Les établissements de santé sont des environnements ultra-complexes où s’entremêlent des centaines de règles sanitaires. Chambres patients, bloc opératoire, salle de consultation, salle de repos des soignants, scanner, laboratoires… Autant de pièces et d’équipements qui nécessitent des protocoles de bionettoyage différents. Et à chaque protocole, sa fiche technique de bionettoyage associée. Alors comment s’y retrouver si tous ces documents sont encore au format papier ? Dites stop aux pertes de temps pour vous et vos équipes ! Voici un guide complet pour digitaliser vos fiches techniques de bionettoyage.
À quoi sert une fiche technique de bionettoyage ?
Avant de digitaliser vos fiches techniques de bionettoyage, vous devez avant tout bien comprendre l’utilité de ce dispositif. Rien ne sert de créer des fiches à tout va, si au final tous les documents veulent dire la même chose. La doctrine est simple : il existe une fiche technique différente pour chaque type de bionettoyage effectué dans votre structure hospitalière. Par contre, son objectif reste toujours similaire, tracer les procédures d’hygiène hospitalière et garantir le respect des normes sanitaires.
Conformité des différents types de bionettoyage
La fiche technique de bionettoyage est l’outil qui guide chaque agent de service hospitalier (ASH) dans ses missions
quotidiennes. Selon le type d’entretien et la localisation de l’agent, elle fixe un cadre réglementaire et énumère les tâches à réaliser dans un ordre précis. Elle illustre visuellement les méthodes de propreté, la fréquence de réalisation de chaque étape, les produits à utiliser selon les surfaces et zones d’intervention.
Véritable feuille de route opérationnelle, la fiche technique de bionettoyage garantit avant tout l’homogénéité et la conformité des pratiques. Elle permet de suivre au millimètre près la bonne exécution des protocoles de bionettoyage selon les grilles référentielles en vigueur et assure ainsi la traçabilité exigée par les autorités de contrôle (HAS, normes ISO, norme CFR 21…). Il existe une infinité de fiches techniques de bionettoyage. Mais, bien que chaque établissement soit unique, les organisations de santé rencontrent généralement les types de bionettoyage suivants :
- Entretien quotidien des sanitaires
- Entretien séquentiel
- Dépoussiérage humide
- Balayage antistatique
- Lavage à plat avec bandeau ou serpillette
- Entretien d’une chambre d’un patient sortant
- Désinfection des surfaces par dispersât
- Remise en état annuelle des sols thermoplastiques
- Méthode « Spray »
- Aspiration d’un sol
- Rénovation des moquettes
- Purges
Formation des ASH et évaluation des pratiques
La fiche technique de bionettoyage dispose d’une double casquette. D’un côté, elle chapeaute la qualité de service et de l’autre elle a une vraie vocation d’apprentissage. En plus d’être un guide pour les agents, ce document est un outil pour développer leurs compétences.
Un doute sur la réalisation d’une prestation ? L’ASH consulte la fiche pour éclaircir ses questions. L’ASH a récemment changé de service ou d’affectation ? Il a accès aux méthodologies sanitaires propres à son nouvel environnement de travail. Stress, erreurs et oublis ne sont plus que des mauvais souvenirs, même pour les équipes volantes ou à rotation récurrente.
De plus, la fiche technique de bionettoyage peut aussi devenir un outil interactif d’évaluation du parcours d’intervention. En croisant les remontées terrain avec le contenu de la fiche, les hygiénistes ou les responsables de bionettoyage peuvent identifier d’éventuels écarts avec la réalité et mesurer l’impact des procédures sur la réduction des risques infectieux. Cette analyse croisée alimente ensuite des plans d’action ciblés : formation complémentaire, mise à jour des protocoles…
Pourquoi digitaliser une fiche technique de bionettoyage ?
Selon vous, combien de temps perdez-vous chaque jour à distribuer les fiches techniques de bionettoyage ? Des heures à arpenter les bâtiments de votre établissement ou à vagabonder d’un service hospitalier à l’autre. Sans parler des innombrables appels reçus des ASH qui ont perdu les documents et ont besoin d’un rappel des consignes. Et vice-versa, pour vos équipes hospitalières. Avec la digitalisation, tous ces tracas disparaissent !
Les inconvénients de la fiche technique de bionettoyage papier
À l’ère du digital et de l’instantanéité, le papier est-il encore à sa place ? Et bien figurez-vous que la plupart des établissements de santé suivent et documentent encore le bionettoyage avec ces procédés traditionnels. Et pourtant, la fiche technique de bionettoyage papier freine inévitablement la performance des équipes hospitalières. Ces limites sont autant opérationnelles qu’organisationnelles :
- Difficulté d’accès et de consultation : Où se trouve la fiche technique de bionettoyage dont j’ai besoin ? Un agent l’a embarqué avec lui en tournée, le service d’entretien l’a jeté à la poubelle, un sceau de javel est tombé dessus… Un nombre infini de situations sont possibles pour qu’une fiche papier disparaisse ou soit endommagée. Résultat : l’ASH qui doit effectuer un protocole de bionettoyage précis ne dispose pas des instructions nécessaires à son exécution. Cette absence de cadrage provoque inévitablement des erreurs et perturbe la sécurité globale de l’environnement hospitalier.
- Manque de flexibilité des documents : Une fiche technique de bionettoyage en papier est éditée à un instant T. Elle est donc statique, figée par l’impression et impossible à mettre à jour à distance. Par conséquent, intégrer des modifications dans un protocole d’entretien induit tout un processus d’actualisation, de réimpression et de redistribution aux équipes. Résultat : une perte de temps non négligeable !
- Archivage complexe et encombrant : Outre l’utilisation, l’organisation liée aux fiches techniques de bionettoyage papier est aussi improductive. Entre l’impression, le stockage physique, le classement et l’archivage, vous perdez autant de temps que d’argent.
- Impact environnemental : Pour finir, continuer à utiliser des documents d’exploitation au format papier est totalement anti-écologique. Entre les coûts, la production de déchets et la consommation de ressources naturelles, utiliser le papier est un mauvais choix stratégique.
L'allié performance des agents de service hospitaliers
Vous n’êtes pas encore convaincu ? La digitalisation est pourtant un booster incontestable pour la performance de vos équipes, mais aussi pour l’amélioration de leurs conditions de travail. Des fiches techniques de bionettoyage digitalisées permettent :
- Un accès aux protocoles actualisés en temps réel :
Les fiches digitales sont modifiables à distance et à tout moment. En quelques clics, le responsable de service peut adapter la fiche technique aux nouvelles normes ou évolutions des procédures en vigueur. De leur côté, les ASH peuvent les consulter quand ils le souhaitent, n’importe où et depuis tout type de terminal (ordinateur, tablette, smartphone). Plus besoin de chercher dans des classeurs ou des armoires, les bonnes informations sont accessibles à chaque instant.
- Une hausse de la conformité et une baisse de la charge mentale : Grâce aux fiches techniques de bionettoyage digitales, les erreurs d’entretien sont moindres. Et ça, c’est un véritable soulagement pour les agents de terrain. En effet, ils peuvent désormais se concentrer pleinement sur leurs missions et surtout plus sereinement. Un doute sur une procédure ? Ils obtiennent une réponse en un coup d’oeil sur leur mobile ou tablette.
- Un gain de temps : L’accès rapide aux informations limite les interactions inutiles. Fini les centaines de messages Whatsapp par jour et les appels toutes les deux minutes. Chaque ASH sait comment agir, peu importe les zones à traiter pendant sa tournée.
- Traçabilité de l’amélioration des pratiques : Grâce aux fiches techniques de bionettoyage numériques, chaque consultation, modification ou mise à jour est automatiquement enregistrée. Au cours des audits qualité ou des inspections sanitaires, les responsables du bionettoyage peuvent facilement démontrer les actions correctives mises en place pour améliorer le parcours de soin.
- Formation continue : Les fiches digitales permettent parfois d’intégrer des contenus multimédias (vidéos, illustrations, quiz) pour renforcer la montée en compétences des agents. Le cadre de santé peut ainsi s’assurer du niveau de connaissances de ses équipes et programmer des sessions de remise à niveau si besoin.
Comment préparer son projet de digitalisation ?
Digitaliser une fiche technique de bionettoyage c’est juste dématérialiser un document papier : FAUX ! Un processus de digitalisation n’est pas un projet à prendre à la légère. Il doit être pensé, réfléchi et mené d’une main de fer pour répondre aux besoins de votre structure hospitalière.
- Phase d’audit préparatoire : Analyser votre organisation et les spécificités du service de bionettoyage est la première étape avant de digitaliser vos fiches techniques. Combien de protocoles faut-il digitaliser ? Combien de zones doivent-être géolocalisées ? Par combien de référentiels sanitaires les procédures sont-elles régies ? Qui va utiliser les fiches techniques ? Toutes ces informations orienteront le choix d’un outil adapté à votre établissement.
2. Rédiger un cahier des charges : Ce document doit permettre à votre futur fournisseur de bien comprendre votre besoin. Qui va utiliser les fiches techniques de bionettoyage digitales ? Quel est leur niveau de maturité ? Quelles sont vos attentes en termes de fonctionnalités ? Votre cahier des charges doit traduire toutes vos exigences fonctionnelles.
3. Échanger avec votre DSI pour préparer le paramétrage : Déployer un outil pour digitaliser les fiches techniques de bionettoyage signifie s’intégrer au paysage informatique de votre établissement. Et qui de mieux que le pôle dédié au système d’informations pour répondre à vos questions ? Ensemble, échangez sur tous les aspects techniques (sécurité des données, intéropérabilité, navigateurs compatibles…) liés de près ou de loin à votre projet. Ces discussions vous éviteront de perdre du temps et de vous orienter vers une solution digitale incompatible.
Les indicateurs clés pour mesurer la performance d'un protocole de bionettoyage
Les outils pour digitaliser une fiche technique de bionettoyage
Une fois que votre projet est cadré, il est l’heure de choisir le dispositif technologique pour digitaliser vos fiches techniques de bionettoyage. En allant de la simple dématérialisation de documents à l’automatisation complète des parcours, vous aurez le choix entre une large panoplie de solutions digitales. Quel que soit votre sélection, appuyez-vous sur une approche comparative pour sélectionner le fournisseur parfait.
Les logiciels de gestion documentaire
Si vous souhaitez un niveau de digitalisation vraiment basique, les logiciels de gestion documentaire peuvent être une option. Ces outils numériques permettent de dématérialiser des documents, de les stocker et de les gérer dans une interface en ligne. Avec cette solution, les fiches techniques de bionettoyage peuvent être accessible via un lien dédié, nominatif ou non, relié à un espace numérique sécurisé.
Toutefois, les logiciels de gestion documentaire sont des outils peu dynamiques et pas vraiment conçus pour une réactivité en temps réel. Ils permettent d’importer de nouvelles versions des documents, de restaurer des versions antérieures, de consulter l’historique des modifications, mais pas de synchroniser les fiches techniques de bionettoyage existantes.
Les applications mobiles
Vous cherchez un outil personnalisable ? utilisable en mobilité ? adaptable au profil linguistique ? ou encore disponible sans connexion ? Les applications mobiles sont les solutions qu’il vous faut ! Conçues pour répondre aux contraintes du terrain, elles permettent aux agents de consulter les fiches techniques de bionettoyage directement depuis leur smartphone ou leur tablette. Certaines applications intègrent des pictogrammes, des protocoles illustrés et des tutoriels vidéo pour faciliter la compréhension des procédures d’hygiène hospitalière.
Le plus fort atout : la personnalisation. Les interfaces de ces outils peuvent être modulées selon votre établissement de santé et les réglementations en vigueur dans celui-ci.
Les QR Codes
Dans un esprit rapproché des applications mobiles, les QR Codes localisés donnent accès aux fiches techniques de bionettoyage digitalisées via un simple scan avec un téléphone mobile. Chaque QR Code doit être relié à une fiche hébergée sur un serveur interne, un intranet, un logiciel spécifique, un service cloud ou sur un lien internet. Contrairement aux applications mobiles, ils peuvent être perçus comme moins intrusifs par les agents hospitaliers.
Selon l’outil choisi, chaque nouvelle version des fiches peut entrainer une modification de l’URL du QR Code. Dans ce cas-là, vous devrez regénérer et recoller physiquement les QR Codes après chaque changement.
Les plateformes collaboratives
Toutes les solutions citées précédemment sont plus intéressantes les unes que les autres, mais comment faire si vos agents ne disposent pas de téléphones mobiles ? Ou qu’ils refusent d’utiliser leur téléphone personnel au travail ? Nous vous avons trouvé une alternative : les plateformes collaboratives !
Les plateformes collaboratives donnent accès aux fiches techniques de bionettoyage via
les postes fixes installés dans les services hospitaliers. L’agent peut s’y connecter en début ou en fin de tournée pour consulter la version la plus récente des protocoles à respecter dans la zone.
Les responsables, eux, peuvent déposer directement les nouvelles procédures ou annoter les documents existants dans la plateforme. L’accès via un poste fixe limite les problèmes de réseau mobile, notamment dans certaines zones blanches des établissements de santé.
myMissions Indoor : l'application pour une traçabilité complète du bionettoyage
Et si en plus de consulter les protocoles de bionettoyage vous permettiez aussi à vos agents d’agir sur le terrain ? Pour assurer la sécurité des patients et du parcours de soin, votre personnel hospitalier doit pouvoir intervenir, signaler, justifier et ajuster leurs actions en temps réel. C’est là qu’intervient l’application mobile myMissions Indoor !
Grâce à une cartographie en temps réel des zones d’intervention, myMissions Indoor offre à vos équipes de bionettoyage des données détaillées sur chaque pièce : protocoles, historique d’entretien, actions à réaliser, matériel…
Elle permet aux ASH :
• de prioriser leur tournée selon le niveau d’urgence de chaque prestation.
• de consulter les fiches techniques de bionettoyage en fonction de leur localisation
• d’effectuer des demandes de services personnalisées
• de signaler des anomalies ou non-conformités et de suivre leur prise en charge
D’un côté, les ASH gagnent en confort de travail : moins d’allers-retours inutiles, des consignes claires et une meilleure gestion de leur temps. Et de l’autre, les encadrants bénéficient d’une vision en temps réel des actions menées pour piloter les ressources à leur disposition.
