Les audits de certification HAS sont des étapes cruciales dans la vie d’un établissement de santé. Néanmoins, cet examen n’est pas si facile ! Taux d’infections nosocomiales, conformité aux protocoles, gestion des flux de patients… Les indicateurs évalués sont nombreux. En cas de non-conformité, votre structure n’est pas à l’abri d’une pénalité. Découvrez nos conseils pour éviter la fiche d’anomalie durant votre certification HAS !
En quoi consiste la certification HAS ?
Que ce soit pour les hôpitaux, les cliniques ou encore les structures médico-sociales, la certification HAS évalue la qualité des soins des établissements de santé. Elle vise l’amélioration du parcours de soin et la garantie d’un niveau de sécurité élevé pour les patients et pour le personnel soignant. Cette évaluation externe est obligatoire, autant dans le secteur public que privé. Sa grille de notation est établie par la Haute Autorité de Santé et son examen est réalisé par des professionnels de santé mandatés.
Au cours de la visite de certification, les auditeurs scrutent une liste d’indicateurs précis : gestion de la qualité, maîtrise des risques, sécurité des soins, indicateurs organisationnels… Ils recherchent d’éventuels points de non-conformité et établissent ensuite un rapport. Tous les résultats de ce rapport sont visibles par tous sur le site de la HAS. Cette diffusion contribue à informer les patients sur la qualité de soin de l’établissement de santé qu’ils fréquentent.
Qu'est ce qu'une fiche anomalie certification HAS ?
La fiche anomalie est la bête noire de la certification HAS ! Utilisée par les auditeurs, ce dispositif de signalement documente les non-conformités identifiées au cours de l’audit d’un établissement de santé. Ces annotations peuvent représenter une divergence aux normes en vigueur, un seuil d’acceptabilité non atteint ou un risque majeur pour les occupants de la structure.
En complément, la fiche anomalie d’une certification HAS inclut des informations détaillées sur la nature du défaut, son emplacement et sur les actions correctives à mettre en place. Ce document en soi n’empêche pas l’obtention de la certification HAS. Cependant, lorsqu’une anomalie est identifiée, l’établissement de santé doit mettre en œuvre des actions correctives pour remédier à la situation. La HAS prend en compte ces actions correctives lors de l’examen final pour décider si l’établissement répond aux normes requises pour la certification.
Par conséquent, les fiches anomalie de la certification HAS ne sont pas une sanction mais plutôt un moyen pour encourager l’amélioration continue des soins dans les établissements.
Quels sont les critères évalués dans la fiche anomalie certification HAS ?
La certification HAS est constamment révisée et ses critères d’évaluation évoluent chaque année. La grille de référence s’articule entre trois grandes thématiques chacune composée de plusieurs objectifs :
- Le patient : information, implication, respect, association des proches, conditions de vie et de lien social…
- Les équipes de soins : parcours de soins, coordination, maîtrise des risques, évaluation des pratiques…
- L’établissement : orientations stratégiques, engagement des patients, développement des compétences…
De leur côté, les indicateurs à respecter pour éviter une fiche d’anomalie de certification HAS sont répartis en 3 catégories : standards, impératifs, et avancés. En 2024, la liste des points à surveiller s’est encore agrandie. Un volet numérique et de protection des données sensibles est désormais un prérequis.
Parmi les nouveaux points de vigilance, retrouvez :
- La maîtrise par l’établissement de santé du risque de sécurité numérique
- La sécurisation de l’identification des professionnels dans le Système d’Information
- L’usage du système d’information pour l’accès au dossier du patient
- La sécurisation des usages des communications informatiques d’informations médicales
- L’accès du patient à son dossier et l’information du patient
- Le respect des bonnes pratiques d’identification du patient
Pour éviter une fiche anomalie de certification HAS, un suivi minutieux et en temps réel des données est donc primordial.
Comment éviter la fiche anomalie durant votre certification HAS ?
Le suivi des indicateurs qualité et des normes d’hygiène est un impératif pour éviter la fiche anomalie de certification HAS. Cependant, cette traçabilité est impossible si l’établissement complet n’est pas structuré pour. Des post-it volants pour avertir de la sortie des patients ? Des feuilles de passage éparpillées dans les tiroirs ? Des protocoles de bionettoyage disponibles dans un classeur au fond du placard d’archives ? Tous ces éléments sont des freins à la certification.
En effet, une gestion manuelle de la qualité des soins n’est pas fiable. Entre les erreurs, les oublis ou les incompréhensions, la préparation de votre audit deviendra un véritable enfer . Imaginez le temps perdu à récupérer toutes les informations : des journées entières ! De ce fait, la solution pour éviter la fiche anomalie de certification HAS est la digitalisation.
Digitalisez vos formulaires et vos documents papier
Premièrement, l’enjeu est de dématérialiser toute votre documentation papier. Fini les feuilles de présences perdues ou les interventions en doublons, la digitalisation collecte et centralise les données pour une coordination optimale. Votre gestion documentaire devient totalement automatisée. Les informations des différents services sont collectés avec des équipements de captation (applications mobiles, badgeuses, QR Code…) et stockés dans un outil unique. La digitalisation facilite l’accès aux documents et fournit une traçabilité des événements. Lors des évaluations, le risque de fiches anomalies liées à des documents manquants ou mal archivés est ainsi réduits.
Automatisez vos parcours d'intervention
Un patient vient de recevoir son autorisation de sortie ? Une intervention de bionettoyage est déclenchée. Une opération est prévue au bloc opératoire dans une heure ? Un contrôle sanitaire est lancé automatiquement.
L’utilisation de plateforme intelligente, telle que MoveWORK Flow, permet de digitaliser et d’automatiser vos parcours d’intervention.
La digitalisation des interventions est cruciale pour réduire les risques de fiche anomalie lors de votre certification HAS. En effet, grâce au suivi des tâches réalisées, vous êtes désormais en mesure de prouver le respect millimétré des protocoles.
Taux de réalisation des tâches, réajustement des tournées, nombre de ressources affectées aux interventions… Tous ces indicateurs sont désormais visibles en temps réel pour démontrer la qualité de vos soins aux auditeurs. La digitalisation vous offre un historique de tous les événements et de tous les flux ou mouvements de votre établissement de santé : entrées/sorties, interventions, taux d’occupation, fréquentation des espaces…
Pour aller encore plus loin, la mise en place de flux de travail automatisés est la clé ! Avec une plateforme de pilotage intelligente, l’état global de votre établissement est scruté au millimètre. Un problème ? Une absence ? Une demande de service ? Toutes les actions nécessaires à leur résolution sont automatisées. Quelle que soit la situation, l’automatisation vous garantit un respect des normes qualité et transforme la fiche anomalie de certification HAS en un lointain souvenir.
Digitalisez le management et le suivi qualité
Dans cette même logique, la digitalisation de votre suivi qualité est un impératif pour éviter la fiche anomalie durant votre certification HAS. Le suivi automatisé des indicateurs de qualité permet d’identifier rapidement tout écart par rapport aux normes établies. En cas de non-conformité, votre temps de réaction est instantané. Vous n’attendez plus l’évaluation officielle pour découvrir le problème et pouvez y remédier en amont.
Les plateformes de pilotage vous permettent de générer des alertes en cas de non-conformité et surtout d’enclencher les bonnes actions au bon moment. L’anomalie est analysée, identifiée et localisée pour ensuite déployer des actions correctives adaptées à la situation. En plus de ça, la dématérialisation de vos contrôles qualité ou auto-évaluations vous permettent de repérer et de résoudre les problèmes avant même l’arrivée de la non-conformité. Cette gestion préventive vous garantit la non-émission de fiche d’anomalie durant vos audits de certification HAS.
Optez pour une gestion automatisée de vos audits
Enfin, pour éviter la fiche anomalie dans vos certifications HAS, l’automatisation de vos reporting et de vos rapports est une bonne solution. Grâce à la collecte en temps réel des données, pourquoi pas générer des tableaux de bord automatisés ? Avec ça, quelle que soit la demande des auditeurs, vos indicateurs sont représentés graphiquement et corrélés avec les données correspondantes. La planification et la réalisation d’audits internes peuvent même être automatisées, assurant une évaluation systématique des processus et une identification proactive des zones à risque.
MoveWORK Flow : la plateforme pour digitaliser vos indicateurs HAS en un clic
Le facteur ultime pour éviter la fiche anomalie dans votre certification HAS ? Utiliser un outil unique et transversal qui pilote toutes vos données dans une même interface. Qualité, suivi d’intervention, tableaux de bord… Ne démultipliez pas les outils et concentrez toutes les indicateurs nécessaires dans la plateforme MoveWORK Flow.
Grâce à ses différents modes de captation, allant de la badgeuse classique à l’équipement IOT perfectionné, la plateforme MoveWORK Flow collecte, traite et centralise toutes les données de votre établissement en temps réel.
Flux de patients, occupation des salles d’attentes, équipes en intervention… Vous obtenez une vision globale de votre structure pour une maîtrise totale de la qualité des soins. Peu importe le besoin, MoveWORK Flow vous permet de digitaliser des formulaires et des kiosques de services pour signaler un événement ou générer des attestations.
De plus, avec ses applications dédiées par profil, MoveWORK Flow permet également un suivi des interventions où que vous soyez. L’ASH dispose de ses protocoles de bionettoyage digitalisés, le responsable peut suivre l’avancement de ses équipes et le soignant demander une prestation si besoin. Grâce à son système d’automates, MoveWORK Flow automatise les parcours d’interventions pour une plus grande fluidité et flexibilité opérationnelle. Ses algorithmes intelligents analysent les situations, déterminent et déclenchent automatiquement les scénarios d’interventions adéquats. Idem, pour votre suivi qualité : tout est digitalisé et automatisé !
Enfin, la plateforme MoveWORK Flow génère automatiquement des tableaux de bord personnalisés pour vos indicateurs. Fini le stress de la fiche anomalie dans votre certification HAS, en quelques clics tous vos rapports sont prêts. Les auditeurs n’auront plus qu’à vérifier les données dans des graphiques modélisés selon vos besoins. Les possibilités de modélisations et de corrélations sont quasi infinies :
- Taux de complications post-opératoires
- Taux d’infections nosocomiales
- Taux de réadmissions.
- Satisfaction des patients
- Conformité aux protocoles
- Nombre d’incidents et d’actions correctives
- Evaluation des compétences et rapports RH
- …
