Ils nous ont choisi
ANETRA est une entreprise de nettoyage basée dans le Puy-de-Dôme. Elle intervient sur plus de 500 sites, principalement pour des prestations de propreté dans les secteurs suivants : tertiaire, industriel, paramédical, médical, etc. Depuis 2023, ANETRA s’appuie sur MoveWORK Flow pour digitaliser la collecte des temps de travail de ses 150 agents, réaliser des contrôles qualité, des contrôles contradictoires et dématérialiser les bons d’intervention.
Carole Cassard, Directrice d’agence, a accepté de partager son expérience et de répondre à nos questions sur l’utilisation quotidienne des solutions MoveWORK.
Qu'est-ce qui vous a poussé à rechercher un outil externe et pourquoi MoveWORK ?
Avant la digitalisation, nos processus étaient entièrement basés sur le papier. Nous fonctionnions sur le principe du “déclaratif”, c’est-à-dire que nos agents transmettaient manuellement les informations concernant leur présence, leurs interventions ou les incidents rencontrés sur le terrain. Ce système reposait sur leur bonne foi pour rapporter les données, sans moyen de les vérifier ni de les centraliser. J’était donc confronté à des retards dans le traitement des informations, un manque de transparence et une difficulté à garantir une traçabilité fiable des interventions, particulièrement en cas de litiges ou de réclamations. Nous avions donc besoin d’un outil permettant de digitaliser nos interventions, de garantir la traçabilité avec des preuves concrètes du passage de nos agents et d’assurer une qualité de prestation sans faille.
Je connaissais déjà MoveWORK Flow puisqu’elle était déployée sur l’un de nos sites. Je savais l’énorme potentiel de la plateforme pour le pilotage des activités. Lors de l’appel d’offres, ce sont les solutions MoveWORK qui répondaient parfaitement à nos attentes, en alliant dématérialisation, efficacité opérationnelle et satisfaction client.
Comment utilisez vous la plateforme MoveWORK Flow au sein de vos opérations ?
Nous utilisons la plateforme MoveWORK Flow pour centraliser et optimiser toutes nos opérations. Je peux ainsi avoir une vue d’ensemble des flux d’interventions et de la présence des agents sur site. Grâce aux QR codes associés à l’application mobile myMissions, installée sur les téléphones de nos agents, ceux-ci peuvent pointer leurs entrées et sorties. La solution numérise également nos contrôles qualité et contradictoires, directement via MoveWORK Flow. En quelques clics, les équipes peuvent réaliser un contrôle grâce à des formulaires automatiquement remontés sur la plateforme. Ces rapports peuvent ensuite être partagés rapidement avec les clients, renforçant ainsi la qualité de nos services et la satisfaction client. L’installation de l’application myMissions permet aussi de suivre rigoureusement les anomalies : si un agent rencontre un problème sur site, comme une fuite d’eau dans les sanitaires ou un ascenseur en panne, il peut immédiatement transmettre l’information à son manager via myMissions. Ces données sont ensuite relayées aux clients pour assurer un traitement rapide et efficace des problèmes. Enfin, nous avons dématérialisé les bons d’intervention grâce à MoveWORK Flow, un point essentiel pour nous, car ces documents constituent la seule preuve des passages des agents et le justificatif principal lors de la facturation. Avec MoveWORK Flow, leur gestion devient totalement numérique, qu’il s’agisse de bons récurrents ou exceptionnels. Cela permet de réduire les risques de perte, de simplifier la facturation et d’archiver ces documents de manière sécurisée.
Comment avez-vous réussi à convaincre vos agents de télécharger l'application myMissions et quel a été leur ressenti face à cette digitalisation ?
La digitalisation peut parfois susciter des appréhensions, et certains agents craignaient d’être surveillés, rejetant ainsi l’installation de l’application. Pour surmonter ces réticences, j’ai organisé des entretiens individuels en face-à-face avec chaque agent afin de leur expliquer que l’objectif principal de l’application est de garantir leur sécurité et de prouver leur présence sur le site. En effet, en cas d’accident sur site, myMissions permet de justifier auprès des clients et des assurances que l’incident a bien eu lieu durant l’intervention de l’agent. De manière générale, le téléchargement de l’application a été bien perçu, à l’exception de quelques réfractaires. L’avantage des solutions MoveWORK, c’est qu’il existe plusieurs modes de pointage, pour les plus réticents, nous pouvons proposer d’autres moyens,
comme les badges. Après quelques semaines d’utilisation, les retours des agents ont été très positifs. Lorsqu’elle est présentée comme un outil de sécurité, l’application est perçue différemment. En effet, tous les agents ont, à un moment donné, dû faire face à des clients remettant en question leur passage sur site. Désormais, ils n’ont qu’à montrer leur preuve de passage, et les doutes sont levés. Notre priorité est de garantir leur protection, et l’application myMissions nous aide à atteindre cet objectif.
Quels bénéfices avez-vous constatés pour vous, vos équipes et vos clients depuis la mise en place de MoveWORK Flow ?
MoveWORK a déjà transformé notre quotidien, même si la plateforme n’a pas encore été entièrement déployée. Nous avons tout de même constaté des gains de temps significatifs : les contrôles qualité et contradictoires se réalisent en quelques clics, le signalement des anomalies rencontrées sur site via myMissions, puis leur transfert aux clients, est devenu beaucoup plus fluide, et nous avons considérablement réduit la perte des bons d’intervention. Et ces améliorations ne passent pas inaperçues, certains clients m’ont exprimé leur enthousiasme face à la dématérialisation des processus et des bons d’intervention, qu’ils trouvent particulièrement utiles. Quant à nos agents, ils apprécient l’efficacité et la sécurité que ces outils leur apportent.
Souhaitez-vous déployer MoveWORK Flow sur de nouveaux projets ? Recommanderiez-vous les solutions MoveWORK ?
À terme, nous aimerions déployer MoveWORK sur l’ensemble de nos chantiers clients, couvrant tous les secteurs dans lesquels nous opérons. Nous en sommes encore au début du processus, mais nous constatons déjà les premiers effets sur nos équipes et nos processus internes.
Oui, je recommande à 100% la plateforme MoveWORK Flow et j’ai déjà prévu de faire une réunion avec les autres directeurs d’agence d’ANETRA pour leur présenter la solution et tous ses avantages.
