Comment rémunérer correctement les agents de services ? Quelles sont les règles en la matière ? Et comment éviter les erreurs coûteuses ? La gestion des heures de travail peut rapidement devenir un véritable casse-tête pour votre équipe RH.
Entre les contrats à temps partiel, les heures complémentaires et les multiples règles de majoration, il est facile de perdre le fil. Et surtout, mieux vaut éviter les erreurs ! En effet, une mauvaise gestion des heures peut entraîner des conflits avec vos équipes et provoquer des répercussions juridiques. Découvrez dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur les heures complémentaires et comment gérer cette partie de la paie en tant qu’employeur.
Heure supplémentaire et heure complémentaire :
quelle est la différence ?
Entre heures supplémentaires et heures complémentaires, il n’est pas toujours simple de s’y retrouver. Pourtant, ces notions font partie intégrante de la gestion du temps de travail et de la rémunération des salariés. Si ces termes peuvent sembler proches, ils désignent en réalité des situations bien distinctes, qui dépendent notamment du type de contrat de l’employé et des accords collectifs applicables à sa situation.
CDI, CDD, temps plein, temps complet, convention collective… Tous ces éléments RH s’entremêlent et vous pouvez facilement vous emmêler les pinceaux ! Pour éviter les erreurs de paie, les litiges ou les mauvaises interprétations, il est crucial de connaître les différences entre ces types d’heures :
- Heures supplémentaires : Elles concernent exclusivement les salariés à temps plein et correspondent aux heures travaillées au-delà de la durée légale hebdomadaire. Celle-ci est généralement fixée à 35 heures en France. Ces heures donnent lieu à une majoration salariale sur la base du taux horaire normal du salarié (salaire brut mensuel / nombre d’heures légales travaillées dans le mois). Pour les huit premières heures supplémentaires, soit de la 36ᵉ à la 43ᵉ heure, l’employé bénéficie d’une majoration de 25 % puis de 50 %
au-delà. Il est toutefois possible que des accords collectifs prévoient des taux différents, mais ceux-ci ne peuvent jamais être inférieurs à 10 %. - Heures complémentaires : Elles s’appliquent quant à elles aux salariés à temps partiel. Sur le même principe, elles correspondent aux heures réalisées au-delà du temps de travail prévu dans le contrat. Mais attention ! L’ajout d’heures complémentaires à la durée de travail de base ne doit toutefois pas atteindre la durée légale de 35 heures hebdomadaires. En effet,
un salarié à temps partiel ne peut, même avec des heures complémentaires, atteindre la durée légale du travail d’un temps plein. Les heures complémentaires sont elles aussi majorées.
Comment sont payées les heures complémentaires ?
Le paiement des heures complémentaires dépend de plusieurs critères, notamment de la quantité d’heures effectuées et du respect des seuils légaux. En général, les heures complémentaires sont rémunérées au taux horaire habituel du salarié, avec des majorations spécifiques et obligatoires établies dans la loi de sécurisation de l’emploi de 2013 :
- 10 % de majoration pour chaque heure complémentaire réalisée jusqu’à 1/10 de la durée hebdomadaire ou mensuelle prévue dans le contrat de travail.
- 25 % de majoration pour chaque heure effectuée au-delà de ce 1/10, dans la limite du tiers autorisé.
Depuis janvier 2022, un employé est exonéré d’impôts sur les heures complémentaires si celles-ci n’excèdent pas un montant de 7500€ par an. Au delà de cette limite, elles sont assujetties à l’impôt sur le revenu et prélevées soit à la source, soit au moment du paiement annuel de l’avis d’imposition de l’employé.
Les heures complémentaires sont généralement payées au même moment que les heures de travail normales, c’est-à-dire lors de la période de paie définie par l’entreprise. Cette période dépend du cycle de paie de l’entreprise et peut différer selon les structures. En règle générale, les heures complémentaires effectuées au cours d’un mois seront payées avec le salaire du mois suivant. Comme pour le salaire de base, le paiement des heures complémentaires doit intervenir à la date de paiement prévue dans le contrat de travail ou selon les pratiques de l’entreprise et ce délai ne peut excéder un mois.
Comment automatiser le calcul des heures complémentaires ?
Heures complémentaires : quelles sont les règles pour les employeurs ?
En tant qu’employeur, vous êtes dans l’obligation de respecter certaines règles légales régissant l’exécution et le paiement des heures complémentaires. Ces dispositions règlementaires garantissent d’une part votre conformité, et d’autre part, la sécurité de vos employés.
- Limites des heures complémentaires : Les heures complémentaires sont limitées à 10 % du volume horaire prévu dans le contrat de travail initial. Par exemple, si un salarié est contractuellement engagé pour travailler 20 heures par semaine, il peut effectuer jusqu’à 2 heures complémentaires (soit 10 % de 20 heures).
- Accord du salarié : Les heures complémentaires ne peuvent pas être contestées si l’employeur a informé le salarié de leur réalisation au moins 3 jours avant la date d’exécution. Dans le cas contraire, elles doivent être réalisées avec l’accord préalable du salarié. Ce dernier a le droit de refuser les heures complémentaires si le délai d’information de 3 jours est dépassé ou si les heures à réaliser entraineront le dépassement de la durée de travail limite fixée dans son contrat de travail.
En cas de refus de l’employé, l’employeur peut décider d’imputer cette opposition à une faute, une mise à pied ou un licenciement. Pour éviter tout désagrément, il est préconisé d’établir et mentionner des règles claires concernant les heures complémentaires dans le contrat de travail de vos salariés.
- Mention obligatoire dans le contrat : Le contrat de travail à temps partiel doit spécifier la possibilité pour le salarié d’effectuer des heures complémentaires. Selon l’article L3123-9 du Code du travail « Le contrat de travail du salarié à temps partiel est un contrat écrit. Il mentionne notamment : […] Les limites dans lesquelles peuvent être accomplies des heures complémentaires. »
Le contrat doit donc mentionner la possibilité de recours aux heures complémentaires, le nombre d’heures limites réalisables selon le temps de travail légal et le taux de majoration applicable s’il diffère du minimum légal.
- Plafond absolu : Le total des heures travaillées, y compris les heures complémentaires, ne doit pas dépasser la durée légale de travail hebdomadaire, soit 35 heures. Si ce plafond est dépassé, le salarié peut exiger une requalification en temps plein de son contrat de travail par le Conseil de prud’hommes. Ce plafond est donc une mesure de protection pour éviter qu’un salarié à temps partiel ne travaille un volume d’heures excessif sans contrat à temps plein et éviter le travail dissimulé.
Quelles sont les conséquences en cas de non-respect des règles des heures complémentaires ?
Si vous ne respectez pas les règles concernant les heures complémentaires, vous vous exposez à plusieurs conséquences, tant sur le plan juridique que financier :
Requalification du contrat de travail :
Lorsqu’un salarié à temps partiel effectue à plusieurs reprises plus d’heures complémentaires que celles prévues par son contrat de travail, il peut saisir le Conseil de prud’hommes et demander une requalification de son contrat en temps plein. En effet, l’accumulation d’heures complémentaires travaillées au-delà du temps contractuel impose une modification du contrat de travail. Cette requalification ouvre droit à un rappel de salaires sur la base d’un temps complet, avec effet rétroactif et parfois des dommages et intérêts pour le salarié lésé.Sanctions financières
En cas de non-respect des règles de rémunération ou de dépassement des heures complémentaires, l’employeur pourrait être contraint de rembourser au salarié les sommes dues, en plus des majorations légales.
De plus, s’il déclare incorrectement ces heures ou les déclare de manière erronée, l’employeur peut être poursuivi pour fraude sociale, avec des amendes et des pénalités financières
- Risques juridiques et litiges :
Si un salarié considère que son employeur ne respecte pas les règles concernant les heures complémentaires, il peut saisir le tribunal compétent pour réclamer la régularisation des heures et leur paiement conformément à la législation en vigueur. Si l’employeur ne mentionne pas la possibilité d’effectuer des heures complémentaires dans le contrat ou impose ces heures sans l’accord du salarié, cela pourrait être perçu comme une violation des droits fondamentaux du salarié et déclencher une procédure juridique. Redressement de l’Urssaf :
L’employeur peut également faire face à un redressement de l’Urssaf si les règles sur les heures complémentaires et leur rémunération ne sont pas respectées. L’Urssaf peut enquêter sur les conditions de travail des salariés et sur leur rémunération. À terme, cette enquête peut engendrer des recalculs des cotisations sociales dues et imposer des pénalités pour non-respect des obligations légales en matière de rémunération et de déclarations sociales.Réputation et relations avec les salariés :
Enfin, le non-respect des règles relatives aux heures complémentaires peut nuire à la réputation de l’employeur, notamment si les salariés estiment que leurs droits sont bafoués. Cela peut détériorer la relation de confiance entre l’employeur et ses salariés, entraîner des conflits internes, un turnover accru et une démotivation des équipes.
Le pointage : une nécessité pour le suivi des heures complémentaires
En tant qu’employeur, vous êtes légalement tenu d’assurer un suivi rigoureux du temps de travail de vos salariés. Bien plus qu’une simple formalité, cette obligation constitue un enjeu majeur en matière de conformité sociale. Pour y répondre efficacement, vous doter de systèmes de pointage est une option plus qu’intéressante. Ces outils permettent de consigner précisément les prises de poste et les fins de poste, tout en comptabilisant automatiquement les heures complémentaires réalisées selon chaque contrat. Un suivi millimétré du temps de travail et l’accès à un historique des entrées/sorties vous permettront de prouver votre conformité, en cas de contrôle de l’Inspection du travail. Que ce soit pour l’employeur ou pour ses salariés, les bénéfices sont donnant-donnant !
Les outils de pointage
Pour comptabiliser les heures complémentaires, il existe différents dispositifs technologiques, plus ou moins complets. Pour une traçabilité sécurisée, oubliez le papier ! Privilégiez des équipements digitaux pour une remontée des données en temps réel. Les outils pointage connectés, tels que les badgeuses, les applications mobiles ou les logiciels de gestion des temps intégrés à la paie, permettent non seulement de suivre précisément les horaires effectués, mais aussi de générer automatiquement des alertes en cas de dépassement. Selon les systèmes, les fiches de paie peuvent même être automatiquement éditées avec les temps de travail collectés.
Badgeuse connectée : La badgeuse connectée est un dispositif simple mais efficace qui permet aux salariés de pointer en utilisant un badge, une puce, un porte-clé ou encore un code personnel. Cet équipement fixe est idéal pour les grands flux de salariés, notamment dans les sites industriels, les entrepôts ou les entreprises multi-sites. Ce système est généralement couplé avec un logiciel de gestion du temps, ce qui permet une synchronisation automatique des données dès que l’employé pointe à l’entrée ou à la sortie de sa tournée de travail.
- Application mobile de pointage : L’application mobile de pointage est idéale pour les équipes nomades, multi-sites ou les employés travaillant à distance. Grâce à ces applications, les salariés peuvent pointer directement depuis leur smartphone, via une technologie de QR Code localisé ou de Tag NFC.
Pointage via QR code : Le pointage via QR code est une solution moderne et pratique, notamment dans des environnements de travail flexibles ou multi-sites. En scannant un QR code unique à leur arrivée ou leur départ, les salariés enregistrent leur horaire de manière rapide et sans contact sur un formulaire dédié. Pas besoin d’application, une connexion internet suffit !
MoveWORK Flow : la plateforme pour piloter les heures complémentaires
Dans un contexte où la réglementation sur le temps de travail devient de plus en plus exigeante, la gestion des heures complémentaires ne peut plus se faire à l’aveugle. C’est là qu’un logiciel de gestion des temps de travail prend tout son sens. Ce type d’outil devient un véritable levier de conformité et sécurise les relations employeur-salarié.
ERP, logiciel métier, logiciel de pointage… La liste est longue mais vaut-elle vraiment le coup ? Une simple centralisation des temps de travail suffit-elle ? Répondrez-vous aux exigences légales et opérationnelles liées aux heures complémentaires ? Dans la pratique, ces outils traditionnels montrent vite leurs limites : manque de réactivité, données fragmentées, absence d’alertes en temps réel et absence quasi totale d’analytique.
C’est là que MoveWORK Flow fait la différence. Conçue spécifiquement pour fluidifier la gestion des équipes sur le terrain, la plateforme permet de planifier, suivre et analyser l’activité en continu, tout en assurant une traçabilité complète des temps de travail. Avec MoveWORK Flow, vous restez parfaitement aligné avec la législation, tout en bénéficiant d’un outil puissant pour optimiser votre organisation et renforcer la transparence dans la gestion des heures complémentaires.
Vous avez une visibilité totale pour vérifier que les seuils légaux ne sont jamais dépassés. Grâce à des alertes automatisées, vous êtes immédiatement informé dès qu’un seuil d’heures complémentaires est atteint, ce qui vous permet d’agir rapidement et d’ajuster les plannings en toute sérénité.
Résultat : une gestion des heures complémentaires sans accroc et une conformité toujours assurée !
