Facility Management, contrôle des bâtiments, gestion des espaces de travail… Ces termes sont de plus en plus fréquents dans le milieu professionnel. De la maintenance au nettoyage, le Facility Management regroupe une multitude d’activités nécessaires au fonctionnement d’une entreprise.
Alors comment s’y retrouver ? Qu’est-ce que le Facility Management ? Pourquoi l’utiliser ?
En tant qu’expert dans le domaine, MoveWORK répond à toutes vos questions.
Qu'est-ce que le Facility Management ?
Le Facility Management regroupe l’ensemble des activités nécessaires au bon fonctionnement des installations d’une organisation. Il englobe tous les services en lien avec la gestion des bâtiments, des infrastructures et des équipements.
L’objectif du Facility Management est d’optimiser la gestion des espaces pour garantir un environnement de travail sûr, efficace et productif. Il s’agit d’une fonction essentielle pour l’amélioration de la qualité de vie et du bien-être des occupants.
Le Facility Management est composé par plusieurs disciplines : maintenance, espaces verts, sécurité, nettoyage, gestion des déchets, restauration…
Grâce à une planification et une gestion efficace, il permet de réduire les coûts des structures.
Quelle est la différence entre le Facility Management et les services généraux ?
Bien que rapprochés, le Facility Management et les services généraux diffèrent sur certains points. Ces deux domaines ont le même champ d’action : la gestion de l’environnement de travail.
Mais, la portée des responsabilités de chaque secteur est différente.
Les services généraux se concentrent sur la gestion opérationnelle des infrastructures et sur l’organisation de leurs ressources. Ce pôle dirige toutes les tâches quotidiennes liées aux espaces de travail, mais aussi certaines tâches administratives et logistiques.
Parmi ces tâches, on retrouve : la maintenance des locaux, la gestion des fournitures, la gestion des services de restauration ou encore la coordination des déplacements professionnels.
Les services généraux sont assurés en interne, mais peuvent parfois être externalisés.
Le Facility Management possède une dimension de gestion plus large et stratégique. En plus de la partie opérationnelle et technique, il intègre un volet d’optimisation des processus. Le Facility manager recherche des solutions pour améliorer l’utilisation des ressources, tout en réduisant les coûts. Son objectif est de faire gagner son organisation en performance et productivité.
Parmi ses tâches stratégiques, on retrouve : la gestion des fournisseurs, le contrôle et le pilotage des budgets ou la gestion énergétique.
Quels sont les missions principales faisant partie du facility management ?
Le Facility Management comprend une multitude d’activités. Ce large éventail de missions oscille vers un seul but : garantir le bon fonctionnement des installations et des équipements.
La maintenance préventive : clé de voute du Facility Management
En tant que garant du fonctionnement des équipements, le Facility Manager doit assurer des missions de maintenance préventive. Ces actions consistent à réaliser des tâches de maintenance fréquentes, pour réduire les risques de pannes. En anticipant la maintenance, le Facility Manager réduit les coûts de réparation et d’entretien.
La maintenance préventive est aussi un moyen pour prolonger la durée de vie des équipements. Ces activités comprennent notamment l’inspection, la vérification, le nettoyage, le graissage, le remplacement des pièces défectueuses et le suivi des indicateurs de performance. Avec des installations sûres, la sécurité des occupants est garantie.
L’organisation des services généraux (nettoyage, entretien, déchets, sécurité…)
Le Facility Manager est également un élément clé des services généraux. Il gère l’ensemble des services et les prestataires liés aux bâtiments et aux infrastructures. Il doit améliorer en continu le confort et la productivité des utilisateurs. Ces missions portent sur une partie immatérielle et sur une partie matérielle :
- Services : accueil, conciergerie, sécurité, nettoyage et entretien, restauration, gestion des déchets, gestion énergétique, réservation d’espaces de travail…
- Matériel : acquisition et gestion des équipements, achats et approvisionnements en fournitures de bureaux, réparation et remplacement…
Afin d’optimiser le fonctionnement de ses installations, le Facility Manager a aussi un rôle pédagogique. Il organise des programmes de formations pour ses collaborateurs et prodigue ainsi des bonnes pratiques. Il construit des guides pour responsabiliser les occupants et les sensibiliser à une utilisation durable et responsable des infrastructures.
En outre, le Facility manager doit veiller à la conformité réglementaire, en suivant les normes et les réglementations en vigueur. Pour améliorer sans cesse le confort, il peut mettre en place des technologies innovantes pour améliorer la performance des équipements et réduire les coûts.
La gestion d'interventions, des équipes et des coûts
Le Facility Manager possède également un rôle de gestionnaire opérationnel. Il est chargé de la gestion des interventions, du suivi de leur exécution et de l’analyse de leur performance. Pour respecter son budget, il doit mettre en place des reporting précis en temps réel.
Le Facility Manager coordonne les équipes internes et les prestataires de services. Il doit suivre leur efficacité, identifier les éventuels points bloquants et réajuster les processus si besoin. Le suivi de la réalisation des tâches est crucial pour maîtriser les coûts et les dépenses.
En complément, le Facility Manager assure un suivi des coûts de maintenance et d’entretien des installations. Il doit trouver des solutions innovantes pour améliorer la rentabilité de son exploitation : équipements basse consommation, capteurs IoT…
Pourquoi les entreprises et les collectivités font-elles du Facility Management ?
Le Facility Management est une composante essentielle pour la productivité d’une entreprise. La mise à disposition de services et d’équipements performants permet aux occupants d’être plus efficaces. Par exemple, un service de réservation d’espaces de travail favorise le développement de projets. L’installation de capteurs IoT permet de détecter la qualité de l’air et d’engager des actions d’aération si besoin. Une structure saine et bien pensée est un moyen de retenir les talents dans son entreprise.
De plus, avec la maintenance préventive, le Facility Management évite les interruptions de travail, souvent très coûteuses. Le Facility manager révise fréquemment les équipements pour écarter les ruptures de services. Le suivi des installations permet de programmer des actions correctives spécifiques selon les besoins. Cela peut se traduire par des économies substantielles sur les factures d’énergie et sur les coûts de maintenance.
Enfin, le Facility Management assure la conformité réglementaire en suivant les réglementations en vigueur. Le Facility manager veille au respect des normes environnementales, de sécurité et de qualité pour éviter les sanctions.
Certaines organisations choisissent d’externaliser le Facility Management pour se concentrer sur leur coeur de métier. Toutes les fonctions en lien avec les installations sont prises en charge par des prestataires externes. L’externalisation offre un gain de compétitivité mais nécessite un suivi et des exigences en termes de qualité de service.
