Il n’y a rien de pire pour un prestataire de service qu’un client qui vous appelle pour signaler un problème sur le terrain. En plus de l’insatisfaction, votre image professionnelle en prend un coup. Un retard récurrent, une prestation mal réalisée, une absence non remplacée, une baisse de la qualité… Tous ces écarts donnent lieu à des réclamations clients. L’enjeu pour vous est donc d’identifier ces signaux avant même qu’ils n’apparaissent. Découvrez comment un logiciel de gestion de la propreté permet de croiser les indicateurs et d’anticiper les situations à risque avant qu’elles ne surviennent.
Pourquoi passer d'Excel à un logiciel de gestion de la propreté ?
Depuis des années, Excel vous accompagne dans la gestion de votre activité. Mais lorsque les sites, les contrats et les équipes se multiplient, l’outil montre rapidement ses limites et devient compliqué à utiliser au quotidien. Les données sont dispersées et leur consolidation demande de nombreuses manipulations : rechercher les informations sur site, se déplacer pour récupérer les feuilles de présence, attendre leur transmission par les agents, puis retranscrire manuellement chaque donnée dans les fichiers Excel. Un fonctionnement qui bloque une grosse partie de votre journée qui augmente également le risque d’erreur et retarde la détection des anomalies.
Surtout, Excel reste un outil figé, il communique difficilement avec les autres outils de votre exploitation et ne permet pas de déclencher automatiquement des actions en cascade à
partir des informations collectées. Et c’est là que vous vous retrouvez avec des centaines de réclamations sur le dos.
Vous devez disposer d’une vision suffisamment complète de votre activité pour détecter les menaces en amont et intervenir rapidement lorsqu’un incident se déclenche. La solution ? Un logiciel de gestion propreté, en effet il vous permet de :
- Piloter plusieurs sites et contrats depuis une même interface
- Croiser les indicateurs de planning, pointage, réalisation et qualité pour identifier les causes d’un écart
- Déclencher des plans d’actions dès que le logiciel détecte une anomalie et suivre leur résolution
- Fluidifier la circulation des informations entre agents, chefs d’équipe et responsables
- Détecter les signaux faibles comme des retards qui se répètent, des absences fréquentes ou des prestations régulièrement incomplètes avant qu’ils ne ne se transforment en réclamations
- Centraliser les données d’exploitation pour disposer d’une vision fiable et actualisée des prestations
L’objectif : ne plus seulement enregistrer les problèmes, mais les détecter suffisamment tôt pour pouvoir agir.
Comment détecter les risques avec son logiciel de gestion de propreté ?
Pour anticiper les réclamations, l’enjeu est de repérer ce qui commence à se dégrader avant que le client ne le constate. Prenons un site où la fréquentation des sanitaires augmente, sans que la fréquence de nettoyage soit adaptée. Au fil des jours, les contrôles qualité peuvent se dégrader et les premières insatisfactions apparaître. Pour suivre ces signaux sur l’ensemble de votre exploitation et détecter les situations à risque, il existe plusieurs manières soit manuellement ; en allant récupérer vous même l’informations ou alors digitalement grâce à des objets IoT qui collectent les données sur le terrain directement.
Vient ensuite le rôle du logiciel de gestion de la propreté, qui collecte ces données et les interprète sous forme de tableaux de bord, vous permettant ainsi de mettre en place des solutions.
Identifier les récurrences de non-conformités
Repérer les écarts sur site
Un logiciel de gestion de la propreté permet de confronter les prestations planifiées à leur réalisation effective sur le terrain. Par exemple, si trois passages sont prévus pour l’entretien des sanitaires, les données de pointage et d’intervention permettent de vérifier qu’ils ont bien été effectués. En cas de différence, le directeur d’exploitation peut en rechercher
rapidement la cause et prendre les mesures nécessaires. Lorsque cette situation se répète, il peut également mettre en évidence une tendance et déterminer si elle concerne une équipe, un site, une zone ou encore un contrat. Vous identifiez ainsi rapidement :
- Une prestation planifiée mais non réalisée
- Une intervention plus courte que prévu
- Un retard récurrent
- Une fréquence de passage non respectée
En mettant en regard le niveau de qualité attendu et les résultats réellement obtenus, vous disposez également d’un moyen d’anticiper les difficultés avant qu’elles ne se traduisent par une insatisfaction client. Le logiciel consolide ces informations dans des tableaux de bord qui facilitent le suivi des indicateurs clés, la comparaison des performances et l’identification des sites ou prestations nécessitant une attention particulière.
Interpréter les comportements de vos équipes
Un agent est absent et personne ne l’a remplacé, un changement fréquent d’agent non expliqué dans une zone, l’arrivée d’un nouvel agent sur site… Ces changements au sein des équipes peuvent avoir un réel impact sur la qualité des prestations. Par exemple, si une zone connaît plusieurs changements d’agents ou des absences répétées en peu de temps et que les résultats des contrôles qualité se dégradent, cette évolution est un signal à surveiller. Elle révèle un besoin ou une difficulté liée à l’organisation de l’activité.
Pour identifier toutes les situations susceptibles de poser problème, vous devez donc croiser ces informations avec les données d’exploitation. C’est le rôle du logiciel de gestion de la propreté. En rapprochant les données de présence, d’affectation et de prestations réalisées avec les résultats des contrôles qualité, vous pouvez mieux comprendre les variations de performance et agir au bon moment : remplacement, accompagnement, formation ou réorganisation de la prestation.
Planification, contrôle et analyse...
MoveWORK Flow : le logiciel de gestion propreté pour un contrôle préventif et proactif
Avec MoveWORK Flow, vous centralisez dans une même interface toutes les données nécessaires au bon pilotage de votre exploitation : planning, pointage, contrôles qualité, non-conformités, réclamations et interventions. Ces informations sont interconnectées pour vous permettre de comprendre les liens entre les différentes actions et d’identifier rapidement celles qui peuvent avoir un impact sur les autres. Vous disposez ainsi d’une vision transversale des prestations et de l’activité réellement menée sur le terrain
Cette centralisation permet d’identifier plus rapidement les écarts en croisant les données. Avec MoveWORK Flow vous définissez des seuils et automatisez certaines actions. Lorsqu’un indicateur dépasse le niveau attendu, le logiciel peut déclencher une alerte afin que le responsable ou l’équipe concernée puisse intervenir rapidement. Vous pouvez ensuite suivre les actions correctives directement dans la plateforme.
Agir, c’est bien, mais agir et mesurer les résultats, c’est encore mieux. Grâce aux tableaux de bord et aux contrôles de suivi, vous pouvez vérifier si les actions mises en place ont réellement permis d’améliorer la situation. Vous passez ainsi d’un contrôle qui constate les écarts à un pilotage préventif et proactif de la qualité : détecter les risques, agir au bon moment et mesurer les résultats pour améliorer durablement votre activité.
Comment choisir le logiciel de gestion de propreté adapté à votre entreprise ?
Le choix d’un logiciel de gestion propreté doit avant tout répondre aux réalités opérationnelles. Une solution adaptée à une entreprise multisite avec plusieurs contrats et équipes n’aura pas forcément les mêmes besoins qu’une structure plus petite.
Plusieurs critères sont donc à prendre en compte :
- Le nombre de sites et de contrats clients : la solution doit pouvoir accompagner votre organisation et centraliser les données de vos différents sites
- Le nombre et la maturité des utilisateurs : agents, chefs d’équipe, responsables de site ou responsables d’exploitation doivent pouvoir utiliser la solution selon leurs besoins et leur niveau d’aisance avec les outils numériques
- Le budget : au-delà du coût de la solution, prenez en compte les gains attendus en temps, en fiabilité des données et en efficacité opérationnelle
- Les obligations réglementaires, normes et certifications : vérifiez que le logiciel répond aux exigences liées à votre secteur, à vos clients et à vos certifications, notamment dans le cadre d’une démarche ISO 9001 visant à structurer le management de la qualité et l’amélioration continue
- Le niveau d’automatisation : alertes, analyse des données, rapports, actions correctives… Plus les tâches peuvent être automatisées, plus vos équipes peuvent se concentrer sur le pilotage et l’amélioration des prestations
"MoveWORK Flow permet de mesurer réellement, de manière factuelle, les contrôles, faire de l'audit contradictoire et mener toutes les actions correctives nécessaires pour tenir un niveau de qualité constant. C'est là que réside le vrai gain de productivité : agir en amont plutôt que de subir la vague de réclamations clients. Car sur le terrain, les dysfonctionnements arrivent rarement isolés."
Pourquoi cette approche améliore aussi la relation client ?
Une meilleure anticipation des risques permet d’améliorer la qualité de vos prestations et par conséquent la satisfaction de vos clients. Le déploiement d’un logiciel de gestion propreté permet aussi de :
- Réduire les réclamations en intervenant avant que les problèmes ne s’installent
- Maintenir un environnement sain et conforme aux attentes
- Adapter les prestations aux besoins de chaque site
- Concentrer les équipes là où elles sont réellement nécessaires
