Qui s’est occupé de l’entretien séquentiel de la chambre du patient 364 ? Quels sont les ASH présents pour la tournée de nuit ? Où est le protocole de bionettoyage des zones à risques ? Un service hospitalier est une véritable fourmilière ! Entre les tâches administratives, le suivi opérationnel et le management stratégique, s’y retrouver n’est pas une mince affaire. Pour optimiser la coordination de votre service hospitalier, plusieurs méthodes et outils existent. MoveWORK fait le point !
Les risques d'un service hospitalier mal coordonné
Les services hospitaliers sont des organisations à part entière. Comme toute entité, ils sont régis selon une certaine hiérarchie et selon certaines réglementations. Il s’agit d’un environnement complexe, où une multitude de flux de données, de flux de travail et de ressources interagissent et s’entremêlent. Le transfert d’informations entre les services de soins et les parties prenantes doit donc être fluide pour assurer la sécurité des patients et le bien-être des acteurs hospitaliers.
Une coordination efficace minimise les risques d’erreurs médicales, de contamination ou d’infections nosocomiales. En effet, le manque de communication et de visibilité sur les interventions est souvent à l’origine d’incidents critiques, aux conséquences humaines et juridiques lourdes.
Les conséquences d'un manque de coordination
Un service hospitalier mal géré peut impacter négativement un grand nombre d’acteurs. Le rayonnement des incidents est imprévisible et peut toucher aussi bien votre patientèle, que vos employés ou l’ensemble de votre structure :
- Les erreurs médicales : La désorganisation peut avoir un impact sanitaire catastrophique, voire dans certains cas mortel. Que ce soit la mauvaise administration de traitement, l’oubli d’une intervention de bionettoyage ou l’absence d’un réassort de consommable, tous ces manquements mettent en péril votre environnement hospitalier.
- Les doublons et le gaspillage de ressources : Un service hospitalier désordonné engendre une répétition inutile de tâches périphériques. Ces actions chronophages surutilisent le personnel et favorisent l’épuisement professionnel. En plus de la pression sur les employés, ce désordre cause une mauvaise répartition des ressources et une utilisation fastidieuse des équipements médicaux.
- Dégradation de la qualité et du parcours de soins : Le burn-out salarial combiné aux manquements sanitaires entrainent inévitablement une dégradation des prises en charge. Vos patients sont insatisfaits et la notoriété de votre établissement de santé dégringole. De plus, vos équipes se retrouvent dans l’incapacité de respecter les protocoles et les normes par manque de moyen. Par conséquent, vous vous exposez à une augmentation des plaintes et des litiges.
- Désengagement de vos équipes hospitalières : Le stress accru subi par votre personnel médical, dû à la confusion et à la désorganisation du service hospitalier, réduit fortement la motivation de vos agents. Il est alors difficile de maintenir un environnement de travail positif et productif.
- Mauvaise gestion des situations d’urgence : Qui dit service hospitalier désorganisé, dit manque de réactivité. Qui fait quoi ? Où sont les équipements ? Quelle procédure appliquer ? Qu’est qui a déjà été fait dans cette chambre patient ? Sans une traçabilité des informations, une réponse adéquate en cas de situations critiques ne peut être apportée.
- Impact financier négatif : Toutes ces erreurs, ces oublis et ces doublons conduisent sans détour à des pertes financières. Entre la mauvaise gestion des stocks, la baisse de la satisfaction et les coûts liés aux réclamations, votre établissement de santé fait face à des charges considérables.
La gestion manuelle : le facteur n°1 de désorganisation
Qu’il s’agisse de centre hospitalier, de structure médico-sociale ou de clinique, une grande majorité des établissements de santé utilisent toujours le papier pour gérer leurs opérations. Feuille de notes, post-it, tableau blanc… Quel que soit le moyen manuel, le transfert des données et des informations s’effectue de façon anarchique et désordonnée.
La gestion et le suivi des interventions au format papier est la première cause d’erreurs dans un service hospitalier. D’une part, cette méthode n’offre aucune traçabilité des événements, ni de visibilité sur la situation du service à un moment précis. Et d’autre part, en plus des possibles pertes ou oublis, la gestion papier ne garantit aucunement la fiabilité des données collectées. Combiné à des arrivées d’informations par téléphone, la gestion papier est à la fois nuisible et vectrice de pression pour les équipes.
Diagnostic et audit du service hospitalier
Afin d’optimiser la coordination d’un service hospitalier, la première étape est d’analyser les problèmes de coordination existants. Quelles sont les méthodologies mises en place ? Existe-t-il déjà une méthodologie ? Quels les rôles de chaque acteur dans la gestion opérationnelle du service ? Tous ces éléments doivent être identifiés, listés, documentés et passés aux cribles pour trouver la provenance des dysfonctionnements. La complexité des processus internes, souvent fragmentés et décentralisés, peut entraver la fluidité des opérations. De plus, la communication interdépartementale peut être insuffisante et nuire à la transmission d’informations entre les équipes médicales et celles de soutien. Voici une liste non exhaustive des points à vérifier :
- Canaux de communication utilisés et leur niveau d’efficacité
- Outils numériques et logiciels déployés, leur niveau de complexité et de précision
- Processus de gestion des présences, des plannings, des tournées et des remplacements
- Répartition des effectifs par zone d’intervention : soignants, agents de services, prestataires…
- Méthode de gestion des flux de travail
- Allocation des ressources matérielles et des équipements opérationnels
- Définition et disponibilités des protocoles
- Système de suivi du respect des procédures et des réglementations
- Système de traçabilité et d’historisation des demandes, des incidents et des anomalies
- Plan de formation continu du personnel
- Procédures d’évaluation des interventions et méthode de réajustement
- Collecte de feedbacks des patients et mise en œuvre de stratégies d’amélioration de la satisfaction
Digitalisation des processus opérationnels
Pour optimiser la gestion et le pilotage des flux de travail dans un service hospitalier, l’étape suivante est de digitaliser les processus opérationnels. En effet, la digitalisation des échanges de données, de la répartition des tâches ou du contrôle de la qualité possède des atouts non négligeables : performance collective et individuelle, uniformité des informations, meilleure distribution des ressources, hausse de la sécurité sanitaire, amélioration de la qualité des soins, baisse des coûts….
Maintenant que vous êtes convaincus des bienfaits de la dématérialisation, place à l’action ! Pour digitaliser la gestion de votre service hospitalier, plusieurs dispositifs peuvent être mis en œuvre :
- Les outils d’automatisation des tâches : Fini les missions chronophages, répétitives et anxiogènes, avec ces dispositifs tout est collecté et traités automatiquement. Récupérer les temps de travail, comptabiliser les chambres des patients sortants, retranscrire les contrôles qualité… Toutes ces actions sont numérisées pour réduire les erreurs et ainsi accélérer les processus.
- Les systèmes de planification et de gestion des présences : Entre les équipes d’hospitalisation, de consultations ou suppléantes, pas toujours facile de s’y retrouver. Ces outils facilite l’organisation des équipes hospitalières et permettent de planifier efficacement les horaires, d’optimiser les trajets ou les interventions en urgence.
- Les plateformes collaboratives : Ces interfaces sécurisées sont idéales pour uniformiser la vision d’exploitation de tous les services hospitaliers. Chacun sait exactement quelles sont les interventions en cours, les actions à venir et les équipes disponibles. Ces outils offrent des fonctions personnalisables pour le reporting ou l’échange d’informations.
- Les systèmes de demande instantanée ou de déclaration d’incident : Ces dispositifs simplifient la gestion des situations d’urgence et des imprévus. Grâce à des kiosques de services personnalisables, les situations détectées sur le terrain peuvent être facilement remontées au chef de service hospitalier ou au bon interlocuteur. Que ce soit avec une application mobile ou une interface en ligne, l’instantanéité du transfert d’informations garantit une qualité de service en continu.
- Les logiciels de gestions des stocks : Ces outils métiers, généralement spécifiques pour le secteur de la santé, permettent l’anticipation des commandes de matériel ou de consommables. Ils offrent un suivi en temps réel des niveaux de stock et alertent le département des achats en cas de seuil critique.
En utilisant ces moyens de digitalisation, les hôpitaux peuvent non seulement améliorer l’efficacité de leurs opérations quotidiennes, mais aussi renforcer la qualité des soins prodigués aux patients.
Découvrez comment MoveWORK a digitalisé la traçabilité du bionettoyage au CHU de Montpellier
Digitalisation du suivi de la qualité dans le service hospitalier
Une fois les processus d’exploitation digitalisés, au tour du management de la qualité ! Suivre, tracer et maîtriser les indicateurs qualité est l’enjeu n°1 du service hospitalier. Comme évoqué précédemment, la gestion manuelle a ses limites. Par conséquent, s’équiper d’outils digitaux performants apparait comme la meilleure initiative :
- Applications mobiles de contrôle qualité
- Outils de monitoring et de reporting
- Tableaux de bord interactifs
- Dispositifs connectés pour le suivi à distance des indicateurs
- Systèmes de sondage de satisfaction et d’évaluation continue
- Plateforme de gestion de la qualité et d’automatisation des actions correctives
Tous ces dispositifs offrent des fonctionnalités essentielles pour assurer le respect des protocoles dans un service hospitaliers. En effet, ils permettent de surveiller en temps réel les performances hospitalières et offrent une vue d’ensemble des principaux indicateurs de qualité : taux de conformité, temps de prise en charge, type et fréquence des anomalies… De plus, ces solutions analytiques facilitent l’identification des points bloquants et permet un réajustement rapide des parcours d’intervention si besoin.
La digitalisation d'un service hospitalier : un enjeu pédagogique
Attention, tous ces dispositifs numériques n’auront aucun effet si ces derniers ne sont pas pleinement adoptés par votre personnel hospitaliers. En effet, c’est pas toujours facile de changer ses habitudes ! C’est pourquoi tout un plan d’accompagnement doit être pensé et mis en place pour garantir un taux d’adoption élevé au sein des équipes hospitalières.
Pour ce faire, les programmes de formation sur les nouveaux outils digitaux sont cruciaux. Ces sessions d’apprentissage permettront de familiariser le personnel avec les technologies et ainsi maximiseront leur utilisation. Les réunions régulières de coordination, comme les briefings et débriefings, sont essentielles dans un environnement hospitalier digitalisé. Elles permettent aux équipes de discuter des priorités, des défis et des résultats. Un leadership fort est donc indispensable pour guider la transition digitale, en intégrant activement l’innovation dans les pratiques quotidiennes
MoveWORK Flow : la plateforme tout-intégrée pour piloter un service hospitalier
Exploitation, qualité, présence… Et si vous regroupiez toutes ces fonctionnalités dans un seul outil ? Avec son interface de gestion 360°, la plateforme MoveWORK Flow est spécialement conçue pour optimiser la gestion des services hospitaliers.
D’un côté, ces algorithmes d’automatisation intelligente des tâches, permettent de réduire considérablement la charge de travail des équipes hospitalières. En automatisant la collecte et le traitement des données, la solution fait économiser des jours de travail. Par exemple,
MoveWORK Flow peut automatiquement récupérer et analyser les données de présence du personnel, optimiser les plannings en fonction des besoins prévisionnels, et générer des rapports détaillés sans intervention humaine directe.
MoveWORK Flow est également capable d’interpréter les situations en temps réel. En combinant différentes sources d’informations, telles que les relevés de consommables, les demandes d’interventions ou les résultats de contrôle qualité, la plateforme identifie automatiquement les anomalies et déclenche les actions appropriées. Cette approche proactive améliore la réactivité et l’efficacité opérationnelle du service hospitalier.
Enfin, pour garantir la réussite de vos projets, MoveWORK propose un accompagnement complet pour les établissements engagés dans la digitalisation de leurs processus. Entre coach dédié, consultants techniques et plan de formations, tout est mis en oeuvre pour répondre à vos objectifs.
