Les coûts salariaux et de main d’oeuvre représentent plus de 60% des charges des entreprises. Mais en plus de ça, combien coûtent les absences non planifiées ? Les départs de tournées ou de vacation anticipés ? Les retards et les pénalités facturées par vos clients ? En moyenne, chaque année, ces situations provoquent des pertes financières d’au moins 1000€ par salarié aux organisations.
Pour faire face à ces dépenses inattendues, déployer une traçabilité des interventions de ses agents est une priorité. Outils de captation, plateforme de pilotage, bons d’intervention digitalisés… Tous ces dispositifs digitaux vous permettront d’optimiser la gestion des absences dans votre entreprise. Découvrez dès maintenant tous nos conseils.
Comment la digitalisation améliore-t-elle la gestion des absences ?
De nombreuses entreprises, notamment les PME et les petites structures, utilisent encore le papier pour gérer les temps de travail. Enregistrement sur des fiches cartonnées, pointage écrit sur une feuille de présence ou bien un post-it posé sur un bureau : tous ces moyens sont vecteurs d’erreurs de suivi et de coûts. Alors, comment optimiser la gestion des absences de ses employés sans une vraie traçabilité ? Impossible !
D’un côté, la gestion manuelle des absences induit un manque de visibilité sur les opérations terrain. Cette méthode rend impossible la détection des absences en temps réel et l’accès à une vue d’ensemble des manquements sur les différents sites d’exploitation. En effet, pour obtenir ces données avec le format papier, le responsable doit se rendre sur chaque zone
d’intervention, récupérer des feuilles de présences, retranscrire à la main les informations dans son logiciel et enfin tenter d’analyser tous ces indicateurs. La gestion des absences est donc synonyme de pertes de temps, de gaspillages de consommables, de coûts directs et indirects !
Face à ces problématiques, digitaliser la gestion des absences devient donc une évidence. En dématérialisant la collecte des données, il n’y a plus de risques de pertes, de confusions ou d’erreurs d’interprétation. Les processus manuels chronophages sont remplacés par des processus automatisés rapides et les rapports analytiques sont générés en quelques minutes. La numérisation du suivi des absences offre un historique exploitable des prises de postes et des fins de postes pour ajuster minutieusement les paies en fonction du temps de travail. Fini les heures supplémentaires oubliées ou les heures payées sans avoir été réalisées ! Toutes les dispositions légales sont désormais respectées et, à distance, le manager peut piloter ses agents, où qu’il se trouve et sur n’importe quel appareil électronique.
En complément, la digitalisation du suivi des absences renforce la sécurité et la confidentialité. Oubliez les regards indiscrets pour savoir qui est présent sur site aujourd’hui ou qui a pris un jour de congés ! Avec la gestion digitale toutes les informations sont collectées automatiquement et centralisées dans un outil accessible uniquement pour les personnes autorisées.
Quels outils choisir pour digitaliser la gestion des absences ?
À présent, il est temps de sauter dans le bain. Comme vous l’avez compris, la digitalisation du pilotage des temps de travail est très avantageuse, mais comment la mettre en place ? Pas si simple de s’y retrouver entre les éditeurs de logiciels, les fournisseurs d’équipements ou les ERP métiers ! Pas de panique, malgré la pléthore d’outils disponibles, un diagnostic simple des dispositifs vous permettra de faire le bon choix.
Les dispositifs de pointage fixes
La première étape pour digitaliser la gestion des absences et d’implanter des outils pour collecter les temps de travail de vos employés. Heure d’arrivée, heure de départ, temps passé en intervention… Toutes ces informations sont nécessaires pour générer correctement, à la fois les salaires de vos agents mais aussi les factures pour vos clients. Que dirait un client si vous lui facturiez 5 heures de prestation mais qu’en réalité que 4 ont été faites ? Le mécontentement ne se ferait pas attendre !
Pour éviter ces désagréments, il existe des dispositifs de pointage fixes : les badgeuses. Ces équipements connectés utilisent différents types de technologies pour récolter les arrivées et les départs de vos agents en temps réel. Ils offrent un horodatage automatique et infalsifiable des entrées/sorties. Les badgeuses se substituent aux méthodes papier et font gagner un temps considérable.
Les badgeuses fixes peuvent s’appuyer sur plusieurs systèmes de reconnaissance pour l’enregistrement des présences et la gestion des absences :
- Badges magnétiques
- Lecteur de code barre
- Badges RFID (identification par radiofréquence)
- Lecteurs biométriques (empreinte digitale, reconnaissance faciale)
- Détection par infrarouge ou NFC
- Identification par code personnel
Le choix de l’équipement fixe adaptée à votre entreprise dépendra de divers critères, tels que votre budget, l’emplacement de la badgeuse, le nombre d’utilisateurs et le niveau de sécurité souhaité.
Les dispositifs de pointage mobiles
Parmi les autres alternatives possibles pour digitaliser la gestion des absences, vous retrouvez aussi les badgeuses mobiles. Comme leur nom l’indique, ces équipements permettent un pointage rapide sans dépendre d’un unique point géographique. Idéale pour les équipes mobiles, elles permettent d’enregistrer les entrées et les sorties sur plusieurs sites simultanément, depuis n’importe où, à tout moment. Grâce à leur flexibilité, elles suppriment la contrainte du pointage physique au bureau, réduisent les déplacements inutiles et les coûts qui en découlent.
Bien qu’il existe une multitude d’options sur le marché, on peut classer les badgeuses mobiles dans trois grandes catégories :
- Les scannettes mobiles pré-configurées : Ces équipements sont généralement des terminaux mobiles plus résistants conçus spécialement pour les besoins opérationnels. Ils sont paramétrés avec une application mobile métier, permettant un pointage via diverses technologies (QR Code, NFC, Bluetooth…)
- Les applications mobiles : Ces solutions applicatives nécessitent une installation sur les smartphones professionnels ou personnels des employés. Elles font office d’assistant numérique pour les agents et fournissent généralement un panel de fonctionnalités opérationnelles : pointage, suivi d’intervention, protocoles…
- Les pointages par QR Code : Cette méthode consiste à générer des codes QR uniques et reliés à un lieu de travail spécifique. Les employés n’ont qu’à scanner le code avec leur smartphone pour enregistrer leur arrivée ou leur départ sur ce site via une page web. Cela offre une solution légère et flexible, sans nécessiter d’application dédiée.
Le choix de la technologie dépendra des besoins spécifiques de l’entreprise en termes de flexibilité, de sécurité et d’expérience utilisateur.
Les bornes de pointage connectées
Au cœur de la gestion des absences numérique, les bornes d’intervention connectées font aussi parties des options intéressantes. Tout comme les traditionnelles pointeuses statiques, ces équipements permettent un enregistrement des présences en un lieu donné. Mais, contrairement aux badgeuses, elles proposent d”autres fonctions opérationnelles : réclamations, demande de service, demande de réassort, déclaration d’incident… Un simple passage devant la borne suffit pour que les agents marquent leur arrivée ou leur départ, en toute autonomie.
Mais les atouts de ces solutions ne s’arrêtent pas là. Les
Mais les atouts de ces solutions ne s’arrêtent pas là. Les bornes connectées peuvent également être utilisées par les occupants d’un site. De la consultation des dernières interventions dans le bâtiment au kiosque de services, ces équipements sont aussi de véritables pivots de satisfaction client.
Les logiciels de gestion des absences et des présences
Une fois les données de présences collectées, il faut désormais les centraliser et les traiter. Dans la quête d’une gestion des absences plus efficace, les entreprises se tournent de plus en plus vers des solutions logicielles spécialisées. Loin des tableaux Excel, ces outils numériques révolutionnent les processus RH et d’exploitation. Fini les calculs fastidieux de soldes, les déclarations manuelles et le suivi chronophage des congés. Grâce à l’automatisation des tâches administratives, tous vos rapports analytiques sont générés en quelques minutes.
De plus, en centralisant l’ensemble des temps de travail dans un système unique, elles offrent une visibilité à 360° sur l’activité des équipes. Que ce soit pour anticiper les périodes de forte affluence, identifier les tendances d’absentéisme ou déceler des points névralgiques dans les parcours d’intervention, ces logiciels proposent des tableaux de bord en temps réel et riches en indicateurs pertinents. Au-delà de la simple gestion des absences, certains de ces logiciels intègrent également des fonctionnalités avancées telles que la planification, le contrôle qualité ou encore l’analyse prédictive.
Que vous optiez pour une solution sur-mesure ou un outil clé en main, une chose est sûre, les logiciels de gestion des absences et des présences favorisent votre performance et celles de vos collaborateurs.
MoveWORK Flow : la plateforme tout intégrée pour gérer les absences
Et si vous bénéficiez de tous ces outils dans une seule et même solution ? Alors que les coûts liés aux absences non planifiées grèvent lourdement vos finances, MoveWORK Flow se démarque pour vous apporter une réponse globale et efficace. Grâce à son système de gestion des temps de travail centralisé, cette plateforme intelligente vous propose une traçabilité précise des présences et des absences sur tous vos sites d’exploitation.
MoveWORK Flow est connectée à un écosystème complet d’équipements de pointage qui digitalise de A à Z la collecte des temps de travail. Bornes connectées, applications mobiles, badgeuses mobiles, pointage via QR code… La plateforme offre une multitude de possibilités pour enregistrer les prises de poste et les fins de poste de vos agents. Quelle que soit votre problématique ou la configuration de vos zones d’interventions, vous trouverez l’équipement adapté ! Fini le papier, les données sont collectées en temps réel et centralisées pour faciliter la gestion des absences et offrir une vision exhaustive de l’activité.
Grâce à son module de planification dynamique, MoveWORK Flow permet aux responsables d’équipes de gérer avec agilité les variations d’effectifs. En cas de retard, de congés ou d’absences imprévues, ces derniers sont avertis instantanément. Les agents de services disponibles sont localisés et les tâches redistribuées automatiquement. De leur côté, les employés sont informés via myMissions, l’application mobile dédiée aux intervenants. En quelques secondes, leur planning est actualisé et ils disposent de toutes les informations nécessaires pour réaliser leur intervention (protocole, bons d’interventions…)
Au-delà de ces fonctionnalités essentielles, le véritable atout de MoveWORK Flow réside dans son moteur d’automatisation et de workflows. De la déclaration d’absence à la génération de rapports analytiques complets, la solution automatise de nombreuses tâches administratives liées à la gestion des absences. Avec ces modules opérationnels avancés, les équipes RH et les responsables d’exploitation gagnent du temps et optimisent leur performance. Pour aller encore plus loin, MoveWORK Flow est capable de détecter une situation, d’identifier la réponse adéquate à cet évènement et de lancer automatiquement l’action nécessaire. Par exemple, si un agent est absent, la plateforme lance un scénario de remplacement automatique. Si un distributeur de savon est vide, elle déclenche une intervention de réassort. Son moteur intelligent lui permet de localiser les intervenants compétents à proximité et de leur assigner automatiquement les tâches à réaliser. MoveWORK Flow est donc la solution clé en main qui s’adapte aux besoins de chaque entreprise, grâce à sa modularité et à la diversité de ses partenaires.
Comment mettre en place votre projet ?
Si vous souhaitez opérer une transition vers une gestion digitale des absences, la phase de mise en œuvre est un moment crucial. Avant, pendant, après, toutes les phases du déploiement doivent être pensées et réfléchies avant de foncer tête baissée :
- Réaliser un audit des besoins et des processus à digitaliser : Combien d’agents pointent quotidiennement ? Où se situeront mes équipements de pointage ? Qui doit gérer le pilotage des processus ? Quelles interfaces sont nécessaires et avec quels logiciels ou ERP ? Le fournisseur offre-t-il un accompagnement et des formations ? Toutes ces questions doivent trouver des réponses pour éviter un échec de votre projet.
- Paramétrer vos outils selon les spécificités de l’entreprise : Configurer un parc matériel peut vite devenir un cauchemar si vous n’êtes pas accompagné. Avant tout lancement, vérifiez les modalités d’aide et de déploiement proposées avec l’outil choisi.
- Déployer progressivement la solution : Formation, prise en main, création d’environnement digitaux… Un déploiement de manière progressive permettra une meilleure appropriation par des dispositifs par vos collaborateurs. Avec cette méthode éprouvée, le changement est plus facilement accepté et la digitalisation de la gestion des absences devient un levier de performance pour votre organisation.
