Ils nous ont choisi
Depuis 2014, le groupe AMG Services utilise les solutions MoveWORK pour piloter son exploitation et ses contrats clients. Entreprise familiale fondée en 1996, AMG Services est spécialisée dans le nettoyage industriel et le facility management. Basé en région parisienne, le groupe réalise un chiffre d’affaires de 30 millions d’euros et emploie plus de 3000 collaborateurs.
Germain Elenga, Directeur QHSE d’AMG Services en charge de la digitalisation, a répondu à nos questions et nous a expliqué comment les solutions MoveWORK contribuent à l’engagement du groupe en faveur de la qualité, de la durabilité et de l’innovation.
Pourquoi avez-vous recherché un outil et choisi MoveWORK ?
La plupart des métiers sont en constante évolution, et le secteur de la propreté ne déroge pas à la règle. Afin de suivre l’ère du temps, nous devions nous aligner avec les besoins du terrain et ceux de la clientèle. Pour rester compétitif, la digitalisation était inévitable.
Nous travaillions déjà avec MoveWORK avec leur ancienne solution de pointage WorkinTime. Quand ils ont développé la plateforme tout intégrée MoveWORK Flow, celle-ci répondait parfaitement à nos attentes et nous avons donc souhaité continuer la collaboration. En effet, nous avions une problématique sur la collecte des temps de travail et sur la gestion de l’absentéisme, mais aussi sur le suivi qualité. MoveWORK Flow offrait une solution fiable pour piloter nos indicateurs qualité, tout en optimisant la gestion des données liées aux paies.
Comment utilisez-vous MoveWORK Flow au quotidien ?
Premièrement, nous utilisons MoveWORK Flow pour la traçabilité des interventions et la collecte des temps de travail. Nous paramétrons les données de planification sur la plateforme et ensuite les agents pointent via des badgeuses sur les sites clients. Chaque intervenant possède un code secret pour s’identifier à sa prise de service et en fin de poste.
Sur certains sites, nous avons mis en place un pointage via des QR Codes géolocalisés. En cas de retard de plus de 10min ou d’absence, le responsable de secteur reçoit une alerte pour réagir rapidement et déclencher un remplacement.
Ensuite, nos chefs d’équipe utilisent l’application mobile myDecisions pour effectuer les contrôles qualité et les auto-contrôles en fonction des cahiers des charges. Ils les réalisent grâce aux QR codes implantés sur les sites client et nous avons ainsi la preuve que l’évaluation a été effectuée au bon endroit. Avec cette méthode, nous pouvons aussi personnaliser les grilles de notation selon chaque site et en fonction de l’intervention réalisée. En cas de seuil de conformité non atteint, le chef d’équipe peut soit déclencher un plan d’action via un workflow soit effectuer l’action corrective en direct et apporter ensuite une modification sur le contrôle.
D’autre part, la plateforme MoveWORK Flow centralise toutes nos données opérationnelles dans des tableaux de bord et nous permet de suivre en temps réel les prestations. Ces reporting nous offrent la possibilité de présenter des indicateurs de performance clairs à nos clients, notamment aux cours des réunions mensuelles d’activité.
Pour certains clients plus exigeants, nous avons paramétré un envoi quotidien automatique des rapports qualité et des rapports de présences. Ces clients ont beaucoup d’attente et sont moteur de la digitalisation de notre exploitation. Grâce à un workspace dédié, ils accèdent à toutes les informations relatives aux services rendus sur leur site. Ils disposent de tableaux de bord de suivi automatisés en temps réel et d’un kiosque de services préconfiguré selon chaque contrat. Ce paramétrage en amont simplifie la prise d’informations et la collecte de données sur les demandes et les besoins client. Une fois la demande soumise, elle est redirigée automatiquement vers le responsable de secteur ou le chef d’équipe concerné.
Comment les solutions MoveWORK ont-elles amélioré votre quotidien, celui de vos équipes et de vos clients ?
Avant d’utiliser MoveWORK Flow, notre plus gros point noir étaient les contrôles qualité. Nous étions souvent mis en défaut par les clients sur le suivi et la présentation des résultats, souvent très désordonnés voire inexistants. Que ce soit sur le terrain ou au niveau managériale, la plateforme nous a permis de gagner du temps sur la collecte, le traitement et la modélisation de nos indicateurs. Avec la digitalisation, nous sommes passés de 1h30 de traitement par jour pour les contrôles papiers à dorénavant 30min. Accumulé par mois et sur l’année, le gain de temps est considérable.
De plus, en supprimant le papier, nous avons fait des économies et réduit nos coûts d’exploitation. Avant, nous devions conserver et stocker les contrôles papiers durant 6 mois voire un an. Avec MoveWORK Flow, tout est dématérialisé, centralisé et consultable facilement en ligne. D’ailleurs, cet aspect nous a aidé à obtenir la médaille de bronze sur la thématique de réduction des déchets lors de notre certification au label Ecovadis.
Enfin, le fait de partager des données transparentes et fiables avec nos clients a permis d’augmenter leur satisfaction. Une relation de confiance s’est installée et n’a cessé de croitre avec le temps. Avant, nous n’avions aucun support pour appuyer nos propos. Aujourd’hui, avec MoveWORK Flow, nous avons la capacité de fournir des preuves et de valoriser la performance de nos équipes auprès de nos clients.
Quelles sont vos perspectives d'évolution ?
Avec l’accompagnement MoveWORK, nous souhaiterions développer l’utilisation de l’application myMissions au sein de nos équipes. Nos managers ont encore la mauvaise habitude de passer par les appels téléphoniques ou les mails pour donner des instructions. Avec myMissions, les échanges entre les agents, les chefs d’équipes et le responsable de secteur sont facilités. D’un côté, l’agent visualise facilement sa charge de travail et de l’autre, le manager peut suivre la réalisation des actions en temps réel.
Ensuite, nous souhaiterions aussi promouvoir l’application myNeeds auprès de nos clients. À ce jour, cette application est déployée sur un seul contrat, alors que son potentiel est énorme. Nous souhaiterions l’étendre à tous nos clients pour qu’ils puissent facilement nous remonter leurs besoins, leurs demandes de services ou leurs préoccupations.
En interne, nous souhaiterions également faire monter en compétence nos équipes sur les solutions MoveWORK. À ce jour, nous n’avons pas assez de référents digitaux. Avec plus de ressources formés, nous pourrons aller encore plus loin et mettre en place des processus automatisés.
Notre coach dédiée fait preuve d’une grande écoute et d’une forte proactivité. Lorsqu’elle identifie des axes d’amélioration, elle est force de proposition et nous apporte des idées d’optimisation que nous n’avions peut-être pas envisagées. Les échanges sont constructifs et les rapports excellents, ce qui contribue activement à faire avancer notre projet de digitalisation.
Recommanderiez-vous MoveWORK Flow ?
Bien sûr, nous le faisons déjà systématiquement quand nous rédigeons des réponses à des appels d’offres. La performance et la fiabilité de MoveWORK Flow ont été démontrées sur notre exploitation et l’intégrer à nos projets fait la différence. MoveWORK s’avère parfaitement adapté non seulement aux prestataires de propreté, mais également à d’autres facility services, comme par exemple la restauration collective.
