Dans un monde où la concurrence est omniprésente, prouver la qualité de ses services est un des seuls moyens pour se démarquer. Expérience client, respect des SLA, réactivité et réponses face aux imprévus… Tous ces facteurs sont autant d’éléments qui font la différence dans les appels d’offres. Mais comment démontrer ces indicateurs ? Comment ne pas passer des heures à récupérer et formaliser vos données ? Comment réaliser des reportings clairs pour vos clients ? Comment personnaliser vos tableaux pour chaque chantier ou site d’intervention sans perdre du temps ? Oubliez Excel et passez à la vitesse supérieure en digitalisant vos rapports d’activités !
Qu'est ce qu'un rapport d'activités ?
Un rapport d’activités est un document synthétique qui reprend de façon structurée et détaillée tous les éléments relatifs à une ou plusieurs interventions dans une entreprise. Cette synthèse analytique modélise les résultats obtenus à travers des indicateurs de performance et les compare avec les résultats ou objectifs attendus. Il permet d’établir un état des lieux à un instant T et d’évaluer l’état d’avancement des actions comprises dans la feuille de route de l’entreprise.
Le rapport d’activité est utilisé pour prendre des décisions stratégiques. Il met en avant des tendances ou des points névralgiques à travers des graphiques, des tableaux ou des infographies. Grâce à ce dispositif, les managers peuvent optimiser la répartition des ressources selon les besoins réels.
De plus, le rapport d’activité est aussi un outil qui permet de transmettre des informations à ses parties prenantes : collaborateurs, directions, clients, actionnaires… En somme, c’est à la fois un document de suivi, un outil de gestion et un moyen de communication.
Quand faire un rapport d'activité ?
Un rapport d’activité peut être effectué selon une fréquence définie ou ponctuellement par une entreprise. En général, la répétition de réalisation dépend de la taille de l’organisation, du nombre de données à traiter et du niveau de traçabilité des actions souhaité. Selon sa fréquence, le rapport d’activité répondra à différents objectifs :
- Quotidien ou hebdomadaire : Ce rapport d’activité permet de gérer les imprévus de façon quasi immédiate. Les managers reçoivent un suivi concis des interventions du jour et peuvent apporter une réponse rapide aux demandes, replanifier les actions en retard et désamorcer les éventuels blocages.
- Mensuel : Ce document permet un suivi précis des tâches réalisées sur une durée réduite, des projets en cours et des KPI relatifs à ces sujets. Il permet aussi d’étudier les problèmes rencontrés au cours de la période et les solutions apportées sur le court terme.
- Trimestriel ou semestriel : Cette cadence offre un suivi plus espacé des activités et des performances. Elle permet d’ajuster les stratégies en fonction de résultats intermédiaires ou des projets en cours et non programmés.
- Annuel : Ce document permet de faire un bilan complet de l’année écoulée et de visualiser clairement les résultats obtenus vs les objectifs fixés. Sa réalisation peut être complexe selon le nombre de parties prenantes impliquées et le nombre d’indicateurs analysés. Il permet de définir les stratégies et objectifs de l’année suivante.
Qui réalise le rapport d'activité ?
Selon sa fréquence et le niveau d’analyse recherché, le rapport d’activité est rédigé par des niveaux hiérarchiques différents. Si le document aborde des aspects terrain et opérationnels, comme les rapports quotidiens ou mensuels, il sera plutôt construit par les responsables d’exploitation, les chefs de sites ou les gestionnaires de projet.
Au contraire, si les rapports d’activité ont plutôt une visée stratégique et requiert une expertise analytique spécifique, ils seront réalisées par des directeurs de pôles.
Les types de rapport d'activités
Avant de débuter la digitalisation de vos rapports d’activité, vous devez d’abord identifier les données que vous souhaitez analyser. S’agit-il d’un projet unique, d’une zone spécifique ou de l’ensemble de vos opérations ? Souhaitez-vous obtenir une analyse globale, opérationnelle, financière ? Il existe plusieurs types de rapport d’activités et pour les numériser il va falloir en amont déterminer les données à collecter :
- Rapport d’activité d’entreprise : Il présente tous les résultats de l’entreprise, généralement annuellement (bilan financier, performances commerciales, plan prévisionnel…).
- Rapport d’activité financier : Ce dispositif présente l’aspect financier d’un projet, d’une exploitation ou d’un pôle d’activités spécifique. Il peut être composé par des tableaux de bord d’analyse de contrats clients, des pénalités encourues ou encore des coûts de main d’oeuvre ou matériels.
- Rapport d’activité RH : Ce document comptabilise tous les indicateurs liés à la masse salariale. Il peut reprendre le nombre d’absences sur la période, les temps de travail, les performances individuelles ou encore les écarts avec les objectifs prévisionnels.
- Rapport d’activité commercial : Ce rapport suit vos différents chantiers clients et les marges ou charges qui en découlent. Il permet de mesurer la rentabilité des contrats, la satisfaction client et d’identifier les dossiers à ajuster.
- Rapport d’activité opérationnel : Ce document reprend tous les KPI relatifs à la réalisation de vos activités sur le terrain. Il permet d’évaluer la qualité de vos opérations, l’efficacité de vos processus et l’atteinte des objectifs fixés sur une période donnée. Il peut comprendre un comparatif des actions prévues vs réalisées, une répartition du nombre d’interventions par zones, la moyenne des contrôles qualités par région, la répartition des non conformités ou encore un suivi du temps de résolution des demandes.
Pourquoi dématérialiser vos rapports d'activités ?
Pourquoi se compliquer la vie quand des solutions technologiques peuvent simplifier votre quotidien ? Que ce soit pour vous, pour vos équipes ou pour vos clients, un rapport d’activité digitalisé présente une multitude d’avantages :
- Gagner du temps : Le rapport d’activité digital centralise, analyse et modélise automatiquement toutes vos données et indicateurs ! Incroyable non ? Fini les allers-retours sur site pour trouver les feuilles de présence. Fini les appels toutes les 20min pour savoir si la prestation a bien été réalisée. Fini les journées entières à se casser la tête pour restituer des revues d’activités lisibles pour vos clients. Avec la digitalisation, vos données sont collectées en temps réel, sans erreur, et intégrées automatiquement dans vos tableaux de bord analytiques.
- Accéder à vos données n’importe où : Que vous soyez en déplacement, sur un site client ou en réunion managériale, vous pouvez consulter vos rapports d’activité en un clic. Vos graphiques sont synchronisés en quelques secondes avec les flux terrain et vous pouvez réagir immédiatement si un processus doit être optimisé.
- Développer une relation de confiance avec vos clients : Grâce aux rapports d’activité digitaux, vous sélectionnez facilement les indicateurs à partager à vos clients. D’une façon rapide et transparente, vous pouvez prouver la qualité de vos services et le respect de vos engagements contractuels.
- Faire une bonne action pour la planète : La digitalisation des rapports d’activité induit forcément une suppression de milliers de feuilles de papier par an ! Que ce soit pour les documents métiers à collecter ou les rapports finaux à présenter, tout est centralisé de manière numérique. Résultats : une réduction des coûts liés au papier et une baisse positive de votre impact écologique en prime !
Comment digitaliser un rapport d'activités ?
Ça y est, il est temps de se lancer dans le grand bain ! Maintenant que vous êtes devenu un expert sur la partie théorique, place à la partie pratique. Pour que votre rapport d’activité soit cohérent et judicieux, vous devez préparer et suivre plusieurs étapes. Il ne s’agit pas de copier-coller des données dans Excel, visez plus loin pour créer un véritable outil stratégique.
Réaliser un audit complet de vos besoins
La première phase débute avec une évaluation complète de vos structures, de vos parcours d’intervention et de votre organisation. Quel est l’objectif principal du rapport d’activité ? Quel secteur de vos opérations va-t-il englober ? À quelle fréquence doit-il être généré ? Quel niveau de détail , de comparaison et traçabilité sont nécessaires ? Vous devez mesurer le niveau de complexité du rapport d’activité pour ensuite définir les ressources allouées à sa mise en place.
Allez, on vous donne un coup de pouce ! Pour réaliser votre audit, voici quelques étapes à suivre :
- Définissez les objectifs stratégiques du rapport d’activité : suivi de performance, reporting financier, évaluation opérationnelle, conformité réglementaire, communication externe…
- Identifiez vos cibles (à qui est destiné ce rapport d’activité ?) et vos parties prenantes (qui va m’aider à l’alimenter ?).
- Listez les indicateurs quantitatifs et/ou qualitatifs à collecter et spécifiez les données à corréler entre elles pour obtenir des KPI spécifiques.
- Définissez le type de modélisation graphique souhaitée pour une lecture fluide et intuitive du rapport d’activité par les cibles définies en amont.
- Évaluez si des intégrations avec des ERP ou autres logiciels métiers sont nécessaires
- Déterminez la fréquence de mise à jour et de diffusion du rapport d’activité.
- Fixez le canal de diffusion du rapport d’activité : email, plateforme, application mobile…
- Établissez un système pour mesurer l’impact et l’efficacité du rapport d’activité et pour recueillir les besoins d’amélioration.
Choisir des outils digitaux pour collecter les données
Ensuite, c’est l’heure de passer aux choses concrètes ! La numérisation de votre rapport d’activité ne peut être effective qu’en collectant de la donnée sur le terrain. Et pour ce faire, ne reprenez pas de mauvaises habitudes et oubliez le papier ou les documents à compléter manuellement !
Afin de récolter les informations opérationnelles dont vous avez besoin, orientez-vous vers des dispositifs de captation connectés. Il peut s’agir d’équipements de pointage, de capteurs IoT, d’applications mobiles, de bornes connectées ou encore d’équipements hightech d’hygiène comme JVD. Ces outils de captation vous permettront d’obtenir à la fois des informations sur les
mouvements de vos équipes (tâches réalisées, conformité des protocoles, besoins terrain…), sur les flux liés à vos clients ou occupants (taux d’occupation, flux de passage, demandes…) et sur l’environnement de vos sites d’intervention (qualité de l’air, humidité, odeurs…). En connectant cet écosystème à votre rapport d’activité, vous bénéficierez d’une visibilité en temps réel sur vos indicateurs.
Pour choisir le bon parc matériel, là encore, il est primordial d’analyser votre infrastructure. À quel endroit les données doivent être collectées ? Y’a-t-il du réseau ? Ai-je besoin d’autorisations spécifiques ? Le fournisseur d’équipements est-il fiable ? Veillez à bien définir tous ces points avant d’investir dans les dispositifs adaptés à vos problématiques.
Modéliser vos rapports d'activité digitaux
Une fois que votre système de collecte est installé, il faut désormais choisir le logiciel de reporting adapté à vos besoins. Excel, Google Data Studio, Power BI, plateforme Saas, solutions internes… Comment allez-vous analyser vos données et modéliser votre rapport d’activité ? Il existe pléthore d’offres sur le marché, mais le tout est d’élire celle qui correspond le mieux à votre besoin !
La sélection de votre solution doit s’articuler autour de plusieurs axes : Souhaitez-vous générer des rapports d’activité sans intervention humaine ? tout automatisés ? Souhaitez-vous intégrer vos rapports dans un système informatique existant ? Le logiciel est-il facile à prendre en main ? Un équilibre doit être trouvé entre sophistication analytique, ergonomie et accessibilité. De plus, ne négligez pas l’aspect réglementaire de votre solution, notamment vis-à-vis du RGPD européen. Les mécanismes d’anonymisation, de chiffrement et de traçabilité des accès constituent désormais des exigences fondamentales.
De l’outil grand public aux plateformes spécialisées dans les rapports d’activités, chaque option présente un profil distinct d’avantages et contraintes :
- Tableurs classiques : Très répandu dans la sphère des entreprises, Excel et Google Sheets peuvent faire l’affaire si vous avez des heures de traitement à perdre ! Leur seul atout réside dans leur coût modique, voire nul. Cependant, en pratique, la modélisation d’un rapport d’activité digitalisé avec ces logiciels est très fastidieux. Vous devrez intégrer toutes vos données une à une, les analyser vous même et rien ne sera automatiser. Un conseil : passez votre chemin !
- Logiciels de visualisation type Google Data Studio : Ces logiciels se distinguent par leurs capacités graphiques élaborées et leurs connexions multisources. Elles transforment des données brutes en graphiques percutants, sous réserve d’être en capacité de lui fournir des données depuis des sources interopérables.
- Plateformes SaaS spécialisées : Ces logiciels proposent des écosystèmes clés en main alliant simplicité d’implémentation et puissance fonctionnelle. Leur modèle d’abonnement présente l’avantage de coûts initiaux modérés. Au-delà de l’aspect économique, ces plateformes excellent dans l’intégration multisource et fusionnent harmonieusement données structurées et non structurées via des API. Leur architecture collaborative constitue également un différenciateur.
Déployer progressivement pour un maximum de réussite
On a vite fait de vouloir tout révolutionner d’un coup, mais trop de projets échouent suite à une mise en place trop rapide et à cause de gestionnaires trop pressés. La digitalisation des rapports d’activités c’est comme un bon plat mijoté – ça prend du temps. Mieux vaut commencer petit à petit, pôle d’activité par pôle d’activité et avec un échantillon de KPI réfléchi. La réussite d’une transition digitale repose sur une priorisation des actions, avant d’élargir progressivement le périmètre à toute l’entreprise. Cette méthodologie permet non seulement d’identifier et rectifier les anomalies, mais aide aussi les équipes à s’approprier l’outil sans se sentir submergées.
MoveWORK Flow : la plateforme qui digitalise et automatise vos rapports d'activités
Et si tous vos besoins étaient réunis dans une seule plateforme tout-intégrée ? Movework Flow est la solution idéale pour passer au niveau supérieur avec vos rapports d’activité.
Grâce à son approche complète, la plateforme combine un réseau d’équipements connectés pour collecter toutes vos données instantanément : capteurs IoT, applications mobiles, bornes connectées… Ces données alimentent vos tableaux de bord en temps réel, et vous offrent une vision actualisée de votre activité.
