Les soutenances d’appels d’offres sont des moments particulièrement stressants. Vais-je intéresser les donneurs d’ordres ? Vont-ils comprendre ce qui différencie mes services de mes concurrents ? Et surtout vais-je être retenu pour le projet ? Pour gagner des marchés, il ne suffit plus de proposer une prestation, il faut désormais offrir une vraie expérience ! Et pour y arriver, une solution digitale est notablement efficace : le logiciel de portail client.
Pourquoi le logiciel de portail client séduit-il les donneurs d'ordres ?
Dans le contexte économique tendu actuel, les entreprises font la chasse aux économies. Et le premier endroit où ces dernières vont regarder, c’est du côté des contrats de leurs prestataires. Les factures correspondent-elles bien aux services que je dois recevoir ? Les agents d’entretien sont-ils bien présents tel ou tel jour de la semaine ? La qualité des interventions est-elle bien à la hauteur de celle décrite dans le contrat ? Les donneurs d’ordres attendent de plus en plus de transparence sur les engagements de leurs prestataires.
Mais dans la réalité, qui dit transparence, ne signifie pas toujours clarté. Et quand on reçoit des dizaines de revues d’activité sur
Excel, par rapport à des contrats multi-sites ou multi-prestataires, suivre la réalisation des interventions devient un véritable enfer. C’est là, que le logiciel de portail client devient un atout concurrentiel :
- Il propose des revues d’activités numériques claires et graphiquement esthétiques : Contrairement aux tableurs Excel illisibles de vos concurrents, le logiciel de portail client modélise les informations automatiquement dans des graphiques intuitifs. Que ce soit par équipe, par type de prestation ou par site, vos clients disposent d’un suivi précis des données.
- Il recueille les demandes et permet un suivi des prises en charge : Exit le cahier de liaison ou le cahier d’exploitation papier ! Via l’interface digitale du logiciel de portail client, vos clients accèdent à des services personnalisés selon leur contrat.
- Il prouve votre qualité de service et justifie votre facturation : Le logiciel de portail client vous permet de sélectionner une multitude d’indicateurs à présenter à votre clientèle. Note des contrôles qualité, réalisé vs seuil attendu, délai de traitement des demandes… Tous les paramètres qui démontrent la qualité de vos prestations sont diffusables.
Les entreprises de services capables d’offrir un suivi digital via un logiciel de portail client prennent donc une longueur d’avance. Avec ce type de dispositif, vous attestez votre maturité technologique et votre crédibilité en tant que fournisseur de confiance.
APF Entreprises témoigne
Où mentionner le logiciel de portail client dans vos réponses d'appel d'offres ?
Le logiciel de portail client répond à la fois à des enjeux de pilotage, de reporting et d’expérience client. Le valoriser n’est donc pas forcément unilatéral et le dispositif peut être cité dans différentes sections de votre réponse. Mais attention ! Il n’est pas forcément nécessaire d’en parler à tout va. Appuyez-vous sur le cahier des charges du client pour inclure ou non la solution dans votre argumentation.
Portail client et pilotage de contrat
Côté administratif, le logiciel de portail client est un vrai élément différenciant. Imaginez : proposer un outil capable de faire gagner des heures de travail à vos clients, comment vont-ils résister ? D’un côté, le portail client permet d’accéder à une base documentaire actualisée en un clic : factures, contrats, avenants, devis, pénalités financières… Vos clients n’ont plus besoin de chercher dans des dizaines de logiciels pour trouver ce dont ils ont besoin.
Côté contractuel, les avantages sont également multiples. Le logiciel de portail client permet de proposer un suivi en temps réel des SLA de votre contrat. Selon les obligations demandées, vous développer un espace de suivi numérique totalement personnalisé. Plus de doutes ou de mauvaises interprétations, tout est matérialisé de façon numérique.
Audit et reporting qualité
En fonction des exigences de l’appel d’offres, vous pouvez opter de mettre en avant le caractère conformité du logiciel de portail client. En effet, cette solution est un excellent levier pour promouvoir la visibilité sur votre qualité de service. Entre autres, le portail client donne accès à :
- Des indicateurs opérationnels : nombre d’interventions réalisées, agents présents sur site, volumes d’heures exécutées par rapport au planning…
- Des indicateurs qualité : nombre de contrôles, visites planifiées, moyenne qualité par site…
- Des indicateurs de performance contractuelle : respect des SLA, délais de prise en charge, taux de satisfaction des occupants, nombre de réclamations…
Le logiciel de portail client traduit toutes ces données dans des tableaux de bord dynamiques, utilisables comme preuves pour les audits ou les certifications ISO. Certains outils permettent même l’envoi de rapports automatiques selon des fréquences définies. Cet aspect conformité est particulièrement apprécié des donneurs d’ordres, notamment dans les environnements réglementés ou soumis à des démarches qualité strictes.
Logiciel portail client et expérience collaborateur
Pour faire la différence dans un appel d’offres, vous devez prouver que vous êtes la meilleure option pour les auditeurs mais aussi pour leurs collaborateurs. En effet, outre la prestation de service en tant que telle, intégrer un logiciel de portail client vous permettra de proposer des services additionnels à forte valeur ajoutée pour vos clients. Demandes de services, prise de rendez-vous, programmation de contrôle, demande de réassort… Les possibilités de parcours
personnalisés sont illimitées. Des logiciels de portail client, comme la plateforme MoveWORK Flow, permettent même d’automatiser tout le scénario de prise en charge. D’une part, vos équipes terrain réagissent en quelques minutes, et de l’autre vos clients suivent en temps réel l’avancée de leur sollicitude. Le portail client devient ainsi le canal de communication unique entre les prestataires et les donneurs d’ordres.
Découvrez les meilleures fonctionnalités des portails clients
Comment présenter votre logiciel de portail client durant une soutenance ?
Vous avez associé le logiciel de portail client dans votre appel d’offres et vous avez été retenu pour présenter votre proposition commerciale. Maintenant, il faut mettre toutes les chances de votre côté pour vous démarquer à l’oral. Voici quelques conseils pratiques :
- Construisez une présentation simple en fonction du temps imparti et accordé par le donneur d’ordres. En effet, ne vous tirez pas une balle dans le pied avec un Google Slides de 100 diapositives si vous n’avez que 30 minutes d’oral. Quantifiez bien cet aspect et calculez le ratio temps.
- Illustrez votre portail client avec des visuels parlants. Très peu de clients seront sensibles à l’aspect purement technique de votre solution digitale. Donc un conseil : présenter un exemple concret de l’outil qui sera potentiellement déployé chez eux. Captures d’écran, photos, schémas ou encore démonstration live seront vos meilleurs alliés.
- Prouver l’efficacité du logiciel de portail client avec des cas d’usages concrets. En effet, mettre en avant votre expérience et les retours de vos clients déjà signataires renforcera la confiance envers votre proposition. Ne vous appuyez pas seulement sur les contours qualitatifs ! En amont de votre soutenance, réalisez un extrait de ROI chiffrés et de statistiques pour convaincre vos interlocuteurs en quelques minutes.
- Listez les avantages directs et indirects pour vos potentiels futurs clients : satisfaction de leur clientèle ou des occupants de leurs locaux, sécurisation de l’environnement, prévention des risques…
Comment choisir un logiciel portail client adapté à une entreprise de services ?
Si ces éléments peuvent sembler simples sur le papier, leur mise en œuvre ne l’est pas pour autant. C’est pourquoi de nombreux prestataires choisissent de s’appuyer sur des éditeurs spécialisés. Hormis l’aspect fonctionnalités, des solutions comme MoveWORK accompagnent les entreprises de A à Z : conception d’un portail client adapté, configuration des indicateurs de pilotage, automatisation et accompagnement
dans la valorisation de l’outil auprès des donneurs d’ordres. En vous appuyant sur une plateforme éprouvée, vous pouvez présenter un portail client calqué sur les besoins du cahier des charges tout en gagnant un temps précieux dans la structuration de votre réponse à l’appel d’offres.
Quel est le tarif pour un logiciel de portail client ?
Le prix d’un logiciel de portail client varie selon le type d’abonnement choisi (licence mensuelle, licence à l’utilisateur, acquisition à vie…) et des fonctionnalités du logiciel. Par exemple, pour une PME de 50 salariés, il peut varier entre 3 500 € et 9 000 € par an. Plus l’entreprise est grande, plus le coût du logiciel peut gonfler si la licence est à l’utilisateur.
Certains outils permettent de dupliquer un même portail sur plusieurs contrats, ce qui optimise nettement l’investissement. De plus, vous devez considérer le retour sur investissement lié au marché signé. Ainsi, le prix ne se calcule pas seulement au montant de l’abonnement, mais aussi au gain réel sur le marché remporté.
