Taux d’infections nosocomiales, taux de réadmission, taux de mortalité hospitalière… Tous ces indicateurs sont directement liés à la bonne exécution des protocoles de bionettoyage. Une erreur ou une non-conformité peut avoir des conséquences dramatiques dans un établissement de santé. Alors, comment maîtriser vos processus ? La solution : digitaliser vos protocoles de bionettoyage.
Qu'est ce qu'un protocole de bionettoyage ?
Le protocole de bionettoyage est un ensemble méthodique de procédures visant à assurer une propreté optimale des surfaces et des équipements dans un établissement de santé. Au cœur des pratiques d’hygiène hospitalière, cette méthode vise à éliminer les infections et les agents pathogènes pour garantir la sécurité des occupants. Le protocole de bionettoyage constitue le fondement même de la prévention des infections nosocomiales.
Généralement formalisé en checklist, le protocole de bionettoyage détaille les étapes et les normes à suivre lors d’une intervention. En tant que document directeur, il énumère des consignes spécifiques, allant de l’utilisation des agents désinfectants à la fréquence des interventions de nettoyage. Il englobe également des instructions détaillées sur la désinfection des zones critiques et la gestion des déchets médicaux.
Le protocole de bionettoyage peut différer selon le site d’intervention : salles d’opération, chambres de patients, zones communes… En somme, ce document technique propose une approche pour maintenir des standards d’hygiène élevés et garantir la sécurité des patients et du personnel médical.
Pourquoi digitaliser un protocole de bionettoyage ?
Quel agent hospitalier est passé dans la chambre du patient 403 ? Les poignets de porte ont-elles été désinfectées au cours du protocole de bionettoyage de la chambre 211 ? Reste-t-il du gel hydroalcoolique dans la salle d’attente du service cardiologie ? Recueillir toutes ces informations quand vous en avez besoin peut être un vrai calvaire !
En effet, suivre simultanément les flux d’interventions internes et externes est impossible sans les outils adaptés. Et qui dit outils, dit digitalisation ! Oubliez les blocs notes ou les post-it volants entre les services, voici les raisons pour lesquelles il est l’heure de digitaliser :
La gestion manuelle : un vecteur d'erreurs
Imaginez, devoir courir entre le bâtiment A et le bâtiment B situé à 1km pour obtenir les protocoles de bionettoyage en cours d’exécution ? Ou encore, téléphoner à une dizaine d’agents différents pour savoir qui a nettoyé ou pas les chambres des patients sortis ce matin ? Une aberration… Pourtant ceci est la réalité de nombreux hôpitaux ou de nombreuses cliniques utilisant la gestion d’interventions manuelle !
La gestion manuelle des protocoles de bionettoyage est une vrai perte de temps et d’argent. D’un côté, vos équipes s’épuisent pour se coordonner ou savoir quelles tâches de nettoyage doivent être effectuées à quel endroit. Le responsable de service passe son temps à courir à droite et à gauche, plutôt que de développer les compétences de ses équipes. Résultat : des oublis, des interventions en doublon et des normes sanitaires non atteintes.
Et d’un autre côté, la gestion des patients et la qualité des soins pâtissent, eux-aussi, de cette désorganisation. En effet, le manque de suivi précis favorise une mauvaise prise en charge et l’insatisfaction autant des patients que du personnel soignant. Mettre en place une gestion digitale et digitaliser les protocoles de bionettoyage devient par conséquent un impératif.
De meilleures conditions de travail des agents hospitaliers
Digitaliser vos protocoles de bionettoyage vous permettra d’améliorer incontestablement les conditions de travail de votre personnel. En effet, pour chaque zone d’intervention, les agents hospitaliers disposent du protocole digitalisé, adapté et actualisé en temps réel. Un patient COVID-19 ? L’agent suit le protocole de désinfection spécifique. Un patient immunodéficient ? Toutes les instructions de nettoyage sont à sa disposition. Grâce à des technologies QR Code, NFC ou à des applications mobiles, le parcours d’intervention est disponible où qu’ils soient. Votre personnel possède ainsi une vraie feuille de route et le risque d’erreur est fortement diminué.
De plus, la digitalisation des protocoles de bionettoyage réduit fortement la charge de travail administrative. Les responsables de services n’ont plus besoin de retranscrire à
la main les données de passage, de présence ou les interventions effectuées. Toute la gestion des agents hospitaliers et des parcours est centralisée pour une vision de tous les mouvements en un coup d’oeil. La digitalisation permet d’identifier en temps réel les tâches réalisées, les sites nettoyés et les anomalies à résoudre. Du temps est ainsi libéré pour se concentrer davantage sur les tâches stratégiques : formation des équipes, analyse des besoins organisationnels…
Enfin, digitaliser les protocoles facilite la communication en temps réel entre les équipes d’entretien et les soignants. Les informations sur les changements de protocoles, les mises à jour de produits de nettoyage, ou les alertes sanitaires peuvent être transmises instantanément. Qu’importe la situation, les bonnes personnes sont averties et agissent en conséquence.
Une vision en temps réel de la qualité et des normes
Les solutions digitales facilitent la traçabilité en enregistrant électroniquement chaque étape du protocole de bionettoyage. Cela simplifie la gestion des données, garantissant une documentation précise et accessible de chaque événement. Lors des certifications HAS, les établissements de santé peuvent démontrer plus facilement leur conformité et les passages d’audits internes sont moins anxiogènes.
En complément, les responsables peuvent accéder à des tableaux de bord interactifs avec des indicateurs de qualité clés. En disposant d’informations en temps réel, ils sont capables de réagir immédiatement aux variations de conformité ou aux situations d’urgence. Les évolutions normatives peuvent être intégrées instantanément dans les protocoles pour une conformité à toutes épreuves.
Les étapes pour digitaliser un protocole de bionettoyage
Pour assurer une transition réussie, la digitalisation d’un protocole de bionettoyage implique plusieurs étapes :
- Évaluation des besoins : Quels services ou quels parcours souhaitez-vous digitaliser ? Combien de protocoles existent-ils ? Faut-il tous les digitaliser ou seulement quelques uns ? Les moyens mis en place et l’outil choisi seront différents selon la taille de votre établissement de santé, le nombre d’employés, la multiplicité et la complexité des protocoles de bionettoyage.
2. Évaluation des normes et recueil des indicateurs à suivre : Digitaliser un protocole de bionettoyage peut aller de la simple checklist à digitaliser à une traçabilité ultra-complète. Avant de se lancer, faites un état de vos besoins en termes de suivi et identifier les indicateurs à mesurer selon vos spécialités.
3. Sélection de la technologie : Pour digitaliser vos protocoles de bionettoyage, il existe des outils plus ou moins performants. Du simple logiciel de suivi à la plateforme de traçabilité haut de gamme, les fonctionnalités diffèrent. Vous devez évaluer quel type de fonctions vous avez besoin pour ensuite vous orienter vers la technologie adaptée : automatisation, intelligence artificielle…
Cependant, en tant que dirigeant ou gestionnaire d’établissement de santé, vous n’êtes pas un pro de l’informatique. De ce fait, vérifiez bien l’accompagnement dont vous disposerez par le fournisseur lors du déploiement de sa solution.
4. Structuration des protocoles : Pour digitaliser, vous devez disposer d’un cahier des charges complet pour chaque protocole de bionettoyage. Produits à utiliser, habilitations, techniques de nettoyages, étapes à suivre… Chaque paramètre doit être listé pour être intégré dans la structure numérique. Mais attention ! Le protocole digitalisé doit reflèter fidèlement les processus opérationnels existants pour éviter la confusion.
5. Digitalisation des protocoles : Une fois tous les paramètres précédents étudiés, l’heure est à l’action ! En plus de l’équipe de votre fournisseur d’outil digital, il est important de définir une équipe projet parmi vos ressources. La digitalisation des protocoles de bionettoyage est un processus complexe et un soutien doit être apporté des deux parties. Votre équipe référente sera ainsi disponible en cas de besoin et cela évitera des retards de déploiement.
6. Formation du personnel : Pour une adoption totale de la digitalisation des protocoles, il est utile de mettre en place des sessions de formation pour le personnel. Nouveaux outils, nouveau suivi, nouveaux KPI… Tout ça doit être expliqué en détail aux parties prenantes du projet.
7. Test et ajustements : La digitalisation des protocoles de bionettoyage ne sera pas performante du premier coup. Effectivement, une phase de tests approfondis de l’outil choisi pour s’assurer sa fiabilité et sa performance sera nécessaire. Il est donc important de valider le protocole digitalisé en conditions réelles pour identifier et résoudre les problèmes potentiels. Un conseil : mettez en œuvre la digitalisation de manière progressive, par exemple d’abord dans un département ou une unité spécifique, avant une extension à l’ensemble de l’établissement.
Comment choisir l'outil adapté ?
Dans le processus délicat de sélection d’un outil de digitalisation des protocoles de bionettoyage, plusieurs critères doivent guider la décision :
- Adéquation aux besoins opérationnels :
L’outil choisi doit répondre de manière précise aux besoins de l’établissement hospitalier : cartographie des services, nombre de protocoles à digitaliser, nombre d’utilisateurs, mode de captation des données… Il doit permettre l’intégration des protocoles existants mais aussi des éventuelles évolutions. Par exemple, un hôpital spécialisé dans les soins intensifs peut nécessiter un niveau de traçabilité plus complexe qu’un hôpital général.
- Interface utilisateur intuitive :
Pour faciliter le changement pour le personnel hospitalier, l’outil doit proposer une plateforme simple d’utilisation. La navigation, les icônes et les fonctionnalités doivent être calquées sur le métier de l’utilisateur pour qu’il s’identifie à l’outil. Un outil fluide et personnalisé raccourcit la courbe d’apprentissage.
- Compatibilité avec les dispositifs mobiles :
En général, les établissements de santé possède déjà une multitude d’outils numériques. Que ce soit un avec logiciel métier spécifique, un dispositif pour les chariots de bionettoyage ou un terminal professionnel, l’outil choisi doit être compatible. De plus, vérifiez les clauses de mise en place de l’intéraporabilité. Que votre outil soit compatible, c’est bien. Mais qu’il soit directement interconnecté sans coûts c’est mieux !
- Possibilités d’analyse et de rapports :
En plus des fonctionnalités de digitalisation des protocoles de bionettoyage et de traçabilité, l’outil choisi doit vous offrir des fonctions d’analyse. À quoi ça sert de récolter de la donnée si l’on ne peut pas l’analyser ? De ce fait, vérifiez bien si l’accès ou la création de rapports détaillés sur les performances est inclus dans votre solution.
- Sécurité des données :
La protection des données sensibles est une préoccupation majeure dans le secteur hospitalier. L’outil choisi doit respecter les normes strictes de confidentialité pour protéger les informations des patients, du personnel et de l’établissement.
MoveWORK Flow : la solution pour digitaliser vos protocoles de bionettoyage
Dans le paysage complexe du secteur de la santé, la plateforme MoveWORK Flow émerge comme une solution transversale idéale pour digitaliser des protocoles de bionettoyage.
En effet, MoveWORK Flow se distingue par sa capacité à s’adapter aux besoins de chaque établissement. Que vous soyez un CHU, une clinique ou une structure médico-sociale, la plateforme peut dématérialiser vos parcours d’interventions. Grâce à son éditeur de scénarios, notre solution s’adapte aux protocoles en vigueur et à vos schémas opérationnels. Par zone, par technique de bionettoyage ou par équipe, vos protocoles sont entièrement digitalisés.
Ensuite, MoveWORK Flow s’adapte à chaque profil d’utilisateurs pour une adoption et une mise en place rapides dans votre établissment. En plus de sa plateforme de pilotage, MoveWORK Flow est relié en permanence avec des dispositifs mobiles sur le terrain : applications natives, équipements de captation, IoT… Agents de service hospitalier, responsable du bionettoyage et cadres de santé ont chacun un outil dédié à leur métier. En fonction des besoins, les protocoles sont disponibles selon la localisation, le niveau d’autorisation ou de responsabilité. Tous les transferts de données sont transversaux et instantanés. D’une part, les agents hospitaliers sont avertis immédiatement en cas de changement et d’autre part, les dirigeants disposent d’une vision d’exploitation en temps réel dans la plateforme.
De plus, MoveWORK Flow propose des fonctionnalités de traçabilité et d’automatisation avancées. La plateforme analyse les événements en temps réel et déclenche automatiquement des scénarios d’actions adaptés à ces situations. Par exemple, si une contamination est identifiée dans le bloc opératoire, MoveWORK Flow lance instantanément une demande d’intervention de bionettoyage poussée. L’agent compétent à proximité reçoit le protocole digitalisé adéquat en quelques secondes pour une prise en charge immédiate. Cette capacité d’automatisation dynamique des parcours offre une agilité opérationnelle inégalée. Les établissements de santé maintiennent ainsi des normes d’hygiène optimales face à des situations changeantes.
