L’absence non programmée d’un agent pour un prestataire peut coûter jusqu’à 2 000 € par jour… Entre les heures payées non effectuées, les cotisations patronales et les remplacements de dernière minute, le fléau de l’absentéisme est un gouffre financier. Chaque absence imprévue a des répercussions sur la pérennité de votre entreprise et surtout sur la satisfaction de vos clients ! Pour éviter ces situations, il faut anticiper les signes avant-coureurs. Pendant longtemps, la gestion des temps de présence était vue comme une simple formalité administrative. Mais, aujourd’hui elle évolue vers un rôle bien plus stratégique : celui de capter les tendances du travail au quotidien. Et lorsqu’elle est bien utilisée, elle devient un outil puissant pour prévenir l’absentéisme et favoriser l’engagement durable des collaborateurs. Découvrez comment optimiser la gestion des temps de présence et quelles sont les meilleures pratiques à adopter.
Pourquoi l'absentéisme explose dans le secteur des services ?
Depuis plusieurs années, le secteur de la propreté est touché par une hausse de l’absentéisme dans ses effectifs. En 2023, le taux d’absentéisme dans les activités de services atteingnait 6,73 %, soit 24,6 jours d’absence en moyenne par salarié par an (Baromètre de l’Absentéisme et de l’Engagement 2024).
Plusieurs facteurs expliquent cette problématique :
Des conditions de travail souvent pénibles : horaires décalées, tâches physiquement exigeantes, interventions fractionnées ou en milieu isolé… autant de contraintes qui impactent la santé physique et mentale des agents.
Une précarité persistante et un manque de reconnaissance : contrats à temps partiel subis, faible valorisation du métier, peu de perspectives d’évolution. Ce contexte fragilise l’engagement des collaborateurs.
- L’absence de suivi structuré des temps de présence : sans outils adaptés, il devient difficile de repérer les signaux d’un mal-être, d’un surmenage, d’une charge de travail inadaptée ou d’un risque de désengagement.
Résultat : les absences se multiplient, perturbent l’organisation, fragilisent la continuité des prestations et, in fine, la qualité de service rendue au client. La performance de votre entreprise repose sur la stabilité des équipes. Si ces dernières s’absentent continuellement, votre pérennité en pâtit. Par conséquent, repenser et optimiser la gestion des temps de présence fait partie des moyens efficaces pour que vos agents aient envie de venir travailler à vos côtés chaque matin.
Quels sont les impacts de l'absentéisme sur votre entreprise ?
Au-delà de l’aspect financier, une mauvaise gestion des temps de présences peut contribuer à un vrai désastre organisationnel. Chaque absence non anticipée vient désorganiser les plannings, augmente la charge de travail individuel et place parfois des personnes incompétentes sur des tâches vitales pour vos clients. Un agent ne s’est pas présenté ce matin, c’est toutes les tournées de la journée qu’il faut revoir ! Et ce n’est pas qu’une question de planification,
derrière vous devez jongler entre tous les paramètres RH associées : heures déjà réalisées, majoration des heures complémentaires, spécificités du contrat de l’agent, compatibilité avec la fiche de poste… Alors imaginez quand ce n’est pas un agent qui est absent mais plusieurs.
- Pertes de revenus : Une mauvaise gestion des temps de présence est inévitablement répercutée sur les paies et les rémunérations. Il existe plusieurs cas de figures, soit vous payez des agents qui n’ont en réalité pas travaillé, soit vous ne payez pas vos agents à hauteur du travail accompli. Dans un chaque situation, vous perdez de l’argent (pénalités contractuelles, sur-facturation, coûts de remplacement…)
- Dégradation des conditions de travail : Une mauvaise gestion des temps de présences entraine souvent une surexploitation des ressources humaines. Sans compter la pression que cela génère chez les agents présents, souvent contraints de compenser à la dernière minute. À terme, cette surcharge alimente un certain mal-être des collaborateurs jusqu’à atteindre un désengagement total. Vous entrez donc dans le cercle vicieux de l’absentéisme : les agents sont absents sans prévenir donc je suis sur-sollicité, je n’arrive plus à suivre la cadence trop élevée donc je m’absente à mon tour. Et ainsi de suite !
- Baisse de la satisfaction client : Et ça ne s’arrête pas là, un effectif instable fragilise la relation avec vos clients : un site mal couvert, une prestation incomplète ou non conforme peut rapidement entacher votre image et remettre en question vos contrats.
Les outils de gestion des temps de présence
Propreté, sécurité, accueil, hôtessariat… Quel que soit le secteur de services, vous ne pouvez pas vous permettre d’impacter la continuité des interventions. Et ça, même en cas d’absence imprévue. C’est là que les outils de gestion des temps de présence entrent en jeu.
Concrètement, avec ces solutions, vous disposez d’une vision claire et en temps réel des présences, des absences, des retards et des écarts par rapport aux plannings prévisionnels.
Un atout pour anticiper et agir
Prévenir l’absentéisme dans le secteur de la propreté ne relève pas du hasard, mais d’une stratégie bien structurée. Mais de quoi parle-t-on exactement ? La gestion des temps de présence consiste à suivre, analyser et optimiser les temps de travail réels de vos agents. Vous comparez les prestations planifiées aux présences effectives sur le terrain. Vous décelez les écarts et réattribuez des ressources sur les parcours d’intervention si besoin. Vous structurez les contrats selon la réalité du métier.
En centralisant ces données dans des outils numériques, vous détectez plus tôt les risques et les signaux : absences récurrentes sur un site opérationnel, retards fréquents sur une ou plusieurs tâches, multiplication des arrêts maladies… autant d’indicateurs qui vous aident à la prévention. De plus, en structurant vos plannings et en valorisant le temps de travail de vos agents, vous améliorez leur quotidien et leur reconnaissance.
Les outils de gestion des temps de présence sont aussi un moyen de reconnaissance au travail. Pour un agent de propreté qui commence sa tournée à l’aube ou un technicien appelé en urgence en pleine nuit, savoir que ses horaires sont rigoureusement enregistrés, c’est un gage solide de confiance. D’un côte, il sait que son travail sera payé à sa juste valeur. Et de l’autre, il est conscient que son engagement quotidien est visible, pris en compte et valorisé auprès des donneurs d’ordres ou des clients finaux.
Enfin, fini les conflits sociaux, les litiges virulents ou les démissions sans un mot ! Quand les heures supplémentaires ou complémentaires sont justement comptabilisées, les agents sont satisfaits. En ce sens, la gestion du temps de présence devient un outil pour réduire l’absentéisme au travail et améliorer la fidélisation des collaborateurs.
Les outils de gestion des temps de présence
Applications, logiciels, équipements connectés, capteurs IoT… La gestion des temps de présences peut s’effectuer avec une multitude de dispositifs. Exit le papier, désormais la technologie est omniprésente dans le Facility Management. Vous êtes encore dépendant aux méthodes manuelles ? Attention, la concurrence est rude dans le milieu et ce retard pourrait devenir un vrai désavantage pour la croissance de votre entreprise.
Il existe donc plusieurs outils pour collecter les prises de postes et ensuite digitaliser la gestion des temps de présences :
- Applications mobiles de pointage
- Badgeuses (NFC, à code, infrarouge…)
- QR Codes
- Capteur de IoT
- Bornes connectées
- Logiciels de planification
- Logiciels métiers : ERP, SIRH
- Portails RH
- Plateforme analytique et de reporting
Découvrez nos astuces pour choisir une application de pointage
Quelles sont les meilleures pratiques pour améliorer la gestion de temps de présence ?
Mettre en place une gestion efficace du temps de présence est une étape incontournable pour régler durablement vos problématiques d’absentéisme. Pour en tirer tous les bénéfices possibles, certaines bonnes pratiques s’imposent :
Schématiser ses processus et les digitaliser
On oublie les tableurs Excel ou encore les pointages sur des feuilles de présence papier ! Pour améliorer la gestion des temps de présence et surtout booster la fiabilité de vos données opérationnelles, il est temps de déployer des outils numériques adaptés. Mais pour ce faire, vous ne pouvez pas foncer tête baissée. À moins que vous souhaitez voir partir tous vos espoirs de réussite en fumée ! La première étape consiste à analyser, documenter, détailler et cartographier les procédés de collecte des temps de travail de votre entreprise. Où mes agents pointent-ils ? Comment procèdent-ils ? Qui récupère les informations et les horaires ? Qui les retranscrit sur les fiches de paies ? Tous ces éléments doivent être regroupés dans un dossier récapitulatif, qui vous servira de base pour déployer des outils de gestion des temps de présence.
Une fois votre organisation mise au clair, vous pouvez plus facilement chaussure à votre pied ! En comparant les profils de vos utilisateurs et les besoins de vos différents métiers avec les fonctionnalités proposées, vous êtes sûr de trouver une solution de gestion des temps de présence pertinente. Mais attention, n’oubliez pas les aspects techniques et budgétaires ! Coûts d’acquisition, coûts additionnels et services intégrés doivent aussi être analysés avant de faire votre choix.
Impliquer les managers et les équipes
Une gestion performante du temps de présence repose aussi sur une implication homogène de tous les maillons hiérarchique. Directions, managers, clients, agents… Tous doivent fonctionner d’un même son de cloche ! Et pour ce faire, vous devrez activer plusieurs leviers d’adhésion. Un outil utilisé est avant tout un outil compris par ses utilisateurs. Formez vos encadrants à l’utilisation des outils, donnez-leur les bons indicateurs pour prendre des décisions rapidement, et surtout, sensibilisez vos équipes à l’importance de leur engagement. Vous créez ainsi une dynamique collective. Plus vos collaborateurs sont responsabilisés, plus ils adhèrent aux objectifs de présence. Cette approche participative favorise une culture d’entreprise tournée vers la fiabilité et l’excellence du service.
Automatiser les alertes et le reporting des absences
Comment agir vite pour un remplacement si vous recevez la notification d’une absence 3 heures plus tard ? Comment détecter les véritables absences instantanément ? En recevant 150 mails par jour ? Sûrement pas ! Pour agir vite face à une absence ou à un écart, vous devez absolument disposer d’un système de reporting automatisé. Alertes en cas d’anomalies, plans d’actions préconfigurés, déclenchement automatique, tableaux de bord personnalisés… Des outils high-tech de gestion des temps de présence vous permettent d’intervenir en temps réel et d’ajuster les plannings sans délai. L’actualisation instantanée de vos reportings permettent de suivre les présences sur site en temps réel et d’ainsi garantir vos engagements contractuels.
En centralisant l’ensemble des données de présence dans un environnement unique, vous gagnez en lisibilité. Les zones à risque sont identifiées rapidement, vous disposez d’un zoning de vos équipes présentes et jonglez entre les ressources en quelques clics.
Les solutions MoveWORK pour une gestion intelligente du temps de présence !
Pour prévenir l’absentéisme, l’anticipation est votre atout n°1.
Comment y parvenir ? En détectant les tendances d’absentéisme.
Vos agents sont-ils souvent absents le lundi ? Le taux d’absentéisme est-il plus élevé dans une équipe en particulier ? Observez-vous des absences fréquentes, mais de courte durée ?
Répondez à toutes ces questions grâce aux solutions MoveWORK ! Conçues pour vos agents, pour vos encadrants, pour vous et pour vos clients, nos dispositifs sur-mesure vous offrent une gestion des temps de présence intelligente et proactive.
L'application mobile myMissions pour vos agents
L’application myMissions simplifie le quotidien de vos agents et devient ainsi leur assistant connecté favori !Grâce à cette application mobile, chaque agent peut pointer ses heures d’arrivée et de départ, consulter en temps réel ses tâches, signaler une absence ou un retard, déclarer un incident… L’application myMissions permet de :
- Se défendre en cas de litige grâce à un historique daté de toutes les interventions réalisées
- Fournir des preuves photo en cas d’incident et démontrer sa non implication
- Accéder facilement à une base documentaire pour suivre les protocoles en cas de doute
- Développer l’autonomie des agents grâce à la gestion des tâches et de la charge de travail
- Faire appel à de l’aide ou des renforts si l’agent n’est pas en mesure de régler un problème seul.
Comment faire accepter le pointage à vos agents ?
La plateforme MoveWORK Flow pour un suivi des temps de présence
En parallèle, la plateforme MoveWORK Flow vous permet de centraliser et de piloter l’ensemble des données liées aux temps de présence de vos équipes. Une fois récoltées sur myMissions, les informations sont remontées sur la plateforme et modélisées dans des graphiques simples à déchiffrer.
Un agent est absent ? Pas de panique, MoveWORK Flow signale l’absence sur la plateforme et vous êtes instantanément notifié afin de lancer le processus de remplacement.
Ensuite pour analyser les tendances d’absentéisme, grâce à sa galerie de tableaux de bord prêts à l’emploi et à ses rapports automatisés, MoveWORK Flow vous permet de suivre facilement les absences, les heures réalisées et les écarts par rapport aux plannings. Vous identifiez les tendances, anticipez les dérives et obtenez une visibilité complète sur les risques d’absentéisme. Vous pouvez ainsi ajuster vos ressources en temps réel et garantir la continuité et la qualité de vos prestations.
