Depuis de nombreuses années, les services hospitaliers français connaissent d’importants dysfonctionnements organisationnels. Entre les contraintes budgétaires, le manque d’effectifs et les exigences réglementaires, piloter ces entités relève d’un vrai parcours du combattant.
Pour pallier ces problématiques, les établissements de santé commencent à investir pour digitaliser les parcours opérationnels. Vous aussi vous souhaitez passer le cap ?
Découvrez tous les outils performants pour coordonner vos équipes et optimiser la gestion de votre service hospitalier sur le long terme.
Pourquoi digitaliser les processus dans un service hospitalier ?
La crise du Covid-19 et les défaillances hospitalières de cette période ont mis en lumière la nécessité d’optimiser la gestion des services hospitaliers. En effet, avec plus de 3000 établissements de santé en France et plus d’un million de professionnels à coordonner, le management hospitalier ne cesse de se complexifier : enveloppe budgétaire réduite, fermeture de lits, gestion des stocks en flux tendu… Les cadres de santé sont confrontés à des exigences de performance et de traçabilité, difficilement atteignables avec les méthodes de gestion traditionnelle (papiers, sms, appels…). Dans ce contexte, la transformation digitale est un levier incontournable pour piloter avec efficacité un service hospitalier.
Pour optimiser la gestion des ressources humaines
Face la dégradation générale des conditions de travail dans les services hospitaliers, les établissements de santé font face à des problèmes humains importants : sous-effectif chronique, turnover élevé, multiplication des burn-out et de l’épuisement professionnel, démissions… Que ce soit les cliniques privés ou les hôpitaux publics, la difficulté à retenir le personnel est palpable.
Par conséquent, ce manque de ressources humaines entraine une surcharge de travail et une hausse de la pression opérationnelle dans le service hospitalier. Combiné avec une mauvaise gestion des plannings, les conséquences organisationnelles sont dramatiques : erreurs de paies, absences d’astreintes ou de remplacements, baisse de la qualité de soins… Dans ce contexte, les outils de pilotage contrent drastiquement ces effets négatifs et permettent :
- D’automatiser et d’optimiser la répartition des effectifs : Les algorithmes intelligents anticipent les pics d’activité, proposent des ajustements proactifs et réduisent ainsi les situations de tension. Les applications mobiles facilitent les échanges de garde, permettent de réagir rapidement en cas d’absences et offrent plus de flexibilité aux équipes du service hospitalier qui visualisent facilement leur charge de travail.
- De dématérialiser et d’automatiser les processus administratifs : Fini les heures perdues en collecte et traitement de données pour les cadres de santé ! Les outils de pilotage digitaux centralisent tous les indicateurs de présences du service hospitalier et offrent une vision claire de la situation. Qui est présent ? Qui est disponible pour une astreinte ? Combien d’heures supplémentaires ont été réalisées ? Tout est modélisé dans des tableaux de bord. Le temps anciennement perdu dans la recherche de ces informations sur d’innombrables supports (papiers, sms, post-it, tableau blanc…) est ainsi réinvesti dans la qualité des soins.
- D’améliorer le bien-être des équipes hospitalières : Grâce à un suivi précis des indicateurs RH du service hospitalier, les situations à risque sont détectées et résolues quasi instantanément. La fiabilité des données supprime les erreurs de paies, la planification intelligente favorise une meilleure conciliation vie professionnelle/personnelle et la digitalisation des échanges réduit les incertitudes organisationnelles.
Pour améliorer la qualité et la sécurité des soins
La détérioration des moyens humains dans un service hospitalier a un effet domino sur tous les processus de la structure. Moins les ressources sont nombreuses, plus le temps de prise en charge est élevé, plus les services sont engorgés et plus la coordination est déficiente. L’absence de standardisation des processus entraine une variabilité dans les procédures d’un service à l’autre et donc une multiplication des erreurs évitables.
De ce fait, la digitalisation des parcours métiers
s‘impose comme un remède aux dysfonctionnements. Elle permet :
- D’améliorer la communication inter-services :
Avec les outils digitaux, tous les événements du service hospitalier sont collectés uniformément et
visibles en temps réel par les parties prenantes. Cette orchestration digitale permet une
réactivité immédiate aux imprévus, alerte les protagonistes concernés en quelques secondes
et permet le suivi des prises en charge à distance. Une demande d’intervention de
bionettoyage ? L’équipe compétente est en route et les soignants sont avertis. Un besoin de
gel hydroalcoolique en salle d’attente ? L’ASH le plus proche prend le relai et le risque de
rupture est évité.
- D’optimiser l’allocation des lits et la gestion des interventions : Les solutions numériques offrent une vision panoramique et actualisée des disponibilités dans chaque chambre patient, dans chaque service hospitalier et dans chaque bâtiment. Cette transparence permet aux équipes de visualiser instantanément les taux d’occupation et d’anticiper les besoins d’intervention. La corrélation entre les entrées programmées, les sorties et les lits indisponibles pour bionettoyage permet d’adapter le programme en fonction des capacités d’accueil et d’offrir une prise en charge de qualité en toutes circonstances.
- De maîtriser la conformité et les risques sanitaires : Les systèmes digitaux permettent un monitoring constant des indicateurs d’hygiène et des normes hospitalières. Cette détection précoce réduit les risques d’infections nosocomiales pour un maintien continu de la sécurité des patients. Les protocoles sont accessibles via des interfaces sécurisées, actualisés et consultables instantanément. De plus, l’analyse automatisée des événements indésirables facilite la mise en œuvre rapide d’actions correctives.
Découvrez comment
le CHU de Montpellier a digitalisé ses services hospitaliers avec MoveWORK
Pour réduire les coûts d'exploitation du service hospitalier
Enfin, la bête noire des services hospitaliers est sans nul doute la gestion financière. Le budget insuffisant des établissements ne permet pas toujours de couvrir les dépenses, au détriment de la qualité des soins dispensés. Les équipements vieillissants et les ruptures de stock médicaux obligent les hôpitaux à recourir à des solutions d’urgence coûteuses.
Mais, dans cette situation anxiogène, la digitalisation est un levier intéressant pour rationaliser les dépenses hospitalières. En centralisant les données, les logiciels de pilotage permettent une meilleure répartition des ressources et donc une baisse des gaspillages. Par exemple, la digitalisation des plannings réduit le recours excessif aux heures supplémentaires coûteuses. L’automatisation des interventions de bionettoyage ou de réassort de consommables permet d’intervenir uniquement lorsque cela est nécessaire et quand c’est nécessaire. En complément, la mise en place de logiciels de GMAO permet de planifier des interventions préventives et prolonge la durée de vie des appareils.
Enfin, la digitalisation favorise une gestion plus transparente des contrats de services externalisés. Grâce à des outils de suivi et d’analyse en temps réel, les hôpitaux peuvent mieux contrôler la qualité et la facturation des prestataires.
Les outils pour le pilotage et la gestion d'un service hospitalier
Désormais convaincu des bienfaits de digitaliser votre service hospitalier, il est temps que vous choisissiez le dispositif le plus adapté à vos besoins ! ERP métiers, CRM, logiciel de gestion d’intervention… Une multitude d’options s’offre à vous et il n’est pas toujours facile d’y voir clair. Le choix du logiciel adéquat dépendra entre autres de :
La typologie et le type de modélisation des indicateurs que vous souhaitez suivre : DMS, taux d’occupation, délais d’attente, présences des soignants, tâches réalisées, qualité…
L’adaptabilité aux spécificités du service (spécialité médicale, taille, organisation)
La facilité d’utilisation et l’ergonomie pour le personnel
L’interopérabilité avec le système d’information hospitalier existant
L’analyse des flux patients et des parcours de soins
Vos contraintes réglementaires et du niveau de traçabilité souhaité
Le support technique et la maintenance proposés par l’éditeur
Le coût global (licence, maintenance, formation, évolutions)
Les équipements connectés et l'IOT
À l’heure où la qualité des soins est au cœur des préoccupations, les établissements de santé se digitalisent de plus en plus et s’équipent en dispositifs connectées. Kiosques de services, bornes intelligentes, capteurs… De plus en plus, ces équipements sont l’atout n°1 pour moderniser votre bâtiment et y tracer les flux à l’intérieur.
1. Dispositifs de gestion des présences
Les terminaux de badgeage nouvelle génération, dotés de lecteurs RFID, de technologies NFC ou infrarouge, permettent un suivi précis des entrées et sorties du personnel hospitalier. Ces données sont automatiquement intégrées aux logiciels de planification et de gestion des ressources humaines et facilitent ainsi le calcul des temps de travail. Grâce à la collecte des informations en temps réel, la gestion des rotations d’équipes est facilitée et les cadres de santé peuvent facilement adapter les effectifs en fonction des besoins.
2. Les équipements d'hygiène connectés
Gel hydroalcoolique, papier, savons désinfectant… Les distributeurs intelligents enregistrent chaque utilisation et alertent automatiquement les services techniques lorsqu’un réapprovisionnement est nécessaire. Couplés aux capteurs de détection de lavage des mains placés près des points d’eau, ils fournissent des statistiques précises sur le respect des protocoles d’hygiène. Des écrans interactifs rappellent les bonnes
pratiques et encouragent le personnel, comme les visiteurs, à maintenir les règles d’hygiène sanitaire.
3. Les capteurs IoT
Grâce à un maillage de capteurs IoT, vous pouvez surveiller en permanence les paramètres environnementaux de votre service hospitalier : température, humidité, taux de CO2, particules en suspension… Ces dispositifs sont particulièrement cruciaux dans les zones sensibles, comme les services de réanimation, les soins intensifs ou les salles de stockage des médicaments. Les alertes automatiques permettent une intervention rapide en cas de dépassement des seuils et garantissent la sécurité de l’environnement hospitalier.
En complément, l’IoT permet également de mesurer les flux de circulation des patients, visiteurs et personnels avec des capteurs de comptage ou passage. Ces données alimentent des algorithmes qui identifient les pics d’affluence, les goulots d’étranglement et les zones de congestion. Les responsables peuvent ainsi réorganiser les parcours, adapter les horaires des consultations et optimiser l’utilisation des espaces.
Les applications mobiles
La révolution numérique des services hospitaliers s’étend désormais jusqu’aux équipes terrain. Avec des applications mobiles opérationnelles, accessibles sur smartphones et tablettes, les intervenants optimisent la qualité et l’efficacité des prestations. D’un côté, les applications mobiles permettent aux ASH de visualiser instantanément leur planning d’interventions et leur tournée. Chaque tâche est détaillée avec ses spécificités, son niveau de priorité et son temps d’exécution estimé. Les agents peuvent ainsi organiser leur journée de manière efficiente, valider en temps réel les prestations effectuées et générer automatiquement des rapports d’intervention.
Ensuite, l’interface mobile offre un système de signalement instantané des incidents rencontrés dans le service hospitalier. Les agents peuvent décrire la situation, ajouter des photos, et catégoriser le niveau d’urgence. Cette remontée d’information permet une prise en charge rapide par les équipes support, qui peuvent accéder à une base de solutions ou à des protocoles digitaux personnalisés pour traiter les problèmes identifiés.
D’un autre côté, les applications mobiles intègrent des fonctionnalités de contrôle qualité avancées. Soignants, cadres de santé, infirmiers et soignants peuvent évaluer la conformité des prestations en quelques clics. Une bibliothèque numérique met à disposition les protocoles d’actions correctives, adaptés selon la zone géographique et le type d’anomalie relevée. Tous les interlocuteurs du service hospitalier sont embarqués dans une démarche d’amélioration continue et d’optimisation de la qualité des soins.
Les logiciels de gestion et de pilotage de service hospitalier
Bon, c’est bien beau, mais une fois collectées que faire de toutes ces données ? C’est là qu’interviennent les logiciels ou les plateformes de gestion hospitalière. Toutes les informations collectées sont synchronisées avec un système central, permettant une analyse approfondie des performances. Les systèmes de pilotage constituent la colonne vertébrale de la gestion du service hospitalier :
- Outils de planification et de gestion des ressources humaines : Ces systèmes intègrent les contraintes de compétences, les zones géographiques, les temps de trajet et les spécialisations pour générer des plannings optimisés. L’intelligence artificielle analyse les historiques d’intervention pour affiner les prévisions de charge et suggérer des ajustements proactifs. Les superviseurs peuvent ainsi équilibrer la charge de travail, gérer les absences et adapter rapidement les plannings aux imprévus.
- Les logiciels de contrôle qualité : Ces outils permettent un suivi rigoureux des standards attendus dans le service hospitalier. Ils centralisent les contrôles qualité, détectent automatiquement les écarts et déclenchent des actions correctives immédiates. Ces logiciels facilitent les audits internes comme externes grâce à un historique complet des indicateurs.
- Les solutions de ticketing : Avec ces dispositifs digitaux, chaque demande est qualifiée, priorisée et routée vers les équipes compétentes. Le système trace les actions menées, calcule les temps de résolution et permet d’identifier les problèmes récurrents. Les analyses prédictives permettent même d’anticiper certaines défaillances.
- Les outils d’analyse : Ces moteurs analytiques transforment les données opérationnelles en indicateurs de performance pertinents. Des tableaux de bord personnalisables présentent les KPIs essentiels : taux de réalisation des prestations, délais d’intervention, satisfaction patient, productivité des équipes…. Les fonctionnalités de reporting avancées permettent de générer automatiquement des bilans d’activité et d’identifier les leviers d’optimisation.
MoveWORK Flow : la plateforme pour gérer votre service hospitalier de A à Z
Gestion des présences, traçabilité des interventions, contrôle qualité, reportings… Pourquoi siloter les outils quand vous pouvez rationaliser tous les besoins de votre service hospitalier dans une seule solution ? MoveWORK a utilisé son expertise dans le Facility Management pour concevoir un dispositif de gestion hospitalière 360°.
Quelle que soit la taille de votre établissement, la structure de votre service de santé ou le niveau de qualité exigé, les solutions digitales MoveWORK s’adaptent à vos besoins pour vous fournir une cartographie complète de votre organisation. Grâce à son large écosystème d’équipements connectés, vous êtes en capacité de relever tous les indicateurs de performance nécessaires à la bon gestion de votre service : présences des ASH, protocoles réalisés, taux d’occupation des lits, conformité des interventions de bionettoyage, niveau de
remplissage des distributeurs de gel hydroalcoolique… Tout est centralisé et uniformisé pour tous les interlocuteurs. Vos agents hospitaliers peuvent remonter des incidents ou des besoins où qu’ils se trouvent, grâce aux applications mobiles métiers qui fonctionnent même hors connexion. Chaque acteur du service hospitalier sait où agir, quand et comment réaliser ses interventions.
La plateforme MoveWORK Flow suit en temps réel tous les flux de votre service hospitalier. Sur des tableaux de bord intuitifs et clairs, toutes les informations sont modélisées sous forme graphique, corrélées entre elles et analysées automatiquement ! Qui était de garde dans le service d’orthopédie ? Qui a pris en charge le bionettoyage de la chambre 302 ? Où en est la demande de blanchisserie de la cadre de santé du pôle réanimation ? Grâce à MoveWORK Flow, vous n’avez plus à vous poser ces questions et tous ces irritants du quotidien disparaissent. Vos équipes gagnent du temps et le bien-être général du service hospitalier est amélioré.
Plus que du simple suivi, la plateforme MoveWORK Flow permet d’automatiser tous vos processus. Son système intelligent analyse les mouvements de votre établissement de santé et détermine les plans d’actions à déclencher selon les indicateurs. Un ASH est absent ? L’agent disponible et compétent à proximité est localisé, son planning modifié et les tâches à effectuer sont redistribuées instantanément. Une non-conformité est détectée ? Un plan d’actions correctives est activé automatiquement pour une réactivité optimale.
En conclusion, la solution MoveWORK Flow se positionne comme un outil indispensable pour la gestion de votre service hospitalier. Sa transversalité permet d’optimiser les opérations, d’assurer un suivi précis de votre conformité et transforme votre service en une organisation agile, intelligente et orientée vers le bien-être collectif.
