Combien de temps perdez-vous chaque jour avec des tâches manuelles et chronophages ?
Des heures entières ! Récolter les temps de travail sur des feuilles de passage, retranscrire des contrôles qualité papier sur vos outils digitaux, tenter d’analyser d’interminables tableaux Excel… Toutes ces actions sans valeur ajoutée, vous rendent improductifs.
La digitalisation est le moyen le plus efficace pour optimiser votre performance. L’automatisation, elle, vous permet d’aller encore plus loin ! Découvrez comment mettre en place un système automatisé pour rendre vos parcours d’intervention plus efficients que jamais.
Qu'est-ce qu'un système automatisé ?
L’automatisation, ce mot est sur toutes les bouches mais à quoi correspond-il ? MoveWORK répond à vos questions !
Un système automatisé est un ensemble d’éléments interconnectés conçu pour effectuer des tâches spécifiques sans intervention humaine directe. Aussi appelé workflows, le système automatisé peut s’apparenter à un scénario d’actions mises en place consécutivement pour atteindre un objectif précis. Avec cette technologie, des tâches sont exécutées de manière autonome, en utilisant une combinaison de matériel, de logiciel et de capteurs.
Le système automatisé est l’élément indispensable pour automatiser des processus ou des parcours d’intervention. Les algorithmes préprogrammés du système déterminent quelles actions enclencher en fonction des données
récoltées et identifiées. L’automatisation peut être utilisée tous les domaines et offre un gain de productivité sans précédent.
Comment fonctionne un système automatisé ?
Un système automatisé fonctionne grâce à un ensemble d’outils, travaillant de concert. Pour automatiser un parcours d’intervention à travers un système digital, ces éléments informatiques sont nécessaires : des capteurs, des contrôleurs, des actionneurs et des systèmes de rétroaction.
En effet, le système automatisé est constitué par tous ces composants pour recueillir les données et déclencher les scénarios adéquats. Ces modules travaillent ensemble de manière coordonnée et exécutent des tâches complexes automatiquement.
Des capteurs pour collecter les données opérationnelles
Les capteurs recueillent une multitude de données sur l’environnement et mesurent plusieurs paramètres : flux de passage, indicateurs environnementaux, interventions de services réalisées, conformité des protocoles en cours…
Des équipements connectés, comme de l’IOT, des bornes ou des systèmes de pointage, permettent de surveiller les mouvements opérationnels. Ces dispositifs transmettent instantanément les données au système pour analyse et permettent de localiser l’information.
Des contrôleurs pour identifier les données remontées
Pour traiter les informations, le système automatisé doit disposer d’unités de traitement. Cette fonction utilise des algorithmes préprogrammés pour interpréter les informations et prendre des décisions en fonction de ces données. Une rupture de consommable ? Un workflow de réassort est déclenché automatiquement. Un agent est absent ? Un workflow de remplacement est activé en instantané.
Par conséquent, en fonction des informations traitées, le système automatisé prend des décisions sur les actions à entreprendre. Ces décisions peuvent être simples, comme activer ou désactiver un dispositif, ou plus complexes, comme ajuster dynamiquement les paramètres d’un processus en cours.
Des actionneurs pour alerter les intervenants et suivre la prise en charge
Une fois les actions adéquates identifiées, des actionneurs entrent en jeu pour débuter les actions physiques nécessaires. Ainsi, ils traduisent les signaux du système en mouvements ou en opérations physiques: alertes, demande d’intervention, notifications, déclenchement de matériel ou de machines…
De plus, pour suivre la prise en charge et l’avancement des interventions, les systèmes automatisés intègrent souvent un mécanisme de rétroaction. Ce dispositif vérifie l’efficacité des actions entreprises à l’aide de capteurs de rétroaction (borne de satisfaction, suivi des tâches réalisées via des applications mobiles…).
En fonction des retours obtenus, le système peut ajuster ses paramètres ou prendre des décisions différentes pour optimiser les performances. Cette boucle de contrôle continue permet au système automatisé de s’adapter aux variations et de maintenir une certaine efficacité.
Pourquoi mettre en place un parcours d'intervention automatisé dans votre entreprise ?
La qualité de l’air de la salle de réunion est médiocre ? L’agent le plus proche est alerté dans l’immédiat pour une intervention d’aération. Une rupture de consommable ? Un réassort est enclenché sans aucune intervention humaine. Tous ces événements sont une infime partie des possibilités offertes par les parcours d’intervention automatisés.
La mise en place d’un parcours d’intervention automatisé dans une entreprise offre plusieurs avantages :
- Efficacité opérationnelle : Les tâches répétitives et chronophages sont digitalisées et prises en charges de manière rapide et sans erreur. Les systèmes automatisés réagissent instantanément aux besoins, garantissant une réactivité dans l’exécution des actions.
- Réduction des coûts : La dépendance vis-à-vis de la main-d’œuvre humaine est réduite et les coûts associés également. La diminution des erreurs ou des arrêts d’activité induit aussi une baisse des coûts liés aux litiges ou aux pénalités.
- Amélioration de la qualité : Les systèmes automatisés sont capables d’effectuer des tâches avec une précision constante. Ils maîtrisent les normes et appliquent les protocoles à la lettre pour un respect constant de la réglementation. Cela conduit à une amélioration de la qualité des produits ou services.
- Optimisation des processus : L’historisation des données et des événements permet de réajuster les parcours en permanence. L’origine des dysfonctionnements est identifié et les facteurs bloquants également. Grâce à cette analyse, les organisations peuvent offrir une expérience client plus fluide et réactive.
MoveWORK Flow : la plateforme qui automatise vos parcours d'interventions
Pour automatiser vos parcours d’interventions, la plateforme MoveWORK Flow vous propose une interface simple, transversale et modulaire. Pas besoin d’un bac +5, grâce à son éditeur de workflows, notre plateforme vous offre la possibilité de créer des scénarios à l’infini.
En effet, grâce à son module intelligent, la création d’un système automatisé adapté à vos infrastructures et à vos besoins est simplifiée. Demande de congés, remplacement d’agent, approvisionnement, demande de nettoyage, déclaration d’incident, kiosque de services client… Tous vos processus opérationnels peuvent être dématérialisés pour une prise en charge instantanée. Programmez jusqu’à 100 étapes distinctes dans un seul et même parcours automatisé !
Tout au long de votre projet, nos experts vous accompagnent pour définir les capteurs à déployer en fonction de vos problématiques. Nous disposons de tous les équipements connectés nécessaires à une remontée de données optimale : badgeuses, capteurs IoT, borne de satisfaction, QR Codes…
Une fois la donnée transmise en temps réel à MoveWORK Flow, la plateforme identifie sa typologie, son origine et l’action adaptée à mettre en place en fonction. L’algorithme localise ensuite l’agent compétent et disponible le plus proche et l’alerte pour une prise en charge immédiate. Le manager est également averti et peut suivre la résolution en temps réel à distance. En cas d’indisponibilité, le module de workflows définit une suite d’actions correctives à déclencher, pour garantir la prise en charge immédiatement quoi qu’il arrive.
Votre continuité de service est assurée et vos clients sont sans aucun doute satisfaits !
