La digitalisation d’un protocole de bionettoyage n’est pas une simple question de technologie. Dans un hôpital, chaque minute compte et pour maintenir un niveau de qualité réglementaire élevé, chaque intervention doit être tracée. Ne perdez plus du temps à préparer vos audits pendant des semaines ! Pour ce faire, passer du papier aux protocoles de bionettoyage digitalisés. Voici tous nos conseils.
Pourquoi digitaliser un protocole de bionettoyage ?
La transition numérique d’un établissement de santé est un vrai parcours du combattant ! Mais avant toutes choses, il faut comprendre pourquoi digitaliser est important. Et si vous commenciez par le début de la chaîne de service avec les protocoles de bionettoyage ? La digitalisation du bionettoyage est à la fois un levier d’optimisation organisationnelle, d’amélioration des conditions de travail et une garant de la conformité sanitaire.
Pallier une organisation hospitalière contre-productive
Le papier est encore trop souvent le fer de lance des établissements de santé. Et cette technique de suivi comprend son lot d’inconvénients :
- Perte de temps et manque de réactivité : Que ce soit pour les équipes encadrantes, les ASH ou les prestataires de services, la gestion administrative fait perdre des heures de travail par jour. Entre la recherche des documents papiers et le traitement des données, il est déjà trop tard pour régler les éventuelles non-conformités des protocoles de bionettoyage.
- Désorganisation et manque de communication : Avec le papier, vos équipes s’épuisent pour se coordonner et pour savoir quels protocoles de bionettoyage doivent être effectuées à quel endroit. D’un côté, le responsable de service passe son temps à courir à droite et à gauche, et de l’autre des interventions sont oubliées ou effectuées en doublon.
- Absence de visibilité pour piloter : Avec le papier, vous avez toujours un train de retard ! Le temps de compiler vos données et de lister les actions réalisées dans votre service, celles-ci sont déjà obsolètes.
- Absence de preuves tracées pour vos audits : Comment être sûr de garantir la sécurité de l’environnement hospitalier sans aucun indicateurs sur le respect des protocoles de bionettoyage ? Impossible ! Sans digitalisation, vous vous basez sur des preuves peu tangibles, voire inexploitables pour vos certifications.
Améliorer les conditions de travail
Entre les protocoles de bionettoyage stricts, le manque de moyens et le turn-over continu, les agents hospitaliers vivent quotidiennement dans un environnement difficile. C’est pourquoi, digitaliser est un vrai vecteur pour améliorer leur quotidien et régulez leur charge de travail :
- Suppression des tâches administratives : Fini les casse-têtes pour remplir des dossiers de dizaines de pages ! Avec des protocoles de bionettoyage digitalisés, tout est automatiquement synchronisé depuis le terrain. Les agents peuvent se consacrer à leur métier et pas à la paperasse !
- Suppression des trajets inutiles avec des plannings actualisés et clarté sur les priorités : La digitalisation
indique précisément à chaque acteur où est-ce qu’il doit agir et comment procéder. Grâce à des protocoles de bionettoyage digitaux, les erreurs d’exécution sont moindres et les sollicitations des encadrants diminuées.
- Réduction des tensions inter-services : Grâce à une visibilité en temps réel et à une circulation fluide des informations, la gestion des imprévus, des remplacements et des renforts est facilitée. Chacun obtient les instructions nécessaires au bon fonctionnement du service hospitalier. Plus de flux tendus, plus de stress et de pression !
Un atout pour vos certifications ISO et HAS
Parmi les nombreux avantages de la digitalisation des protocoles de bionettoyage, le grand prix du gagnant revient à la conformité ! Digitaliser c’est garantir l’obtention de toutes vos certifications qualité et sécurité : 21 CFR Part 11, ISO 14644, ISO 9001… Chaque audit est maîtrisé avec des données précises, vérifiables et actualisées en temps réel avec la réalité du terrain.
- Une vision en temps réel de la qualité : Les protocoles de bionettoyage digitaux vous permettent de collecter tous les événements et les paramètres des interventions réalisées sur le terrain. Chaque détail est enregistré électroniquement, remonté dans une interface analytique et corrélé avec les autres données du service hospitalier. Ainsi, vous obtenez une représentation millimétrée de vos indicateurs qualité, par zone, par bâtiment, par équipe ou pour tout votre établissement de santé.
- Un historique des événements : Avec la digitalisation, chaque événement est tracé et répertorié périodiquement. Face à une anomalie, les données horodatées, localisées et sécurisées permettent de trouver l’origine du problème et de mettre en place un plan d’action correctif adapté. Cette proactivité est démontrable lors de vos audits et particulièrement apprécié par les auditeurs.
- Des rapports d’audits automatisés : Fini les heures de retranscription Excel ! Avec la digitalisation vos données qualité sont modélisées graphiquement en quelques secondes.
À quelles certifications prétendre avec des protocoles de bionettoyage digitalisés ?
La digitalisation des protocoles de bionettoyage vous permet de prétendre à l’obtention de diverses certifications du secteur de la santé ou de l’ultra-propreté. Ces discernements sont un excellent moyen pour promouvoir votre établissement auprès des patients, des investisseurs et d’éventuels futurs talents :
- Certification ISO 9001 : Cette norme reconnue à l’international atteste de la performance de votre système qualité, notamment au niveau de vos procédures d’amélioration continue des pratiques.
- Certification ISO 13485 : Cette reconnaissance prouve la qualité de vos processus de stérilisation des dispositifs médicaux.
- Certification ISO 14001 : Cette norme statue sur la bonne gestion des déchets biomédicaux et sur la réduction globale de l’impact écologique dans les pratiques médicales.
- Certification ISO 14644 : Cette norme ISO reconnait le respect de classes de propreté particulaire et microbiologique, notamment dans les salles blanches et les zones à risques.
- Certification GMP / BPF : Ce discernement atteste de la maîtrise stricte des environnements de production stériles (pharmacies hospitalières, laboratoires…)
- Certification 21 CFR Part 11 : Cette norme encadre l’utilisation des enregistrements et signatures électroniques dans les secteurs de la santé, du pharmaceutique et du médical.
- Certification ISCHA : Cette réglementation relative à l’hygiène des mains renseigne sur la régularité et la conformité des pratiques de désinfection.
- Certification HAS : Incontournable et obligation, cette certification déclare la capacité de l’établissement à garantir une prise en charge sûre, de qualité et centrée sur le patient.
Les outils pour digitaliser un protocole de bionettoyage
Maintenant, place à l’action ! Pour faire de vos protocoles de bionettoyage digitalisés un véritable atout lors de vos audits, il faut vous équiper correctement. Et pour ce faire, vous devrez suivre deux axes principaux pour d’un côté collecter les informations, et de l’autre les utiliser.
Complémentaires et ne pouvant fonctionner l’une sans l’autre, ces méthodes impliquent l’utilisation de plusieurs solutions digitales interconnectées et transversales pour atteindre un résultat optimal.
Les applications pour tracer les protocoles
Blocs opératoires, chambres patients, salle de repos… Chaque zone dépend d’un protocole de bionettoyage spécifique. Et cette diversité complique fortement la traçabilité si vous n’êtes pas équipé avec les bons dispositifs. Pour suivre de près la réalisation des protocoles, pourquoi ne pas demander au premiers concernés sur le terrain ? Pour cela, il existe des applications mobiles conçues spécialement pour chaque profil de métiers hospitaliers.
Ces assistants connectés 24h/24 permettent de suivre et tracer précisément les protocoles de bionettoyage. Chacun sait exactement où, quand et comment intervenir avec des fonctionnalités diverses et variées :
- Planning et checklist de tâches à valider
- Protocoles de bionettoyage illustrés avec des images ou vidéos
- Documentation spécifique à la sécurité
- Contrôles qualité géolocalisés
Et bien plus encore !
Le matériel connecté et les capteurs IoT
Pour compléter la traçabilité des protocoles de bionettoyage, il existe une multitude de dispositifs technologiques pour collecter les données d’interventions et différents paramètres environnementaux. Installés dans vos services hospitaliers, ces équipements assurent un enregistrement horodaté des événements et déclenchent des alertes en cas d’écart :
- Badgeuses et matériel de pointage
- Bornes tactiles ou boutons connectés
- QR Codes
- Équipements d’hygiène connectés
- Capteurs de présence
- Compteurs de passages,
- Mesure du taux d’humidité ou du CO2…
Ces outils apportent une couche supplémentaire d’information pour tracer les protocoles de bionettoyage. Installés sur les services sensibles, dans des chambres patients ou dans des zones à fort passage, ils permettent de remonter des indicateurs fiables pour vos audits de certification.
Les ERP hospitaliers
Une fois les tâches des protocoles de bionettoyage collectées, vous devez les traiter pour les utiliser au cours de vos certifications. Pour ce faire, les ERP hospitaliers sont généralement une solution basique et économique. Ces outils de gestion administrative peuvent vous aider à tracer une partie des protocoles grâce à la planification, la gestion des tâches et la gestion des process RH.
Cependant, ces systèmes montrent leurs limites lorsqu’il s’agit de piloter finement les opérations en temps réel. Moins agiles et souvent peu adaptés aux spécificités métiers, ils peinent à fournir une vision dynamique de l’activité sur le terrain et à prioriser les interventions en fonction des urgences.
Les plateformes de pilotage
Les plateformes de pilotage sont des dispositifs intelligents parfaitement adaptés à la digitalisation des protocoles de bionettoyage et à leur intégration dans vos audits. En apportant une couche plus réactive et mieux adaptée aux exigences réglementaires, elles permettent de modéliser en temps réel toutes les informations issues du terrain. Traitement des demandes, identification des non-conformités, attribution de tâches aux ASH… Les indicateurs qualité sont tracés de A à Z dans une interface unique et transversal.
Les plateformes comme MoveWORK Flow vous permettent :
- De digitaliser vos bâtiments dans une cartographie interactive
- Tracer, horodater et localiser précisément chaque intervention de bionettoyage
- Suivre et analyser en temps réel les indicateurs de conformité aux protocoles
- Accéder à des tableaux de bord dynamiques pour piloter l’activité et détecter les écarts
- Générer automatiquement des rapports pour vos audits
- Créer des portails dédiés aux auditeurs
Comment intégrer la digitalisation dans vos audits de certifications ?
Une fois vos protocoles de bionettoyage digitalisé, une phase de préparation analytique est nécessaire pour préparer vos audits. Centraliser les données de traçabilité c’est bien, mais partager tout et n’importe quoi n’est pas forcément une bonne idée. Vous devez donc structurer vos rapports d’audits intelligemment pour ne pas vous tirer une balle dans le pied !
- Évaluez la performance de votre projet et listez un panel d’indicateurs pertinents en fonction des grilles référencielles de chaque certification visée
- Collectez régulièrement des retours d’expérience de vos équipes terrain pour garantir la véracité des données opérationnelles présentées aux auditeurs
3. Créez des tableaux de bord automatiques et personnalisés selon les certifications qui centralisent les graphiques analytiques, les preuves et documents
Toutefois, se préparer à un audit ne s’improvise pas. S’entourer d’un expert permet de structurer vos rapports efficacement et d’optimiser vos preuves, sans perdre du temps inutilement.
Pour ce faire, Movework propose un accompagnement sur mesure pour vous guider à chaque étape.
