Collecter les temps de travail de ses employés est un impératif sécuritaire. Bien plus que du contrôle, la gestion de présence permet d’identifier les agents présents sur site en cas d’incident. Cependant, nombreux sont les salariés réticents face au pointage sur feuille de présence.
Peut-on obliger les salariés à pointer ? Peuvent-ils utiliser une application mobile ? Puis-je les localiser ou suivre leurs déplacements ? Pas facile de s’y retrouver ! Découvrez notre guide sur les règles et les réglementations relatives aux feuilles de présence.
Quels sont les types de feuille de présence ?
Pour la feuille de présence, il existe deux grandes écoles : le papier ou le digital. Le choix du dispositif dépendra souvent des besoins de l’entreprise selon son secteur, sa taille et le niveau de traçabilité requis.
- La feuille de présence papier : Cette version physique et matérielle permet de récupérer les coordonnées des employés de façon manuscrite. Son déploiement est peu coûteux mais ne garantit pas la véracité des données prélevées. La feuille de présence papier est souvent utilisées dans les environnements où l’accès à la technologie est limité ou lorsqu’une trace papier est nécessaire pour des raisons légales.
- La feuille de présence digitale : Ces documents numériques sont dématérialisés à l’aide d’outils informatiques (plateformes, applications, logiciels…). Les arrivées et les départs des agents sont enregistrés via des technologies de captation comme les lecteurs code-barre, NFC ou RFID. La feuilles de présence digitale offre des fonctionnalités plus poussées que le papier comme le suivi en temps réel, la génération automatique de rapports et le transfert de données à d’autres outils de gestion.
Les règles et la législation en vigueur
En France, la collecte des données liées aux temps de travail est régie par le Code du Travail. Pour être en règle, l’employeur doit mettre en place un système de comptabilisation des heures de travail réalisées annuellement par chaque salarié. Ces documents doivent être accessibles à n’importe quel moment pour l’Inspection du Travail. L’utilisation de feuille de présence, papier ou digitale, doit donc suivre un ensemble de règles pour protéger autant l’intégrité de l’employeur que des collaborateurs.
Réglementation et principes généraux
La réglementation française spécifie que chaque employeur doit comptabiliser avec précision la durée du travail effectuée par ses salariés. Plusieurs données spécifiques doivent être collectées :
- Identité de l’employé
- Heures travaillées (date et horaires comprises)
- Absences
- Heures supplémentaires
- Temps de pauses et repos
Ces informations doivent être conservées pendant au moins un an à compter de leur établissement. En général, elles sont collectées via une feuille de présence quand les horaires de travail ne sont pas fixes ou homogènes. Grâce à ce suivi, le département des ressources humaines est en mesure de prouver la conformité de l’entreprise en termes de durée légale de travail, de paiement des heures supplémentaires et de respect des temps de repos obligatoires. Certaines spécificités peuvent s’appliquer en fonction de la convention collective en vigueur et du système d’horaire établi dans l’organisation.
La géolocalisation des salariés par feuille de présence
Le déploiement de feuille de présence peut soulever un grand nombre de questions quant à la géolocalisation des employés. Cependant, la géolocalisation des agents est en réalité parfaitement possible si elle est encadrée.
Pour garantir le respect de la vie privée des travailleurs, la feuille de présence est soumise à des réglementations strictes :
- Information et consentement : Les employés doivent être clairement informés des outils de géolocalisation mis en place, des données collectées par ce biais et des modalités de leur utilisation. Hors réglementation spéciale, ils doivent donner leur consentement avant d’être géolocalisé.
- Finalité légitime : La géolocalisation doit être justifiée et ne peut être utilisée que dans le cadre d’un contrôle des présences ou pour la sécurité des travailleurs. Toute collecte excessive ou non pertinente est interdite.
- Droit d’opposition : Les employés ont le droit de s’opposer à la géolocalisation de leur personne. Pour exercer ce droit, ils doivent informer leur employeur de leur refus par écrit.
- Protection des données personnelles : La géolocalisation via feuille de présence est soumise au règlement général sur la protection des données (RGPD). La collecte et la centralisation des données doit donc être sécurisée et leur conservation limitée dans le temps. Pour respecter cet engagement, la feuille de présence digitale est la meilleure alternative. En effet, une feuille de présence papier, souvent exposée dans un lieu avec accès public, ne garantit le respect de ces modalités.
Gestion des données collectées par feuille de présence
La gestion des données collectées par une feuille de présence est strictement encadrée. L’objectif de ce règlement est de préserver l’intimité des collaborateurs et d’assurer la sécurité de leurs données sensibles. Mais, contrairement à ce qu’on pense, le respect de cette conformité n’est absolument pas complexe.
Voici les principes de base à suivre :
- Le processus de gestion des données personnelles des employés doit être documenté en interne. Les procédures de sécurité et les registres des traitements doivent être formalisés, actualisés régulièrement et accessibles en cas de demande.
- La façon dont les données collectées vont être utilisées doit être identifiée, acceptée et connue par les différentes parties prenantes. Les employeurs doivent informer les employés de manière transparente l’utilisation de leurs données personnelles via la feuille de présence.
- Les données collectées via une feuille de présence doivent être exactes et mises à jour. Si besoin, les collaborateurs ont le droit de rectifier toute information erronée les concernant. Ils disposent également d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition et de limitation du traitement.
- Les données collectées doivent être protégées contre tout accès non autorisé, perte, destruction ou divulgation. Une fois le délai de conservation écoulé, les données doivent être supprimées de manière sécurisée.
RGPD et feuille de présence digitale
Si une entreprise décide de digitaliser ses feuilles de présence, plusieurs points réglementaires sont à prendre en considération. En effet, même si l’organisation elle-même respecte les principes RGPD, cela ne veut pas dire que l’outil de digitalisation utilisé pour dématérialiser la collecte des présences le fait également. Il s’agit d’un point de vigilance de taille à ne pas négliger.
Dans tous les cas, la répartition des engagements entre l’éditeur du logiciel et le client utilisateur est assez simple :
- L’éditeur doit héberger les données au sein de l’Union Européenne.
L’éditeur doit fournir une politique de confidentialité détaillée sur les pratiques de traitement des données.
- L’éditeur doit s’assurer que les utilisateurs finaux ont donné leur consentement éclairé pour la collecte et le traitement de leurs données personnelles. Il doit respecter les mêmes droits RGPD (accès, rectification, suppression…) que l’entreprise cliente.
L’éditeur doit mettre en place des mesures de sécurité appropriées, comme un chiffrement des données et la surveillance continue des systèmes.
Les outils légaux pour collecter les temps de travail
Pour collecter les temps de travail et digitaliser les feuilles de présence, il existe une multitude d’outils. Les fonctionnalités de ces dispositifs dépendent fortement des besoins opérationnels recherchés et du niveau de précision de collecte souhaité. Les entreprises ont généralement le choix entre des systèmes de captation fixes ou des dispositifs mobiles.
- Équipements de pointage électroniques : Ces outils permettent d’enregistrer les arrivées et les départs sur un site précis. Ils sont dotés d’un système de captation (RFID, NFC, infrarouge, biométrie…) qui permet une identification anonyme ou personnalisée.
- Les applications mobiles : Véritable boîte à outils de l’agent, ce type d’application permet aux employés de pointer sur leur lieu d’intervention mais aussi d’accéder à des fonctions complémentaires. Les employés peuvent généralement y spécifier leurs congés, consulter leur planning d’intervention ou encore accéder à leur suivi RH.
