Livre blanc
Digitaliser les interventions dans l'événementielAprès la crise de 2020, le secteur de l’événementiel, durement touché,
a pris conscience de l’importance d’une gestion traçable des interventions de services.
Depuis, il a fait preuve d’une grande résilience : en 2024, il a
généré près de 65 milliards d’euros de chiffre d’affaires et plus de 335 000 emplois,
avec un fort regain des événements d’entreprise représentant 42 % du marché.
Pourquoi digitaliser la traçabilité dans le secteur de l'événementiel ?
Agents de sécurité, hôtes et hôtesses, équipes de propreté, techniciens de maintenance, personnel hospitality… Tous les métiers de services sont mobilisés pour assurer le bon déroulement d’un événement.
Malgré des exigences accrues en matière de qualité, de conformité et de preuves de réalisation, beaucoup d’acteurs du secteur utilisent encore des outils manuels peu fiables. Dans un contexte de délais serrés, la moindre défaillance impacte la satisfaction client.
Digitaliser la traçabilité des interventions dans l’événementiel, c’est donc garantir une supervision en temps réel, une meilleure coordination entre les équipes et une expérience visiteur irréprochable. Au-delà d’un simple outil, la digitalisation de l’évènementiel automatise la collecte de données, centralise les informations et connecte tous les acteurs sur une même plateforme.
Des bénéfices concrets à tous les niveaux
- Gains de temps et fiabilité des données
- Réduction des erreurs humaines
- Meilleure réactivité face aux imprévus
- Amélioration de la qualité des prestations
- Centralisation et visualisation des données
Des objectifs stratégiques et organisationnels
- Optimiser les temps de traitement
- Réduire les coûts opérationnels
- Gagner des contrats et appels d’offres
- Renforcer la conformité et la qualité
- Améliorer la communication entre les acteurs
+10 %
De satisfaction client par an
avec MoveWORK Flow
15 %
de budget consacré à la technologie dans l’événementiel
32
Milliards d’€ de retombées économiques en 2024
Comment digitaliser la traçabilité des interventions dans l'événementiel ?
Dans un secteur où la coordination est un impératif, la digitalisation de la traçabilité offre une vision claire et en temps réel des interventions.
Elle repose sur trois piliers : collecter les données terrain, les centraliser, puis permettre à tous les acteurs de piloter et prouver chaque prestation.
Voici les étapes à suivre pour choisir votre solution de digitalisation de l’événementiel :
- Auditer l’existant : quels processus digitaliser ? qui former ? comment ?
- Définir les objectifs opérationnels, stratégiques et financiers
- Définir un cahier des charges fonctionnel
- Rechercher des fournisseurs fiables
- Choisir la solution adaptée à votre organisation
- Expérimenter les outils sur un site pilote
- Former les équipes et participer à des ateliers d’adoption
- Ajustement et déploiement progressif
Ovalnet digitalise ses interventions à Paris La Défense Arena avec MoveWORK
Acteur reconnu dans le domaine du nettoyage événementiel, Ovalnet intervient sur des sites événementiels d’envergure comme Paris La Défense Aréna. Jusqu’en 2025, elle gérait encore ses opérations manuellement et ce mode de fonctionnement a rapidement montré ses limites :
- pertes d’informations
- erreurs
- lenteurs de traitement
- manque de coordination entre les équipes et managers.
Avec ce manque de traçabilité fiable, Ovalnet avait du mal à justifier la qualité de ses services auprès de ses clients.
Avec la perspective de 100 événements par an, Ovalnet a fait de la digitalisation de ses processus une priorité et a choisi les solutions MoveWORK pour piloter ses interventions à Paris La Défense Arena.
« Le choix de MoveWORK s’est imposé naturellement. Lorsque MoveWORK a lancé une plateforme évoluée et une application dédiée à l'évènementiel, nous avons immédiatement perçu son potentiel pour structurer et centraliser nos processus. Cette évolution a confirmé notre volonté de l’intégrer au sein d’Ovalnet afin d’unifier nos outils et de gagner en efficacité. »
Les bénéfices du projet de digitalisation dans l'événementiel
Pour répondre à l’ensemble des enjeux de ce projet, Ovalnet a déployé l’application mobile myMissions Indoor et la plateforme MoveWORK Flow. Ensemble, ces deux outils forment un dispositif complémentaire pour la collecte des données et leur analyse en temps réel.
Les solutions MoveWORK permettent :
- de suivre l’état des prestations en temps réel
- d’automatiser des interventions et des actions correctives
- de consulter des tableaux de bord personnalisés par site
- de générer des reportings fiables et structurés
- d’attribuer des tâches sans horaires fixes et prioriser les actions selon le degré d’urgence et la localisation
- Partager aux agents les fiches de poste actualisées sans se déplacer systématiquement sur site •
Avec ces solutions digitales, OVALNET a réussi à :
- Gagner du temps dans la gestion opérationnelle et réduire les coûts d’exploitation
- Améliorer la satisfaction client et renouveler ses contrats événementiels
- Optimiser les conditions de travail des agents et valoriser l’engagement des salariés
- Garantir une sécurité maximale aux occupants et au public
- Supprimer les processus papier et les coûts matériels et de main d’oeuvre associés