Ils nous ont choisi
Depuis 2014, le groupe AMG Services utilise les solutions MoveWORK pour piloter son exploitation et ses contrats clients. Entreprise familiale fondée en 1996, AMG Services est spécialisée dans le nettoyage industriel et le facility management. Basé en région parisienne, le groupe réalise un chiffre d’affaires de 30 millions d’euros et emploie plus de 3000 collaborateurs.
Germain Elenga, Directeur QHSE d’AMG Services en charge de la digitalisation, a répondu à nos questions et nous a expliqué comment les solutions MoveWORK contribuent à l’engagement du groupe en faveur de la qualité, de la durabilité et de l’innovation.
Pourquoi avez-vous recherché un outil et choisi MoveWORK ?
La plupart des métiers sont en constante évolution, et le secteur de la propreté ne déroge pas à la règle. Afin de suivre l’ère du temps, nous devions nous aligner avec les besoins du terrain et ceux de la clientèle. Pour rester compétitif, la digitalisation était inévitable.
Nous travaillions déjà avec l’ancienne solution de pointage de MoveWORK. Quand ils ont développé la plateforme tout intégrée MoveWORK Flow, celle-ci répondait parfaitement à nos attentes et nous avons donc souhaité continuer la collaboration. En effet, nous avions une problématique sur la collecte des temps de travail, sur la gestion de l’absentéisme, mais aussi sur le suivi qualité. MoveWORK Flow offre une solution fiable pour gérer nos indicateurs qualité, tout en optimisant la gestion des données liées aux paies.
C’est un vrai plaisir d’avoir un seul et unique outil pour tout piloter !
Comment utilisez-vous MoveWORK Flow au quotidien ?
Premièrement, nous utilisons MoveWORK Flow pour la traçabilité des interventions et la collecte des temps de travail. Il est simple de paramétrer les plannings sur la plateforme et de façon immédiate les agents peuvent pointer sur chaque site client. Sur certains chantiers, nous avons mis en place un pointage via des QR Codes géolocalisés. En cas de retard ou d’absence, le responsable de secteur reçoit une alerte pour réagir rapidement et déclencher un remplacement. Avec ce système, nous ne recevons plus d’appels clients et nous gérons proactivement les présences sur site.
Ensuite, nos chefs d’équipe utilisent l’application mobile myDecisions pour effectuer les contrôles qualité et les auto-contrôles grâce aux mêmes QR codes implantés sur les sites client. Avec cette méthode, nous pouvons personnaliser les grilles de notation en fonction des cahiers des charges et selon chaque intervention réalisée. En cas de seuil de conformité non atteint, le chef d’équipe peut déclencher un plan d’actions correctives adressé automatiquement à la bonne personne, soit corriger la non-conformité et ainsi réajuster en direct les résultats du contrôle.
D’autre part, la plateforme MoveWORK Flow centralise toutes nos données opérationnelles dans des tableaux de bord et nous permet de suivre en temps réel les prestations. Ces reporting nous offrent la possibilité de présenter des indicateurs de performance clairs à nos clients, notamment aux cours des réunions mensuelles d’activité.
Pour certains clients plus exigeants, nous avons paramétré un envoi
automatique quotidien des rapports qualité et de présences. Grâce aux workspaces personnalisés, ils obtiennent une traçabilité en temps réel de tous les services rendus sur leur site. Ces clients ont beaucoup d’attente et sont moteur de la digitalisation de notre exploitation.
En complément, grâce à des kiosques de services personnalisables par contrat, ils remontent facilement leurs demandes et suivent en temps réel les prises en charge. Les interventions sont redistribuées automatiquement au responsable de secteur concerné, nous gagnons en efficacité et tout est centralisé sans erreurs.
Comment les solutions MoveWORK ont-elles amélioré votre quotidien, celui de vos équipes et de vos clients ?
Avant d’utiliser MoveWORK Flow, notre plus gros point noir étaient les contrôles qualité. Nous étions souvent mis en défaut par les clients sur le suivi et la présentation des résultats, souvent très désordonnés voire inexistants. Que ce soit sur le terrain ou au niveau managériale, la plateforme nous a permis de gagner du temps sur la collecte, le traitement et la modélisation de nos indicateurs. Avec la digitalisation, nous sommes passés de 1h30 de traitement par jour pour les contrôles papiers à dorénavant 30min. Accumulé par mois et sur l’année, le gain de temps est considérable.
De plus, en supprimant le papier, nous avons fait des économies et réduit nos coûts d’exploitation. Avant, nous devions conserver et stocker les contrôles papiers durant 6 mois voire un an. Avec MoveWORK Flow, tout est dématérialisé, centralisé et consultable facilement en ligne. D’ailleurs, cet aspect nous a aidé à obtenir la médaille de bronze sur la thématique de réduction des déchets lors de notre certification au label Ecovadis.
Enfin, le fait de partager des données transparentes et fiables avec nos clients a permis d’augmenter leur satisfaction. Une relation de confiance s’est installée et n’a cessé de croitre avec le temps. Avant, nous n’avions aucun support pour appuyer nos propos. Aujourd’hui, avec MoveWORK Flow, nous avons la capacité de fournir des preuves et de valoriser la performance de nos équipes.
Quelles sont vos perspectives d'évolution ?
Avec l’accompagnement MoveWORK, nous souhaiterions développer l’utilisation de l’application myMissions au sein de nos équipes. Nos managers ont encore la mauvaise habitude de passer par les appels téléphoniques ou les mails pour donner des instructions. Avec myMissions, les échanges entre les agents, les chefs d’équipes et le responsable de secteur sont facilités. D’un côté, l’agent visualise facilement sa charge de travail et de l’autre, le manager peut suivre la réalisation des actions en temps réel.
Ensuite, nous souhaiterions aussi promouvoir l’application myNeeds auprès de nos clients. À ce jour, cette application est déployée sur un seul contrat, alors que son potentiel est énorme. Nous souhaiterions l’étendre à tous nos clients pour qu’ils puissent facilement nous remonter leurs besoins, leurs demandes de services ou leurs préoccupations.
En interne, nous souhaiterions également faire monter en compétence nos équipes sur les solutions MoveWORK et former des référents digitaux. Avec plus de ressources formées, nous pourrions aller encore plus loin et automatiser certains flux de travail. Les échanges avec notre coach dédiée sont constructifs et les rapports excellents, ce qui contribue activement à faire avancer notre projet de digitalisation. Grâce à sa grande écoute et sa forte proactivité, elle identifie des axes d’amélioration, est force de proposition et nous apporte des idées d’optimisation que nous n’avions peut-être pas envisagées.
Recommanderiez-vous MoveWORK Flow ?
Bien sûr, nous le faisons déjà systématiquement quand nous rédigeons des réponses à des appels d’offres. La performance et la fiabilité de MoveWORK Flow ont été démontrées sur notre exploitation et l’intégrer à nos projets fait la différence. MoveWORK s’avère parfaitement adapté non seulement aux prestataires de propreté, mais également à d’autres entreprises du Facility Management, comme par exemple la restauration collective.
