Un retard récurrent, une prestation non réalisée, une absence non remplacée, une baisse de la qualité… Tous ces écarts donnent lieu à des réclamations clients. L’enjeu pour vous est donc d’identifier ces signaux avant même qu’ils ne deviennent de réels problèmes.
Dans cet article, découvrez comment un logiciel de gestion propreté permet de centraliser les données de l’exploitation, de croiser les indicateurs et d’anticiper les situations à risque avant qu’elles ne surviennent.
Pourquoi passer d'Excel à un logiciel de gestion de la propreté ?
Depuis des années, Excel vous accompagne dans la gestion de votre activité. Mais lorsque les sites, les contrats et les équipes se multiplient, l’outil montre rapidement ses limites et devient compliqué à utiliser au quotidien. Les données sont dispersées, elles doivent être consolidées manuellement et les anomalies, quant à elles, sont détectées trop tard. Et c’est là que vous vous retrouvez avec des centaines de réclamations sur le dos.
En tant que responsable d’exploitation, vous devez pouvoir croiser les données, identifier les risques et agir rapidement lorsqu’un incident se déclenchent.
La solution pour vous ? Un logiciel de gestion propreté, en effet il vous permet de :
- Piloter plusieurs sites et contrats depuis une même interface
- Croiser les indicateurs de planning, pointage, réalisation et qualité pour identifier les causes d’un écart
- Déclencher des plans d’actions dès qu’une anomalie est détectée et suivre leur résolution
- Fluidifier la circulation des informations entre agents, chefs d’équipe et responsables
- Détecter les signaux faibles avant qu’ils ne deviennent des réclamations
- Centraliser les données d’exploitation pour disposer d’une vision fiable et actualisée des prestations
L’objectif : ne plus seulement enregistrer les problèmes, mais les détecter suffisamment tôt pour pouvoir agir.
Comment détecter les risques avec son logiciel de gestion de propreté ?
Pour anticiper les réclamations, il est nécessaire d’identifier les événements qui peuvent révéler une dégradation des prestations. Pour suivre ces signaux sur l’ensemble de votre exploitation et détecter les situations à risque, un logiciel de gestion de la propreté vous accompagne au quotidien.
Identifier les récurrences de non-conformités
Repérer les écarts sur site
Un logiciel de gestion propreté permet de comparer ce qui était prévu avec ce qui est réellement réalisé sur le terrain. Vous identifiez ainsi rapidement :
- Une prestation planifiée mais non réalisée
- Une intervention plus courte que prévu
- Un retard récurrent
- Une fréquence de passage non respectée
Le suivi du niveau de qualité attendu par rapport au niveau réellement obtenu permet également de repérer les écarts avant qu’ils n’impactent la satisfaction du client. Ces données sont alors regroupées dans des tableaux de bord qui permettent de suivre les indicateurs clés, comparer les performances et identifier les sites ou prestations qui nécessitent votre attention particulière.
Interpréter les comportements de vos équipes
Sur le terrain, vous ne pouvez pas être au courant en direct de tout ce qui se passe sur le terrain. Un agent est absent et n’a pas été remplacé, un changement fréquent d’agent non expliqué dans une zone, l’arrivée d’un nouvel agent sur site… Ces changements au sein des équipes peuvent avoir un réel impact sur la qualité des prestations. Pour identifier ces situations à risque, il vous faut croiser ces informations avec les données d’exploitation.
C’est le rôle du logiciel de gestion de la propreté. En rapprochant les données des résultats des contrôles qualité et des prestations réalisées, vous pouvez mieux comprendre les variations de performance et agir au bon moment : remplacement, accompagnement, formation ou réorganisation de la prestation.
Planification, contrôle et analyse...
MoveWORK Flow : le logiciel de gestion propreté pour un contrôle préventif et proactif
Avec MoveWORK Flow, vous centralisez dans une même interface toutes les données nécessaire au bon pilotage de votre exploitation : planning, pointage, contrôles qualité, non-conformités, réclamations et interventions. Vous disposez ainsi d’une vision complète des prestations et des activités qui se déroulent réellement sur le terrain.
Cette centralisation permet d’identifier plus rapidement les écarts en croisant les données. Une prestation non réalisée, un retard récurrent ou une baisse du niveau de qualité peuvent ainsi être détectés avant même que le client ne s’en aperçoive.
Avec MoveWORK Flow vous définissez des seuils et automatisez certaines actions. Lorsqu’un indicateur dépasse le niveau attendu, une alerte peut être déclenchée afin que le responsable ou l’équipe concernée puisse intervenir rapidement. Les actions correctives sont ensuite suivies directement dans la plateforme.
Agir, c’est bien, mais agir et mesurer les résultats, c’est encore mieux. Grâce aux tableaux de bord et aux contrôles de suivi, vous pouvez vérifier si les actions mises en place ont réellement permis d’améliorer la situation. Vous passez ainsi d’un contrôle qui constate les écarts à un pilotage préventif et proactif de la qualité : détecter les risques, agir au bon moment et mesurer les résultats pour améliorer durablement votre activité.
Comment choisir le logiciel de gestion de propreté adapté à votre entreprise ?
Le choix d’un logiciel de gestion propreté doit avant tout répondre aux réalités opérationnelles. Une solution adaptée à une entreprise multisite avec plusieurs contrats et équipes n’aura pas forcément les mêmes besoins qu’une structure plus petite.
Plusieurs critères sont donc à prendre en compte :
- Le nombre de sites et de contrats clients : la solution doit pouvoir accompagner votre organisation et centraliser les données de vos différents sites
- Le nombre et la maturité des utilisateurs : agents, chefs d’équipe, responsables de site ou responsables d’exploitation doivent pouvoir utiliser la solution selon leurs besoins et leur niveau d’aisance avec les outils numériques
- Le budget : au-delà du coût de la solution, prenez en compte les gains attendus en temps, en fiabilité des données et en efficacité opérationnelle
- Les obligations réglementaires, normes et certifications : vérifiez que le logiciel répond aux exigences liées à votre secteur, à vos clients et à vos certifications, notamment dans le cadre d’une démarche ISO 9001 visant à structurer le management de la qualité et l’amélioration continue
- Le niveau d’automatisation : alertes, analyse des données, rapports, actions correctives… Plus les tâches peuvent être automatisées, plus vos équipes peuvent se concentrer sur le pilotage et l’amélioration des prestations
"MoveWORK Flow permet de mesurer réellement, de manière factuelle, les contrôles, faire de l'audit contradictoire et mener toutes les actions correctives nécessaires pour tenir un niveau de qualité constant. C'est là que réside le vrai gain de productivité : agir en amont plutôt que de subir la vague de réclamations clients. Car sur le terrain, les dysfonctionnements arrivent rarement isolés."
Pourquoi cette approche améliore aussi la relation client ?
Une meilleure anticipation des risques permet d’améliorer la qualité de vos prestations et par conséquent la satisfaction de vos clients. Le déploiement d’un logiciel de gestion propreté permet aussi de :
- Réduire les réclamations en intervenant avant que les problèmes ne s’installent
- Maintenir un environnement sain et conforme aux attentes
- Adapter les prestations aux besoins de chaque site
- Concentrer les équipes là où elles sont réellement nécessaires
