Avec la crise sanitaire, le développement du télétravail et les nouvelles attentes des collaborateurs, les modèles d’organisation hybride s’installent dans le paysage.
Fini les approches standards ! Le traditionnel bureau est remis en cause. Mais va-t-il pour autant disparaître ? Retour avec Movework sur les conséquences de la flexibilité et sur la naissance d’un espace de travail repensé.
Julie consulte ses emails depuis un espace de coworking. Eva mène ses réunions en présentiel dans les locaux du siège. Stéphane a décidé de rester chez lui pour mieux se concentrer sur un projet stratégique. Aucun d’entre eux n’est indépendant, tous travaillent dans la même entreprise.
Loin du modèle traditionnel qui impose un espace et un temps de travail, ces salariés ont le choix. Cette nouvelle organisation du travail, plus flexible, implique une approche renouvelée du bureau.
Vers moins de bureaux ?
La forte croissance du télétravail et la flexibilité qui lui est associée ont un impact sur les espaces de bureaux. Des postes demeurent inoccupés et le nombre de m2 nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise diminue.
Pourquoi payer pour des espaces inutilisés ? Qui plus est quand ces espaces représentent l’un des premiers postes de dépenses pour les entreprises. Rationaliser pour prendre en compte la toute nouvelle flexibilité des organisations est un moyen de réduire ses coûts.
Ce redimensionnement se traduit dans les chiffres. Ainsi, selon l’Observatoire de l’immobilier de bureau Xerfi, 30% des entreprises envisagent une diminution des surfaces. Savills prévoit quant à lui une baisse moyenne de 10% de la demande de bureaux en Europe d’ici à 2026. Sans parler de disparition du bureau, la tendance est à la baisse des surfaces. Mais la nature de la demande est peut-être en train de changer. Pour s’adapter aux nouveaux modes d’organisation, notamment au travail flexible, les entreprises repensent leurs approches et sont à la recherche d’espaces d’un nouveau type.
Moins de bureaux mais des bureaux autrement
La flexibilité n’impacte pas que les surfaces. Elle a également des conséquences sur la nature des contrats passés avec les bailleurs. Le règne des baux rigides de 3, 6 ou 9 ans s’achève, pour laisser la place à des formules moins contraignantes, que ce soit en termes d’espace ou de durée.
Les engagements, définis avec l’opérateur du bâtiment relèvent d’une approche à la carte. Les nouvelles formules, qui permettent d’ajuster la surface de bureau à la croissance de l’entreprise, sont d’une durée plus courte, intègrent des surfaces pouvant faire l’objet d’une occupation partielle ou d’une colocation et mentionnent des services complémentaires. Le recours à un bâtiment serviciel revêt une importance grandissante.
Ainsi, toujours selon Xerfi, 17% des entreprises s’orienteraient vers un contrat de prestation de services d’espace de travail en remplacement d’un bail classique et 35% seraient intéressées par les surfaces opérées. Le succès des espaces de coworking et autres tiers-lieux s’explique. L’entreprise délègue la gestion de l’espace de travail. Elle s’oriente ainsi vers un bâtiment « tout compris » et clé en mains qui lui permet de se concentrer sur son activité propre et de répondre au besoin de flexibilité des salariés.
Des locaux reconfigurés pour répondre au besoin de flexibilité des collaborateurs
Même adeptes de la flexibilité, les collaborateurs continuent à apprécier le bureau. Mais ils n’y viennent plus pour accomplir un travail solitaire. Selon une enquête d’Industrious, 62% d’entre eux pensent que le bureau favorise la collaboration et 57% qu’il est bénéfique en termes de créativité.
Le bureau change de fonctionnalité. On y vient désormais ponctuellement, pour renforcer le lien avec ses collègues, partager, mieux collaborer sur les projets en misant sur l’intelligence collective. Avec ce nouveau rôle, l’organisation des espaces de travail ne peut plus être la même. Les attentes en termes de services personnalisés contribuent elles aussi à cette reconfiguration du bureau. Ainsi, selon une étude récente, deux tiers des collaborateurs souhaitent bénéficier d’équipements « hôteliers » au bureau pour y revenir voire y rester. Entre ce nouveau rôle et ces nouvelles attentes, les espaces de bureaux ont clairement besoin d’être optimisés.
Alors à quoi ressemble le nouvel espace de travail ?
Il est design bien sûr. Il offre des bureaux ouverts et fermés, des salles de réunions, des espaces propices aux échanges, à la créativité, au travail en équipe, des cabines téléphoniques, une cuisine comme à la maison, des terrasses végétalisées, des espaces détente, sport ou bien-être, différentes formules de restauration et toute une gamme de services personnalisés.
Gérer un tel espace n’est possible qu’avec une plateforme digitale de Facility Management de nouvelle génération, possiblement enrichie en intelligence artificielle. Car comment gérer autrement les flux de présence ? Planifier l’occupation des bureaux les lundis ? Déterminer le nombre de repas qui seront servis les mardis ? Ou encore quels seront les espaces chauffés et éclairés au juste niveau d’intensité les mercredis ?
Pour ne pas être contraignant, le travail hybride doit s’accompagner de nouveaux outils et de nouvelles méthodes de gestion.
La flexibilité ? Un bon moyen de réduire l’empreinte carbone !
Au-delà de la réduction du nombre de m² et de la transformation des espaces, l’adoption du bureau flexible par les salariés a un impact environnemental fort. Les salariés se déplacent moins, leur consommation énergétique est donc plus faible.
Côté entreprise, il devient possible de piloter les bâtiments pour ne chauffer et n’éclairer que les espaces effectivement occupés. L’utilisation du bureau se réduit, et facilite la mise en œuvre des stratégies de sobriété énergétique. Les entreprises ont là un levier pour tenir leurs objectifs et se conformer à la législation. Elles répondent aussi aux attentes de leurs collaborateurs, notamment ceux des plus jeunes générations, qui font de l’environnement un critère de choix de leur employeur.
La flexibilité, levier de l’expérience collaborateurs
Selon une étude de Manpower Group Solutions, près de 40 % des candidats considèrent que la flexibilité du lieu de travail est l’un des trois premiers critères de choix de l’employeur. Dans le même temps, Glassdoor affirme que le mot « remote » a augmenté de 26,3% dans les recherches des employés. Ces deux chiffres sont révélateurs des critères d’évaluation des salariés.
La flexibilité devient une obligation pour les entreprises. Elle joue un rôle majeur dans l’image de marque employeur, mais aussi dans l’attractivité et la rétention des talents. La flexibilité présente d’autres bénéfices pour les organisations. Elle limite les effets de la grande démission d’une part. Les talents travaillant de n’importe où, elle élargit le vivier des talents d’autre part. Elle est enfin un levier de productivité selon de nombreuses études.
L’expérience collaborateur passe désormais par le meilleur des différents mondes : le bureau, la maison, les coworkings, les tiers-lieux… à condition qu’ils offrent tous les outils pour travailler, les services et un environnement de type hôtelier. Ainsi, la flexibilité a profondément changé le visage du bureau et démultiplié les lieux de travail. Elle a aussi modifié la fonction du bureau, orienté désormais sur la collaboration et le lien social. Elle a obligé les entreprises à repenser leur marque employeur. Le changement de modèle est en cours. Et tout converge pour que cette transformation s’accélère.
