Piloter un établissement de santé est un défi de taille. Entre la coordination des services et la gestion des patients, le dirigeant doit faire preuve d’une polyvalence hors normes. Plus la structure est grande, plus les outils se multiplient : Grosse erreur !
Comment prendre des décisions éclairées sans une vision globale de son exploitation ? Pour ce faire, choisir un logiciel d’hôpital adapté est un impératif. Découvrez tous nos conseils.
Pourquoi centraliser sa gestion dans un seul logiciel d'hôpital ?
Au sein des centres hospitaliers, chaque service est piloté généralement de façon verticale. Les interventions sont programmées d’un côté, les contrôles qualité de l’autre et les présences collectées séparément. Par conséquent, les outils associés à toutes ces fonctions sont eux aussi segmentés et verticaux. Chaque donnée est collectée séparément et obtenir des informations devient rapidement un vrai calvaire.
Fluidité des interventions et coordination des équipes
La multiplicité des outils est le facteur principal de perte de temps pour les agents ou les encadrants. Dans quel logiciel de l’hôpital se trouve l’information ? Dans quel classeur se trouvent les feuilles de présences du service pédiatrie du
bâtiment B ? Où est passé le post-it récapitulant les tâches non réalisées dans la chambre du patient 122 ? Sans un logiciel transversal, les informations nécessaires à la gestion de votre exploitation sont dispersées aux quatre coins de l’hôpital. Cette fragmentation joue en votre défaveur et dégrade quotidiennement les conditions de travail de vos équipes hospitalières.
De ce fait, opter pour un logiciel d’hôpital tout intégré devient une évidence. Imaginez : une plateforme centralisant à la fois les interventions en cours et à venir, les agents présents sur site et le taux de conformité de votre établissement ? D’une part, ce type de dispositif permet de fluidifier les interventions grâce au suivi en temps réel des actions, que ce soit de vos équipes ou des prestataires externes. Chacun sait quand il doit intervenir, où il doit intervenir et quel protocole déployer sur la zone en question. Et d’autre part, le logiciel d’hôpital centralisé améliore les conditions de travail de toutes les parties prenantes. Les informations sont concentrées au même endroit et chacun dispose des données propres à son poste. Résultats : plus de perte de temps ou de prise de tête !
Maintien de la conformité et des certifications
Centraliser sa gestion dans un logiciel d’hôpital unique est un bon moyen pour maîtriser la qualité de son établissement. En analysant toutes les données dans un même outil, il est plus facile de détecter des points bloquants et de solutionner des anomalies. La transversalité des informations entre les services permet d’obtenir une vraie historisation des événements et facilite l’ajustement des parcours. Cette approche analytique fournit un aperçu global de la performance de l’établissement et donc simplifie les audits de certification.
Amélioration de l'expérience patient et de la qualité de soin
Qui dit meilleures conditions de travail, dit meilleure prise en charge des patients ! Grâce à un logiciel d’hôpital centralisé, votre personnel ne perd plus son temps sur des tâches à faible valeur ajoutée et anxiogènes : retranscription manuelle des données, appels multiples aux différentes équipes, analyse complexe dans des tableaux Excel… En digitalisant toutes ces actions, vos agents hospitaliers peuvent désormais axé leur travail uniquement sur le bien-être des patients.
De plus, la maîtrise des indicateurs qualité vous assure un maintien des normes sanitaires en continu. Les risques d’infections sont diminués et l’environnement hospitalier reste sain en toutes circonstances.
Rationalisation des coûts
Enfin, choisir un logiciel d’hôpital tout intégré est l’atout ultime pour rationaliser les coûts. En effet, pourquoi payer 10 abonnements différents quand vous pouvez regrouper plusieurs fonctionnalités opérationnelles dans un seul et même outil ? Bien sûr, vous ne trouverez pas une solution regroupant toutes les fonctions nécessaires à l’exploitation de votre centre hospitalier. Mais, certaines plateforme de pilotage, telle que MoveWORK Flow, vous permettent d’une part d’utiliser plusieurs modules opérationnels simultanément et d’autre part, de relier vos logiciels métiers dans cette même interface.
Quels sont les types de logiciel d'hôpital ?
Les établissements de santé utilisent plusieurs variétés de logiciels pour gérer différentes facettes de leurs opérations. Voici les types d’outils couramment utilisés :
- Logiciels de gestion hospitalière : Ces systèmes englobent un large éventail de fonctionnalités, comme la planification des interventions, la gestion des lits, la gestion des ressources humaines ou encore la gestion des documents administratifs.
- Logiciels de management de la qualité : Ces programmes permettent de réaliser des contrôles qualité, d’identifier les non-conformités et de suivre vos indicateurs.
- Systèmes d’information et de gestion des patients : Ces outils se concentrent sur la gestion des données patients (dossiers médicaux, prescriptions, résultats d’examens…) et des rendez-vous médicaux. Certains outils intègrent une fonction de télémedecine pour permettre les consultations à distance.
- Logiciels de gestion des laboratoires : Ces dispositifs permettent principalement le suivi des échantillons et la gestion des résultats de tests ou des analyses médicales.
- Logiciels de Radiologie PACS : Ces outils permettent le stockage, la gestion et le partage des images médicales.
- Systèmes de gestion des ressources Humaines : Ces logiciels aident à gérer les opérations liées au personnel, telles que la planification, la gestion des temps de travail, la paie et la formation.
- Programme de gestion des stocks : Ces logiciels sont utilisés pour suivre et gérer les stocks de fournitures médicales, de médicaments et d’autres ressources matérielles dans l’hôpital.
- Systèmes de gestion financière : Ces logiciels gèrent les processus de facturation, les réclamations d’assurance, la comptabilité et d’autres aspects financiers liés à l’exploitation de l’hôpital.
Ces types de logiciels peuvent être intégrés dans un système global ou fonctionner de manière indépendante. Chaque structure hospitalière a des besoins de logiciels d’hôpital spécifiques.
Quelles fonctionnalités privilégier lors la sélection d'un logiciel d'hôpital ?
Un logiciel opérationnel ne pourra pas tout gérer simultanément. Certains aspects hospitaliers très spécifiques devront être gérés dans des outils métiers indépendants. Néanmoins, lors de la sélection d’un logiciel d’hôpital, quelques fonctionnalités clés sont à privilégier :
- Gestion des présences, des absences
et collecte des temps de travail - Planification des interventions
- Gestion des tournées fixes et volantes
- Gestion des protocoles et suivi des tâches réalisées
- Système d’alertes et traitement des incidents
- Gestion des stocks et des commandes de consommables
- Gestion des lits et des espaces hospitaliers
- Suivi des performances et des indicateurs de qualité
- Rapports, reporting et analyses
En plus de ces fonctions opérationnelles incontournables, la compatibilité mobile est aussi un élément concurrentiel. Les agents hospitaliers sont tout le temps en mouvement, et ils doivent avoir accès aux informations où qu’ils se trouvent.
Quels autres critères prendre en compte pour choisir un logiciel d'hôpital ?
Le choix d’un logiciel d’hôpital ne se limite pas uniquement à ses fonctionnalités. En effet, vous devez impérativement prendre en compte la qualité du service offert par le fournisseur. Vous accompagnera-t-il durant le déploiement ? Vos agents hospitaliers seront-ils formés ? Que ce passera-t-il si un équipement tombe en panne ? Avant de faire votre choix, veillez à bien répondre à toutes ces questions.
Formation, accompagnement et assistance technique
Pour garantir un taux d’adoption élevé de votre nouvel outil, la formation est la première étape. Comment vos agents hospitaliers et vos soignants pourraient comprendre l’utilité d’un logiciel sans savoir à quoi il sert ? Il est donc primordial de s’assurer que le fournisseur logiciel propose une formation complète pour votre personnel. En complément, vérifiez également qu’une fois formés, vos agents ne seront pas livrés à eux-mêmes. Existe-t-il un service client ? Un support technique en cas de problème ? La présence d’un accompagnement client réactif est un facteur important à prendre en compte avant votre décision finale.
Mise à jour, interopérabilité et personnalisation
Un logiciel d’hôpital multi-fonctions est un avantage non négligeable, mais est-il modulable selon vos besoins ? Beaucoup d’outils proposent seulement une version générique et ne laissent pas place à la personnalisation. Pourtant, chaque établissement de santé est unique, autant en termes d’infrastructures qu’en termes de problématiques.
Par conséquent, avant de sélectionner un outil, vérifiez l’intéropérabilité et la fréquence des mises à jour auprès du fournisseur. D’une part, un système flexible permet d’adapter le logiciel aux processus existants. Et d’autre part, la capacité d’échanger des informations avec d’autres systèmes est cruciale pour une coordination efficace des soins.
Conformité et sécurité des données
Avant d’acheter votre logiciel d’hôpital, assurez-vous que celui-ci est bien conforme aux réglementations en matière de soins de santé. Cela inclut la conformité aux normes de sécurité des données, aux règles de confidentialité des patients et aux exigences d’hébergement en vigueur. Consultez les références clients du fournisseur et demandez des retours d’expérience à d’autres établissements de santé utilisant le même logiciel.
MoveWORK Flow : la plateforme tout intégrée pour votre hôpital
Que diriez-vous d’utiliser un logiciel d’hôpital qui regroupe toutes les fonctions opérationnelles dont vous avez besoin ? Fort de son expérience dans le Facility Management, MoveWORK a développé une plateforme transversale dédiée à la gestion des activités hospitalières. Intervention, qualité, reporting automatisé… On vous dit tout !
MoveWORK Flow est une plateforme modulaire qui vous permet de piloter toutes vos données dans une seule interface. Interventions en cours, agents hospitaliers disponibles, taux de chambres occupées, niveau d’avancement des protocoles
de bionettoyage… Tous les événements de votre établissement de santé sont suivis en temps réel et piloter avec un outil intuitif unique. Que ce soit avec nos applications mobiles ou via nos équipements connectés, les données de votre hôpital remontent instantanément de façon sécurisée. Plus besoin de courir d’un service à l’autre ou de chercher dans des dizaines de dossiers papiers, tout est centralisé. En complément, MoveWORK est interfaçable avec vos logiciels métiers pour obtenir une vision 360° de votre établissement. Un patient vient de sortir d’hospitalisation ? Le cadre de santé peut le signaler sur son mobile. Le distributeur connecté de gel hydroalcoolique à l’accueil est presque vide ? Une alerte de risque de rupture est immédiatement transmise au service de maintenance.
Grâce à son système d’automates intelligents, la plateforme identifie les informations, analyse la situation et déclenche automatiquement les interventions adaptées. Un contrôle qualité révèle une anomalie dans le bloc opératoire ? Le scénario de correction est de suite déclenché. Un protocole de bionettoyage n’a pas été finalisé ? Les tâches manquantes sont automatiquement planifiées sur la fiche de poste d’un agent disponible à proximité. La réactivité et la flexibilité offertes par la plateforme vous permettent de garantir une qualité de soins et un niveau de conformité élevé en toutes situations.
En plus de ses modules opérationnels (planning, formulaires, contrôle qualité, kiosques de services, enquêtes satisfaction…) et du pilotage automatisé, MoveWORK Flow est un puissant générateur de reporting. La plateforme corrèle les données pour vous offrir une analyse de tous vos KPI en un clic. Dans des tableaux de bord personnalisables, vous retrouverez tous les indicateurs pour préparer et valider vos audits de certification HAS.
