Ils nous ont choisi
Artemis Group est une entreprise composée de 7 filiales et 1500 collaborateurs, dont l’expertise principale est la sécurité. Face aux demandes croissantes de ses clients, Artemis Group a élargi son offre à la mise à disposition d’hôtesses d’accueil dans des événements et en entreprise avec sa filiale : Artemis Events.
Artemis Events est implantée sur 3 régions : les Hauts-de-France, l’Île-de-France et Rhône Alpes.
Victoria BUDZYNOWSKI, responsable d’exploitation de la filiale Events, s’est prêtée au jeu des questions-réponses sur son utilisation de MoveWORK Flow au quotidien.
Dans quel contexte avez-vous recherché une plateforme de pilotage ?
L’objectif principal était de s’assurer du respect des horaires par nos hôtesses d’accueil. En effet, nous avons eu plusieurs retours clients expliquant que certaines hôtesses désertaient leur poste avant la fin de vacation. Par exemple, des hôtesses dont la vacation se terminait à 19h partaient à 18h45, alors qu’elles étaient rémunérées pour une journée complète. En tant que responsable d’exploitation sur 3 régions, je dois effectuer une supervision de toutes les équipes, garantir la qualité des prestations et la satisfaction client. J’avais donc besoin d’une solution de traçabilité, permettant de superviser en temps réel les prises et les fins de poste de mes équipes sur chaque site client.
Pourquoi avoir choisi MoveWORK ?
La filiale Sécurity possédait un abonnement MoveWORK Flow et nous avons profité de cette opportunité pour tester la plateforme via leur compte utilisateur. Nous avons immédiatement décelé l’intérêt d’un tel outil sur notre secteur d’activité, l’hôtessariat. Pour optimiser la gestion et le suivi des présences de nos hôtesses, nous avons donc décidé d’ouvrir un compte pour la filiale Events.
Comment utilisez-vous la plateforme MoveWORK Flow au sein de vos opérations ?
Artemis Events utilise principalement les fonctionnalités de collecte des temps de travail et de suivi des présences. D’un côté, nous travaillons sur des événements sportifs, avec notamment des clubs de football comme le Racing Club de Lens et l’Olympique Sporting Club Lille (LOSC). Et de l’autre, nous mettons à disposition des hôtesses dans des galeries commerçantes, des musées ou des tours d’affaires.
Sur chaque région, nous avons mis en place des alertes pour être informés instantanément de chaque retard. Avec mes chefs de secteur, nous pouvons vérifier en quelques minutes si les hôtesses sont bien en poste, si elles sont absentes ou s’il s’agit juste d’une anomalie technique.
Pour collecter les données de présence, nous avons équipé une cinquantaine d’hôtesses de l’application MyMissions, pour pointer grâce à des tags NFC déployés sur nos sites clients. Cette méthode nominative est beaucoup plus rapide et fiable que le pointage par téléphone fixe. Elle nous permet de disposer d’une visibilité globale des entrées et sorties sur toute l’exploitation.
Bien plus que la prise de poste, l’application myMissions permet aussi aux hôtesses de suivre en temps réel leur planning, les demandes d’interventions exceptionnelles ou encore de vérifier leurs heures complémentaires. Plus besoin de noter les heures quelque part sur un papier, si elles font
des remplacements tout est tracé. L’application répond à tous leurs besoins et facilite leur prestation sur le terrain : demande de fournitures, demande de congés…
Enfin, MoveWORK Flow est interfacé à notre logiciel de planification Comète et nous permet d’élaborer des bulletins de salaires au plus près de la réalité terrain. À terme, nous souhaitons aussi réaliser tous nos audits qualité avec les tableaux de bord MoveWORK Flow. Avec la collecte de données en temps réel et en mesurant la ponctualité sur les sites clients, nous obtiendrons des rapports d’analyse clairs quasi instantanément.
Quels bénéfices avez-vous constatés pour vous, vos équipes et vos clients depuis la mise en place de MoveWORK Flow ?
La plateforme MoveWORK nous a permis de réduire drastiquement l’absentéisme et les retards. Avec cette solution, nos hôtesses comprennent qu’il y a un suivi et un cadre à respecter. En étant intransigeants sur la qualité de service, nous tranquillisons nos clients et assurons leur satisfaction en continu. Ils se rendent compte que nous avons mis en place une vraie traçabilité des interventions et que nous sommes transparents sur nos engagements contractuels. Nous sommes prestataires de services, si le client est insatisfait, il change de prestataire. Les hôtesses ont bien compris ces enjeux et l’importance de s’engager dans une démarche qualité.
En complément, MoveWORK Flow nous permet aussi de protéger nos hôtesses. En effet, nous avons déjà eu un cas où les clients nous remontaient constamment des retards, et finalement, nous avons constaté l’inverse ! L’hôtesse arrivait constamment en avance de 10 à 20 min. Grâce au suivi des horaires, nous pouvons apporter une preuve et un rapport détaillé en cas de réclamation.
