Quel que soit le secteur d’activité, la qualité du nettoyage des locaux est un facteur déterminant pour la satisfaction client. Une salle d’attente sale, des poubelles qui débordent ou des papiers par terre sont autant d’éléments qui peuvent nuire à votre image.
Pour satisfaire les clients ou occupants, les entreprises doivent mesurer leur qualité de service. Pour ce faire, la fiche de contrôle qualité du nettoyage rentre en jeu. Mais, les contrôles papier ont leurs limites, alors comment les digitaliser ?
Qu’est-ce qu’une fiche de contrôle qualité de nettoyage ?
Une fiche de contrôle qualité de nettoyage est un dispositif utilisé pour évaluer et garantir la performance des interventions de nettoyage dans un environnement précis. Cet outil de surveillance permet de vérifier si les tâches de nettoyage ont été effectuées conformément aux normes et aux attentes de qualité préétablies.
La fiche de contrôle qualité de nettoyage vérifie un certain nombre d’indicateurs. Elle mesure la réalisation ou non d’une liste de tâches spécifiques : dépoussiérage, lavage des surfaces, aspiration des sols, nettoyage des vitres… Pour qu’une tâche soit conforme, elle doit répondre à plusieurs critères de vérifications visuels ou à des échelles de notation. Chaque tâche peut être accompagnée d’une fréquence d’exécution recommandée.
Lors de l’inspection, le responsable qualité ou QHSE utilise la fiche pour vérifier l’état de propreté de chaque zone. Une zone peut s’apparenter à une pièce, un équipement ou un objet. La fiche de contrôle qualité fonctionne généralement avec un système de points. Le responsable coche ou note les observations pertinentes. Les critères d’évaluation peuvent inclure l’absence de poussière, la brillance des surfaces, l’absence de taches ou de résidus, etc.
Quels sont les objectifs d’une fiche de contrôle de nettoyage ?
1. S’assurer que l’intervention ou la prestation a été réalisée conformément aux critères établis
La fiche de contrôle qualité du nettoyage permet de mesurer la qualité de service d’un prestataire. Ce document de contrôle permet également de suivre la réalisation des tâches par ses agents de services.
L’analyse des résultats d’un contrôle qualité de nettoyage favorise l’identification d’éventuels points bloquants dans les procédures. Ce dispositif permet de prendre des mesures correctives si nécessaire. La fiche de contrôle qualité de nettoyage contribue également à maintenir des normes d’hygiène élevées et à assurer un environnement sain pour les occupants.
En résumé, une fiche de contrôle qualité de nettoyage est un outil qui facilite l’évaluation, le suivi et l’amélioration des opérations de nettoyage.
2. Faciliter le travail des contrôleurs qualité
Retenir tous les critères d’évaluation du nettoyage d’un bureau, d’un bâtiment ou d’une exploitation ? Ceci est une vrai mission impossible ! La fiche de contrôle qualité de nettoyage est un réel pense-bête pour le responsable qualité. Toutes les variables à évaluer et leurs critères de notation respectifs sont réunis dans un seul et même document.
La fiche de contrôle qualité de nettoyage facilite quotidiennement le travail des contrôleurs. Elle permet un gain de temps considérable et réduit le risque d’oublis.
3. Comptabiliser les coûts des interventions de nettoyage
Chaque fiche de contrôle qualité de nettoyage permet d’enregistrer le temps passé par l’équipe de nettoyage sur chaque tâche spécifique. Le coût en main-d’œuvre est ainsi calculé pour chaque intervention.
La fiche de contrôle qualité permet également d’enregistrer les produits de nettoyage utilisés lors de chaque tâche. Les coûts de ces matériaux pourront être ainsi inclus dans le calcul global des coûts d’intervention. Il en va de même pour les équipements spécifiques ou les traitements spéciaux : aspirateurs, machines de nettoyage, nettoyage de moquette…
4. Aider à la planification des prestations de nettoyage futures
En compilant toutes ces informations, les fiches de contrôle qualité de nettoyage permettent de suivre et de comptabiliser les coûts opérationnels. Ce calcul facilitera la planification budgétaire et l’allocation des ressources selon les zones d’exploitation.
En fonction de tel ou tel site, les besoins en termes de main d’oeuvre seront différents. La mise en évidence de points bloquants ou de sites difficilement nettoyables permet de quantifier le nombre d’agent nécessaire à des endroits précis.
La fiche “papier” de contrôle qualité de nettoyage est-elle (vraiment) obsolète ?
La majorité des entreprises utilisent encore le contrôle qualité sous format papier. Le responsable qualité arrive sur site et dispose d’un contrôle papier spécifique pour chaque zone. Sa retranscription s’effectue ensuite manuellement.
Mais cette solution est-elle performante ? Son utilisation est-elle optimale ?
Les avantages des fiches de contrôle qualité en papier
Malgré son caractère traditionnel, cette méthode de contrôle possède certains avantages :
Les fiches de contrôle qualité papier ne coûtent pas cher. Le coût d’impression est minime, notamment quand le nombre de site est réduit.
Les fiches de contrôle qualité papier sont faciles à déployer. Il suffit d’avoir une imprimante pour ensuite les distribuer aux équipes qualité.
Les fiches de contrôle qualité papier sont compréhensibles par tous les collaborateurs. Leur système de notation est simple.
Les inconvénients des fiches de contrôle qualité en papier
Malgré ces atouts, les contrôles qualité papier sont à présent obsolètes sur certains aspects :
Les fiches de contrôle qualité papier se perdent facilement. En cas de perte ou d’oubli, toutes les données de conformité sont perdues et irrécupérables. Le responsable qualité n’a pas d’autre choix que de recommencer le contrôle et de retourner sur site.
Les fiches de contrôle qualité papier ne sont pas connectées à un quelconque outil. Leur retranscription doit être effectuée à la main. C’est un travail chronophage, long et qui augmente le risque d’erreurs.
Les fiches de contrôle qualité nécessitent une double entrée de données. La première s’effectue au cours du contrôle et la seconde lors de la retranscription.
Les fiches de contrôle qualité sont difficilement suivies. N’étant pas reliées avec un logiciel d’analyse, il est compliqué de suivre les tendances et d’obtenir une vision d’exploitation globale.
Les fiches de contrôle qualité de nettoyage digitalisées : quelles sont vos options ?
Il existe différents dispositifs pour digitaliser vos contrôles qualité. Plus ou moins puissants, ces outils facilitent le travail de vos responsables qualité et les rendent plus performants.
Les fiches de contrôle de nettoyage sous Excel ou Google Sheet : une option connectée mais qui reste très limitée
Bien que sous format digital, le contrôle qualité sur Excel ou Google reste très limité. Cet outil n’est pas plus pratique qu’une feuille de papier.
En effet, la création et la personnalisation de fiches de contrôle de nettoyage sur Excel peuvent être complexes. Ces procédés nécessitent une certaine connaissance des fonctions de l’outil et une bonne maîtrise des formules.
Si vous n’êtes pas familier avec ces outils, cela peut prendre énormément de temps.
De plus, l’utilisation d’Excel ou Google Sheet peut être compliquée sur smartphone. Le responsable qualité doit se déplacer sur une multitude de sites et cela peut rapidement devenir une problématique. La complexité et les limitations de mobilité sont autant d’aspects à prendre en compte lors de l’évaluation de l’efficacité et de la praticité de ces options.
Les fiches de contrôle qualité de nettoyage via un logiciel de Facility Management : le moyen le plus efficace de suivre vos interventions de nettoyage
Pour suivre et analyser efficacement vos données qualité, le meilleur outil est sans nul doute un logiciel de Facility Management. Grâce à ses fonctions préconfigurées et à son algorithme d’analyse, suivre votre qualité de service devient un jeu d’enfant.
Les logiciels de Facility Management centralisent toutes vos données d’exploitation. Grâce à la digitalisation des contrôles tous les résultats sont remontés automatiquement dans le logiciel, même sans connexion. En un coup d’oeil, vous obtenez une vision des tâches réalisées, des notes attribuées à chaque intervention et les problèmes rencontrés. Oubliez les pertes de données ou les erreurs, tous est conservé et sauvegardé en lieu sûr.
Grâce à un logiciel de Facility Management, les informations sur les interventions de nettoyage sont accessibles à tout moment et de n’importe où. Les responsables qualité peuvent partager les informations en temps réel et alerter des intervenants spécifiques en cas de non-conformité. La collaboration entre les équipes est ainsi améliorée.
Ensuite, un logiciel de Facility Management peut également automatiser certaines tâches récurrentes. Par exemple, si un seuil d’acceptabilité n’est pas atteint, il peut générer automatiquement des listes de tâches, des rappels d’entretien ou des alertes. Cela permet de gagner du temps et d’améliorer l’organisation des activités de nettoyage.
Enfin, un logiciel de Facility Management vous permet de suivre les performances des interventions de nettoyage avec précision. Vous pouvez analyser facilement des indicateurs de performance : délais d’exécution, qualité du nettoyage, problèmes récurrents, coûts, etc. Tous ces indicateurs sont ensuite illustrés dans des reporting et des tableaux de bord personnalisés.
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Avec son système de glisser-déposer, MoveWORK Flow vous permet de personnaliser votre contrôle qualité à l’infini. Échelle de notations, cases à cocher, commentaires… Tous les champs sont modulables.
Durant le contrôle, vous pouvez également demander des preuves photos. Ces visuels sont un excellent moyen de vérifier le niveau de non-conformité d’un élément. L’agent sur site peut alors simplement identifier les anomalies à l’aide de son smartphone.
Avec le logiciel de Facility Management MoveWORK Flow, tous les résultats de vos contrôles qualité sont centralisés dans des tableaux de bord. En temps réel, vous pouvez visualiser les contrôles effectués sur le terrain.
Grâce à ces reporting, l’analyse des points bloquants est facilitée. Les process de nettoyage ou de vérification peuvent être ajustés selon les indicateurs récoltés. Cette fonction permet à votre entreprise de s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue.
