Rentrer des données dans vos tableaux Excel, répondre à une demande client, envoyer un agent remplacer la bonbonne d’eau… Et si toutes ces tâches étaient automatiques ? Ne perdez plus votre temps avec des actions longues et répétitives, optez pour l’automatisation des tâches !
Grâce à la digitalisation des parcours d’intervention, votre performance et celle de vos collaborateurs atteindront des sommets. MoveWORK vous donne le mode d’emploi simple pour passer à l’automatisation des tâches dans votre entreprise.
Qu'est ce que l'automatisation des tâches ?
L’automatisation des tâches est un procédé par lequel une organisation utilise des systèmes informatiques pour accomplir des actions sans l’intervention d’un humain. Ces actions peuvent être de simples tâches chronophages ou bien des processus plus complexes nécessitant une véritable analyse.
L’automatisation des tâches peut être réalisée grâce à des technologies avancées, telles que des logiciels SaaS, de l’intelligence artificielle, du machine learning ou encore de l’IoT. L’objectif de l’automatisation est d’éliminer, ou du moins de réduire au minimum, l’intervention humaine directe dans l’exécution de certaines activités, pour gagner en efficacité. Sa mise en place varie selon les besoins et les structures.
Par exemple, dans le domaine des ressources humaines, l’automatisation peut être utilisée pour traiter les demandes de congés ou générer automatiquement des rapports de performance. Dans la qualité, l’automatisation des tâches permet de collecter en temps réel les données pour déclencher automatiquement des corrections si besoin. Cette innovation représente une révolution majeure dans la gestion des opérations quotidiennes.
Quels sont les avantages de l'automatisation des tâches ?
Les avantages de l’automatisation des tâches sont multiples. Elle permet non seulement de libérer du temps aux travailleurs en éliminant les tâches routinières, mais aussi d’améliorer la précision de ces derniers. En effet, la collecte et la retranscription automatique des données évite les erreurs et rationalise les ressources.
Réduction des coûts
L’automatisation des tâches est un facteur critique pour la rentabilité de l’entreprise. D’un côté, ce procédé réduit considérablement les coûts de main d’oeuvre inutiles et les charges liées au travail quotidien. En effet, si un agent perdait 2 heures dans sa journée pour récupérer les feuilles de présence, désormais tout est effectué automatiquement en quelques secondes. Si un responsable d’exploitation roulait 100km par jour pour vérifier les niveaux de consommables, désormais il est alerté à distance en temps réel des risques de ruptures.
En plus des coûts de main d’oeuvre économisés, ce système permet de sécuriser votre relation client et d’ainsi éviter des contentieux. Les machines automatisées sont programmées pour effectuer des tâches de manière précise et constante. Le risque d’erreurs ou d’oublis est quasi inexistant et donc les coûts associés aussi. Une ampoule a grillé à la réception ? Un agent à proximité est alerté immédiatement pour intervenir et votre taux de satisfaction client reste élevé.
Enfin, l’automatisation des tâches favorise une meilleure réactivité aux changements du marché. Les organisations utilisent plus efficacement les ressources, en minimisant les gaspillages et en optimisant les processus de production. Les systèmes automatisés peuvent être facilement reconfigurés pour s’adapter aux mouvements organisationnels ou réglementaires.
Productivité individuelle et collective
D’un côté, les tâches automatisées peuvent être effectuées 24/24h, 7/7 jours, sans interruption ni pause. Une activité simple qui nécessitait deux employés peut désormais être menée jour et nuit sans problème par un outil informatique. Le gain de temps est considérable et la productivité globale de l’organisation est fortement boostée !
D’autre part, l’automatisation des tâches augmente la productivité des individus. Plus besoin de perdre son temps sur des tâches sans grande valeur, maintenant les agents peuvent se concentrer sur des aspects plus stratégiques de leur poste. Une gestionnaire RH pourra se focaliser sur le développement des compétences des agents plutôt que sur la formalisation des fiches de paies. Un responsable client pourra mettre en place des actions de fidélisation plutôt que de régler des litiges permanents.
Amélioration de la qualité de service
Enfin, l’automatisation des tâches peut également contribuer à l’amélioration de la qualité de service dans divers secteurs. Les systèmes automatisés fournissent des services en continu, sans variations liées à la fatigue humaine, aux humeurs ou à d’autres facteurs subjectifs. L’expérience client est ainsi plus uniforme et les temps d’attente sont réduits.
Pour aller plus loin, l’automatisation permet également d’analyser rapidement d’énormes quantités de données. Les entreprises sont ainsi capables d’identifier des tendances et les préférences des utilisateurs. Les services proposés sont personnalisés en fonction des comportements clients. De plus, les systèmes automatisés s’adaptent facilement aux fluctuations de la demande. L’automatisation assure une prestation de service de qualité même pendant les périodes de pointe.
Quand l'IA est au service de l'automatisation des tâches
Comment choisir les tâches à automatiser dans mon entreprise ?
L’automatisation des tâches doit être mise en œuvre de manière réfléchie. Pour automatiser des processus opérationnels, il faut impérativement tenir compte des aspects humains dans l’équation. Une supervision humaine et une conception centrée sur l’utilisateur sont cruciales pour garantir le succès de l’automatisation et l’amélioration de la qualité de service.
Voici quelques étapes à suivre pour prendre des décisions éclairées :
- Analyse des processus existants : Identifiez les tâches répétitives, chronophages, sujettes aux erreurs humaines ou nécessitant une grande précision.
- Objectifs stratégiques : Pourquoi automatiser des tâches ? Pour améliorer le quotidien des équipes ? Pour maîtriser votre conformité ? Les tâches à automatiser ne seront pas les mêmes selon vos besoins.
- Priorisation : Classez les tâches identifiées en fonction de leur impact sur les résultats de l’entreprise. Commencez par automatiser les tâches qui apporteront le plus grand avantage en termes de temps, de coûts ou de qualité.
- Complexité et faisabilité : Assurez-vous que la technologie nécessaire est disponible et abordable. Certaines tâches peuvent être automatisées plus facilement que d’autres.
- Consultation et formation du personnel : Impliquez les agents dans le processus de décision. Ils peuvent fournir des informations cruciales sur les défis quotidiens, les aspects critiques et les opportunités d’amélioration. Vous devez planifiez une transition en douceur pour une adoption complète des nouveaux outils.
- Rentabilité : Évaluez le retour sur investissement (ROI) de l’automatisation des tâches pour rester rentable à court, moyen et long terme.
- Test et ajustement continu : Effectuez des tests pilotes pour évaluer l’efficacité de l’automatisation avant une mise en œuvre à grande échelle. Par conséquent, prévoyez des mécanismes pour évaluer et ajuster continuellement vos solutions automatisées en fonction de l’évolution des besoins de l’entreprise.
En suivant ces étapes, vous pouvez élaborer une stratégie d’automatisation des tâches performante, qui minimise les risques pour votre entreprise.
Quels outils permettent l'automatisation des tâches ?
Il existe de nombreux outils pour automatiser les tâches au sein d’une entreprise. Le choix des outils dépend des besoins et des processus à automatiser. Voici quelques exemples d’outils d’automatisation :
- Automatisation du marketing : HubSpot, Mailchimp…
- Automatisation des ventes : Salesforce, Zoho CRM…
- Automatisation des tâches IT : Ansible, Puppet…
- Automatisation des finances : QuickBooks, Expensify…
- Automatisation des ressources humaines : BambooHR
- Automatisation des tests logiciels : Selenium, Jenkins…
- Automatisation des réseaux sociaux : Buffer, Hootsuite…
- Automatisation de la gestion de projet : Asana, Trello…
- Automatisation des parcours d’intervention : MoveWORK Flow
MoveWORK Flow : la plateforme modulaire pour automatiser vos tâches opérationnelles
L’automatisation des tâches n’est pas une mince affaire ! Pour réussir ce projet, les organisations se voit confronter à un impératif : la nécessité d’un outil de pilotage unique. Les outils sur le marché sont souvent très verticaux et ne permettent pas une vrai transversalité entre les fonctions.
Et si nous avions la solution ? Avec la plateforme MoveWORK Flow, dématérialisez vos processus opérationnels, centralisez toutes vos données et automatisez vos parcours d’intervention dans une seule interface.
Automatisation de la planification et de la gestion des présences
La plateforme MoveWORK Flow combine toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion de vos agents. D’un côté, elle permet de planifier les tâches et d’automatiser l’assignation de celles-ci en fonction des disponibilités, des compétences et des localisations. Elle offre une vraie flexibilité en cas d’imprévus et dispatche de façon automatique tous les changements.
D’un autre côté, la plateforme MoveWORK Flow permet l’automatisation de toutes les tâches liées à la collecte des temps de travail. En digitalisant les feuilles de présences, les données des temps de travail, des absences ou des retards sont automatiquement prélevées. Ces informations sont transmises automatiquement au bon service et au bon manager. Grâce à l’interfaçage avec des outils métiers RH, même les fiches de paies peuvent être automatisées ! Pour aller encore plus loin, MoveWORK Flow offre la possibilité d’automatiser des scénarios de remplacement d’employé. Si un agent de service est absent, il est automatiquement remplacé. MoveWORK Flow analyse les données d’absence et détermine quel agent est le plus adapté au remplacement selon sa localisation, son poste et les responsabilités qui lui sont assignées.
Automatisation de la qualité et des parcours d'interventions correctives
La plateforme MoveWORK Flow est un allié de taille pour maintenir une qualité de service élevée. D’une part, cet outil performant permet d’automatiser la gestion, le management et le suivi qualité d’un simple clic. Les contrôles qualité sont dématérialisés et disponibles dans les applications mobiles des personnes en charge de les réaliser. En cas de non-conformité ou d’un seuil non atteint, des actions correctives sont lancées automatiquement.
D’autre part, il en va de même pour le traitement des demandes et des réclamations clients. En cas de solicitudes, MoveWORK Flow identifie sa provenance et sa contenance pour assigner l’intervention adéquate à l’agent compétent. Une demande de nettoyage au 5ème étage ? L’agent le plus proche est alerté et prend en charge l’intervention immédiatement. Un problème avec la machine à café ? Le technicien le plus proche reçoit le protocole digitalisé pour réparer le problème. Le manager peut, quant à lui, suivre toutes les prises en charge à distance et maîtrise la satisfaction de ses clients du bout des doigts.
Automatisation des reporting et des rapports clients
La plateforme MoveWORK Flow vous permet de collecter tous types de données et donc d’automatiser vos reporting à l’infini. Son système intelligent détecte les liens entre les informations et corrèlent les indicateurs dans des tableaux de bord dynamique. L’analyse de vos parcours d’intervention n’a jamais été aussi facile. La mise en évidence des points bloquants vous permet de prendre des décisions justes et d’optimiser la performance de votre exploitation.
Enfin, MoveWORK Flow peut automatiser vos espaces clients collaboratifs. Vous améliorez ainsi votre relation client, en fournissant des reporting clairs, simples et transparents. Les données sont ajuster en temps réel, automatiquement et sans le moindre effort.
