Que vous soyez une petite structure ou une grande entreprise, gérer le temps de travail de vos salariés est une charge considérable. Cette fonction est d’autant plus contraignante si vos équipes interviennent à l’extérieur, sur des sites clients. Alors, comment gagner du temps ?
La solution : la digitalisation et l’automatisation ! Découvrez notre guide pour automatiser la gestion de présence dans votre organisation.
Les défaillances de la gestion de présence manuelle
Bien souvent, la collecte des temps de travail et la gestion de présence des employés est gérer sous format papier et manuellement. Les agents remplissent des feuilles de présence à l’arrivée et au départ de chaque zone d’intervention, et les responsables retranscrivent à la main ces informations dans un système informatique. Néanmoins, cette gestion de présence manuelle est sujette à diverses défaillances et peut compromettre la qualité de vos données.
- Risque d’erreurs humaines : Qu’il s’agisse de saisies incorrectes, d’oublis de pointage ou de fraudes, la gestion papier est la porte ouverte aux données erronées. Ces incohérences ont un effet domino et rendent ensuite inutilisables tous les rapports d’analyse liés aux ressources humaines.
- Perte de temps et travail chronophage : La gestion manuelle nécessite des ressources considérables en termes de temps et de personnel. Chaque semaine, au moins une journée entière doit être bloquée pour collecter, saisir et vérifier les informations de présence.
- Difficulté d’analyse : En gérant les temps de travail sur des dizaines de documents papier, obtenir une vue analytique d’ensemble est très complexe. Même si les données sont retranscrites dans un tableur, la mise à jour n’est pas instantanée et il est impossible de réagir aux imprévus en temps réel.
Pourquoi automatiser la gestion de présence ?
Dans un environnement en perpétuel mouvement, la réactivité est de mise. Il en va de même sur une exploitation, en cas d’absence ou de retard, le problème doit être solutionné instantanément. Cependant, en utilisant du papier ou des outils figés comme Excel, cette tâche est mission impossible. Face à ce besoin d’immédiat, la gestion de présence doit être automatisée pour être efficiente en toutes circonstances.
En effet, l’automatisation permet tout d’abord de remplacer les processus manuels longs et coûteux par des systèmes automatiques. Ces dispositifs technologiques collectent les données à l’instant T et les transmettent automatiquement dans des outils de pilotage. Le responsable de site ou le directeur d’agence obtient ainsi une vision de tous les employés présents, absents ou disponibles à un moment précis. Cette visibilité fait économiser un temps précieux et permet de prendre des décisions réfléchies basées sur des données fiables.
L’automatisation ne sert pas qu’à remonter des données automatiquement. En effet, grâce à une analyse des données en temps réel, la gestion de présence automatisée favorise une gestion proactive des imprévus. Un agent de service n’est pas venu ? Un scénario de remplacement peut être automatiquement déclenché. Un employé est en retard de plus de 15 minutes ? Un algorithme intelligent contacte instantanément un autre agent disponible à proximité. Bien plus que du simple transfert d’information, la gestion de présence automatisée permet de digitaliser des scénarios d’actions et de les actionner quand une série de paramètres précis ont été vérifiés. En outre, l’automatisation favorise une meilleure réactivité aux changements imprévus et vous permet de garantir une qualité de service élevée quoi qu’il arrive.
Quelles tâches automatiser ?
Vous êtes convaincu des bienfaits de l’automatisation de la gestion de présence, mais par où commencer ? Faut-il tout automatiser, tout digitaliser, tout tracer ? Avant de lancer ce projet, il est primordial d’effectuer une étude ou un audit de votre entreprise en amont.
Les fonctions de la gestion de présence
La gestion des présences combine un volet ressources humaines, un volet exploitation et un volet comptabilité. Cette fonction centrale de l’organisation regroupe une multitude de tâches :
- Collecte et enregistrement des temps de travail
- Planification, gestion des horaires et des agendas
- Suivi des absences planifiées et non planifiées
- Validation des présences et calcul des heures réalisées
- Établissement des paies
- Reporting et analyse
selon vos besoins, une partie ou la totalité des parcours liés à la gestion de présence peut être automatisé. La faisabilité du projet dépend également de vos ressources internes et de votre budget.
Les critères à évaluer pour automatiser la gestion de présence
Pour choisir les tâches de la gestion de présence à automatiser, vous devez étudier en amont plusieurs facteurs importants. Cet audit approfondi vous permettra d’élire l’outil le plus adapté à votre situation :
- Analyse des processus existants : Examiner les points faibles, les inefficacités et les lacunes susceptibles d’être améliorés par l’automatisation.
- Examen de la réglementation : Avant tout déploiement, veillez à identifier les politiques de présence en vigueur dans votre entreprise. Ces règles vous permettront d’évaluer le niveau d’exigence en termes de sécurité des données et de droit d’accès à celles-ci par votre personnel.
- Évaluation des ressources disponibles : Évaluez les compétences et les capacités du personnel pour utiliser et gérer un système automatisé. Cette caractéristique vous orientera sur le niveau de complexité de l’outil à choisir.
- Évaluation du système informatique existant : Contrôlez l’infrastructure technologique de votre entreprise pour voir si des développements spécifiques sont nécessaires ou si celle-ci peut prendre en charge une solution d’automatisation.
- Analyse budgétaire : Quantifiez les coûts potentiels liés à l’automatisation de la gestion de présence, y compris les coûts d’acquisition, de mise en œuvre, de formation et de maintenance.
- Évaluation des risques : Identifiez les risques associés à l’automatisation de la gestion de présence et évaluez si votre structure est en mesure de les surmonter.
L’étude complète de votre écosystème peut être réalisée en interne, par un organisme de consultant spécialisé ou, parfois, par le fournisseur de la solution d’automatisation.
Les outils d'automatisation pour la gestion de présence
La mise en place d’un système automatisé implique un investissement technologique. D’une part, vous devez vous doter de dispositifs de captation pour remonter la donnée, et d’autre part d’un système de pilotage pour la traiter.
Les outils de captation
Pour collecter les temps de travail, il existe plusieurs types de systèmes de pointage. Ces systèmes utilisent des technologies plus ou moins avancées pour enregistrer automatiquement les entrées et sorties des employés : NFC, RFID, biométrie, reconnaissance faciale…
Outre la technologie utilisée, les outils de captation pour la gestion de présence peuvent avoir des caractéristiques techniques différentes. Vous supervisez des équipes mobiles ? Optez pour les badgeuses mobiles avec application. Le pointage s’effectue à l’entrée d’un bâtiment ? Choisissez alors une badgeuse fixe. En fonction de vos besoins, le dispositif s’adapte.
Les logiciels de gestion de présence
Une fois la donnée collectée, vous aurez besoin d’un système pour l’analyser. Les logiciels de gestion de présence offrent une gamme de fonctionnalités pour gérer efficacement les horaires, suivre les absences et générer des rapports analytiques.
- Les fonctionnalités offertes
- Sa conformité réglementaire
- Son accessibilité
- Son niveau de personnalisation
- Sa capacité d’intégration et d’intéropérabilité
- Son niveau de reporting
- Son niveau de sécurité
- Son prix
MoveWORK Flow : la plateforme qui automatise la gestion de présence
Pour automatiser la gestion de présence, un simple logiciel de gestion ne suffit pas. En effet, l’outil choisi doit comporter un système intelligent, capable d’identifier la nature des données et agir en conséquent. La plateforme MoveWORK Flow a été conçue dans cette optique.
Grâce à ses algorithmes intelligents, MoveWORK Flow permet d’automatiser la gestion de présence et vos parcours d’interventions. En étant connectée à un environnement d’objets de captation (badgeuses, IoT, applications mobiles…), la plateforme centralise en temps réel toutes les informations concernant le temps de travail. Dans une interface unique, vous obtenez en un coup d’oeil une vision 360° des agents sur site, des absences et des retards.
En plus de centraliser la donnée, MoveWORK Flow l’analyse instantanément et décide quelles sont les actions adaptées aux situations relevées. Elle déclenche automatiquement les remplacements, redistribue les tâches non effectuées aux bons interlocuteurs ou encore ajuste les plannings de façon automatisée. Grâce à son intéropérabilité avec vos logiciels RH, toutes les données de temps de travail (heures réalisées, heures supplémentaires…) sont remontées dans vos systèmes de paies.
