MoveWORK :
1. Des workspaces adaptés aux besoins de La Normande
MoveWORK Flow permet de créer des workspaces personnalisés qui facilitent la gestion en temps réel d’un écosystème, et permet l’interaction entre toutes les parties prenantes de l’entreprise. La Normande dispose d’un workspace conçu sur-mesure, qui centralise toutes les données collectées sur le terrain via des bons d’intervention.
La responsable du projet y trouve toutes les informations sur les interventions en cours, terminées et à venir. Ce suivi en temps réel permet un pilotage précis et est une source de données essentielle pour ajuster les processus.
2. Des automates pour optimisés les opérations quotidiennes
Cette fonctionnalité permet de configurer des actions prédéfinies qui se déclenchent en fonction de critères préétablis par l’utilisateur : fréquences de l’action, date, heure, typologie de la tâche…
Ils permettent à La Normande d’assurer un suivi rigoureux de ses prestations tout en maximisant sa réactivité face aux imprévus.
La Normande a rapidement exploité son potentiel en intégrant pas moins de 27 processus automatisés dans ses opérations quotidiennes. Ces automates, configurés en fonction des besoins spécifiques de chaque intervention, ont considérablement optimisé l’efficacité et la réactivité des équipes sur le terrain : entretien des espaces vert, nettoyage de la vitrerie, nettoyage mécanique des sols,…
3. myDecisions, l'application mobile pour un accès à tout moment de vos bons d'interventions
Afin de pouvoir compléter, signer et valider les bons d’interventions, les intervenants La Normande ont été équipés de l’application mobile MyDecisions, qui fonctionne avec MoveWORK Flow. MyDecisions propose plusieurs fonctionnalités, telles que :
- Dater, remplir avec des indications et des photos, et valider les bons d’intervention
- Effectuer des demandes ou des réclamations sur le terrain à l’aide d’un kiosque digital et de formulaires personnalisés, même sans réseau
- Organiser et dispatcher automatiquement des tâches en fonction des priorités
- Récolter des données terrain qui seront ensuite remontées et centralisées dans des tableaux de bord sur la plateforme MoveWORK Flow