Votre agent a-t-il réalisé la prestation de vitrerie ce mois-ci ? L’intervention exceptionnelle pour remplacer la bonbonne d’eau a-t-elle été effectuée ? Le client a-t-il validé la qualité de l’entretien de la salle de réunion ? Sans être sur le terrain, difficile de répondre à toutes ses questions ! Pourtant, dans un monde où l’information circule à la vitesse de l’éclair, attendre un compte-rendu papier n’est plus une option. C’est là que digitaliser un bon d’intervention devient une nécessité. Découvrez dès maintenant nos conseils.
À quoi sert un bon d’intervention ?
Qu’il soit au format papier ou digital, le bon d’intervention est un document utilisé pour formaliser une demande de prestation spécifique et tracer la réalisation de cette dernière. Généralement, ce dispositif énumère les caractéristiques relatives au service rendu : date, heure, zone d’intervention, tâches et actions réalisées, photos de réalisation, coordonnées et signature de l’intervenant et du client. Le bon d’intervention permet de garder une trace écrite du travail effectué et du temps d’intervention. Il est en général utilisé pour ajuster la facturation et les paies des employés.
Le bon d’intervention offre une traçabilité précise et permet de démontrer le respect des engagements contractuels dans le cadre d’un contrat de prestation de service. Il fait office de compte-rendu pour le client et fournit un historique des travaux effectués sur un ou plusieurs sites. En cas de litige, il possède une valeur juridique forte et peut être utilisé comme une preuve.
En complément, ce document professionnel optimise la gestion des opérations grâce au transfert d’informations entre intervenant et gestionnaires. Le bon d’intervention est un excellent outil de communication qui fait le lien entre le terrain et le siège administratif du prestataire de services. L’analyse des informations contenues dans ces notes permet d’ajuster les plannings, les stocks ou bien les différentes étapes du parcours d’intervention.
Pourquoi digitaliser un bon d’intervention ?
Fini le diktat du papier et les centaines de feuilles éparpillées aux quatre coins de la ville ! Fini les dizaines d’heures perdues chaque semaine en déplacement et en recherche des documents ! Fini les coûts d’impression, de stockage ou de gestion administrative ! Dans un environnement professionnel où l’instantanéité est de mise, le passage aux bons d’intervention digitalisés est inévitable. Quelle que soit la taille de votre entreprise ou votre secteur d’activité, la digitalisation de vos bons d’intervention papier ne sera que bénéfique :
- Une gestion opérationnelle optimisée :
La suppression du bon d’intervention papier est autant avantageuse pour les agents de services que pour leur management. Tout d’abord, en numérisant le suivi, vous réduisez les risques d’erreurs d’interprétation, d’oublis ou les éventuelles falsifications. En effet, qui peut garantir l’exactitude de l’heure de réalisation d’une prestation sur un bon papier modifiable à tout moment ? Personne ! La digitalisation permet de collecter et d’actualiser les données opérationnelles en temps réel, quantitativement et de façon factuelle.
De plus, digitaliser vos bons d’intervention est un pari gagnant-gagnant. D’un côté, pour vos agents, le processus de création et de validation du bon est simplifié. Où qu’ils se trouvent, en quelques clics, ils peuvent facilement renseigner les informations sur les actions réalisées et les transmettre à leur encadrant ou responsable de site. Et d’un autre côté, la digitalisation permet une centralisation des informations pour les managers, qui n’ont plus à courir sur tous les sites clients pour récupérer les fiches papier. Plus de pertes de temps, tout est répertorié dans une seule interface et analysé automatiquement.
- Sécurité des données et confidentialité :
Digitaliser un bon d’intervention permet de protéger les informations contenues dans celui-ci. Effectivement, lorsqu’un bon papier est placé sur un site client, n’importe qui peut y accéder ! Qu’il s’agisse de simple curiosité ou d’une action malveillante, cette faille sécuritaire peut avoir de lourdes conséquences. La dématérialisation permet de crypter le transfert des données, de gérer les accès à ces informations et de garder un historique des événements.
- Réduction des coûts :
Un bon d’intervention digitalisé coûte moins cher qu’un bon d’intervention papier. La digitalisation permet de supprimer les coûts liés à l’utilisation de papier, à l’impression, à l’archivage, au stockage et à la gestion manuelle des documents. De plus, avec le digital, les frais de déplacement, souvent conséquents selon la taille du territoire couvert, sont quasi inexistants. Vous gagnez du temps en trajet, baissez vos charges en essence et pouvez vous consacrer à des tâches plus complexes.
- Amélioration de la satisfaction client :
Un bon d’intervention digitalisé offre un retour rapide, précis et transparent au client. Vous pouvez facilement lui fournir un point de situation chiffré ou récurrent sur l’avancement des prestations. De plus, les bons d’intervention digitaux peuvent intégrer des formulaires de retour client, pour obtenir un feedback sur les services rendus. Le prestataire peut ajuster ses parcours en fonction des remarques et réagir instantanément en cas d’insatisfaction.
- Réduction de l’empreinte écologique :
Enfin, en éliminant les bons papier, la digitalisation contribue à réduire la consommation de papier et d’encre des prestataires. Cette transformation s’inscrit dans une démarche éco-responsable.
Quelles étapes suivre pour digitaliser un bon d'intervention ?
La digitalisation des bons d’intervention n’est cependant pas si simple. Une phase de préparation et de réflexion est fortement recommandée avant de se lancer tête baissée dans le processus.
En effet, les besoins en termes d’outils varient souvent en fonction de la taille de l’entreprise, du secteur d’activité ou du type d’exploitation. C’est pourquoi, nous vous conseillons de suivre les étapes suivantes pour préparer votre projet :
- Audit et analyse des besoins de votre entreprise :
Avant de débuter la partie technique et purement fonctionnelle, vous devez préparer le terrain pour être sûr de choisir la solution qui vous correspond. Pour ce faire, vous devez identifier et lister tous les éléments en lien, de près ou de loin, avec la digitalisation des bons d’intervention : processus actuels, nombre d’intervenants impliqués, nombre d’encadrants, nombre de sites clients, diversité des bons existants, type d’intervention, durée, fréquence… - Analyse des contraintes techniques et réglementaires :
Une fois que vous avez centralisé tous vos besoins opérationnels, il est temps de jeter un coup d’oeil au volet réglementaire et contractuel. Vous devez vous assurer que vos clients sont en accord avec la collecte des données inclus dans les bons d’intervention. De plus, il est important d’étudier les réglementations en vigueur en terme de RGPD ou de normes ISO.
Ensuite, pour éviter les mauvaises surprises, vous devez prendre en compte toutes les spécificités relatives à votre environnement : équipements disponibles, connectivité, interopérabilité avec les systèmes existants… - Aspects financiers :
Inutile de se promettre monde et merveilles, si votre cadre budgétaire ne colle pas avec les outils recherchés. Pour débuter votre recherche correctement, vous devez vérifier en amont que votre budget correspond à vos attentes fonctionnelles. Si ce n’est pas le cas, vous devrez alors revoir vos exigences à la baisse. N’oubliez pas également de calculer le ROI liés à cette digitalisation. Cela vous permettra de déterminer avec précision vos amortissements à moyen et long terme. - Choix de l’outil et analyse du fournisseur :
Pour choisir l’outil adapté à la digitalisation de vos bons d’intervention, ne vous attachez pas uniquement aux fonctionnalités proposées. Un logiciel peut vous offrir les meilleures fonctions mais sans accompagnement, le déploiement sur vos sites peut vite finir en flop ! Il est donc primordial d’analyser les services proposés par le fournisseur : aide technique, SAV, support client, mise à jour, formations, consulting… Comparez les différentes offres disponibles sur le marché et pesez le pour et le contre avant votre sélection finale.
Pour une adoption optimale, n’hésitez pas à impliquer vos collaborateurs dans le processus de transformation digitale. Cette prise en considération ne sera que bénéfique pour votre déploiement et la période de transition sera ainsi raccourcie.
Les outils pour digitaliser un bon d'intervention
Après la théorie, maintenant place à la pratique ! Pour digitaliser un bon d’intervention, il existe plusieurs types d’outils proposant une flexibilité plus ou moins élevée. Le choix de votre dispositif dépendra de différents facteurs, tels que le niveau de personnalisation recherché, la surface et le nombre de sites à couvrir, le nombre d’intervenants ou encore votre budget.
Les logiciels de GMAO
Selon votre secteur d’activité et le type de prestations dématérialisées, la GMAO peut être une option intéressante. Les logiciels GMAO sont des dispositifs numériques spécialisés dans la gestion des activités de maintenance et de suivi des équipements des entreprises. Cette alternative permet de digitaliser tout bon d’intervention lié à des interventions d’entretien technique ou logistique.
La GMAO permet l’intégration d’une multitude de données techniques dans vos bons d’intervention : inventaire, documentation, protocoles de maintenance… Ces logiciels permettent de créer, suivre et archiver les bons d’intervention en temps réel, directement depuis un smartphone ou une tablette. Cette technologie s’appuie en général sur un modèle de “bâtiment” et nécessite un accès avancé aux plans des sites clients sur lesquels vous intervenez.
Les ERP ou systèmes de gestion intégrés
Les ERP sont des logiciels qui permettent de centraliser et de gérer divers processus administratifs et opérationnels au sein d’un système unique. Ces systèmes incorporent les bons d’interventions dans une suite logicielle complète, qui facilitent le transfert d’informations entre les entités. Cette centralisation élimine les doubles saisies et offre une vision consolidée des activités. Les ERP intègrent des modules liés à diverses fonctions supports de l’entreprise : ressources humaines, gestion des paies, comptabilité, CRM, gestion des stocks…
Néanmoins, les ERP sont des dispositifs complexes dont la mise en place est souvent longue et coûteuse. Leur ultra-spécialisation laisse peu de marges de manoeuvre et provoque un manque de souplesse pour les besoins plus spécifiques.
Les logiciels de gestion des interventions
Bien qu’efficace, la GMAO a ses limites et c’est là qu’apparaissent les logiciels de gestion des interventions. Spécialisés dans le pilotage opérationnel, ces outils vous permettent de créer n’importe quel type de bon d’intervention digitalisé. Grâce à leur fonctionnement 360°, ils assurent une gestion centralisée des prestations de A à Z. De la gestion des présence, au suivi des tâches en passant par l’analyse des bons et le reporting, ces dispositifs couvrent l’ensemble des activités liées au service rendu.
Quel que soit le niveau de complexité de votre bon d’intervention, les logiciels de gestion des interventions s’adaptent à votre besoin. Ils permettent de personnaliser les documents avec des logos, des couleurs, et des informations spécifiques à chaque client ou site d’intervention. Leur coût d’acquisition diffère selon le type de modèle technologique (SaaS, no-code, licence…) et cette option vous offre une large fourchette de prix.
Les applications mobiles opérationnelles
Tous ces logiciels c’est bien joli, mais quel outil est utilisable par l’agent sur le terrain ? Pour être simple, intuitive et efficace, la digitalisation des bons d’intervention doit passer par des dispositifs mobiles accessibles en toutes circonstances. Et pour ce faire, les applications mobiles opérationnelles sont les options rêvées !
Véritable couteau suisse de l’agent de services, l’application mobile lui permet de créer, remplir, signer et envoyer des bons d’intervention où qu’il se trouve. Grâce à la localisation par QR Code ou NFC, l’agent accède au bon personnalisé par rapport au site client, au type d’entretien ou encore aux spécificités réglementaires du lieu de la prestation. Toutes les données récoltées sont ensuite transmises automatiquement au bon interlocuteur selon le bon rempli (chef de site, responsable d’exploitation, manager…)
Et les avantages ne s’arrêtent pas là ! Les applications mobiles opérationnelles proposent généralement des fonctionnalités de planification dynamique, de déclaration
d’indisponibilité ou d’espace documentaire (protocoles digitalisés, réglementation EPI…).
Pour assurer une fluidité continue même dans des zones sans connexion réseau, certaines applications mobiles fonctionnent hors ligne, synchronisant les données dès que la couverture est rétablie.
MoveWORK Flow : la plateforme qui digitalise et automatise vos bons d'intervention
Pour aller encore plus loin, certains outils intègrent des technologies de pointe et concèdent une performance sans limite. Plutôt que de se contenter d’une simple gestion des bons d’intervention, pourquoi pas automatiser toutes les actions qui en découlent ? C’est ce que propose MoveWORK Flow, une plateforme de pilotage intelligent des activités de services !
En plus des fonctionnalités de création et de centralisation des bons d’intervention, MoveWORK Flow automatise les prestations à venir ou les actions correctives en fonction des situations relevées. Son système intelligent permet de corréler automatiquement les données entre elles et d’ainsi planifier les interventions de manière proactive. L’analyse des bons d’intervention est automatisée et les tâches sont orchestrées de manière anticipative.
Grâce à l’automatisation et l’IA, la plateforme identifie les anomalies spécifiées dans les bons d’intervention avant même qu’elles ne deviennent des problèmes critiques. MoveWORK Flow adapte les interventions en fonction des priorités client, en tenant compte des niveaux de service attendus et des engagements qualité. En bref, MoveWORK Flow ne se contente pas de suivre les bons d’interventions : elle anticipe, optimise et automatise pour un gain de temps maximal et une meilleure satisfaction client.
