Le suivi de présence de vos agents n’est pas une mince affaire. Entre les retards, les absences et les changements de planning quotidiens, la gestion des présences représente une perte de temps considérable pour les responsables. La digitalisation offre des solutions innovantes pour simplifier ces tâches chronophages et gérer les présences de manière plus efficiente. Découvrez les outils indispensables pour suivre et piloter le temps de travail de vos employés.
Pourquoi digitaliser la gestion de présence ?
Propreté, santé, transport, éducation… Quel que soit le secteur d’activité, la gestion de présence est généralement réalisée manuellement, sur papier. Mais ce système est sujet à plusieurs défaillances, comme par exemple le risque d’erreurs humaines, la difficulté d’analyse des informations récoltées et évidemment une perte de temps qui pourrait être allouée à d’autres tâches plus productives. Chaque semaine, les responsables perdent en moyenne
l’équivalent d’une journée de travail à récolter, centraliser et retranscrire les données de présence. De plus, les informations collectées doivent être constamment mises à jour, à la main. Dès lors, trouver des solutions alternatives pour optimiser l’efficacité de ces procédures et ces missions administratives est devenu indispensable pour les managers.
Les bénéfices de la digitalisation de la gestion de présence
C’est là que rentre en jeu la digitalisation de la gestion de présence. Alors pourquoi passer le cap ? La dématérialisation de la collecte et du traitement des temps de travail présente autant d’avantages pour vos responsables que pour vos employés. Flicage, surveillance, contrôle… Oubliez ces oppositions, voici plusieurs arguments pour contrer les fausses idées :
- Gain de temps : La digitalisation de la gestion de présence est une aubaine pour les responsables. En effet, les encadrants n’ont plus besoin de se déplacer pour collecter les informations de présence, ni de traiter manuellement ces données. Toutes les données sont collectées automatiquement et remontées dans les bons outils ou logiciels.
- Réduction des erreurs : La collecte des données de présence est régit par des équipements connectés. Ces dispositifs relèvent des paramètres à un instant précis, les documentent de manière informatique et détectent les variations. Cette technique permet un suivi précis et sans faille des horaires travaillés par les employés. De plus, grâce à l’interfaçage des outils, les temps de travail sont transmis instantanément au département des ressources humaines pour élaborer les fiches de paie des employés.
- Réalisation d’économies : La digitalisation de la gestion de présence est un vivier d’économies d’échelle. En effet, dématérialiser permet de diminuer votre consommation de papier, vos coûts d’impression et vos charges de stockage. Plus que des économies matérielles, vous rationalisez également les coûts de main d’oeuvre sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Optimisation de la planification : En digitalisant la gestion des présences, vous obtenez une vision en temps réel des effectifs et des ressources disponibles sur votre exploitation. Cette clarté vous permet de réattribuer des tâches si besoin et de réajuster les plannings avec lucidité.
- Meilleure conformité : Le Code du Travail exige une traçabilité complète des heures travaillées. Avec la digitalisation de la gestion de présences, vous assurez l’élaboration continue de fiches de paie représentatives des temps effectués par les employés.
Quels sont les outils pour digitaliser la gestion de présence ?
La digitalisation de la gestion de présence est un procédé numérique qui consiste à suivre les heures de travail réalisées par les employés. Mais, comment l’implémenter réellement ? Quels outils déployer ? Collecter la donnée est facile, mais la traiter c’est autre chose !
La gestion de présence digitale nécessite l’implantation de deux éléments obligatoires : des outils de captation et des outils de traitement. Sans ces deux facteurs le traitement dématérialisé ne pourra pas être performant. En effet, il est bien beau de collecter des informations, mais à quoi ça sert si aucun système ne les analyse derrière ? Pour cela, il existe plusieurs outils permettant de collecter, centraliser, retranscrire et analyser les données de présence de vos employés.
1- Les outils de captations fixes
Couramment installés dans les entreprises, les outils de captations fixes sont des systèmes de pointage électroniques rapides et efficaces. Ils permettent de collecter les données de présence, anonymement ou nominativement, grâce à des technologies plus ou moins complexes :
- Badge RFID/NFC
- Scan de codes-barres
- Identification via des boutons IN & OUT
- Identification par code personnel
- Système de reconnaissance faciale ou biométrique
Ces outils enregistrent les heures d’entrée et de sortie des travailleurs et remontent ces données de manière automatisée dans vos logiciels métiers.
Avantages :
- Simple d’utilisation
- Rapidité de pointage
- Structure résistante anti-vadalisme
- Adapté à l’intérieur et à l’extérieur
- Personnalisation selon les besoins
Inconvénients :
- Coût initial
- Maintenance
2- Les outils mobiles
Un autre moyen de suivre les présences est l’utilisation d’applications mobiles. Elles permettent aux employés de pointer leurs heures de travail à distance, généralement à partir d’un smartphone ou d’une tablette. Ce procédé facilite la gestion des horaires, surtout pour les employés ne travaillant pas sur un lieu fixe ou évoluant sur des chantiers clients.
Plusieurs technologies permettent de pointer via une application mobile : NFC, QR Code, lien internet… Ces applications peuvent être synchronisées avec le système de gestion des présences de l’entreprise pour une protection et une gestion centralisée des données. Le plus ? Ces dispositifs digitaux ne se limitent pas qu’au pointage et peuvent combiner plusieurs fonctionnalités opérationnelles (plannings, protocoles, suivi d’intervention…)
Avantages :
- Rationalisation des coûts
- Flexibilité et mobilité
- Accessibilité
- Personnalisation
- Pré-configuration
Inconvénients :
- Dépendance à une connexion internet
- Risques potentiels pour la sécurité des données
- Déploiement et maintenance complexes
- Adoption parfois difficile
3- Les bornes connectées
Pour digitaliser la gestion de présence, une autre alternative est disponible : les bornes connectées. Ces dispositifs modernes offrent aux utilisateurs la possibilité de notifier leur présence et de soumettre des requêtes personnalisées. Plus accueillantes, ces bornes fournissent des kiosques de services ajustables en fonction de leur emplacement. Connectées à une plateforme de gestion, les bornes intelligentes permettent d’automatiser les interventions en réponse aux besoins des agents. De plus, les données collectées sont ensuite transmises pour traitement et analyse.
Avantages :
- Précision des données
- Signalement automatique de la présence
- Transparence et disponibilité des informations pour les parties prenantes
- Automatisation
- Sécurité des données
- Personnalisation des services
Inconvénients :
- Dépendance à une connexion internet
- Coût de déploiement de l’outil
- Coût de maintenance élevé
- Besoin de formation pour les utilisateurs
- Possibles problèmes techniques ou pannes
4- Les logiciels de gestion de présence
La gestion de présence démarre réellement quand les temps de travail ont été collectés. Cependant, comment trier, classer et corréler les données entre elles ? C’est à ce moment précis qu’interviennent les logiciels de suivi. Une fois que les données sont envoyées, ces outils traitent automatiquement les informations grâce à des algorithmes analytiques. Ils identifient avec précision l’origine de la donnée, sa nature et déclenchent les actions correctives ou les alertes adaptées à la situation.
En offrant des fonctionnalités tels que les tableaux de bord dynamiques, la gestion des absences ou encore la génération de rapports analytiques, les logiciels de gestion de présence sont vecteurs de performance pour les organisations. Les reportings qu’ils produisent renforcent la relation de confiance entre les employés et l’entreprise, ainsi qu’avec les clients.
Avantages :
- Identification précise de l’origine et de la nature des données
- Déclenchement d’actions correctives et d’alertes appropriées
- Tableaux de bord dynamiques
- Gestion des absences et des congés
- Suivi en temps réel des effectifs
- Génération de rapports analytiques
Inconvénients :
- Coût d’achat élevé
- Complexité de mise en œuvre et d’intégration avec les systèmes existants
- Dépendance à la connectivité
- Nécessité de former les utilisateurs
- Possibilité de problèmes techniques
Quels sont les critères essentiels d'un bon outil de gestion de présence ?
Il existe différents outils à intégrer dans une structure ce qui peut vous rendre le choix difficile. Pour faciliter votre sélection, voici un tableau récapitulatif des paramètres essentiels à prendre en compte :
MoveWORK la plateforme complète pour la gestion de présence
Pour une gestion efficace des présences, les outils de captation, bien que essentiels, sont inutilisables seuls. Pour être pertinents, les équipements doivent être connectés à une plateforme de pilotage, telle que MoveWORK Flow.
L’intégration d’outils transversaux comme MoveWORK Flow répond à un impératif stratégique dans un paysage en perpétuelle évolution. Dans un environnement où la réactivité est essentielle, la centralisation des données à travers une plateforme unique devient un atout majeur pour assurer une communication fluide et instantanée entre les différents départements de l’entreprise. En centralisant les données relatives à la présence des agents, MoveWORK Flow offre une vision actualisée de l’activité et favorise la collaboration.
En permettant une gestion en temps réel des tournées, des absences et des retards, MoveWORK Flow vous permet de réagir rapidement aux imprévus. En assurant une continuité de service en toutes circonstances, vous garantissez une satisfaction client constante et ainsi la pérennité de votre organisation. Cette capacité à réagir promptement aux changements est un avantage concurrentiel indéniable dans un environnement ultra compétitif.
En complément, MoveWORK Flow intègre un système intelligent qui automatise les interventions en se basant sur la situation des agents sur le terrain. Si un agent est absent, un plan de remplacement est déclenché. De même, si un agent devient indisponible, ses responsabilités sont automatiquement réattribuées à l’agent disponible le plus proche. Cette automatisation élimine les tracas et simplifie le travail des responsables.
Son point fort : l’interopérabilité avec vos logiciels RH ! En connectant vos outils métiers avec la plateforme, vous obtenez une vision complète de vos indicateurs. La période des paies est simplifiée et les risques de mécontentement réduits à néant.
