Les normes sécuritaires et sanitaires sont de plus en plus pointues. RGPD, ISO, normes sectorielles, lois locales et internationales… Quel que soit le secteur d’activité, des dizaines de référentiels normatifs encadrent désormais les processus. Mais, comment gérer simultanément tous les paramètres qualité et conformité à mesurer ? Le déploiement d’un logiciel de conformité réglementaire s’impose. Toutefois, des outils comme Excel sont devenus complètement obsolètes face aux besoins de traçabilité d’aujourd’hui ! IA et automatisation sont désormais des incontournables pour votre logiciel de conformité réglementaire.
Pourquoi intégrer l'automatisation à votre logiciel de conformité réglementaire ?
Depuis quelques années, l’IA et l’automatisation sont dans toutes les bouches. Du chatbot intelligent à l’envoi automatique de rapports, ces nouvelles technologies sont de plus en plus présentes sur les logiciels de conformité réglementaire. Beaucoup de fournisseurs en parlent, mais concrètement, quel est leur véritable intérêt ? Faisons le point ensemble.
Un environnement réglementaire complexe
Face à la multiplication des erreurs et des scandales sanitaires, la législation européenne et internationale en termes d’hygiène et sécurité s’est fortement durcie. En 2025, plusieurs normes ont intégré de nouveaux impératifs sanitaires et donc multiplié les critères d’évaluation : le règlement CE n°852/2004
dans l’agroalimentaire, le règlement UE 2023/088 sur la sécurité des produits dans l’industrie ou encore le référentiel Good Laboratory Practice (GLP) pour les laboratoires.
Le développement des grilles référentielles induit donc la mise en place d’une traçabilité poussée des actions sur le terrain. Plus que de la simple collecte, les entreprises doivent à la fois prouver une exécution conforme des protocoles, mais aussi pouvoir remonter à l’origine d’éventuelles non-conformités via des audits trails inviolables. Chaque action doit être suivie, évaluée et illustrée, mais surtout conservée numériquement via un système sécurisé. Ce strict encadrement normatif oblige les organisations à s’équiper de logiciels de conformité réglementaire toujours plus performants.
Les limites des logiciels de conformité réglementaire classiques
Comment surveiller simultanément des centaines, voire des milliers de paramètres ? Mais surtout, comment agir en temps réel ou en même temps si ces mêmes paramètres n’atteignent pas les standards qualité attendus ? Les logiciels de conformité réglementaire standards n’offrent aucune de ces possibilités :
- La collecte des données s’effectue manuellement et fait perdre un temps précieux à vos équipes. La retranscription chronophage ou l’import régulier de données dans votre logiciel de conformité réglementaire accentue le risque d’erreurs d’analyse et d’interprétation.
- Le temps de réaction face à un incident, à un dépassement de seuil d’acceptabilité ou à l’apparition d’une non-conformité est fortement ralenti. Sans visibilité en temps réel sur les données qualité et sans graphiques actualisés, vous agissez toujours trop tard et laissez les problèmes se dégrader.
- La traçabilité des processus est partielle et peut compromettre vos audits qualité ou de certifications. Sans une collecte en temps réel des informations, votre audit trail est incomplet, voire inexistant.
Un logiciel de conformité réglementaire sans automatisation vous propose par conséquent qu’une vision fragmentée de l’état de conformité global de votre entreprise. Ce manque de clarté et de précisions vous expose à des sanctions financières, des risques juridiques et à des suspensions d’activités en cas de problème.
Les avantages de l'automatisation
Face à ces contraintes et réquisitions, l’automatisation est une fonctionnalité indispensable pour votre logiciel de conformité réglementaire. Outre le gain de temps dans la collecte des données, cette innovation est le biais parfait pour assurer le respect des protocoles et la sécurité de vos clients et de vos équipes. Grâce à des workflows intelligents, l’automatisation intégrée à un logiciel de conformité réglementaire, vous permet :
- De déclencher automatiquement des actions prédéfinies selon les indicateurs qualité relevés sur le terrain : plans d’actions correctifs, programmation de contrôle contradictoire, rappel de lots…
- De détecter automatiquement l’intervenant habilité le plus proche pour une prise en charge rapide
- De requalifier automatiquement les écarts et de valider les processus rectificatifs avec un système de signature électronique sécurisée
- De modéliser automatiquement les données et le parcours dans un audit trail inviolable ou des tableaux de bord d’analyse personnalisés.
Grâce à l’automatisation, votre logiciel de conformité réglementaire horodate toutes les actions de votre exploitation et y associe les bonnes preuves justificatives. En quelques clics, vous disposez d’une traçabilité complète, par site, par zone, par équipe ou par poste opérationnel, pour passer vos audits de certification.
Quels secteurs ont besoin d'un logiciel de conformité réglementaire ?
Un logiciel de conformité réglementaire est utile à tous les secteurs d’activité et à tous les corps de métiers. Néanmoins, certains domaines hautement régulés sont réglementairement contraints de mettre en place ce type d’outils. En effet, ces dispositifs sont les seuls moyens conformes pour bénéficier d’une traçabilité opposable, en temps réel et non modifiable :
- L’aéronautique : Le secteur est régi par la norme AS/EN 9100 qui impose un système qualité strict pour la fabrication, la production, l’installation et la commercialisation des produits aérospatiaux. La norme AS/EN 9110 complète ce procédé qualité, avec notamment des réglementations spécifiques à la maintenance et la réparation de ces mêmes pièces.
- L’industrie pharmaceutique : La production de médicaments, de produits chimiques ou de cosmétiques est encadrée par un certain nombre de normes ISO et de normes internationales (21 CFR part 11, GMP…). Par conséquent, les industriels sont tenus de disposer d’un registre sécurisé de preuves de conformité pour les autorités compétentes.
- Les laboratoires : Comme pour tout environnement sensible, les laboratoires sont contraints de respecter des grilles protocolaires complexes (ISO 17025, GMP, GLP…). Pour contrôler leur bonne exécution, les entreprises doivent fournir une traçabilité de tous les résultats expérimentaux et modifications de données.
- Établissements de santé : Le secteur de la santé ne déroge pas à la règle. Pour répondre aux obligations RGPD, de la certification HAS et ISO, les logiciels de conformité réglementaires doivent fournir des audits inaltérables horodatés.
Quels sont les meilleurs logiciels pour automatiser le suivi de conformité réglementaire ?
Choisir son logiciel de conformité réglementaire peut s’avérer difficile face à la multitude d’options disponibles sur le marché. Logiciel généraliste ou plateforme spécialisée dans un domaine ? Applications mobiles ou version web ? Abonnement à l’utilisateur ou licence annuelle ? Workflows simples ou automatisation ultra poussée ? S’orienter vers la solution adaptée à son entreprise est complexe. Pour vous aider, voici une sélection des meilleurs logiciels de conformité réglementaire en 2026 :
MoveWORK Flow : l'automatisation du terrain à la preuve
MoveWORK Flow est un logiciel de conformité réglementaire qui vous permet une orchestration stricte de vos procédures qualité et une traçabilité complète de vos parcours d’intervention. Conçu pour répondre aux appels d’offres normatifs les plus exigeants (ISO 14644, ISO 9001, GMP…), cette solution standardise vos protocoles par zone et par classe de salle, tout en automatisant l’ensemble des flux opérationnels liés à la gestion de vos non-conformités.
MoveWORK Flow est un logiciel de conformité réglementaire totalement modulable selon votre exploitation. Multi-sites, gestion des accès et des habilitations, contrats clients… Tout est paramétrable selon le modèle de votre entreprise.
- Fonctionnalités clés :
- Audit trail inviolable et signatures 21 CFR Part 11
- Politiques de mots de passe et option biométrie
- Archivage chiffré et journalisation complète des données et des preuves
- Contrôles qualité 100% personnalisables, automatisés, géolocalisés et horodatés
- Plan de contrôle par site, par bâtiment, par étage et par pièce
- Protocoles verrouillés (classes de salle, fréquences, validations)
- Alertes sur déviations et retards (SLA, requalifications guidées)
- Gestion des parcours d’intervention de A à Z
- Pour qui ? Tous les environnements critiques (santé, industrie, agroalimentaire…)
- Les plus ? Une automatisation personnalisée de A à Z avec l’élaboration de workflows multi-étapes, multi-intervenants et pouvant s’accoler à une cartographie dynamique de vos sites.
Hyperproof : un GRC enrichi par l'IA
Hyperproof est un logiciel de conformité réglementaire axé 100% sur le management de la qualité et des audits qui en découlent. En intégrant un système d’intelligence artificielle, il permet d’automatiser la planification et la réalisation de contrôles sur votre chaîne de production. Hyperproof offre des tableaux de bord personnalisés pour piloter les risques détectés sur le terrain.
- Fonctionnalités clés :
- Automatisation des contrôles qualité
- Gestion des politiques et des versions
- Gestion et suivi des audits
- Collecte et gestion des preuves
- Suivi, évaluation et gestion des risques en temps réel
- Évaluation des fournisseurs
- Pour qui ? La micro-électronique, l’aéronautique et l’industrie
- Les plus ? Une intégration d’un module IA qui suggère des plans d’automatisation d’action selon les audits ou les risques détectés
Labware : le logiciel de conformité réglementaire dédié aux laboratoires
Labware est un logiciel de conformité spécialisé dans la gestion et l’automatisation des flux pour les laboratoires. Du traitement des lots via un scanner de code-barres à l’analyse statistique personnalisée, Labware a été développé pour répondre aux exigences qualité pointues du milieu pharmaceutique, biologique et biochimique.
- Fonctionnalités clés :
- Gestion des lots et de l’inventaire
- Contrôles et tests d’environnement
- Tableaux de bord personnalisés par profil
- Suivi des habilitations des utilisateurs
- Analyses préconfigurées : ANOVA, DOE, SPC
- Pour qui ? Les laboratoires
- Les plus ? Fonctionnalités d’apprentissage automatique et d’intelligence artificielle pour anticiper les tendances et identifier les anomalies.
Comment automatiser les parcours d'intervention avec un logiciel de conformité réglementaire ?
Certains logiciels de conformité réglementaire se limitent à la gestion de la qualité mais d’autres permettent aussi de piloter les parcours d’intervention. Des plateformes, comme MoveWORK Flow, permettent de créer des workflows multi-étapes, où chaque contrôle et chaque action qui en découle sont automatiséeq selon les données détectées sur le terrain. Mais pour ce faire, vous devez avant tout analyser vos parcours et identifier les étapes automatisables :
- Analysez vos parcours opérationnels, les protocoles et normes associées, ainsi que les intervenants habilités à réaliser ces actions
2. Identifiez les paramètres déclencheurs d’une action : demande, non-conformité, alerte capteur, délais non respectés, demande d’intervention complémentaire…
3. Définissez pour chaque thématique le workflow à automatiser : actions, validations, alertes, localisation des intervenants, conditions d’application…
4. Étudiez les logiciels de conformité réglementaires capables d’automatiser vos processus et leur niveau de précision par rapport à vos attentes. N’oubliez pas de vérifier la conformité de l’outil aux législations et réglementations en vigueur dans votre secteur.
5. Une fois le logiciel déployé, dématérialisez la collecte des données et des indicateurs dont vous avez besoin : formulaires, photos, signatures, checklists
6. Modélisez vos workflows et associez-y les automatisations souhaitées (action, programmation, contrôle…)
7. Testez les scénarios en condition réelle et ajustez-les si besoin
L’automatisation avec un logiciel de conformité réglementaire peut devenir un procédé complexe. Avant tout achat d’un dispositif, vérifiez auprès du fournisseur l’accompagnement inclus dans votre abonnement (formation, gestion de projet, support…).
Les logiciels de conformité réglementaire proposent-ils une intégration ERP ?
Certains logiciels de conformité réglementaire disposent d’un système d’API ouverte permettant l’intégration des ERP dans leur interface. Soit des interconnexions avec certains outils métiers sont déjà développées, soit un modèle « type » peut être fourni pour l’éditeur pour l’intégration de passerelles spécifiques. Avant de choisir un logiciel et pour éviter les mauvaises surprises, n’oubliez pas d’éclaircir ces points avec votre futur fournisseur.
Un logiciel de conformité réglementaire est-il compatible avec le RGPD ?
En règle générale, les logiciels de conformité réglementaire respectent les principes fondamentaux de protection des données. Toutefois, veillez à bien vérifier les documents contractuels pour vous assurer d’un respect des normes en vigueur dans votre localisation. Vous pouvez retrouver ces informations dans la Politique de confidentialité, les Conditions générales d’utilisation ou dans le Data Processing Agreement (DPA) de votre fournisseur.
