Que vous soyez prestataire de services ou demandeur de prestations, suivre la bonne réalisation des opérations de nettoyage est une quasi-obligation. Le protocole a-t-il été réalisé en entier ? Mon agent a-t-il bien suivi les normes d’hygiène ? Des anomalies hors de ma portée ont-elles été relevées ? Toutes ces informations doivent être répertoriées dans une fiche de suivi du nettoyage des locaux pour prouver la qualité du service rendu et garantir la satisfaction client.
Cependant, la traditionnelle fiche de suivi du nettoyage papier a montré ses limites. À l’ère de la digitalisation, où la rapidité, la traçabilité et l’efficacité sont incontournables, digitaliser vos fiches de suivi devient votre atout compétitif.
Les limites des fiches de suivi de nettoyage des locaux papier
En 2025, le suivi des prestations de services sur Excel ou sur un bloc note n’est tout simplement plus possible ! Les appels d’offres font désormais systématiquement référence au digital et le fait de dématérialiser ses parcours métiers n’est plus discutable. Preuves de performance, nombre de prises en charge, temps de résolution des incidents… Les clients veulent à présent des informations claires sur ce qu’ils payent.
La fiche de suivi de nettoyage des locaux au format papier est donc à proscrire de vos habitudes. Pourquoi ? C’est simple, la balance des pour et des contres penchent plus vers le négatif que vers les avantages !
- Perte et détérioration : La fiche de suivi du nettoyage des locaux papier est en première ligne face aux accidents ou aux mauvaises intentions. Un coup de vent ? La fiche disparaît ! Une fuite d’eau ? La fiche devient illisible ! Un geste malintentionné ? La fiche est endommagée.
- Manque de traçabilité et de fiabilité : Avec une fiche de suivi du nettoyage papier, vous n’avez aucune certitude sur qui l’a complétée, à quelle heure et à quel endroit. Qui vous dit que la signature de l’intervenant est authentique ? Qui vous dit que les données collectées sont bien celles relevées sur le terrain ? Tous ces éléments rendent la fiche de suivi du nettoyage des locaux incertaine et peuvent poser des problèmes en cas de contrôle.
- Difficulté de mise à jour : En cas de modification des tâches ou des horaires, il peut être laborieux de réimprimer et de redistribuer les fiches de suivi du nettoyage. Il en va de même en cas d’incident : le temps que vous soyez informé et que vous résolviez le problème vos clients peuvent vite devenir mécontents.
- Perte de temps et absence d’analyse automatisée : Contrairement aux outils numériques, les fiches de suivi du nettoyage papier ne permettent pas de générer des rapports ou des statistiques. Ces documents ne sont accessibles qu’en physique et doivent être retranscrits à la main, un à un.
- Impact environnemental : L’utilisation régulière de papier génère des déchets et des frais, autant au niveau matériel qu’humain. Entre le stockage, l’impression et les déplacements pour aller récupérer les fiches de suivi du nettoyage des locaux : vous perdez des centaines voire des milliers d’euros par an !
Identifier vos besoins liés à la digitalisation de vos fiches de nettoyage
Entamer une transformation digitale n’est pas chose facile. Ce changement organisationnel et opérationnel peut prendre des semaines, des mois ou des années selon l’ampleur du projet. De ce fait, pour numériser vos fiches de suivi du nettoyage des locaux, vous devez suivre un certain nombre d’étapes et franchir un certain nombre de paliers de préparation.
Identifier les parties prenantes et leurs rôles dans le projet : Quel est le profil des utilisateurs ? Sont-ils familiers avec les outils digitaux ? Qui doit superviser la gestion des fiches de suivi du nettoyage numériques ? Qui s’assure du déploiement de la solution ? Vos clients vont-ils être impliqués dans la démarche ? Vous devez lister avec précision tous les éléments relatifs au projet et vérifier que chaque acteur est prêt à s’engager dans cette dynamique sur le long terme.
2. Cartographier les processus actuels et lister les variations s’il y en a : Qui remplit les fiches papiers de suivi du nettoyage et à quel moment ? Où et comment sont-elles stockées ? Comment les données sont-elles exploitées ? Quelles sont les zones à nettoyer et la fréquence du nettoyage? Quels sont les problèmes récurrents ? Existe-t-il des zones sans connexion ? Pour digitaliser votre parcours métier vous devez être en totale maîtrise des rouages actuels pour chaque site client.
3. Identifier les données et les KPI à suivre : Qu’est ce que vous souhaitez collecter sur le terrain (tâches effectuées, temps de réalisation, anomalies détectées…) En fonction de vos besoins, vous pourrez établir le type d’outil qui vous correspond et le niveau de complexité du système dont vous avez besoin. Cette analyse vous permettra d’établir si vous avez besoin de fonctionnalités particulières dans vos fiches de suivi du nettoyage, comme par exemple la prise de photos ou la géolocalisation.
4. Évaluer les contraintes : OK, vous souhaitez digitaliser vos fiches de suivi du nettoyage dans vos locaux, vous rêvez grand, mais qu’est ce qui est vraiment réalisable ? Pour que votre projet de transformation aboutisse, vous devez analyser les freins techniques, humains et financiers. Quelle est votre infrastructure informatique ? Vos clients acceptent-ils le partage de données ? Vos agents vont-ils résister au changement ? Quel est votre budget ? Vous devez configurer une vraie carte d’identité pour votre projet pour pouvoir atteindre vos objectifs sans encombre.
5. Rédiger un cahier des charges fonctionnel : Une fois la partie théorique et pratique mises au clair, il est temps de modéliser toutes ces informations. Dans un document professionnel clair, synthétisez tous les besoins identifiés. En cas de manque de ressources pour effectuer ce travail, vous pouvez faire appel à des consultants experts ou à des bureaux d’étude.
Choisir l'outil pour digitaliser vos fiches de suivi du nettoyage dans vos locaux
Une fois votre cahier des charges rédigé, vous pouvez passer au concret ! Il est l’heure de trouver le dispositif idéal pour numériser les fiches de suivi du nettoyage sur vos sites d’exploitation. Pour ce faire, Pour ce faire, commencez par explorer les solutions disponibles sur le marché, en privilégiant celles qui correspondent le mieux à votre secteur d’activité. En effet, un prestataire de propreté industrielle n’aura pas les mêmes besoins fonctionnels qu’une entreprise de nettoyage de bureaux. Prenez donc le temps de comparer les fonctionnalités et les caractéristiques de chaque outil :
Fonctionnalités du dispositif
- Ergonomie de l’interface et accessibilité selon les publics visés
- Création, niveau de personnalisation et de modification des fiches de suivi du nettoyage
- Personnalisation des protocoles d’intervention et mode d’affichage
- Options de planification, de récurrence ou de prestations exceptionnelles
- Gestion des priorités dans les tâches et attribution selon les compétences des agents
- Portail client ou tableau de bord en ligne
- Notifications et alertes automatiques
- Suivi qualité et résolution des non-conformités
- Archivage sécurisé des fiches de suivi du nettoyage pour les audits
- Personnalisation des rapports d’activité et analyse des données opérationnelles
Intéropérabilité, accessibilité et mobilité de l'outil
- Système d’intégration avec d’autres systèmes ou API
- Mode de gestion des droits et des accès
- Fonctionnement hors connexion
- Disponible sur mobile, tablette et ordinateur.-
- Mode hors ligne et synchronisation automatique
- Hébergement et gestion des données conforme selon les règles RGPD.
Crédibilité et accompagnement du fournisseur
- Coût d’acquisition ou d’abonnement (mensuel/annuel).
- Coûts pour les services additionnels
- Modalités de résiliation. et de garantie
- Délai de déploiement en moyenne
- Disponibilité du support technique et du service client
- Mises à jour régulières pour corriger les bugs
- Formations personnalisables
Les systèmes digitaux qui dématérialisent les fiches de suivi du nettoyage
La transformation numérique a ouvert la voie à tous les spécialistes logiciels et une multitude de solutions ont vu le jour ces dernières années. Logiciel de gestion des interventions, applications mobiles, QR Code localisés… De nombreuses techniques permettent de digitaliser les fiches de suivi du nettoyage de vos locaux. Le plus difficile dans tous ça : c’est de faire un choix ! Pour vous aider dans votre quête, voici un tour d’horizon des solutions disponibles sur le marché.
Les badgeuses et équipements de pointage
Dans le secteur de la propreté, les badgeuses et les équipements de pointage font partie des dispositifs les plus répandus. En effet, la gestion des présences et la collecte des temps de travail ont souvent été le nerf de la guerre des prestataires. Au fil du temps, les solutions se sont multipliées et permettent, en partie, un suivi des interventions de nettoyage.
Le niveau de traçabilité des badgeuses restent néanmoins limité. Ces dispositifs permettent d’enregistrer les horaires d’intervention mais très rarement l’accomplissement de tâches spécifiques.
De plus, leur coût initial peut représenter un frein. N’étant pas à l’abri de dégradation car très exposés, les équipements de pointage sont un vrai investissement. Malgré tout, en France, plus de la moitié des entreprises de nettoyage ont adopté des solutions de pointage numérique pour automatiser le suivi des horaires.
Les bornes et les kiosques connectés
Les bornes et kiosques connectés sont des outils numériques de plus en plus utilisés dans le secteur de la propreté. Taqt, Skiply, WoodWORK… Ces dispositifs permettent de collecter des données d’intervention en temps réel et de rendre visibles ces dernières aux occupants. Facilement utilisables grâce à des boutons connectés, ces bornes font fréquemment office de fiches de suivi du nettoyage dans les sanitaires, les bureaux ou dans les petites agences recevant du public.
Grâce à leur capacité de personnalisation selon le site d’intervention et le protocole à effectuer, les borne connectées permettent de suivre en temps réel l’avancement des opérations. La collecte instantanée de données permet aux responsables de réagir rapidement aux demandes ou aux problèmes signalés par les clients ou les équipes opérationnelles.
Cependant, l’acquisition et l’installation de bornes interactives représentent un investissement conséquent pour les petites entreprises de propreté. Ces dispositifs nécessitent une surveillance régulière pour assurer leur bon fonctionnement, ce qui peut engendrer des coûts supplémentaires.
Les applications mobiles
Les applications mobiles sont des outils métiers incontournables dans le secteur de la propreté, et plus globalement dans le Facility Management. Avec ces dispositifs innovants, les agents disposent de fiches de suivi du nettoyage personnalisées pour leur tournée, en fonction de l’endroit où ils se trouvent et des actions à réaliser. Les applications mobiles permettent d’attribuer et suivre les tâches en temps réel. En cas d’imprévu, les plannings dynamiques s’ajustent et les protocoles des fiches de suivi aussi !
Certaines applications intègrent des modules de feedback client, de contrôle qualité ou encore d’évaluation visuelle par photo ou vidéo. Ces retours sont immédiatement intégrés dans la fiche de suivi du nettoyage et centralisé pour avoir accès à un historique des prestations.
Néanmoins, un des inconvénients liés à l’adoption de fiches de suivi du nettoyage sur applications mobiles réside dans la résistance au changement des équipes. Les agents de nettoyage, souvent habitués aux méthodes traditionnelles comme le papier, peuvent être réticents face à de nouvelles technologies. Ce phénomène peut ralentir la mise en place de solutions numériques et nuire à l’efficacité des dispositifs si les agents ne les utilisent pas correctement.
Pour surmonter cet obstacle, il est essentiel d’accompagner les équipes tout au long de la transition, avec des formations adaptées.
Les plateformes de pilotage et de gestion opérationnelle
Enfin, le suivi du nettoyage via des fiches digitales ne peut être effectif qu’avec un logiciel de gestion d’exploitation. En effet, comment gérer les flux de travail et les opérations terrain si vous ne pouvez pas les visualiser de façon centralisée ? C’est là qu’entre en jeu les plateformes de pilotage et de gestion opérationnelle. Ces solutions permettent une coordination fluide des équipes et une analyse approfondie des performances.
Les plateformes de pilotage sont multifonctions. D’un côté, elles offrent une traçabilité millimétrée des tâches et de l’autre, elles centralisent toutes les demandes et les mouvements de vos sites clients. Certains logiciels offrent également des outils d’analyse pour évaluer la qualité des prestations et obtenir une vision macroéconomique de vos chantiers.
Certaines plateformes de gestion opérationnelle se distinguent par leur capacité à offrir un écosystème complet d’équipements connectés, allant bien au-delà de la simple collecte de données. Ces plateformes, comme MoveWORK Flow, intègrent des technologies avancées qui permettent d’analyser les informations provenant de divers équipements : niveau de consommables, qualité de l’air, odeurs… En fonction des indicateurs relevés, des interventions de nettoyage sont déclenchées automatiquement sur les sites d’exploitation. MoveWORK Flow offre une gestion agile des services de propreté et coordonne tous les acteurs de la chaîne de service à distance avec un outil unique.
Pour aller encore plus loin, MoveWORK Flow cartographie précisément les sites, identifie en temps réel l’état des installations, les zones à nettoyer et les équipements nécessaires. Cette approche fournit une vue d’ensemble complète de chaque contrat client.
Cependant, L’intégration d’une nouvelle plateforme peut parfois s’avérer complexe. L’accompagnement et le déploiement progressif des différentes fonctionnalités est la clé du succès. Pour assurer la réussite de vos projets, les consultants MoveWORK créent des environnements digitaux adaptés à vos besoins et vous forment progressivement à l’utilisation optimale de la plateforme.
