Logiciel de gestion d’intervention : Les 10 meilleures fonctionnalités

8 décembre 2023

L’efficacité opérationnelle de votre structure dépend fortement de la qualité de votre organisation et de la gestion de vos interventions. Ces responsabilités demandent un fort investissement et ne doivent pas être prises à la légère. Par ailleurs, plusieurs méthodes organisationnelles existent pour vous aider : planification stratégique, gestion des ressources, coordination des équipes…

Toutes ces approches, au-delà d’être pratiques, génèrent une perte de temps pour les responsables si elles ne peuvent pas être réalisées simultanément. Les logiciels de gestion d’interventions vous permettent de rassembler toutes ces méthodes dans une seule et même plateforme. Découvrez les 10 meilleurs fonctionnalités pour une approche intégrée qui optimise vos opérations et votre temps!

Quels sont les objectifs de la gestion des interventions ?

La gestion des interventions répond à plusieurs besoins de l’entreprise. Son implantation et son bon fonctionnement favorisent la réduction des coûts et l’augmentation globale de la performance. Voici les principaux objectifs de la gestion d’intervention :

Amélioration de la réactivité en cas d’imprévus ou de demandes client
Optimisation des coûts, des ressources humaines et matérielles
Augmentation de la qualité de service et de la satisfaction client
Réduction des temps d’arrêt d’activité
Suivi et analyse des performances
Amélioration continue des processus et des parcours d’intervention
Augmentation de la performance individuelle et collective

Automatiser et digitaliser pour une optimisation de ses processus

Tous les jours, vous faites face à des problèmes liés à la gestion des interventions. Plus une entreprise est grande, plus le pilotage des processus est difficile : complexité des plannings, communication entre les équipes, prise de décision ralentie…

Tous ces défis peuvent être résolus grâce à la digitalisation et à l’automatisation des parcours opérationnels. Comment faire ? En utilisant un outil spécialisé : le logiciel de gestion des interventions. Ce dispositif novateur offre une approche intégrée pour relever tous vos défis quotidiens, améliorant ainsi la performance et le rendement de votre structure.

Un logiciel de gestion d'intervention, c'est quoi ?

Un logiciel de gestion des interventions est un outil informatique permettant d’organiser, de planifier, de suivre et de gérer toutes les différentes interventions et activités de services à réaliser dans une organisation. Pilotage des interventions à venir, planification des emplois du temps de vos employés, gestion des absences et des remplacements, contrôle de la qualité des activités de services… Les possibilités d’actions et de projets sont démultipliés grâce à un logiciel de gestion des interventions.

Le logiciel de gestion d’intervention vise à optimiser le processus d’exécution des tâches en proposant des fonctionnalités utiles pour le bon fonctionnement de votre structure. Mais, face aux nombreux outils disponibles sur le marché, comment faire son choix ? Ai-je besoin de toutes les fonctionnalités ? Attention, la quantité n’est pas toujours synonyme de qualité !

Pour qu’un logiciel de gestion d’intervention soit efficace, il doit comprendre des fonctionnalités adaptées à vos besoins et à vos problématiques.

Les 10 fonctionnalités in-dis-pen-sables aux logiciels de gestion d'intervention

1. Planification des interventions

Plus les sites d’exploitation se multiplient, plus la gestion des plannings peut devenir complexe pour les Facility managers. Les tâches diffèrent selon les zones et les compétences des agents de services aussi. Un planning mal organisé peut engendrer toutes sortes de préjudices sur le bon fonctionnement des activités d’une entreprise.

Pour vous fournir une vision claire de vos prestations en cours et à venir, le logiciel de gestion d’intervention doit impérativement disposer d’un module de planification. Cette fonctionnalité vous permet de dispatcher les tâches de vos employés, de programmer des interventions mais aussi de notifier vos agents instantanément. C’est un moyen sûr pour gérer votre personnel et pour identifier les ressources humaines disponibles à l’instant T.

Bien que la majorité des logiciels de gestion d’intervention possèdent un module de planning, méfiez-vous ! En effet, certaines fonctionnalités sont très limitées. Assurez-vous que la planification vous offre la possibilité d’effectuer des changements et que ces derniers se synchronisent en temps réel ! Vos agents doivent être alertés en cas de modification ou d’imprévus et vous aussi. Votre productivité et celle de vos employés, ne pourra qu’être ainsi améliorée.

2. Automatisation des processus

L’automatisation joue un rôle essentiel dans l’optimisation des processus de gestion des interventions. Cette approche permet à vos équipes de gagner du temps et d’accroître leur performance individuelle et collective. En automatisant les activités, le risque d’erreurs telles que les oublis, les doublons ou les affectations incorrectes est significativement réduit. Les registres de passages, les évaluations qualité ou encore les enquêtes de satisfaction client peuvent être récoltées automatiquement. Avec un logiciel de gestion d’intervention, dites adieu à la retranscription manuelle !

De plus, une gestion automatisée offre la possibilité à vos équipes de réagir de manière plus prompte aux demandes d’interventions urgentes ou imprévues. Les outils d’automatisation fournissent une visibilité en temps réel sur l’état des demandes et leur traitement. Les actions correctives se déclenchent automatiquement et la réorganisation des ressources aussi ! Cette transparence favorise une coordination optimale et une prise de décision éclairée.

3. Gestion des ressources

Les ressources de votre entité sont les piliers qui influent directement sur la qualité de vos services. La gestion des ressources permet d’optimiser une allocation efficace des actifs et des compétences. Votre logiciel de gestion d’intervention doit impérativement proposer cette fonctionnalité. Elle vous permettra de faciliter la planification, l’affectation et le suivi de vos stocks, de vos produits et des consommables à disposition de vos clients ou occupants.

4. Digitalisation de vos fiches de poste

En remplaçant les processus manuels traditionnels par des solutions numériques, vous bénéficierez d’une gestion des fiches de postes plus efficace. En effet, leur numérisation vous permet de les créer et de les mettre à jour de manière électronique, offrant ainsi une accessibilité instantanée. Cela facilite la communication entre vos équipes d’intervention, réduit les risques d’erreurs et favorise une prise de décision rapide. Chaque agent dispose de ces tâches du jour et des protocoles auxquels il est assigné.

De plus, la numérisation des fiches de postes permet une gestion plus dynamique des tâches. Vous pourrez ajuster rapidement les priorités, assigner des ressources en temps réel et suivre l’avancement des interventions.

5. Gestion des présences et collecte des temps de travail

En intégrant la fonctionnalité de gestion des temps de travail, vous pourrez automatiser et optimiser le processus de création, d’envoi et de suivi des factures ou/et des fiches de paies. Non seulement les erreurs humaines seront réduites, mais le processus fastidieux de la facturation ne sera plus qu’un lointain souvenir. Les temps de travail des agents et les interventions réalisées sont parfaitement tracés et centralisés.

Le logiciel de gestion d’intervention doit pouvoir s’interfacer avec vos outils métiers bon un transfert des données instantané. Avec cette fonctionnalité, fini les retards de paiement ou les litiges avec vos salariés. Vos flux de trésorerie seront suivis en temps réel ainsi que tous vos paiements. Vous améliorerez ainsi la satisfaction de vos clients, de vos salariés et de vos prestataires.

6. Coordination entre les équipes

Cette fonctionnalité est primordiale pour votre logiciel de gestion d’intervention. Elle permet une collaboration instantanée entre toutes les parties prenantes de votre écosystème. Pouvoir communiquer instantanément avec vos équipes permet de résoudre et d’éviter toutes sortes de défis au quotidien. Notes vocales, chat ou encore appels, vous permettent d’envoyer des instructions en direct et d’obtenir immédiatement la validation terrain d’une prise en charge.

Grâce à cette coordination, changements de dernière minute ou imprévus, toutes vos équipes sont au courant de toutes les informations les concernant. Cette approche renforce la cohésion d’équipe et optimise la productivité de votre structure.

7. Intégration avec d'autres outils et logiciels

Cette possibilité permet d’élargir votre champ des possibles et ainsi de profiter au maximum des fonctionnalités de toutes les plateformes.

Objets connectés, logiciels de ressources humaines, logiciels de facturation, capteurs, bornes de pointage, … Votre logiciel de gestion d’intervention doit posséder une API ouverte pour une intégration facile. Les possibilités sont multiples, et vous pouvez tirer le meilleur de chacun de ces logiciels.

8. Suivi en temps réel

Le suivi en temps réel vous offre une visibilité instantanée de votre exploitation, de vos différents sites et de vos équipes. Grâce à cette technologie, vous pouvez surveiller en direct le déroulement des interventions en cours, optimisant ainsi la productivité et améliorant la réactivité. Chaque point d’intérêt est assimilé à des KPI précis, qui évoluent instantanément en cas de mouvements opérationnels. En fournissant des mises à jour en temps réel sur la localisation de vos agents, les avancées réalisées et les éventuels retards, ce suivi permet également une prise de décision plus rapide.

9. Rapports analytiques

En analysant les données issues des interventions, des rapports sont édités facilitant ainsi la détection de problèmes récurrents et l’évaluation de l’efficacité des stratégies mises en place.

De plus, ces rapports offrent une base solide pour la planification future en permettant d’anticiper les besoins en ressources, d’optimiser les plannings d’interventions et d’ajuster les stratégies déjà en place.

10. Sécurité des données

Garantir la protection des informations sensibles et la confidentialité des données des utilisateurs est un défi majeur de nos jours. Les logiciels de gestion d’interventions ne dérogent pas à la règle, ils se doivent d’être dotés de cette fonctionnalité essentielle et de se conformer aux normes ainsi qu’aux réglementations RGPD.

MoveWORK Flow, la plateforme all-in-one qui rassemble toutes ces fonctionnalités !

MoveWORK Flow est une plateforme digitale sécurisée, rassemblant toutes vos activités de service en une seule interface. Elle offre ainsi à ses utilisateurs la possibilité de centraliser et de piloter l’ensemble de leurs opérations sur des environnements ergonomiques et intuitifs. Notre objectif est de simplifier la vie de nos utilisateurs en leur proposant une gamme complète de fonctionnalités à portée de main : Gestion des présences, pilotage des interventions, management de la qualité, espace client collaboratifs, reporting…

Nos modules permettent une surveillance et une analyse en temps réel des KPI pour une gestion optimale de vos activités. Pour répondre à vos besoins en gestion des interventions, MoveWORK Flow est la plateforme tout-en-un qu’il vous faut :