Dans un secteur où les marges sont de plus en plus serrées, trouver des moyens pour réduire ses coûts d’exploitation n’est plus une option. Et dans cette optique, la digitalisation a déjà démontré toutes ses vertus. Mais en tant que prestataire, quel logiciel de propreté choisir ?
Parmi les centaines d’offres disponibles sur le marché, toutes les options ne se valent et ne se ressemblent pas ! ERP, plateforme SaaS, ticketing, QR Code… Quelle option choisir ? On vous aide à y voir plus clair avec un listing des fonctionnalités indispensables pour un logiciel de propreté performant.
Pourquoi investir dans un logiciel de propreté ?
Traçabilité, conformité, pilotage… Un logiciel de propreté vous apportera de nombreuses fonctionnalités. Mais concrètement, quels sont les avantages pour votre entreprise ? Ces outils multi-fonctions sont une mine d’or pour optimiser vos parcours d’intervention. En effet, ils sont bénéfiques à divers niveaux :
- Pour les agents : Le logiciel de propreté est un véritable levier de performance opérationnelle. Il améliore à la fois les conditions de travail de vos équipes et leur qualité de service :
- Gain de temps avec des documents digitalisés préremplis et l’attribution automatique des tâches
- Réduction des erreurs avec l’accès en temps réel aux protocoles
- Transfert d’informations rapide entre le terrain et le management, sans perte
- Sécurisation de l’environnement de travail avec les signalements instantanés
- Visibilité sur la charge de travail et amélioration de l’équilibre professionnel/personnel
- Pour les managers : Le logiciel de propreté est également un atout indéniable. Stress, urgences, interventions à l’aveugle… Tous ces aspects négatifs deviennent de lointains souvenirs :
- Réduction de la charge mentale grâce à la visibilité en temps réel sur les opérations passées, en cours et à venir
- Gain de temps avec la localisation automatique des équipes compétentes, la réattribution et la replanification automatiques des prestations
- Sécurisation des données et gain de temps dans la génération de rapports analytiques
- Amélioration de la fluidité et de l’efficience inter et intra équipes
- Optimisation de la prise de décision grâce à des indicateurs faciles à interpréter
- Anticipation des incidents grâce aux alertes intelligentes et au suivi prédictif
Les fonctionnalités de logiciel de propreté à ne pas manquer
Le nombre de concurrents et d’éditeurs de logiciels de propreté ne cesse de croître ces dernières années. ERP, plateformes, applications mobiles… Les formes sont diverses et variées et il est parfois difficile d’y voir clair. Pourtant, certaines options fonctionnelles ne sont pas négociables pour éviter de multiplier les logiciels ! Voici une liste non exhaustive des fonctionnalités à exiger dans votre futur logiciel de propreté.
Planification et gestion des équipes
Commençons par le commencement ! Pour que votre exploitation fonctionne correctement, vous devez avant toute chose planifier, organiser et assigner des responsabilités à vos équipes. Mais, cette fonction ne s’arrête pas aux simples plannings. Dans les métiers du Facility Management et de la propreté, flexibilité, adaptabilité et réactivité sont de mise. C’est pourquoi, votre logiciel de propreté doit vous proposer une planification dynamique qui évolue selon vos contraintes et vos besoins.
Planning dynamiques et fiches de poste
La fonctionnalité de planification est la base de votre logiciel. Mais celle-ci ne doit pas être rigide ou inflexible.
Votre logiciel de propreté doit être en capacité de proposer un module de planning totalement personnalisable. Tournées, récurrences, congés prévus, missions, protocoles… Tous les paramètres doivent pouvoir être renseignés. En cas de modification ou de changement imprévu, votre dispositif doit pouvoir synchroniser tous les éléments automatiquement, simultanément et selon les conditions que vous aurez définies. Dans le cas contraire, vous perdrez un temps fou à actualiser les informations sur les différents supports. Et ce temps perdu ne pourra pas être alloué à des tâches à plus forte valeur ajoutée !
Pointage et gestion du temps de travail
Seconde étape, tracer la réalisation des prestations ! C’est bien beau de planifier, mais vous devez aussi être en mesure de suivre et vérifier la réalisation des interventions sur vos sites clients. Pour ce faire, votre logiciel de propreté doit vous proposer une fonction de suivi des prises de poste et fin de poste. Que ce soit avec des badgeuses, des QR Codes ou des applications mobiles, cette collecte de données vous permettra d’un côté de certifier la réalisation de la prestation, et de l’autre de mesurer les temps de travail de vos équipes.
Et surtout, cette fonctionnalité est essentielle pour gérer les imprévus et les remplacements ! Un agent est absent, en retard ou indisponible pour telle ou telle raison ? Votre logiciel doit pouvoir vous alerter, trouver un remplaçant compétent et réajuster vos plannings en quelques minutes. Dans le cas contraire, la satisfaction de vos clients en pâtira et vous vous exposerez à des pénalités financières.
Fiches de paie et rapports RH
Enfin, votre module de planification et de gestion des équipes doit comprendre un volet lié à la gestion des ressources humaines. La collecte des temps de travail vous permettra d’actualiser les fiches de paie au réel et d’ainsi éviter les erreurs de rémunération. Heures complémentaires, heures supplémentaires, absences… Tout est automatiquement intégré pour la période des paies.
En complément, certains logiciels de propreté vous donnent accès à des rapports de performance sur vos équipes et sur vos agents. Cette fonction analytique est un excellent moyen pour déceler les besoins de formation ou d’actualisation de connaissances de vos employés.
Gestion des interventions récurrentes et exceptionnelles
Ensuite, la gestion opérationnelle quotidienne doit être un point fonctionnel central de votre logiciel de propreté. Le secteur des services est rythmé par les imprévus et les situations urgentes, la réactivité est donc primordiale.
Digitalisation des fiches d'exploitation
Pour être réactif, il faut avant tout être informé en temps et en heures. De nombreux prestataires utilisent encore le papier ou Excel pour transmettre les informations, mais ces outils manuels sont totalement obsolètes ! En effet, comment savoir ce qu’il se passe à des kilomètres, si l’information est restée sur un post-it dans votre bureau ? C’est pourquoi, votre logiciel de propreté doit vous permettre de collecter les données terrain, n’importe où, et de les consulter où que vous soyez.
Pour ce faire, votre logiciel de propreté doit vous permettre de digitaliser vos différents documents opérationnels : bons d’interventions, feuille de passage, signalement d’incident, demande de consommables, appel de renforts… Les possibilités de dématérialisation sont infinies ! Grâce à ces supports numériques, vos agents peuvent vous remonter des informations instantanément, sans perte, et vous pouvez réagir en quelques minutes.
Automatisation du traitement des demandes
Une fois l’information collectée, comment la traiter ? Imaginez, si vous recevez des centaines d’alertes mails ou SMS de vos dizaines de sites clients éparpillés dans toute la région : un enfer ! Pour éviter ces désagréments, le logiciel de propreté idéal doit offrir une fonctionnalité de traitement des demandes automatiques. Un agent est absent ? Un workflow automatisé trouve le remplaçant compétent à proximité, le contacte et lui attribue les missions à réaliser. Une réclamation client est envoyée depuis les sanitaires ? Un agent est affecté automatiquement sur place pour effectuer une intervention de nettoyage exceptionnelle. Plus de gel hydroalcoolique à l’accueil ? Le réassort est lancé sans intervention de votre part ! L’automatisation vous fait gagner du temps et sécurise tous vos parcours pour une qualité de service maximale.
Qualité, conformité et respect des SLA
Une fois que vos interventions sont sous contrôle, il est l’heure de vérifier leur bonne exécution. Un travail mal fait ou ne respectant pas les protocoles en vigueur peut avoir des conséquences dévastatrices pour votre entreprise. Pénalités, litiges clients, risques sanitaires, mise en danger des populations… La liste des risques est longue ! Votre logiciel de propreté doit donc vous permettre de :
- Réaliser des contrôles qualité personnalisés selon la zone de contrôle, les normes protocolaires à respecter et les grilles de notation spécifiques
- Remonter automatiquement des anomalies ou des non-conformités et lancer les procédures de résolution rapidement, voire automatiquement
- Conserver un historique inviolable, illustré avec des photos si besoin, de toutes les actions réalisées sur le terrain pour remonter facilement à l’origine d’un problème
- Analyser les seuils de conformité de chaque élément, comparer les résultats attendus avec les résultats réellement obtenus et mettre en place des plans d’actions qualité pour une amélioration continue des pratiques de vos équipes.
Pilotage et suivi des performances
Dans la même optique que la fonctionnalité d’analyse qualité, votre logiciel de propreté doit vous offrir des fonctions d’analyse opérationnelle et stratégique plus poussées. Écarts entre interventions planifiées vs réalisées, tendances d’absences, mesure du respect du cahier des charges… Qu’il s’agisse d’indications sur les flux, les équipements ou les coûts, vous devrez accéder à des graphiques
lisibles pour effectuer vos bilans hebdomadaires, mensuelles ou annuelles.
Toutefois, attention ! Les logiciels de propreté proposent des fonctionnalités analytiques plus ou moins poussées. Optez plutôt pour un outil avec des modélisations graphiques intuitives, où chaque donnée peut être corrélée avec d’autres selon vos besoins. Dans le cas contraire, il vous sera difficile de mesurer l’impact des risques par site ou par contrat.
Gestion des contrats et de la relation client
Maintenant que vos équipes sont parfaitement pilotés, jetez un coup d’oeil côté clients. Ces parties prenantes ne sont pas à négliger si vous souhaitez pérenniser votre activité sur le long terme. Conservez un client est beaucoup moins coûteux que d’en chercher un nouveau. Donc, votre logiciel de propreté doit aussi devenir un allié pour gagner et fidéliser des contrats.
Enquête satisfaction et demandes clients
La première étape est de donner la parole à vos clients. Fini le cahier liaison papier que l’on consulte une fois par mois ! Pour vous démarquer face à une concurrence toujours plus rude, votre logiciel de propreté doit transformer l’expérience client de A à Z.
Pour ce faire, certains dispositifs proposent des applications mobiles dédiées. Ces outils innovants permettent à vos clients ou aux occupants de vos sites d’intervention d’envoyer des demandes par un simple clic.
Demande de service, accueil, réassort, signalement d’incident… En quelques secondes, vos clients peuvent vous transmettre leurs requêtes. Certains logiciels, comme MoveWORK Flow, vont plus loin et offre un suivi en temps réel des prises en charge. Depuis leur smartphone, vos clients voient où en est leur demande et visualisent les délais de prise en charge ou de résolution. Cette fonctionnalité favorise le développement d’une relation de confiance, fortement appréciable sur le long terme.
Revue d'activité partagée et portail client digital
Pour aller encore plus loin, certains logiciels de propreté digitalisent complètement les interactions clients. Via la création d’un espace digital dédié, chaque client peut accéder aux revues d’activités liées à son contrat, aux documents de facturation ou à tout autre indicateur paramétré au préalable. Les clients peuvent consulter en temps réel les plans de nettoyage, suivre l’évolution des tournées en fonction des fréquences contractuelles et accéder aux fiches techniques des procédures.
Les preuves d’intervention (photos, vidéos, signatures numériques…) sont centralisées et viennent automatiquement alimenter les rapports. Tout est tracé et accessible au besoin. En plus de démontrer votre qualité de service, ces portails client vous prémunissent d’éventuels conflits.
MoveWORK Flow : le logiciel de propreté tout intégré
Pourquoi démultiplier les outils quand vous pouvez intégrer toutes les fonctionnalités ci-dessus dans un seul et même logiciel de propreté ? Oubliez les exports de données à consolider à la main dans Excel ! Oubliez les heures perdues à rechercher les informations sur les interventions de vos équipes ! Conçu pour les réalités terrain du Facility Management, MoveWORK Flow est le logiciel de propreté le plus complet pour répondre à vos problématiques.
Grâce à son interface multi-utilisateurs et sa capacité à assigner des accès en fonction des profils, la plateforme MoveWORK Flow réunit tous les acteurs opérationnels de votre entreprise dans un seul outil. Fini les abonnements en pagaille qui vous coûtent des centaines d’euros par mois et réduisent vos marges ! Du terrain au bureau en passant par les sites clients, vos utilisateurs accèdent aux fonctionnalités dont ils ont besoin selon le modèle que vous aurez établi.
Côté management, chef d’équipe ou responsable d’exploitation peuvent planifier, attribuer des tâches et suivre chaque action en temps réel. Le papier est complètement supprimé de vos opérations pour laisser place à des formulaires, des bons d’interventions ou encore des feuilles de présences totalement digitalisées. Grâce à la dématérialisation, chaque donnée est collectée automatiquement et modélisée graphiquement ou sous forme d’indicateurs dans des rapports personnalisés. Quel que soit votre besoin analytique, MoveWORK Flow vous apporte une réponse en temps réel ! Rapport RH, revue d’activité par site client ou analyse de performance globale sont disponibles instantanément.
Mais ce n’est pas tout, contrairement aux logiciels de propreté classiques, MoveWORK Flow inclut un module d’automatisation intelligent qui traite les problèmes avant même qu’ils ne surviennent. Côté exploitation, chaque absence donne lieu à un remplacement automatique. Côté qualité, la plateforme MoveWORK Flow digitalise vos contrôles et automatise le traitement des non-conformités. Côté demande ou signalement, l’attribution des missions exceptionnelles est totalement automatisée. Fini les pertes de temps, fini les litiges, vos SLA sont respectés en toutes circonstances.
De plus, MoveWORK Flow n’est pas un simple logiciel de propreté qui agit individuellement. Notre outil innovant possède tout un écosystème numérique et technologique pour cartographier vos sites et analyser chaque mouvement dans ces derniers. Applications mobiles pour agents et managers, passerelles avec vos logiciels métiers, capteurs IoT, équipements connectés… Chaque élément est connecté à votre interface pour offrir une visibilité transversale et en live de vos opérations.
Est-il possible de suivre plusieurs clients avec un seul logiciel de propreté ?
Certains logiciels de propreté, comme MoveWORK Flow, offrent un pilotage multi-sites, multi-contrats et multi-entités. Ces dispositifs proposent des fonctionnalités de tri et de filtres pour modéliser des vues spécifiques selon vos besoins. Vous souhaitez analyser la rentabilité d’un site client en particulier ? Vous sélectionnez les données financières et commerciales relatives à cette zone géographique. Vous souhaitez étudier la performance d’une entité régionale ? Vous obtenez des indicateurs consolidés avec la moyenne des agences du secteur. Vous souhaitez déterminer les besoins pour une branche d’activité ? Vous regroupez toutes les incidents relevés par les équipes spécialisés et identifiez les facteurs opérationnels critiques. Ainsi, vous jonglez facilement entre les différents tableaux de bord et adaptez votre stratégie selon les vrais problématiques rencontrées.
Le logiciel de propreté fonctionne-t-il sur mobile et sur tablette ?
Les logiciels de propreté peuvent proposer des applications mobiles natives ou des web applications. Il existe trois cas de figures quant aux versions mobiles :
- Soit les logiciels possèdent une application responsive qui permet de visualiser directement les mêmes fonctionnalités que celles du logiciel sur un mobile ou une tablette. Ce type d’application est dite native, codée et développée en interne et garantit une utilisation maximale de l’outil.
- Soit le logiciel fournit une web application dépendante à un navigateur web. Pour garantir un rendu optimal, ce type d’application est parfois limité et ne donne accès qu’à un échantillon de fonctionnalités.
- Soit le logiciel de propreté propose des applications mobiles « externes » qui permettent de collecter la donnée et de la retranscrire directement dans l’interface de l’outil. Ces applications peuvent être à destination des agents de propreté, des encadrants d’équipes ou bien directement des clients et des occupants de lieux de prestations.
Peut-on intégrer un logiciel de propreté avec d’autres outils ?
Certains logiciels de propreté, comme MoveWORK Flow, ne sont pas un écosystème fermé et permettent l’intégration d’autres outils, applications ou logiciels dans leur système. L’intégration s’effectue généralement via :
- Des API déjà pré-développées qui nécessitent seulement l’intégration d’une clé numérique pour paramétrer l’interface entre les deux outils
- Soit via un développement spécifique qui exige souvent un coût supplémentaire
- Soit via des exports de données selon des modèles de transferts normés (exports csv, Excel…)
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