Face à des clients de plus en plus exigeants, démontrer votre qualité de service est une priorité. Prouver que votre agent est bien passé, montrer des indicateurs de performance, éviter les pénalités… Tout ça n’est possible qu’avec une traçabilité précise de vos actions et de vos prestations de nettoyage. Alors comment ? En élaborant un document dédié à ce suivi : la fiche de traçabilité de nettoyage.
Pourquoi mettre en place une traçabilité du nettoyage ?
Contrairement aux idées reçues, la traçabilité du nettoyage ne concerne pas que les secteurs de l’agroalimentaire , de la santé ou de l’ultra-propreté. Peu importe l’environnement professionnel dans lequel vous évoluez, le suivi du respect des normes d’hygiène garantit votre sécurité et celles des occupants.
En effet, la traçabilité du nettoyage est une méthode incontournable pour protéger la santé des personnes. Que ce soit les agents de services, les visiteurs ou les employés d’une structure, tous sont confrontés à des risques sanitaires ou infectieux sur leur lieu de travail. La traçabilité permet à la fois d’assurer le respect des protocoles de propreté, et aussi de réduire la propagation des agents pathogènes (bactéries, virus, qualité de l’air…).
De plus, tracer les interventions de nettoyage de vos agents est un excellent moyen d’assurer vos arrières. Fini les litiges injustifiés, les pénalités abusives ou les facturations contestées ! Grâce à la traçabilité du nettoyage, vous êtes en mesure de prouver votre efficacité à vos clients. Le suivi des actions vous permet de démontrer votre conformité, les tâches réalisées dans les locaux et la durée du travail effectué. En plus du cadre légal, la traçabilité du nettoyage vous permet de prouver votre contribution générale au bien-être des occupants et vous rend ainsi indispensable.
Enfin, la traçabilité du nettoyage est votre meilleur atout pour réagir rapidement aux imprévus. Grâce à la détection immédiate des incidents ou des anomalies, vous pouvez répondre avec réactivité aux situations d’urgence et rapidement ajuster le tir. L’analyse des indicateurs opérationnels relevés sur le terrain vous aide à optimiser les fréquences et vos méthodes de nettoyage pour maximiser votre performance globale.
Quels éléments intégrer dans une fiche de traçabilité du nettoyage ?
Tracer les interventions n’est pas chose facile. C’est pourquoi vous devez vous doter d’outils pour assurer un suivi millimétré des actions de vos équipes. La fiche de traçabilité du nettoyage rentre alors en jeu ! Ce document permet d’enregistrer et de suivre avec précision les activités de nettoyage dans une zone spécifique. Avec cette trace écrite des flux de travail, vous disposez d’un historique fiable des prestations menées et pouvez aisément démontrer le respect de vos engagements contractuels.
Alors, comment créer une fiche de traçabilité du nettoyage pertinente ? Et bien sa composition dépendra en partie du site sur lequel les interventions ont lieu et du type d’entretien effectué. Parmi les principaux éléments d’une fiche de traçabilité du nettoyage, vous retrouvez :
- Identification de la zone nettoyée : S’agit-il d’un bâtiment, d’un étage, d’une pièce ou d’un équipement ? Plus vous identifierez précisément l’endroit entretenu, plus le niveau de traçabilité de vos opérations sera élevé.
- Date et heure des interventions : Qu’il s’agisse d’un système déclaratif ou d’un relevé automatisé, la fiche de traçabilité du nettoyage doit permettre d’identifier l’heure de début et de fin d’une prestation. Elle renseigne aussi sur la fréquence d’exécution des mêmes tâches.
- Type de nettoyage effectué et protocole suivi : La fiche de traçabilité détaille la catégorie d’entretien réalisé. Le niveau de précision de ce critère dépendra de votre volonté. Seul le type de prestation sera mentionné ? Les étapes opérationnelles seront-elles énumérées une à une ? À vous de décider suivant le degré de traçabilité du nettoyage souhaité. Le type de protocole suivi et les documents réglementaires qui s’y rattachent peuvent également être mentionnés dans cette section.
- Liste des équipements ou des surfaces traitées : Selon vos besoins, la fiche de traçabilité du nettoyage peut répertorier tous les éléments nettoyés au cours d’une prestation sols, murs, mobiliers…
- Type de produits ou d’équipements professionnels utilisés : Le niveau de traçabilité peut aller jusqu’à la catégorie des nettoyants utilisés lors du nettoyage (détergents, désinfectants, nettoyage à sec…), des quantités de dosage et aux machines mises en oeuvre (aspirateur, auto-laveuse…)
- Identité de l’intervenant, de son superviseur et de son employeur
Selon la complexité de votre fiche de traçabilité du nettoyage, une multitude d’éléments et de facteurs peuvent venir compléter la liste ci-dessus : photos, vidéos, calibrage des appareils de mesure, méthodes d’élimination des déchets, conditions environnementales… Tout dépendra du secteur d’activité et du niveau d’exigence de vos clients.
Quels indicateurs mesurer dans une fiche de traçabilité du nettoyage ?
Hormis le suivi d’intervention, la fiche de traçabilité de nettoyage peut vous offrir une vraie visibilité sur la qualité des opérations. Ce dispositif permet de relever des indicateurs de performance clés et d’évaluer la conformité des processus de nettoyage selon des critères de notation précis.
Voici une liste d’indicateurs pertinents à inclure dans vos fiches de traçabilité du nettoyage :
- Pourcentage ou nombre de tâches réalisées conformément aux procédures établies
- Résultats des inspections visuelles via une échelle de notation définie
- Résultats des tests microbiologiques
- Nombre de zones nécessitant une intervention d’entretien spécifique supplémentaire
- Durée moyenne des opérations de nettoyage par zone ou par typologie d’entretien
- Quantité de déchets générés par intervention ou zone d’intervention
- Indisponibilité du matériel ou d’un équipement lors d’une intervention
Fiche de traçabilité du nettoyage : papier ou digital ?
Le format de la fiche de traçabilité du nettoyage peut varier selon les besoins de l’entreprise ou de l’organisation. Le papier reste jusqu’ici très répandu mais il a cependant plusieurs limites. En effet, plus vos sites clients sont nombreux, plus la gestion manuelle des documents papier vous fait perdre du temps. Chaque dispositif possède des avantages et des inconvénients :
La fiche de traçabilité papier : atouts et limites
La fiche de traçabilité du nettoyage papier est le type de document de suivi le plus utilisé chez les prestataires de services. Sa simplicité d’utilisation et de création, ne nécessitant pas de technologie particulière, séduit souvent les petites entreprises avec des budgets serrés.
Alors, comment peser le pour et le contre pour savoir si ce document vous convient ?
Voici quelques éléments pour vous éclairer.
- Avantages :
– La fiche de traçabilité papier ne dépend pas d’une connexion internet ou d’un appareil.
– Le coût d’investissement et d’utilisation est faible.
– La fiche de traçabilité physique est tangible et peut être facilement consultée sur place.
– La fiche papier permet la signature physique, perçue parfois comme plus officielle. - Inconvénients :
– La fiche de traçabilité du nettoyage papier est confrontée à des risques de pertes, d’oublis, de falsification des données et à un faible niveau de confidentialité.
– La détérioration ou la disparition des documents papier sont répandues.
– La fiche papier engendre des coûts de stockage, d’impression et d’archivage.
– Le papier rend difficile le partage d’information en temps réel et la corrélation des données.
– La gestion manuelle des documents est propice aux erreurs et fait perdre du temps
– La fiche papier a un impact environnemental négatif
La fiche de traçabilité du nettoyage digitale : le nouvel allié des prestataires
La fiche de traçabilité du nettoyage digitale apporte une bouffée d’air frais dans un monde des services longtemps dominé par le papier. Imaginez : plus besoin de déchiffrer des gribouillis illisibles ou de fouiller dans des classeurs poussiéreux pour obtenir les indicateurs dont vous avez besoin ! Des PME aux grands groupes, cette solution high-tech séduit de plus en plus d’entreprises pour son efficacité.
Alors, faut-il sauter le pas ? Comme pour tout changement, il y a des aspects techniques à vérifier. Certes, le coût initial peut faire grincer des dents, mais ne vous y trompez pas : à long terme, c’est un investissement qui paie.
- Avantages :
– La fiche de traçabilité digitale est facilement accessible par toutes les parties prenantes,
même à distance, et les informations sont actualisées instantanément
– Les erreurs de saisie sont minimisées grâce à des interfaces intuitives
– La fiche digitale sécurise vos données avec la collecte et la centralisation en temps réel
– Avec les alertes en temps réel et automatiques, le dispositif est un atout pour réagir
rapidement aux imprévus ou aux incidents
– Grâce à l’automatisation, la fiche de traçabilité du nettoyage digitale permet une corrélation
des données rapide, une analyse plus pertinente et vous fait gagner du temps
– La traçabilité garantit une conformité aux normes et aux réglementations plus élevée
– L’historique détaillé aide à identifier les tendances et à optimiser les processus - Inconvénients :
– La fiche de traçabilité digitale nécessite un investissement initial important
– L’utilisation de technologie expose à des risques de panne ou de problème de connexion
– La mise en place d’une fiche digitale induit une formation du personnel
– Certains employés peuvent être réticents face à la surveillance en temps réel
Découvrez comment digitaliser votre fiche de traçabilité du nettoyage
En conclusion, qu’elle soit papier ou digitale, la fiche de traçabilité du nettoyage reste au cœur des enjeux du secteur de la propreté. Si le format papier conserve sa pertinence pour certains acteurs, notamment les petites structures ou les interventions ponctuelles, la tendance est clairement à la digitalisation. Plus l’entreprise grandit, plus ses besoins en gestion de données, réactivité et conformité s’intensifient. Le passage au numérique est alors quasi incontournable.
Les grands donneurs d’ordres exigent de plus en plus une traçabilité et de transparence, difficilement gérables sans outils digitaux. Le digital s’impose donc comme un levier de croissance et de compétitivité dans le monde des services.
