Dans un secteur hospitalier où faire des économies est le fer de lance, les établissements de santé n’ont pas d’autres choix que trouver de nouvelles alternatives d’organisation. Désormais, se transmettre les informations d’un service à l’autre via un post-it ou écrire la sortie d’un patient sur le tableau blanc de la salle de pause ne suffit plus. Les cadres de santé doivent recentrer les équipes, agir au bon endroit et au bon moment pour éviter les gaspillages et les coûts inutiles.
Et pour ce faire, le monde hospitalier doit se moderniser. Logiciel de gestion hospitalière, applications mobiles, capteurs IoT… L’écosystème digital ne manque pas, mais comment s’y retrouver ? MoveWORK vous dit tout !
Pourquoi mettre en place un logiciel de gestion hospitalière ?
Les restrictions de moyens du système de santé français mettent les équipes hospitalières à rude épreuve. Que ce soit les soignants, les encadrants ou les agents de services, tous souffrent d’un manque de ressources au quotidien. Et qui dit manque de recours, dit hausse de la charge mentale. Et de fil en aiguille, cette dégradation des conditions de travail entraine inévitablement de l’absentéisme qui pousse, lui-aussi, à une surcharge des équipes. Un cercle vicieux sans fin qui impacte continuellement la gestion hospitalière !
Pour pallier ces déboires organisationnels, les établissements de santé ont besoin d’aide. Et là où les méthodes humaines ont leurs limites, la technologie prend le dessus. Implanter un logiciel de gestion hospitalière vous permettra :
- D’alléger la charge mentale de vos équipes : Avec des outils métiers, les agents hospitaliers disposent d’une visibilité claire sur leur charge de travail. Ils peuvent organiser leur tournée en autonomie, en prenant en compte la réalité
du terrain. Fini les centaines d’appels téléphoniques au responsable de secteur ou les messages Whatsapp. Chaque maillon de la chaine de service dispose d’un niveau d’information uniforme et actualisé en temps réel. De plus, le logiciel de gestion hospitalière supprime tous vos processus papiers ! Chaque paramètre est à présent prérempli selon la traçabilité des interventions. Plus de temps perdu, chaque heure est consacrée à la qualité des soins.
- De développer une démarche qualité : Grâce aux outils digitaux, les agents participent pleinement à la veille sanitaire de l’établissement. D’un côté, ils peuvent suivre les protocoles sanitaires en quelques clics et de l’autre signaler les anomalies où qu’ils se trouvent. En cas de contrôle ou d’audit de certification HAS, le logiciel de gestion hospitalière devient vos yeux et vos oreilles. Le dispositif numérique dispose d’un historique intégral des interventions menées dans votre établissement et centralise toutes vos données liées à la conformité.
- D’économiser sur vos coûts d’exploitation : En plus du bien-être salarial, le logiciel de gestion hospitalière vous permet de distribuer les actions au bon service et uniquement quand cela est nécessaire. Un patient vient de sortir d’hospitalisation ? Le processus de bionettoyage est enclenché automatiquement. Un incident s’est produit sur un brancard du bloc opératoire ? Le département de blanchisserie est averti dans la seconde qui suit et peut envoyer un agent pour nettoyer la literie. Chaque pion est exactement où il doit être. Résultat ? Plus de gaspillages de consommables, plus de déplacements inutiles, que du temps gagné et investi à bon escient.
Quels sont les types de logiciel de gestion hospitalière ?
Gérer un établissement de santé est tellement complexe que se cantonner à un seul logiciel de gestion hospitalière est impossible ! Néanmoins, certains outils proposent des approches larges et englobent des fonctionnalités complémentaires. Même si vous choisissez de déployer plusieurs dispositifs numériques, le tout est de vérifier leur compatibilité pour obtenir une vue d’ensemble.
Les logiciels de gestion opérationnelle
Une des premières catégories de logiciels de gestion hospitalière disponible est les systèmes de pilotage opérationnel. Ces outils permettent de tracer avec précision les interventions réalisées sur le terrain par l’ensemble du personnel hospitalier : ASH, hygiénistes, cadres de santé, prestataires externes… Ils s’attachent particulièrement aux actions de fonctionnement qui garantissent la sécurité de l’environnement
hospitalier : bionettoyage, hôtellerie, réassorts, logistique hospitalière, blanchisserie… Utilisés pour la gestion interne de l’établissement, ces logiciels de gestion hospitalière englobent une multitude de fonctionnalités liées à l’exploitation : planification, gestion des tournées, suivi des tâches, GMAO, gestion des lits, contrôle de l’hygiène hospitalière…
Nos options favorites : MoveWORK Flow pour une gestion opérationnelle tout-intégré
Carl Source Santé la GMAO spécialisée pour le secteur médical
Les logiciels de gestion du dossier patient
La gestion hospitalière contient inévitablement un volet sur la gestion des patients. Toutefois, le traitement des données dites sensibles, liées aux dossiers médicaux des individus, ne peut s’effectuer que via des outils spécialisés. Ces logiciels de gestion hospitalière comportent des paramétrages technologiques sécurisés et chiffrés pour éviter toute utilisation frauduleuse des données médicales.
Les logiciels de gestion hospitalière dédiés aux patients permettent, entre autres, d’accéder à l’historique des soins de la personne concernée et de suivre les prises en charge par l’Assurance Maladie. Ces systèmes permettent également de gérer le parcours administratif du patient (accueil, admissions, facturation…) et d’accéder à une base documentaire complète sur ce dernier.
Nos options favorites : Silbo pour la gestion des flux patients
Praxis EMR pour une gestion patient centralisée
Les logiciels de pharmacie hospitalière
Les établissements hospitaliers sont remplis de produits pharmaceutiques et médicaux nécessitant un suivi strict et rigoureux. Cette gestion possède d’un côté des enjeux sécuritaires, et de l’autre des enjeux économiques. Et pour ce faire, des logiciels de gestion hospitalière spécialisés sont disponibles sur le marché.
Les logiciels de pharmacie hospitalière permettent de suivre avec précision les circuits des médicaments et des dispositifs médicaux. Ils assurent la traçabilité complète, depuis la réception des produits jusqu’à leur dispensation aux patients ou aux services de soins. Ces outils permettent aussi de gérer les stocks en temps réel, de prévenir les ruptures et de garantir la conformité d’identification des lots.
Notre option favorite : Care Win Pharma la solution modulaire pharmacie hospitalière
Les logiciels de gestion des ressources humaines
En complément des logiciels de gestion hospitalière opérationnels, il existe des logiciels métiers spécifiques à la gestion des ressources humaines. Outre la planification des rondes ou le suivi du temps de travail, ces outils regroupent toutes les fonctions utiles au contrat de travail. Ils permettent de gérer toute la documentation RH du personnel médical ou des prestataires externes : congés, astreintes, contrats, fiches de paie, récapitulatif des heures supplémentaires…
Les logiciels de gestion hospitalière RH proposent également des fonctionnalités relatives à la montée en compétence des agents hospitaliers. Ils permettent un suivi des formations réalisées et des habilitations passées.
Nos options favorites : Octime Santé le logiciel RH dédié aux établissements publics
Hublo, le logiciel de gestion des remplacements en milieu hospitalier
Les logiciels de pilotage analytique et stratégique
Peu importe le nombre de logiciels de gestion hospitalière déployés dans votre établissement, vous allez très vite vous retrouver avec des milliers de données à traiter. Et selon leur complexité, leur analyse peut devenir un vrai cauchemar. C’est pourquoi, certains dispositifs technologiques se sont spécialisés dans le traitement, la modélisation et l’exploitation des données hospitalières.
Ces logiciels de gestion hospitalière collectent l’ensemble des informations recueillies par vos différents outils et les centralisent dans des tableaux de bord lisibles. Ils modélisent vos données dans des graphiques intuitifs qui vous permettent de facilement détecter les éléments critiques ou au contraire positifs. Certains logiciels intègrent désormais des modules d’intelligence artificielle, capables d’identifier des situations parmi des centaines de possibilités et de vous proposer les plans d’actions adaptés. En s’intégrant dans votre système d’informations, ces solutions deviennent de vrais leviers stratégiques
Nos options favorites : MoveWORK Flow pour une analyse complètement automatisée
Ospi l’expert en BI santé
Les éléments clés d'un logiciel de gestion hospitalière
Choisir un logiciel de gestion hospitalière doit être une décision mûrement réfléchie. Hormis les fonctionnalités techniques, vous devez prendre en compte un certain nombre de critères avant de signer un quelconque abonnement. Pour vous aider dans cette démarche, vous pouvez opter pour la rédaction d’un cahier des charges complet ou/et passer par une centrale d’achat spécialisée.
Écosystème numérique du logiciel choisi
Au-delà de ce que le logiciel sait faire, il faut s’intéresser à comment ce dernier évoluera et s’intègrera dans votre organisation hospitalière :
- Facilité de prise en main selon les profils d’utilisateurs
- Présence d’un support technique, d’un SAV et d’un service client
- Interopérabilité au système d’information
- Catalogue de formations proposées
- Mises à jour
- Portabilité sur les appareils mobiles
- Disponibilité hors ligne
- Niveaux de personnalisation des interfaces à votre structure
- Export et transfert de données sécurisés
Fiabilité et crédibilité du fournisseur
En parallèle de l’aspect purement produit, il est aussi judicieux de s’intéresser à votre fournisseur ou éditeur de logiciel de gestion hospitalière.
Pensez à le questionner sur sa solidité financière, ses références clients et sur le déroulé de projets similaires. Une solution peut paraître séduisante sur le papier, mais devenir un fardeau si elle s’avère rigide dans le temps.
Pour y voir plus clair, des organismes externes peuvent vous accompagner dans cette phase d’analyse : cabinets de conseil spécialisés, ingénieurs biomédicaux ou encore votre DSI.
Ces partenaires apportent un regard neutre et précieux pour anticiper les pièges techniques ou contractuels. Les centrales d’achat comme l’UGAP, le RESAH ou CAIH proposent des solutions pré-négociées avec des éditeurs reconnus et sélectionnés sur des critères de qualité. Passer par ces canaux peut vous faire gagner du temps et sécuriser votre procédure d’achat.
Quel type de licence choisir ?
Une fois tous ces éléments passés au peigne fin, attardez vous sur le coût réel de votre futur logiciel de gestion hospitalière. Prix d’acquisition, coûts de connectivité, upsell sur de nouvelles versions… Réalisez une analyse complète de ces indicateurs financiers pour obtenir un budget prévisionnel fiable sur le long terme. L’ANAP recommande d’ailleurs de formaliser une analyse du coût total de possession avant tout achat dans un établissement de santé.
Cependant, il n’est pas toujours facile d’y voir clair quand les conditions générales de vente de votre fournisseur font des centaines de pages ! Pour vous orienter, voici une liste des licences de logiciels de gestion hospitalière les plus répandues :
- Licence perpétuelle ou « On-Premise » : Ce modèle économique vous permet d’acheter la licence une seule fois, en général pour une durée illimitée. Mais attention, des frais de maintenance annuelle sont souvent associés au prix d’acquisition initial. De plus, l’hébergement du logiciel se fait sur vos propres serveurs.
- Licence SaaS : Ce modèle repose sur un abonnement mensuel ou annuel pour un service en ligne. Le paiement du logiciel de gestion hospitalière est récurrent mais l’hébergement et le maintien de l’infrastructure s’effectue par l’éditeur. Certains coûts supplémentaires peuvent être demandés pour des services additionnels : formation, support…
- Licence par utilisateur : Ce type d’abonnement propose une facturation selon le nombre d’utilisateurs. Idéal pour les petites structures, il est toutefois risqué pour les entreprises en croissance qui pourraient rapidement se retrouver à payer un abonnement conséquent.
- Licence modulaire (ou à la carte) : Ce modèle permet de payer uniquement les modules fonctionnels activés. Attractif au départ, il peut vite grimper si vous ajoutez des fonctions au fil du temps.
MoveWORK Flow : le logiciel de gestion hospitalière tout-intégré
Tous les logiciels de gestion hospitalière ne correspondent pas à tous les types d’établissements. Un seul et même logiciel ne pourra pas non plus vous offrir toutes les fonctionnalités pour gérer votre service hospitalier de A à Z. Néanmoins, certains outils innovants arrivent à combiner diverses facettes de la gestion hospitalière. Et ça, c’est le pari réussi porté par MoveWORK Flow !
La plateforme SaaS MoveWORK vous permettra d’allier gestion hospitalière opérationnelle et stratégique dans une interface transversale et centralisée. D’un côté, ce dispositif innovant gère votre personnel hospitalier et tous les facteurs relatifs aux interventions des différents services : tâches, protocoles, planning, contrôle qualité, traitement des demandes soignants, gestion des patients sortants… Et le mieux dans tout ça ? Vous n’avez quasiment rien à faire ! Son système d’analyse intelligent et ses modules d’automatisation identifie les situations et détermine les plans d’actions les plus productifs à votre place ! Votre établissement garantit une qualité de soins quoi qu’il arrive.
Et de l’autre, la plateforme MoveWORK Flow centralise, modélise et analyse automatiquement tous vos indicateurs de gestion hospitalière. Les données sont corrélées entre elles dans des tableaux de bord préconfigurés, accessibles d’un simple glisser-déposer. Niveau de respect de la grille de certification HAS, agents hospitaliers en poste, temps d’attente des patients avant l’entrée en chambre… Quel que soit le paramètre souhaité, vous pouvez facilement l’intégrer et l’analyser dans la plateforme. En un coup d’oeil, vous évaluez les parcours, détectez les tendances et enclenchez une démarche d’amélioration continue.
