Toujours plus vite, toujours plus qualitatif, toujours moins cher… Face aux prestations de nettoyage, les donneurs d’ordres sont de plus en plus exigeants. Les prestataires de services sont obligés d’user d’inventivité pour faire la différence, mais cela n’est pas forcément facile. Remporter un appel d’offre de nettoyage est devenu un vrai parcours du combattant !
Comment faire pour être choisi face à un autre dans un appel d’offre de nettoyage ? Pour être plus rapide sans commettre d’erreurs ? Pour satisfaire ses clients en toutes circonstances ?
La réponse : la digitalisation. Alors, quels outils digitaux intégrer dans vos réponses d’appel d’offre de nettoyage ? MoveWORK fait le point.
Pourquoi intégrer des outils digitaux dans vos réponses d'appel d'offres de nettoyage ?
Dans le monde de la propreté et des services, la concurrence est rude. Chaque jour, des petites et des moyennes entreprises émergent mais peinent à faire face aux géants de l’industrie. En effet, les organisations mettent un point d’honneur à offrir une hygiène irréprochable à leurs collaborateurs. Et, sans les moyens adaptés, les prestataires de services répondent difficilement à leurs attentes. Et par conséquent, le manque de différenciation n’aide pas à remporter des appels d’offres de nettoyage.
C’est à ce moment précis que les outils digitaux rentrent en jeu ! Intégrer des outils digitaux dans vos processus d’exploitation présente plusieurs avantages et contribue à améliorer la compétitivité de votre entreprise. Voici les raisons pour lesquelles les outils digitaux sont bénéfiques :
- Gain de temps et transparence : Les outils digitaux automatisent de nombreuses tâches et collectent en temps réel vos données terrain. Ils réduisent ainsi le temps nécessaire pour préparer et soumettre une réponse d’appel d’offres. Avec votre proposition, le client connait exactement son niveau de visibilité sur vos prestations et quels indicateurs il aura à disposition. Qualité, temps de travail, tâches réalisées… Toutes ses données seront à la portée de votre client dans des rapports personnalisés et transparents.
- Meilleure organisation et réactivité : Les plateformes numériques facilitent la gestion et l’organisation des opérations. Vous pouvez accéder et piloter rapidement toutes vos ressources pour offrir continuellement des prestations de qualité. Un imprévu ? Vous corrigez immédiatement le tir. Une réclamation ? Vous enclenchez instantanément une intervention pour y répondre. De plus, les outils digitaux automatisent des tâches et réduisent ainsi les erreurs humaines. Qui dit moins d’erreurs, dit moins de litiges. Qui dit moins de litiges, dit plus de clients satisfaits !
- Collaboration améliorée : Les outils digitaux simplifient la collaboration autant entre vos équipes qu’avec vos clients, même si vous êtes géographiquement dispersés. Grâce à des espaces collaboratifs, vos clients ont accès en temps réel aux actions passées, en cours et à venir. Vous pouvez adapter rapidement votre proposition pour répondre aux exigences spécifiques de chaque client ou de chaque chantier. Cette collaboration représente une vraie valeur ajoutée et pèse dans la balance pour répondre aux appels d’offres !
En intégrant ces outils digitaux dans le processus de réponse d’appel d’offres, votre entreprise renforce sa compétitivité et augmente ses chances de remporter des contrats.
Les outils digitaux pour vos appels d'offres de nettoyage
Applications, logiciels, objets connectés… Des nouveautés sortent tous les jours, mais lesquelles sont adaptées à votre activité ? Comme dans tous les secteurs, la propreté et le nettoyage ne dérogent pas à la règle : il faut digitaliser !
Du coup quelles options choisir pour vos appels d’offres ? Plutôt suivi de la qualité, traçabilité des interventions, gestion des présences ? MoveWORK vous éclaire sur la question !
Les plateformes de gestion des appels d'offres
Des appels d’offres de nettoyage, il y en a presque tous les mois de l’année ! Cependant, toutes ces sollicitations ne sont pas similaires et il est parfois compliqué de s’y retrouver. C’est là que les plateformes de gestion des appels d’offres rentrent en jeu. En effet, ces solutions offrent une approche intégrée pour l’évaluation des appels d’offres et simplifient ainsi le processus de soumission et de sélection des propositions.
Vous recherchez un chantier client ou vous souhaitez vous développer sur une région spécifique ? Grâce à une plateforme de gestion des appels d’offres, vous pouvez soumettre vos propositions aux projets qui vous conviennent. De son côté le client peut comparer les réponses en fonction de ses critères (coût, expérience, suivi qualité…). En France, vous pouvez retrouver les appels d’offres de marchés publics sur la plateforme de l’Etat PLACE ou encore la plateforme France Marchés.
Les plateformes de pilotage : l'atout incontesté pour vos appels d'offres de nettoyage
Oubliez la gestion sur un bloc notes papier ou dans un tableau Excel aux colonnes interminables ! Certains outils vous facilitent la vie et peuvent faire la différence face à un concurrent dans un appel d’offres. Et les plateformes de pilotage font partie de ce type de dispositifs.
Effectivement, les plateformes de pilotage ou d’exploitation fournissent une infrastructure numérique unique pour gérer toutes vos activités. Elles permettent aux prestataires de services de gérer chaque étape opérationnelle en temps réel et avec une précision sans faille. À distance, vous contrôlez le respect de vos engagements contractuels et des clauses du contrat de nettoyage acté avec votre client. Agents de services en intervention, tâches réalisées, niveau de conformité, normes sanitaires respectées… Tous ces indicateurs sont centralisés et pilotés en quelques clics.
De plus, les plateformes de pilotage facilitent la gestion opérationnelle des chantiers remportés. Les prestataires peuvent planifier efficacement leurs ressources et suivre les performances en direct. L’automatisation des processus permet également de réduire la charge de travail liée à la gestion documentaire et à la conformité. En cas d’imprévus, vous pouvez réagir en quelques secondes et ainsi garantir une satisfaction client élevée quoi qu’il arrive.
Des applications mobiles pour suivre les interventions sur le terrain
Pour alimenter les plateformes de pilotage, il vous faut également des outils sur le terrain. Pour ce faire, quoi de mieux que des applications mobiles ? Qu’elles soient installées sur des terminaux professionnels ou sur les smartphones des agents, ces solutions vous permettront de récolter la donnée en instantané.
D’un côté, récoltez toutes les informations relatives à vos parcours d’intervention : présences, absences, retards, tâches en cours ou à venir, preuves photos… Grâce à des applications natives, telle que MyMissions, vos collaborateurs peuvent vous informer de leur avancement, vous alerter s’ils ont besoin de renfort ou encore s’ils sont indisponible. D’une part, vous pouvez suivre les prises en charge de vos chantiers et d’autre part,
vous pouvez facilement partager ces indicateurs avec vos clients. Cet élément est à coups sûrs un atout pour remporter vos appels d’offres de nettoyage.
D’un autre côté, devenez un expert de la qualité de service avec un suivi minutieux des protocoles. Les applications mobiles vous permettent de réaliser des contrôles qualité digitalisés mais aussi des contrôles contradictoires avec vos clients. En les incluant dans une démarche d’amélioration continue, ils se sentiront en confiance et vous accorderont plus facilement une réponse favorable lors d’un appel d’offres.
Petit bonus, n’oubliez pas d’intégrer les implications légales liées à l’utilisation de vos applications dans les appels d’offres. Les lecteurs seront sensibles à la prise en considération des clauses RGPD et de la sécurité de leurs données.
Les objets connectés pour suivre les flux opérationnels
L’intégration d’objets connectés dans vos réponses aux appels d’offres de nettoyage est aussi une avancée majeure. Des capteurs de qualité de l’air aux dispositifs d’hygiène connectés, ces outils permettent aux prestataires de s’adapter en fonction de l’environnement client. En surveillant les niveaux de pollution, les flux de passage ou les taux d’occupation des lieux, ils aident à déterminer quand et où intervenir.
Par exemple, une réunion de 2 heures vient de se terminer dans la salle du 3ème étage. Alors, le capteur d’occupation envoie une alerte à la plateforme de pilotage et une intervention de nettoyage et d’aération est déclenchée immédiatement. Un employé a renversé son café à l’accueil et le signale sur la borne connectée. La plateforme de pilotage reçoit l’information et déclenche le scénario de nettoyage nécessaire. En ajustant automatiquement les protocoles de nettoyage en fonction des besoins spécifiques, vous devenez un expert de la satisfaction client. Plus le temps de faire une réclamation, que vos équipes ont déjà résolu le problème ! Avec cet atout dans votre poche, aucun concurrent ne pourra vous faire face dans vos appels d’offres de nettoyage.
Espaces collaboratifs et reporting clients
L’intégration d’objets connectés et de matériels de captation va au-delà de la simple automatisation. En intégrant ces outils à vos appels d’offres de nettoyage, vous bénéficiez d’un volet analytique non négligeable. La collecte de données facilite la génération de rapports détaillés sur les performances, la consommation des ressources ou l’utilisation des équipes.
Les plateformes collaboratives vous permettent de sélectionner les données à partager par client, par zone ou par chantier. Vous maîtrisez ainsi le niveau d’information de vos donneurs d’ordres et assurez leur entière satisfaction.
MoveWORK Flow : la plateforme tout intégrée pour vos appels d'offre de nettoyage
Pourquoi s’encombrer de plusieurs outils quand on peut réunir toutes les fonctions ci-dessus dans une même interface ? La plateforme MoveWORK Flow est l’outil modulaire et transversal parfait pour vos réponses aux appels d’offres.
D’un côté, gérez toutes les activités d’exploitation de votre structure et de vos chantiers client. Qu’il s’agisse d’équipes fixes ou d’équipes mobiles, MoveWORK Flow collecte les temps de travail et s’assure de la bonne réalisation des chantiers. Combinée avec des équipements connectés certifiés par notre équipe technique, la plateforme vous permet de maîtrisez la qualité de vos prestations et le respect des protocoles d’hygiène. Plus besoin de parcourir des kilomètres pour vérifier la conformité des interventions, notre outil centralise toutes les données dans une interface intuitive unique.
Ensuite, ne stressez plus face aux imprévus ou aux dysfonctionnements rencontrés. La plateforme MoveWORK Flow possède un système intelligent pour détecter les anomalies et les solutionner automatiquement. Un agent est absent sur un chantier ? Un autre employé compétent, disponible et à proximité est alerté pour le remplacer. Un distributeur de savon est presque en rupture dans les sanitaires ? La plateforme anticipe le réassort et planifie automatiquement une intervention. Une odeur néfaste est détectée à la cafétéria du bâtiment ? Une prestation de nettoyage est lancée en quelques secondes. Grâce à ses automates, la plateforme MoveWORK Flow anticipe les besoins de vos clients et leur garantit un service de propreté comme nulle part ailleurs.
Enfin, la plateforme MoveWORK Flow vous permettra de gagner tous vos appels d’offres avec ses espaces clients dédiés. Plus besoin de batailler avec de longues heures d’analyse, tous les KPI demandés par vos clients peuvent être centralisés automatiquement dans des tableaux de bord. Interventions réalisées, commandes de consommables prévisionnelles, heures de travail facturées… Tout est inclus dans un espace client transparent et accessible.
En complément, nos experts accompagnent vos équipes pour s’assurer de la meilleure adoption de ces nouvelles technologies. Nos formations simples et personnalisées garantissent une transition sans heurts et une utilisation maximale des dispositifs. En deux temps trois mouvements, vous pourrez déployer MoveWORK Flow chez vos clients et faire la différence lors des appels d’offres.
