Ils nous ont choisi
ISS France, pionnier du Facility Management, a choisi MoveWORK pour digitaliser la gestion des présences sur ses chantiers événementiels. La plateforme MoveWORK Flow et l’application MyTeam jouent un rôle essentiel dans la coordination de leur masse salariale.
Claire DELAPORTE, Directrice des contrats Roland-Garros et ViParis, s’est prêtée au jeu des questions-réponses. Découvrez comment ISS utilise MoveWORK Flow dans ses opérations.
Dans quel contexte avez-vous recherché une plateforme de pilotage ?
Nous avons recherché un outil pour pouvoir pointer nos salariés, notamment durant le tournoi de Roland Garros. Durant cette période, on observe un fort pic d’activité, en passant de 15 à 450 salariés sur un très court terme. Notre objectif était d’obtenir un suivi précis des arrivées et des départs sur site, pour pouvoir traiter les absences avec réactivité. Grâce à ces données, nous pouvons ensuite générer plus facilement les paies associées aux temps de travail. Nous utilisons la plateforme MoveWORK Flow depuis l’édition 2023.
Pourquoi avoir choisi MoveWORK ?
MoveWORK était référencé chez ISS France et les retours d’expérience des équipes utilisatrices de la branche Propreté étaient très positifs. Dans le cadre du projet Roland Garros, les collaborateurs m’ont recommandé votre solution.
Comment utilisez-vous la plateforme MoveWORK Flow au sein de vos opérations ?
Durant le tournoi, nous utilisons la plateforme et l’application MyTeam pour effectuer le pointage à l’accueil de nos bureaux. Avec ces outils, nous obtenons en temps réel une vision à 360° des postes vacants et le taux de présence sur chaque site. Cela est impératif car nous traitons entre 60 et 100 arrivées d’agents par vacation.
La plateforme s’adapte parfaitement à notre organisation et aux exigences de nos projets événementiels. Nous pouvons hiérarchiser les rôles de l’équipe et agir efficacement en totale autonomie. En cas de retard ou d’absence, je suis automatiquement informée et les superviseurs des zones correspondantes aussi ! MoveWORK Flow remonte en direct l’absentéisme et nous permet de traiter de façon agile et rapide tous les remplacements en déplaçant des agents d’une zone à une autre.
Dans le cas où aucun agent n’est disponible, je fais appel à des remplaçants présents dans notre vivier. Ces derniers ne sont pas sur site et sont uniquement réquisitionnés en urgence. Avec MoveWORK Flow, on bénéficie d’une vraie autonomie dans la gestion des accès. Les remplaçants sont directement intégrés au système et peuvent se rendre sur site muni d’une accréditation QR Code personnalisée. C’est essentiel pour gérer les imprévus fréquents sur ce type d’évènements.
Quels bénéfices avez-vous constatés pour vous et vos équipes depuis la mise en place de MoveWORK Flow ?
La plateforme MoveWORK Flow nous fait gagner du temps en collectant automatiquement les temps de travail avec précision et rapidité. Avec cette visibilité, nous pouvons suivre les écarts pour préparer les paies et rémunérer les agents selon le temps de présence collecté. Nous faisons ressortir tous les temps de travail hors contrat et nous ajustons la rémunération en fonction.
De plus, avec MoveWORK Flow, on obtient des rapports d’exploitation très poussés, notamment en paramétrant les plannings et le zoning des événements dans la plateforme. Ces reporting centralisent toutes les données et les analysent automatiquement. De ce fait, nous ne sommes pas obligés de démultiplier les outils pour évaluer le taux d’absentéisme et les remplacements traités. Tout est intégré dans la même interface.
Quels enjeux la solution vous permet-elle de relever ?
L’enjeu principal pour nous, c’est la maîtrise de la présence, car cela équivaut à une maîtrise de la paie et donc une bonne gestion RH. Ce pilotage permet également une maîtrise des coûts car on fait un métier de services. 95% de la réussite de nos contrats et de nos engagements est liée à la gestion de la masse salariale.
Comment ISS envisage-t-il de tirer parti de la plateforme MoveWORK Flow dans le contexte des Grands événements sportifs à venir en 2024 ?
Pour les événements d’envergure à venir, nous allons simplement dupliquer le dispositif mis en place sur le tournoi de Roland Garros. En fait, c’est comme si on effectuait un deuxième tournoi car il s’agit quasiment du même pilotage de projet. MoveWORK Flow s’adapte facilement à l’organisation d’une équipe
événementielle, quelle qu’elle soit. Le schéma sera donc similaire, c’est-à-dire moi en chapeau, des responsables d’exploitation par tranche horaire, des superviseurs et des agents.
Pour ces rencontres sportives, on sera à peu près sur le même volume de salariés. La seule différence est la prise en charge d’un site supplémentaire. On va simplement reproduire ce que l’on connaît déjà grâce au travail effectué sur les précédentes éditions. On sait que ça va fonctionner car MoveWORK Flow a déjà fait ses preuves sur ce type de projet.
« Ça ne marche pas n’existe pas »
Claire DELAPORTE
Directrice de contrats – ISS France
