D’après Santé Publique France, 5,71% des patients hospitalisés en France sont victimes d’une infection nosocomiale contractée en milieu hospitalier. Malgré les efforts des établissements de santé, ces risques infectieux sont les bêtes noires du quotidien et réussissent toujours à se propager. Pour pallier ces problématiques, instaurer un suivi ultra-pointilleux des protocoles d’hygiène hospitalière fait partie des options efficaces.
Et qui induit une traçabilité drastique, induit forcément une pointe de technologie ! Pour piloter la conformité d’un protocole d’hygiène hospitalière, le format papier ne suffit plus. Découvrez notre guide des meilleurs outils technologiques pour maîtriser les protocoles d’hygiène de votre établissement de santé.
Pourquoi digitaliser vos protocoles d'hygiène ?
Plus besoin de le prouver, la digitalisation est une vraie source de fiabilité. Et pour un protocole d’hygiène hospitalière, c’est exactement le même principe ! Instantanéité, réactivité, proactivité sont autant d’éléments qui vont vous convaincre de passer le cap.
- Digitaliser pour réduire les risques infectieux : Grâce à la traçabilité des opérations d’hygiène hospitalière, vous êtes avertis en temps réel en cas d’incident ou de non-conformité. Une tâche de bionettoyage a été oubliée ? Le taux d’humidité du bloc opératoire est trop élevé ? Il n’y a plus de gel hydroalcoolique au service pédiatrie ? Avec des protocoles d’hygiène hospitalière digitalisés, vous obtenez une visibilité de chaque mouvement et événement de votre service hospitalier. Et grâce à ça, plus besoin d’attendre pour constater des problèmes : vous réagissez immédiatement !
- Digitaliser pour répondre aux exigences sanitaires : Certification HAS, normes ISO, réglementations sanitaires pour les patients à risques… Les secteurs médical, médico-social ou encore pharmaceutique français sont régis par des centaines de législations, plus complexes les unes que les autres. En cas d’audit, chaque action (nettoyage, désinfection, lavage des mains…) doit être horodatée et archivée pour une éventuelle consultation. Et imaginez classer toutes ces données sur des feuilles papiers : un cauchemar ! Alors qu’un suivi digitalisé des protocoles d’hygiène hospitalière vous permet facilement de produire des preuves en cas d’audit ou de contentieux. Selon l’intelligence technologique de l’outil choisi, les rapports peuvent même être générés automatiquement selon vos besoins.
- Digitaliser pour sécuriser le parcours de soins : En collectant des données qualité en temps réel, vous obtenez une vue d’ensemble de votre établissement et repérer plus rapidement les zones à risques. Vous pouvez ainsi ajuster les parcours d’intervention et les ressources allouées à ces derniers grâce à des statistiques précises sur la conformité des protocoles d’hygiène hospitalière.
- Digitaliser pour réduire les coûts : La traçabilité de l’hygiène hospitalière est génératrice d’économies autant au niveau matériel qu’au niveau des ressources humaines. D’un côté, fini les frais d’impression, de stockage et les gaspillages de produits d’entretien. Toutes les ressources nécessaires à la bonne exécution des protocoles sont calculées automatiquement et l’agent est guidé pas à pas dans son quotidien. Et de l’autre, fini les pertes de temps en recherche d’informations, les trajets inutiles et les coûts liés aux litiges !
Les outils de gestion des protocoles d'hygiène hospitalière : les alliés des équipes soignantes
Outre les avantages opérationnels et financiers, la digitalisation des protocoles d’hygiène hospitalière est également vectrice d’avantages humains. Que ce soit pour les agents de services, les encadrants ou les soignants, les outils de suivi sont de vrais alliés pour décharger les équipes et réduire la charge mentale au travail. Stress, urgence et désorganisation ne seront plus que de lointains souvenirs ! En plus des atouts cités précédemment, les systèmes technologiques améliorent durablement les conditions de travail en milieu hospitalier :
- Gain de temps, performance individuelle et collective : Dématérialiser et tracer de façon numérique les protocoles d’hygiène permet de réduire de moitié le temps passé sur les tâches administratives. En effet, fini les formulaires papier à remplir, scanner, archiver ! Tout est instantanément remonté dans un logiciel de pilotage et centralisé au bon endroit. Chaque interlocuteur dispose du même niveau d’information et d’un accès rapide à l’historique des interventions et des contrôles. Cette automatisation réduit les risques d’erreurs et chaque agent sait exactement ce qu’il doit faire, où, quand et comment.
- Standardisation des pratiques et fluidité inter/intra services : La digitalisation des protocoles d’hygiène hospitalière offre une uniformisation des méthodes pour l’ensemble des équipes. En fonction du type d’intervention et de la zone d’action, le personnel hospitalier dispose d’un protocole personnalisé et actualisé en temps réel. Quels sont les équipements à désinfecter ? Quel est l’ordre des étapes du bionettoyage ? Quels produits d’entretien faut-il utiliser ? Toutes ces informations sont disponibles numériquement sur les outils digitaux. Ainsi, on observe moins de variabilité entre les services ou les établissements d’un même groupe hospitalier.
- Valorisation et implication des équipes : Digitaliser la traçabilité des protocoles d’hygiène hospitalière, c’est aussi un bon moyen pour mettre en avant le travail de vos équipes ! Avec ce suivi, ils sont en mesure de remonter des non-conformités et d’ainsi contribuer à la démarche qualité de votre établissement. Leurs actions et leur vigilance sont primordiales pour la sécurité de l’environnement hospitalier. Chaque collaborateur peut suivre sa propre conformité, identifier des besoins en compétences et progresser dans ses pratiques. De plus, la digitalisation offre un nouveau canal de communication pour être à l’écoute des intervenants malgré la distance ou la mobilité des équipes. Cette relation de proximité permet d’incarner la marque employeur au quotidien.
Comment choisir le bon outil pour votre établissement ?
Il existe une panoplie quasi interminable de dispositifs pour tracer la qualité des interventions et gérer la conformité hospitalière. Et face à l’immensité de l’offre, il n’est pas toujours facile de s’y retrouver. D’un côté, vous retrouvez les experts qualité, de l’autre les as du suivi opérationnel qui s’entremêlent avec des ERP métiers plus ou moins performants. À cela s’ajoutent les outils IoT ou spécifiques à un maillon de la chaîne de service, comme le traitement des déchets par exemple. Alors comment y voir clair ? Voici un guide simple et rapide pour évaluer le dispositif le plus adapté pour vos protocoles d’hygiène hospitalière.
1) Déterminer les besoins selon le service hospitalier
Avant de comparer les solutions, une certaine étape de profilage est nécessaire. En effet, vos besoins vont fortement différer selon les spécificités de votre structure. CHU, EHPAD, centre SSR… En fonction du statut de votre établissement de santé, les normes applicables ne sont pas les mêmes ! Et donc il en va de même pour le niveau de traçabilité de vos protocoles d’hygiène hospitalière. Vous devez donc premièrement définir clairement votre contexte :
- Type d’établissement
- Taille de la structure : nombre de lits, de services, d’étages, de bâtiments…
- Profils des utilisateurs : ASH, hygiénistes, encadrants…
- Nombre de protocoles et données à tracer, fréquence et zone d’intervention assimilée
- Système informatique existant : Wi-Fi, réglementation sur les données sensibles, zones blanches…
- Budget
Cette première phase d’analyse vous évitera de choisir un outil trop complexe ou, au contraire, trop limité pour votre projet. La liste des critères à analyser n’est bien sûr pas exhaustive et peut être étoffée en fonction de votre organisation.
2) Définir les fonctionnalités indispensables
La seconde étape consiste à définir vos besoins fonctionnels vis-à-vis de vos protocoles d’hygiène hospitalière. Les étapes protocolaires varient-elles selon les zones d’interventions ? Seuls certains agents hospitaliers sont habilités à exécuter les tâches ou bien l’ensemble des équipes hygiénistes ? Faut-il établir des seuils d’acceptabilité ou d’occurrence ? Souhaitez-vous uniquement un outil informatif ou de gestion proactive ? Toutes ces questions orienteront votre choix pour digitaliser vos protocoles d’hygiène.
Entre autres, voici une liste des fonctionnalités à rechercher (ou non) selon vos besoins :
Checklists de tâches numériques personnalisables
Signature électronique ou photo justificative
Horodatage automatique des actions et traçabilité par agent, lieu et protocole
Outil mobile pour agents nomades et support sécurisé
Géolocalisation ou scan QR code des zones nettoyées
Alerte et processus automatisés en cas d’oubli ou de non-conformité
Tableau de bord synthétique
Génération de rapports conformes HAS/ARS
Planification des opérations de bionettoyage et d’hygiène hospitalière
Gestion des produits et équipements utilisés
3) Impliquer les utilisateurs finaux dans le choix de l'outil
Qui est mieux placé que vos équipes pour déterminer si un outil est adapté à leur métier ? Plutôt que de partir dans tous les sens, privilégiez la réalité du terrain ! Qui va se servir des protocoles digitalisés ? Comment travaillent-ils actuellement ? Quelles sont les problématiques rencontrées ?
Sollicitez les utilisateurs finaux dans le choix de votre outil de digitalisation est le meilleur moyen de faire adopter ce dernier ! Un outil mal accepté ne sera jamais bien utilisé. Pour fédérer vos collaborateurs et les accompagner dans le changement, voici nos conseils :
- Organisez des ateliers avec les équipes d’hygiénistes et de bionettoyage pour évaluer les besoins et établir le niveau de maturité digitale des utilisateurs
- Réalisez des démos avec eux et comparez ensemble plusieurs interfaces
- Modélisez les pour et les contre de chaque outil suite à vos échanges et avant de prendre votre décision finale.
4) Vérifiez la conformité et l'interopérabilité de l'outil choisi
N’oubliez pas que votre système de protocoles d’hygiène hospitalière digitalisé doit s’intégrer à l’environnement informatique de votre établissement. Et si cette caractéristique n’est pas bien jaugée, des problèmes et des retards substantiels peuvent apparaître !
D’un côté, faites le point avec votre service informatique et la direction des systèmes d’informations de votre structure. Wifi, zone blanche, chiffrement des données sensibles… Statuez ensemble sur les pré-requis obligatoires pour votre logiciel de suivi des protocoles d’hygiène hospitalière.
De l’autre, demandez à votre futur fournisseur tous les éléments relatifs à sa conformité RGPD, à ses serveurs d’hébergement et à ses procédures de sécurisation.
5) Analysez les coûts directs et indirects
Ultime étape avant le déploiement, et pas des moindres, analysez scrupuleusement l’aspect financier de votre projet ! En effet, l’acquisition d’un outil de pilotage ne limite pas à un coût d’adhésion. Des dizaines de frais cachés peuvent survenir et vous mettre dans une position délicate. Ainsi, avant de choisir le dispositif pour digitaliser vos protocoles d’hygiène hospitalière, comparez les offres sur plusieurs niveaux :
- Coût de la licence ou de l’abonnement
- Installation et configuration du logiciel et des équipements associés
- Formation des utilisateurs
- Maintenance et mises à jour
- Service client et support technique
Les outils de pilotage des protocoles d'hygiène hospitalière
Nous y sommes ! Une fois la longue phase d’analyse accomplie, il est l’heure d’examiner les options technologiques qui s’offrent à vous.
Les logiciels de contrôles qualité
Parmi les alternatives en vente sur le marché, les logiciels de contrôles qualité sont légion. Que ce soit pour simplement dématérialiser vos formulaires ou pour gérer de A à Z vos audits, vous trouverez forcément chaussure à votre pied !
Ces logiciels spécialisés dans le suivi de la conformité s’adaptent parfaitement au secteur de la santé. Quelle que soit votre structure, ils vous permettent entre autres de :
- Dématérialiser vos contrôles qualité, créer des grilles référencielles spécifiques et déterminer des seuils d’acceptabilité personnalisés selon le type de contrôle
- Détecter les non-conformités en cas de non respect des engagements, les enregistrer et les classer selon différentes typologies
- Analyser les récurrences et mettre en avant les zones d’interventions à risques
- Gérer et suivre des plans d’action correctifs et préventifs
- Centraliser la documentation relative à vos procédures avec un versionning sécurisé
- Modéliser vos indicateurs qualité dans des tableaux de bord statistiques
Bien qu’une excellente option pour digitaliser vos protocoles d’hygiène hospitalière, les logiciels de contrôles qualité présentent parfois certaines limites :
- Formats de checklists figés et restrictions dans la personnalisation des champs
- Pas d’analyse automatique entre causes et effets
- Plan d’action non dynamique et nécessitant des actions manuelles
- Absence d’automatisation des parcours et des actions correctives
- BlueKanGo – la plateforme de gestion des processus QSE
- Kizeo Forms – l’expert de la digitalisation des formulaires
- Odoo – l’application pour vos équipes de contrôleurs
Les logiciels de pilotage de l'hygiène hospitalière
Pour aller bien plus loin que la simple dématérialisation des protocoles, certains logiciels proposent une gestion complète des processus d’hygiène hospitalière. De la planification des interventions à la résolution automatique des incidents, ces systèmes intelligents vous promettent une gestion proactive de vos protocoles pour une conformité continue. Un contrôle qualité n’a pas atteint le niveau exigé ? L’agent le plus proche est localisé et envoyé pour résoudre la non-conformité. Un protocole de bionettoyage n’a pas été achevé ? Les tâches manquantes sont redistribuées automatiquement à l’équipe suivante. Adieu le stress : laissez vous guider !
Véritables machines de guerre, les plateformes de pilotage de l’hygiène hospitalière vous permettent de piloter votre établissement ou service hospitalier en temps réel :
- Planification des interventions d’hygiène, gestion des équipes, des absences et des remplacements (ASH, hygiénistes…)
- Digitalisation des protocoles d’hygiène hospitalières, des documents métiers et traçabilité des tâches
- Contrôles qualité digitalisés, suivi de la conformité en temps réel et automatisation des interventions correctives sans action manuelle
- Centralisation des demandes (patients, soignants, encadrants…), automatisation des prises en charge et suivi automatique des résolutions
- Tableaux de bord analytiques personnalisables, analyse automatique des écarts, des tendances et des risques, reporting des KPI en temps réel
- Programmation automatique de rapports quotidiens, hebdomadaires ou mensuels
Les plateformes de pilotage sont donc d’excellents outils pour piloter vos protocoles d’hygiène hospitalière. Toutefois, au vu de la multitude de fonctionnalités proposées par certains logiciels, attention de ne pas vous perdre ! Un surpilotage est quelquefois vecteur de trop d’indicateurs et donc une surcharge d’informations, au détriment du bon sens et de la relation humaine.
- MoveWORK Flow – la plateforme de pilotage des activités de services hospitaliers
- Planon – leader en gestion du Smart Building
- Urbest – l’outil pour cartographier les tâches de votre établissement
Les applications mobiles
Pour alimenter votre outil de pilotage des protocoles d’hygiène hospitalière, vous devez collecter de la donnée sur le terrain. En effet, comment obtenir des indicateurs si vous avancez à l’aveugle ? Et les seules personnes pouvant vous aider sont votre personnel hospitalier sur le terrain !
Pour ce faire, les applications mobiles seront vos meilleures amies. Ces dispositifs nomades permettent à vos équipes terrain à la fois de réaliser les actions de façon conforme et de les contrôler a
postériori. Toutes les informations sont ensuite remontées et modélisées automatiquement dans votre interface de gestion. Pour les agents de services hospitaliers, les applications mobiles permettent de :
Suivre les protocoles d’hygiène hospitalière et de bionettoyage, étape par étape, en fonction de leur zone d’intervention et du type d’entretien
Suivre l’avancement de leur tournée avec une cartographie en temps réel de votre établissement de santé (chambres patients, bloc opératoire, accueil…)
Déclarer les anomalies ou incidents directement depuis le terrain et via des photos/vidéos
Recevoir des rappels, alertes ou demande d’intervention en cas d’oubli ou de non-conformité
- Communiquer instantanément avec le responsable hygiéniste ou les autres agents
Et les bénéfices ne sont pas à sens unique ! Les encadrants ou responsables de l’hygiène hospitalière disposent eux aussi d’applications mobiles dédiées :
Superviser en temps réel l’avancement des prestations sur plusieurs zones
Visualiser les non-conformités signalées et suivre les actions correctives
Contrôler la qualité via des grilles d’audit ou des contrôles sur le terrain
Consulter les plannings et réaffecter les tâches en cas d’absence ou d’urgence
En général, les éditeurs de logiciels proposent leurs propres applications de gestion des protocoles d’hygiène hospitalières, rattachées directement à leur plateforme.
- myMissions Indoor – l’application dédiée à l’hygiène hospitalière et ultra-propreté
- Easylience – expert en gestion des risques
- Hygiene Platform – l’application de gestion de l’hygiène
Les capteurs IoT et équipements d'hygiène connectés
Pour capter la donnée terrain et les mouvements de votre établissement, l’autre alternative est d’investir dans des objets connectés ! Capteur de passage, distributeur de savon connecté, capteur de CO2… Les possibilités de mesure sont nombreuses et pourront orienter la réalisation de vos interventions d’hygiène hospitalière.
Grâce à ces dispositifs high-tech, vous déclenchez les
les prestations en fonction de l’usage réel des espaces. Un distributeur de gel hydroalcoolique est bientôt à sec ? Le réassort est enclenché ! Le taux d’humidité est trop élevé ? Une intervention d’aération est lancée automatiquement. L’IoT et les objets connectés vous permettent d’adapter les fréquences de bionettoyage, mais aussi de prouver la conformité aux exigences sanitaires avec des indicateurs fiables.
