Le coût du Facility Management fait l’objet de nombreuses interrogations. Parfois présenté comme une fantaisie réservée aux grandes entreprises, le Facility Management permet pourtant de faire d’importantes économies. Le coût de ne PAS faire de Facility Management, et donc d’y préférer l’inaction, reste bien plus prohibitif.
Comme le dit le dicton “ne pas choisir, c’est encore choisir”, en matière de gestion de bâtiments, c’est pareil. Ne pas investir dans le Facility Management ne rime définitivement pas avec faire économies. Voici ce que coûte vraiment un Facility Management inexistant, ou à minima défaillant.
Le Facility Management : un service censé optimiser les coûts de vos bâtiments
Le Facility Management vous permet de tracker les données de vos bâtiments. Il permet d’organiser vos équipes de maintenance et de services généraux en conséquence.
Le concept est assez simple : la data et le logiciel qui centralise les données agissent comme un tiers de confiance. Ces outils n’ont pas d’intérêt à vous mentir, ils n’oublient rien et vous disent tout ce que vous devez savoir. Ce sont des alliés de taille pour gérer vos bâtiments, vos équipements et vos équipes.
Un bâtiment avec un bon Facility Management devrait donc avoir les caractéristiques suivantes :
- Une mobilisation d’équipes et de prestataires de services à la demande
- Des coûts de consommation d’énergie inférieurs aux bâtiments habituels
- Une réduction des coûts de sécurité
- Un suivi des factures et des prestations simple
- Une vision en temps réel des actions de maintenance et des interventions
- Un nombre de gestionnaires de bâtiments aussi restreint que possible
Si votre bâtiment et sa gestion ne ressemblent pas du tout à cette description, il est possible que vous ayez un grand besoin d’un Facility manager, ou d’outils pour lui faciliter la tâche.
Les symptômes d’un Facility Management inefficace
Plusieurs symptômes sont malheureusement assez communs lorsque le Facility Management d’un bâtiment est négligé, voire absent.
Votre Facility manager est en burn out
Si vous avez déjà un Facility Manager, vous êtes sur la bonne voie. Malheureusement, si ce dernier passe son temps à coordonner des équipes de prestataires de services sans succès, c’est qu’il est sans doute sous équipé. Sans outil performant, le Facility Manager est incapable d’assumer la tâche qui lui est confiée.
Gérer les plannings, les coûts, les facturations et le facteur “humain” des prestataires peut être particulièrement chronophage et usant. surtout lorsque l’outil de Facility Management censé vous faciliter la tâche est inexistant ou peu adapté.
Vous n’êtes pas certains que les interventions et les prestations ont bien eu lieu
Ne pas savoir si une intervention a bien été effectuée par votre équipe ou vos prestataires de service est signe d’un problème de gestion. Que ce soit une intervention de maintenance, de nettoyage ou de n’importe quel service, vos services généraux ont besoin d’un suivi précis.
Les preuves de passage inexistantes, les fiches de contrôle manquantes, les longues heures à discuter avec les équipes, les facturations à l’aveuglette… Tous ces problèmes sont très simples à éviter lorsque vous utilisez les bons outils de Facility Management et les bons process.
La maintenance est plus souvent curative que préventive
L’un des points clés du Facility Management est de faire de la maintenance préventive. Grâce à la récolte de données en temps réel, le Facility Management permet d’anticiper les interventions dans vos bâtiments.
Si vos équipes passent leur temps à faire de la maintenance curative plutôt que de la maintenance préventive, cela peut révéler plusieurs problèmes :
- Vous ne collectez pas la bonne data
- Vous n’utilisez pas un logiciel de Facility Management qui centralise la gestion
Les (vrais coûts) d’un Facility management défaillant
Si vous sentez que votre Facility Management pourrait être amélioré, vous allez être encore plus surpris lorsque vous allez découvrir ce que cela vous coûte.
Le salaire de votre Facility Manager est du gaspillage si le bâtiment reste mal géré
Faire du Facility Management avec des outils défaillants qui détraquent vos équipes plus qu’elles ne les coordonnent est un gaspillage important de masse salariale.
En premier lieu, vous gaspillez le salaire de votre Facility Manager, qui est généralement de 30 000€ à 50 000€ par an. Le temps de votre Facility Manager est une ressource précieuse qu’il convient d’utiliser avec parcimonie. Vous souhaitez qu’il puisse gérer ses équipes, prestataires et bâtiments sans se plier en quatre et sans gaspiller vos autres ressources.
Le coût des conflits avec les prestataires de services est (bien) plus élevé que vous ne le pensez
Lorsque le Facility Management est inefficace, les premiers qui en pâtissent sont souvent les prestataires de services. Ils ont besoin d’informations fiables pour prévoir leur planning, leur facturation et plus généralement respecter les contrats établis.
Lorsque des conflits ont lieu entre les gestionnaires de bâtiments et les prestataires de services externes (nettoyage, maintenance…), les coûts peuvent être très élevés :
- Pénalités pour les contrats non honorés
- Ruptures de contrats entraînant l’abandon des prestations
- Assignations devant la justice pour régler les litiges commerciaux
- Temps (et donc coût) de prospection pour retrouver de nouveaux prestataires
- Temps (et donc coût) de formation et d’adaptation des nouveaux prestataires
En bref, vous ne souhaitez pas entrer en conflit avec vos prestataires. Le coût est souvent bien plus prohibitif que vous ne le pensez, et les conséquences opérationnelles peuvent durer des mois.
Le coût de la maintenance du bâtiment ou des équipements peut suivre des courbes exponentielles
Les logiciels de Facility Management et les concepts de maintenance préventive ont été implémentés pour une raison : il est bien moins cher de faire de la maintenance régulière d’un bâtiment ou d’un équipement plutôt que d’attendre qu’il soit défaillant pour songer à s’en occuper.
La maintenance préventive est non seulement un gage de sécurité et de qualité de vos bâtiments, mais c’est également un bon moyen d’anticiper les coûts. Le Facility Management permet d’éviter les moments d’inactivités et de ménager votre trésorerie.
En moyenne, la maintenance préventive fait économiser 5€ pour chaque 1€ dépensé.
Les dépenses d’énergie pour vos bâtiments sont en roue libre et impossibles à piloter
Vous chauffez vos bâtiments alors que personne ne s’y trouve ? Les lumières sont allumées dans des bureaux inoccupés ou que vous n’avez aucune visibilité sur vos dépenses d’énergie ? Vous pourriez faire des économies d’énergie très importantes avec le Facility Management.
Un bâtiment plus intelligent avec Facility Management permet permet de contrôler les coûts de chauffage, de ventilation et de climatisation qui peuvent être réduits jusqu’à 20-25%. Les coûts liés à l’éclairage peuvent quant à eux être diminués de 40%.
Un bâtiment intelligent couplé à un Facility Management efficace peut ainsi réduire ses coûts énergétiques de plus de 30%. Des économies mensuelles tout sauf dérisoires, et qui sont bien supérieures aux coûts d’installation des capteurs et logiciels.
Comment réduire les coûts de gestion des bâtiments avec le Facility Management ?
Plusieurs étapes sont nécessaires pour implémenter des solutions de Facility Management afin de réduire les coûts de la gestion de vos bâtiments.
Rendre votre bâtiment intelligent : l’étape n°1 pour récolter la data
La data est l’un des biens les plus précieux de notre ère digitale. Et le Facility Management ne déroge pas à la règle.
De nombreux capteurs et autres pointeuses doivent être installés dans vos bâtiments pour pouvoir tracker correctement les données :
- Capteurs de température
- Capteurs d’éclairages
- Capteurs d’ouverture / fermeture
- Capteurs RFID
- Pointeuses fixes ou mobiles
Lorsque vous avez une cartographie de ce que vous souhaitez suivre et contrôler, vous avez déjà fait un pas de géant dans l’implémentation de solutions de Facility Management.
Installer un logiciel de Facility Management pour centraliser l’information
Les capteurs seuls ne sont pas suffisants pour organiser vos équipes et prestataires ou faire des prévisions. Il faut que ces données si précieuses soient rassemblées dans un logiciel de Facility Management pour qu’elles puissent être exploitées à leur plein potentiel.
Le logiciel permet ainsi de centraliser la récolte des données, mais également de synchroniser les alertes et d’automatiser les actions correctives avec les équipes en charge. C’est un gain de temps et de ressources très important pour tous les facility managers.
Recruter un Facility Manager pour chapeauter le pilotage de vos bâtiments
Si vous avez de nombreux bâtiments ou des sites industriels nécessitant beaucoup de maintenance et d’interventions, recruter un facility manager va rapidement être obligatoire. Cette fonction est primordiale si vous souhaitez réduire vos coûts d’exploitation.
Lorsque les bâtiments sont intelligents et connectés via un logiciel de Facility Management efficace, le salaire de votre facility manager sera largement contrebalancé par les économies d’énergie et de ressources.
Cependant, implémenter un système de Facility Management demande un certain temps d’adaptation. Quelques ajustements sont nécessaires pour que son utilisation devienne automatique. Le temps et les coûts de formation sont un bien maigre effort de court terme par rapport aux économies substantielles dont vous bénéficierez. Une fois que toutes vos équipes sont habituées à l’outil, les données et les interventions sont automatisées.
Les dépenses dans le Facility Management sont des investissements qui offrent des dividendes rapidement. Les coûts d’installation de solutions de Facility Management sont dérisoires par rapport aux économies réalisées à tous les niveaux :
- Réduction des dépenses d’énergie
- Facturation à la prestation / à l’heure
- Coûts administratifs réduits au minimum
- Moins de pannes et maintenance qui empêchent l’activité
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