Ils nous ont choisi
Depuis 2018, la filiale FIVA Team Staffing du groupe Penelope digitalise la gestion des présences avec la plateforme MoveWORK Flow. Team Staffing est un réseau spécialisé dans l’intérim dans le secteur tertiaire et dans le placement d’agents d’exploitation dans les parkings souterrains.
Samia Fekkane, Directrice d’agence et Anaïs Kouyate, Assistante d’agence, nous ont expliqué comment les solutions MoveWORK les accompagnent au quotidien.
Pourquoi avez-vous recherché un outil et pourquoi avoir choisi MoveWORK ?
Notre agence gère plusieurs agents d’exploitation isolés, déployés dans des parkings. Nous cherchions un outil efficace pour pallier les retards et les absences sur ces sites, où nous avions très peu de visibilité sur les présences.
Auparavant, nos agents utilisaient un système de pointage via des téléphones fixes. Mais, progressivement la plupart des téléphones étaient supprimés des parkings ou hors service. Ce mode de pointage était donc inadapté, peu fiable et inopérable.
De plus, nous faisions le suivi des prises de poste manuellement et c’était très fastidieux. Lorsque des dizaines d’agents doivent pointer au même moment, le moindre dysfonctionnement technique peut paralyser l’ensemble du dispositif. Et en supplément, les informations étaient dispersées et arrivaient dans tous les sens : par mail, par appel téléphonique, par SMS… Ce manque de centralisation et de visibilité nous empêchait de réagir rapidement en cas d’imprévus et impactait la satisfaction client. C’est pourquoi, nous avions besoin d’une solution pour garantir une traçabilité des interventions, encadrer les équipes, piloter les plannings en temps réel et maintenir la qualité de service attendue par nos clients.
Pour répondre à ces problématiques, le groupe Penelope, auquel notre filiale appartient, a mis en place MoveWORK Flow. Cette décision s’appuyait sur une expérience préalable réussie sur ces branches d’activité d’hôtessariat et d’accueil.
Comment utilisez-vous les solutions MoveWORK ?
Nos agents utilisent l’application myMissions sur leur téléphone et pointent via des QR Code localisés sur chaque site d’intervention. Avec l’application, ils peuvent remonter les incidents sur certains parcs, comme par exemple un entretien non réalisé ou un matériel endommagé.
Grâce à la prise de photo, nous pouvons de suite identifier le problème et mettre en oeuvre les actions nécessaires pour le résoudre. Avant, les agents nous envoyaient toutes ces informations par texto, alors que maintenant tout est centralisé avec précision. Avec myMissions, ils sont protégés et peuvent démontrer la qualité de leurs prestations.
De notre côté, comme nous sommes une agence de travail temporaire, nous ne pouvons pas fonctionner avec des relevés d’heures de travail classiques. Avec MoveWORK Flow, nous suivons en temps réel les prises de poste et les fins de poste des intérimaires, en fonction des contrats. Grâce aux alarmes, nous détectons instantanément les retards ou absences et nous réagissions rapidement face à ces imprévus. La fiabilité de la remontée des données nous fait gagner un temps fou !
Quels sont les avantages pour vous et vos équipes ?
J’ai juste un mot : génial ! MoveWORK Flow me fait gagner du temps car tout est centralisé dans une seule interface. Nous travaillons tout le temps dans l’urgence et nos plannings ne sont jamais figés : avec la plateforme nous pouvons réagir immédiatement. En cas de changement, j’effectue les modifications d’agenda dans MoveWORK Flow et tous les interlocuteurs concernés sont avertis. À présent, nous avons un canal de communication unique et nous n’avons plus à écrire des dizaines de mails par semaine à tous les agents.
De plus, nos agents sont ravis d’avoir accès à un planning actualisé en temps réel dans myMissions. En cas de changement ou de demande d’intervention, ils reçoivent des notifications et tout est synchronisé automatiquement. Ils ont une visibilité sur les tâches à venir et peuvent s’organiser en fonction de leur charge de travail. Nous n’avons plus à les appeler pour chaque modification, ils peuvent consulter toutes leurs interventions à tout moment et peu importe leur localisation.
Enfin, si nos clients nous demande des indicateurs ou des rapports, nous pouvons facilement extraire les données dont ils ont besoin. En cas de problème, MoveWORK Flow nous permet de fournir des preuves, des photos et des retours terrain datés et tracés.
Quelles sont vos perspectives d'évolution avec MoveWORK ?
En 2025, nous souhaitons décupler les bénéfices de MoveWORK Flow, en déployant notamment l’application myDecisions sur la partie qualité. Avec notre coach dédié, nous évoluons progressivement et notre priorité est d’atteindre premièrement une parfaite maitrise des modules d’intervention. Une fois que nos équipes auront pleinement intégré ces fonctionnalités, nous développerons de nouveaux modules.
MoveWORK Flow peut être une vraie plus value pour nos appels d’offres et va nous permettre de nous démarquer.
