Pour assurer une qualité de service, la traçabilité du nettoyage est un impératif. Dans les environnements professionnels, le nettoyage et la propreté sont les premiers facteurs d’attention des occupants. Dans les lieux publics, 98% des français considèrent la propreté comme indispensable. (Étude FEP 2023)
La traçabilité du nettoyage est donc essentielle pour assurer la satisfaction client et le bien-être des employés. Mais comment suivre le nettoyage ? Comment mesurer son efficacité ?
Zoom sur les solutions digitales de traçabilité du nettoyage.
Pourquoi mettre en place une traçabilité du nettoyage ?
Tracer les interventions de nettoyage ou de bionettoyage est le point clé pour assurer un niveau d’hygiène élevé. Que ce soit pour vos équipes ou pour des prestataires de services, il est important d’évaluer la qualité de leurs prestations. Voici ces nombreux avantages :
- Un environnement propre et hygiénique :
La traçabilité du nettoyage permet de suivre précisément les tâches de nettoyage effectuées. Ce suivi permet d’assurer un environnement sain à vos collaborateurs. Des équipements aux zones inaccessibles, la vérification d’indicateurs de propreté garantit la sécurité sanitaire.
- Une qualité de service élevée
En identifiant et en corrigeant les lacunes éventuelles dans les prestations, vous améliorez continuellement vos
process d’exploitation. Cette optimisation continue garantit des prestations de qualité. Les clients et les usagers ont de plus en plus d’exigences en matière de propreté et d’hygiène. En mettant en place une traçabilité du nettoyage, les entreprises montrent leur engagement envers la qualité des services et renforcent la confiance de leurs clients.
- Une plus grande efficacité des équipes de nettoyage :
En fournissant une vision claire des tâches à accomplir et un suivi en temps réel, la traçabilité optimise la planification et la gestion des équipes de nettoyage. Cela évite les doublons, les oublis et les délais inutiles. Grâce à la traçabilité du nettoyage, les responsables peuvent accéder facilement aux informations sur les tâches réalisées, les anomalies et les incidents. Cela favorise une communication transparente entre les équipes et facilite la résolution des problèmes.
- Une réduction les coûts opérationnels :
La traçabilité du nettoyage permet d’identifier les domaines où des ressources sont gaspillées ou mal utilisées. Ce suivi permet de rationaliser les opérations et d’ainsi réduire les coûts de fonctionnement.
- Un respect des normes et des réglementations :
Certains secteurs, comme l’industrie agroalimentaire ou la santé, sont soumis à des normes strictes en matière d’hygiène et de propreté. La traçabilité du nettoyage permet de démontrer la conformité aux normes en vigueur et de prévenir les risques sanitaires.
Les défis de la traçabilité manuelle du nettoyage
Avec des tableaux Excel, un suivi papier ou même des post-it, la traçabilité manuelle du nettoyage a ses limites. Lorsque les interventions se multiplient, il est de plus en plus complexe d’effectuer un suivi manuel.
Erreurs et risques liés à la saisie manuelle des données
La saisie manuelle des données expose les entreprises à un risque élevé d’erreurs. Les oublis, les erreurs de transcription ou les données mal interprétées génèrent des informations incorrectes ou incomplètes. Ces erreurs faussent l’analyse des données opérationnelles et peuvent avoir un impact négatif sur la qualité des services. Une mauvaise traçabilité du nettoyage peut compromettre la santé et la sécurité des occupants.
Une perte de temps liée à la traçabilité manuelle du nettoyage
La gestion manuelle des tâches de nettoyage demande un investissement important en termes de temps. Les équipes doivent consacrer une partie de leur journée à collecter, enregistrer et analyser les données manuellement. Cela peut entraîner une perte de productivité et des coûts supplémentaires liés à la main-d’œuvre et aux déplacements.
Pour la collecte, le responsable est obligé soit de se rendre sur chaque site d’intervention, soit de s’assurer que ses agents lui aient bien transmis chaque fiche de suivi correspondante. Pour la retranscription, le process est extrêmement chronophage et peut prendre des heures. Cette tâche répétitive favorise les erreurs humaines. Enfin, l’analyse n’est pas automatisé et il est donc nécessaire de croiser les données à la main.
Un autre défi majeur réside dans la difficulté à obtenir une vue d’ensemble complète des opérations de nettoyage. Les données manuelles sont souvent dispersées dans différents documents ou systèmes, ce qui rend complexe la consolidation des informations. Le responsable d’exploitation doit réaliser tous les graphiques lui-même et n’a pas toujours une vision objective. Sans une vue d’exploitation globale claire, il est difficile d’identifier les tendances, les anomalies ou les axes d’amélioration des services.
Face à ces défis, de plus en plus d’entreprises se tournent vers des solutions digitales pour la traçabilité du nettoyage. En adoptant des outils numériques dédiés, elles peuvent éviter les erreurs, gagner en efficacité opérationnelle et obtenir une vision en temps réel de leurs activités. La digitalisation offre une approche plus fiable, précise et transparente pour garantir des prestations de nettoyage de haute qualité, répondant ainsi aux exigences croissantes en matière d’hygiène et de propreté.
Les solutions digitales pour une traçabilité efficace du nettoyage
L’agent est-il passé ? A-t-il bien suivi le protocole de nettoyage ? Faut-il une intervention de nettoyage supplémentaire ? Toutes ces questions sont difficilement contestables sans un suivi digital.
La traçabilité du nettoyage garantit une qualité de service élevée à vos occupants. De l’application mobile aux capteurs IoT en passant par un logiciel de Facility Management, découvrez les solutions digitales pour une traçabilité du nettoyage efficace.
Applications mobiles dédiées au suivi des tâches de nettoyage
Pour obtenir une traçabilité du nettoyage fiable, les applications mobiles sont de véritables alliées ! Ces dispositifs sont des boites à outils pour les agents de services. Ils permettent aux équipes terrain de recevoir en temps réel leurs plannings et fiches de poste. Ils ont instantanément à leur disposition les tâches à réaliser par zone ou par équipement.
Ces applications offrent une traçabilité des tâches de nettoyage en temps réel. Toutes les mises à jour
s’effectuent à distance et les agents sont alertés en cas de changement. Les managers peuvent ainsi suivre les interventions en direct, détecter les anomalies et réagir en conséquence. Cela améliore considérablement la réactivité et la qualité des services.
Les applications mobiles proposent des fonctionnalités clés qui optimisent la traçabilité du nettoyage :
- Planification des tâches
- Suivi des présences
- Suivi des tâches réalisées
- Remontée d’incidents
- Contrôle de la qualité des prestations
- Preuves photos
Les capteurs IoT et équipements connectés pour une traçabilité du nettoyage en temps réel
Depuis plusieurs années, la digitalisation prend une place grandissante dans les entreprises. Les innovations technologiques se succèdent et facilitent les process opérationnels. Les capteurs IoT intégrés dans les équipements ou zones de nettoyage représentent une avancée majeure dans la traçabilité du nettoyage. Pour collecter de la donnée sur le terrain, ces objets connectés sont devenus monnaie courante.
Grâce à ces capteurs intelligents, la collecte automatique de données devient fluide et précise. Les tâches fastidieuses de saisie manuelle sont ainsi éliminées. Pour le suivi d’intervention, il existe différents types de capteurs intelligents :
- Systèmes de pointage : par QR Code, par badge NFC ou via des bornes connectées
Avec des équipements de pointage connectés, la traçabilité du nettoyage est optimisée. Les managers peuvent facilement suivre les arrivées et les départs des agents. Ils s’assurent ainsi que l’agent était bien présent pour réaliser la prestation. Ces données permettent également de démontrer au client le respect des engagements contractuels (temps de travail, durée des prestations…)
- Capteurs de présence et indicateurs environnementaux
Ces capteurs IoT permettent de surveiller en temps réel l’occupation et l’utilisation des espaces. Leur système de détection permet d’obtenir des indications sur la qualité d’un environnement de travail ou d’une zone précise : qualité de l’air, humidité, niveau sonore, CO2… Il est ainsi possible de savoir quand une intervention de nettoyage est nécessaire. Grâce à la quantification de ces indicateurs environnementaux, la traçabilité du nettoyage est facilitée. Si une prestation de nettoyage a bien été réalisée, les indicateurs négatifs diminuent. Dans le cas contraire, ils resteront stables ou pourront potentiellement augmenter.
- Capteurs d’hygiène connectée JVD :
Ces capteurs permettent de mesurer l’utilisation des équipements de nettoyage, leur performance et leur durabilité, garantissant ainsi une maintenance proactive. Ils fournissent des informations essentielles sur les niveaux de contenance et les ruptures de services. En exploitant ces données en temps réel, les responsables des services généraux peuvent prendre des décisions éclairées, optimiser les plannings d’intervention et améliorer la qualité des prestations. Grâce à cette nouvelle technologie, la traçabilité du nettoyage atteint un niveau de précision et d’efficacité sans précédent, permettant ainsi d’assurer des environnements propres et sécurisés pour les usagers.
Les logiciels de Facility Management
Il est intéressant de collecter des données terrain, mais sans outil de pilotage cette collecte ne peut être efficacement exploitée. Un suivi Excel n’est pas suffisant et ne vous met pas à l’abri des erreurs.
Pour centraliser, gérer et analyser une exploitation, un logiciel de Facility Management est l’outil idéal. Cet outil permet d’optimiser durablement les parcours d’intervention et
assure une traçabilité efficace. Ces plateformes centralisées offrent un contrôle complet sur toutes les tâches de nettoyage, depuis la planification des interventions jusqu’au suivi des agents sur le terrain. Grâce à une interface intuitive, les responsables des services généraux peuvent gérer en temps réel les opérations de nettoyage. Ils sont en capacité d’assigner des tâches aux équipes appropriées et de suivre l’avancement des engagements. La centralisation des données permet également d’accéder à des rapports détaillés sur les performances, la qualité des interventions et les coûts associés.
L’intégration avec d’autres outils de gestion et logiciels métiers est un autre avantage des logiciels de Facility Management. En combinant la gestion du nettoyage avec d’autres aspects logistiques tels que la maintenance préventive ou la gestion des stocks, les responsables peuvent obtenir une vision d’exploitation globale. Cette intégration permet une meilleure coordination entre les services et une optimisation des ressources. En adoptant des logiciels de gestion du Facility Management, les organisations peuvent relever les défis de la traçabilité du nettoyage avec succès.
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Comment choisir sa solution digitale pour une traçabilité du nettoyage ?
Même si chaque outil est performant, chaque dispositif ne convient pas forcément à tout le monde. Le choix d’une solution digitale pour tracer ses activités de nettoyage doit être réfléchi. Plusieurs critères sont à prendre en compte au niveau logistique, financier et humain.
Choisir une solution en adéquation avec ses besoins
Chaque entreprise a des besoins uniques en matière de traçabilité du nettoyage et de Facility Management. Ces besoins doivent être listés en amont pour orienter le choix d’un outil. Par exemple, une entreprise multi-site avec des installations complexes n’aura pas les mêmes réquisitions qu’une petite PME de propreté.
Les exploitations d’envergure doivent gérer une multitude de données. Ces structures ont donc besoin d’une solution qui permet de gérer efficacement toutes les interventions tout en fournissant des rapports consolidés. La personnalisation des rapports d’analyse par site, par territoire ou par pays est donc un impératif.
Pour les entreprises avec un faible effectif et moins de ressources internes, un outil de pilotage automatisé est aussi un atout. L’automatisation des suivis, les alertes et les scénarios d’intervention préprogrammés permettent de gagner un temps précieux. Les managers peuvent ainsi se concentrer sur des tâches stratégiques à forte valeur ajoutée, plutôt que sur des missions opérationnelles chronophages.
Vérifier la facilité d'utilisation et d'intégration avec ses systèmes existants
La facilité d’utilisation de la solution est essentielle pour une adoption réussie par l’ensemble du personnel. Une petite structure pourrait chercher une solution intuitive et conviviale, tandis qu’une grande organisation pourrait avoir besoin d’une solution plus poussée et performante.
De plus, il est important de vérifier la possibilité d’intégration de l’outil choisi avec les systèmes existants. Par exemple, la compatibilité avec les logiciels de ressources humaines facilitera la création des fiches de paies pour des centaines de salariés. La compatibilité avec des logiciels GMAO permettra de simplifier les processus de maintenance. Chaque situation doit être analysée en amont pour choisir la solution de traçabilité du nettoyage adaptée.
Mesurer le degré de personnalisation et d'évolutivité de la solution
Les besoins en matière de traçabilité du nettoyage peuvent évoluer avec le temps, en particulier pour les entreprises en croissance ou en expansion. Par exemple, une entreprise peut avoir besoin de personnaliser les formulaires d’inspection, d’ajouter de nouveaux indicateurs de performance ou d’intégrer des fonctionnalités d’analyse de données avancées.
En prenant en compte ces critères de sélection et en se référant à des exemples concrets, il devient plus facile de choisir la meilleure solution digitale.
