Le planning des équipes de nettoyage est une étape clé de la gestion de vos équipes d’entretien. Voici nos conseils pour créer des planning de nettoyage efficaces qui améliorent le pilotage de vos activités.
Qu’est-ce qu’un planning de nettoyage ?
Le planning d’une équipe de nettoyage est un document physique ou digital qui permet de savoir quelle équipe ou quels membres de l’équipe sont prévus à certaines dates et à certains lieux donnés.
Le planning de l’équipe d’entretien a plusieurs objectifs :
- Assurer un passage des équipes régulier pour que la propreté du lieu concerné soit constante
- Répartir les équipes sur les lieux d’intervention de façon rationnelle
- Suivre la charge de travail de chaque membre de l’équipe d’entretien et s’adapter aux contraintes
Le planning d’une équipe d’entretien peut être plus ou moins complexe suivant les entreprises et les processus,. Il peut intégrer des checklists destinées aux superviseurs.
Planning de nettoyage et checklist : 2 faces de la gestion des équipes d’entretien
Le planning des équipes de nettoyage est une étape clé de la gestion de vos équipe. Ce planning est rarement suffisant seul pour piloter de manière optimale les activités d’entretien de vos équipes. Très souvent, le planning de nettoyage est associé à une forme de checklist, qui peut être aussi bien utilisée par les équipes elles-mêmes à des fins d’autoévaluation, mais aussi par les managers pour le contrôle qualité.
Associer le planning de vos équipes d’entretien et des fiches de contrôle qualité ou des checklists est donc une bonne étape pour débuter l’organisation d’une équipe de nettoyage.
Quels outils utiliser pour les plannings des équipes de nettoyage ?
Plusieurs outils peuvent être utilisés pour concevoir et intégrer les plannings des équipes de nettoyage dans les process de votre entreprise.
Excel / PDF : des options basiques pour vos plannings d’équipe d’entretien sur papier
Il y a encore quelques années, la plupart des plannings des équipes d’entretien étaient effectués sur Excel ou un autre logiciel de tableurs. Les documents étaient très souvent imprimés pour être distribués directement aux membres de l’équipe. Cette solution a quelques avantages mais beaucoup d’inconvénients qui la rendent plutôt obsolète de nos jours.
Avantages :
- Ces plannings sont très faciles à mettre en place : il suffit de trouver un modèle Excel ou PDF et de l’imprimer
- Faire un planning ne coûte presque rien
Inconvénients :
- Il faut distribuer manuellement le planning à vos équipes
- Modifier le planning implique de le réimprimer ou de faire des modifications à la main
- Le planning n’est connecté à rien : aucune pointeuse, aucun logiciel de comptabilité ou de facturation etc…
- Entrer les données manuellement est nécessaire
- Le planning n’est pas adaptable à une situation qui n’a pas été prévue à l’avance (forte fréquentation, poubelles pleines etc…)
- Le faible coût de la réalisation du planning est largement compensé par le temps perdu pour les chefs d’équipe et gestionnaires
Google Sheet : un outil connecté pour des plannings et checklists dynamiques
Google Sheet est un outil similaire à Excel, mais qui a le mérite d’être plus facile à connecter puisqu’il est directement dans le cloud.
S’il a quelques avantages comparé à un Excel ou PDF imprimé sur feuille, Google Sheet reste un outil qui n’est pas vraiment adapté à la gestion d’équipes d’entretien.
Avantages :
- Faciles à mettre en place
- Coût dérisoire voire nul
- Possibilité de travailler à plusieurs sur le même document depuis le cloud
- Possibilité de centraliser les données
Inconvénients :
- Google Sheet n’est pas un logiciel de gestion. Il reste complexe de l’intégrer à vos autres logiciels de gestion sans connaissances solides en développement web
- L’interface de Google Sheet peut être rebutante pour vos équipes de nettoyage
- Il est très probable que vous ayez besoin de faire de l’entrée de données à la fin de chaque mois pour faire la liaison avec vos autres outils (comptabilité, facturation, paie etc…)
Les logiciels de Facility Management : l’option idéale pour digitaliser et intégrer les plannings de vos équipes dans vos process
Les logiciels de Facility Management sont l’option à privilégier si vous souhaitez intégrer les plannings de vos équipes d’entretien au reste de votre entreprise. Cette option est parfaite pour gérer aussi efficacement que possible l’ensemble des interventions.
Ces logiciels sont conçus pour les prestataires et gestionnaires des services généraux. Ils sont donc parfaitement adaptés aux entreprises de nettoyage, d’entretien ou encore de maintenance.
Avantages :
- Les plannings sont facilement accessibles en ligne dans le cloud, pour les managers comme pour les équipes
- Il est très simple d’intégrer le planning d’une équipe à des capteurs IOT ou des pointeuses mobiles pour prouver la réalisation d’une intervention d’entretien
- Le planning de votre équipe peut être intégré à des checklists d’autoévaluation ou à des fiches de contrôle de qualité pour les superviseurs
- L’interface est agréable pour l’utilisateur et sa complexité adaptée à la fonction du profil
- L’intégration de votre planning au reste de votre entreprise est totale : facturation, paie, comptabilité ou achats, tout peut être automatisé sans devoir entrer les données à la main
- Un logiciel de Facility Management permet d’analyser facilement les prestations de vos équipes, cibler les points à améliorer et optimiser les coûts sans réduire la qualité des interventions
Inconvénients :
- La solution est plus coûteuse à mettre en place qu’un simple planning à imprimer (mais vous économisez en temps de gestion inefficace)
- Il faut prévoir un peu de temps pour prévoir le workflow de l’outil de Facility Management, le déployer et former vos équipes pour en voir les bénéfices complets
MoveWork Flow : la solution idéale pour automatiser le planning et le pilotage de vos activités de nettoyage et d’entretien
MoveWork Flow est l’outil idéal pour intégrer et automatiser le pilotage de vos activités. Avec son écosystème de capteurs IoT, la plateforme centralise les données du terrain et vous aide à planifier vos interventions. Mesure des contenants, flux de passage, taux d’occupation… Tous ces indicateurs précis vous permettent de programmer facilement des interventions à l’usage.
Planning à distance et gestion d'intervention en temps réel
MoveWork Flow possède un module de planification connecté, ergonomique et simple d’utilisation. La plateforme vous permet de planifier facilement les interventions de vos agents par site, par équipe ou encore par type d’intervention.
Cet outil vous offre une vision d’exploitation en temps réel. Où que vous soyez, vous obtiendrez un aperçu des agents sur le terrain.
Aucun risque de pertes de données, MoveWORK Flow possède un stockage Cloud illimité.
À distance, vous aurez la possibilité de suivre les tâches réalisées. En cas d’imprévus, pas de panique ! MoveWORK Flow vous permet de modifier, de remplacer ou d’annuler une intervention programmée. Avec l’application mobile My Mission, vos agents peuvent suivre leur planning en temps réel, peu importe où ils se trouvent. En cas de changement, ils reçoivent une alerte personnalisée et peuvent visualiser instantanément leur nouvelle fiche de poste.
Intégrez le planning de vos équipes avec vos autres services
Lorsque vous utilisez MoveWork Flow, intégrer le planning de vos équipes d’entretien avec tous les autres services de votre entreprise est on ne peut plus simple.
Les plannings de vos équipes peuvent être associés à des capteurs IOT ou des systèmes de pointage. Les temps de travail, les heures de départs et les heures d’arrivée sont directement centralisés dans MoveWORK Flow. En cas d’absence ou de retard, une notification est remontée dans la plateforme.
MoveWORK Flow peut être reliée à vos outils de facturation, de comptabilité ou de gestion des ressources humaines :
- Les fiches de paie sont adaptées au temps de travail
- Il est facile de prévoir des remplacements selon les congés de chaque équipe
- Le suivi de l’exécution des interventions est facilité
- La facturation est ajustée selon les tâches réalisées ou non
- Il devient possible de facturer à la prestation ou à l’heure sans entrées manuelles
Facilitez la tâche des contrôleurs de qualité et des chefs d’équipes
MoveWork intègre des systèmes de checklist de suivi d’intervention qui peuvent aussi bien être utilisés par les équipes sur le terrain que pour ceux en charge du contrôle qualité.
Ces checklists permettent de suivre les tâches réalisées pas à pas par un agent. Il est ainsi simple et rapide de savoir qui était la personne responsable sur les lieux et d’attribuer une intervention ou un problème donné à un certain créneau horaire.
Avec ces checklist, MoveWORK Flow permet de mesurer la qualité de service et la qualité des prestations facturées. En cas de litiges, la plateforme donne un moyen de preuve ou de négociation irréfutable.
L’installation de MoveWork sur vos sites est rapide
MoveWork repose sur un système de capteurs IOT, de pointeuses et d’applications mobiles qui s’intègrent tous parfaitement entre eux. Pour déployer nos solutions, nous nous occupons de tout ! Nos experts effectuent la cartographie des lieux, étudient vos process et installent les capteurs nécessaires à vos besoins.
Nous formons également vos équipes pour une adhésion optimale. Leurs prestations de nettoyage ou d’entretien sont parfaitement intégrées dans nos logiciels.
