En tant que cadre supérieur de santé, votre quotidien n’est pas de tout repos ! Que vous travailliez dans le secteur hospitalier, médical ou médico-social, la gestion des équipes soignantes et des ASH demande une polyvalence hors pair. Gestion des tournées, allocation des ressources, mise en oeuvre des protocoles… Toutes ces missions peuvent vite devenir anxiogènes et augmenter votre charge mentale. Pour optimiser votre gestion en tant que cadre supérieur de santé, découvrez dans cet article tous nos conseils opérationnels.
La planification : la première mission du cadre supérieur de santé à optimiser
Pour piloter avec performance un service hospitalier, la première étape est d’organiser efficacement ses ressources. Et dans ce cas précis, le cadre supérieur de santé est le chef d’orchestre ! Quel ASH sera assigné à l’équipe volante ? Qui s’occupera des interventions de bionettoyage des patients sortants ? Où sont passés les produits de désinfection du service ? Le cadre supérieur de santé occupe une position clé, tant sur le plan de la gestion des équipes que sur la coordination des soins.
Et pour mener à bien ses missions, optimiser la planification des interventions, des tournées et des éventuels remplacements est primordial. Pour ce faire, l’atout numéro 1 est la digitalisation ! En effet, la gestion d’un service hospitalier nécessite une visibilité d’ensemble, une traçabilité en temps réel des ASH
disponibles et une fluidité dans l’échange des informations. Et comment y arriver si le post-it signalant un besoin est toujours dans la poche d’un agent et n’est pas arrivé sur votre bureau ? Impossible ! Là où la gestion des interventions manuelle a ses limites, les outils digitaux prennent le dessus.
Pourquoi digitaliser votre planification ?
Pour améliorer la gestion des plannings en tant que cadre supérieur de santé, l’utilisation de dispositifs numériques est la meilleure option. Dans un environnement hospitalier en constante évolution, la digitalisation permet d’assigner et d’ajuster facilement les tâches entre les ASH. Les logiciels de planification permettent de :
- Planifier les horaires en respectant les besoins du service et ceux des ASH.
- Mettre en place des roulements équilibrés pour éviter la surcharge de travail.
- Ajuster les tournées en cas d’imprévus
- Détecter des points névralgiques dans le service et les désamorcer
Les outils idéals pour un cadre supérieur de santé
Les solutions de gestion des plannings sont nombreuses, mais pour la plupart proposent la même gamme de fonctionnalités. Leurs objectifs visent à simplifier la répartition des tâches et à faciliter la gestion des absences et des congés. Parmi les fonctions clés, on retrouve :
- La création et modification des plannings
- La gestion des rotations, des roulements et des cycles de travail (jour/nuit, week-ends)
- Le suivi des demandes de congés, des arrêts maladie et autres absences
- L’envoi d’alertes ou notification en cas de modifications des plannings
- La génération de rapports d’activité sur l’utilisation des ressources
Un ASH est absent ? Les remplaçants compétents disponibles sont alertés automatiquement pour prendre le relai ! Une intervention exceptionnelle a été planifiée ? Tous les plannings des ASH sont actualisés en temps réel et consultables à distance sur des dispositifs mobiles ! Un ASH a fait des heures supplémentaires ? Les données de temps de travail sont automatiquement transmises dans votre logiciel RH ! En tant que cadre supérieur de santé, faire le choix d’une plateforme ou d’un logiciel intelligent est désormais incontournable pour garantir le bon fonctionnement de votre service hospitalier ! Voici quelques options :
- Création et modification des plannings
- Suivi des congés et absences
- Gestion des roulements et tournées
- Gestion des temps de travail
- Alertes automatiques
- Rapport global automatisé
- Remplacements automatiques
- Réaffectation automatique des tâches
- Applications mobiles
- Interopérabilité avec les outils de paie
Sivan
Mediane
MoveWORK Flow
Qualité et conformité : l'enjeu principal du cadre supérieur de santé
En tant que cadre supérieur de santé, vous êtes garant de la qualité des soins et de la sécurité des patients. Cependant, difficile de garantir le respect des protocoles quand un service est désorganisé. L’intervention de bionettoyage a-t-elle été réalisée ? Qui l’a faite ? Toutes les étapes ont-elles été suivies ? Sans un suivi précis, veiller à ce que les bonnes pratiques d’hygiène soient mises en œuvre par les ASH est très complexe.
Digitaliser le suivi d'intervention des ASH
Tout comme la planification et la gestion des présences, le suivi des interventions d’un service hospitalier ne peut être totalement efficient qu’avec la digitalisation. Sans la mise en place d’outils de traçabilité numérique, impossible de suivre simultanément des dizaines d’actions opérationnelles ou encore de détecter des dysfonctionnements.
D’un côté, la digitalisation permet au cadre supérieur de santé de suivre précisément les flux de travail, les flux de patients et l’utilisation des ressources. De l’autre, elle réduit les risques d’erreurs sur le terrain, en fournissant des indications claires aux ASH sur les protocoles à suivre. Dans chaque partie, ce suivi numérisé libère du temps et supprime toutes les tâches chronophages ou administratives effectuées précédemment manuellement.
Pour suivre les interventions de vos ASH, la première chose est de collecter les données de travail sur le terrain. Afin de dématérialiser vos procédures et vos parcours d’interventions, plusieurs options s’offrent à vous :
- Les applications mobiles :
En tant que cadre supérieur de santé, vous devez détecter proactivement toutes les éventuelles anomalies. Pour ce faire, les actions de vos ASH doivent être tracées en temps réel, peu importe où ils se trouvent. C’est là que les applications mobiles deviennent un atout de taille ! Que ce soit sur des terminaux préconfigurés ou sur les smartphones des agents, ces dispositifs permettent aux ASH de gérer leur tournée, de valider des étapes de réalisation ou encore de signaler un incident en un clic. En contrepartie, les cadres supérieurs de santé peuvent suivre leurs équipes à distance, superviser plusieurs sites simultanément et réagir rapidement aux imprévus. Ces outils fournissent une traçabilité pièce par pièce des actions passées, en cours ou à venir dans votre service hospitalier.
- Les équipements connectés :
Parmi les dispositifs de captation, vous pouvez aller encore plus loin en déployant un véritable écosystème connecté ! Niveau de gel hydroalcoolique, qualité de l’air de la salle de consultation, kiosque de services connectés… Autant d’outils sont disponibles pour cartographier votre établissement de santé et coordonner les interventions de vos ASH en fonction des indicateurs relevés. - Les plateformes de pilotage :
Capter de la donnée, c’est bien. Mais agir en fonction des situations détectées c’est encore mieux ! Et cela est uniquement possible avec un outil de pilotage centralisé performant. Les plateformes de pilotage intelligentes, telle que MoveWORK Flow, centralisent les données, les analysent en temps réel et déclenchent automatiquement les actions adaptées.
Le distributeur de gel hydroalcoolique est presque vide ? Un réassort de consommables est lancé ! Un patient vient de sortir de sa chambre d’hospitalisation ? Un protocole de bionettoyage est déclenché automatiquement ! En plus de faire gagner du temps, ces systèmes de gestion offrent une transversalité des informations et facilitent les prises de décisions stratégiques pour les cadres supérieurs de santé.
Maîtriser la qualité de service et la conformité des protocoles hospitaliers
Une fois les parcours d’intervention des ASH digitalisés, le cadre supérieur de santé doit s’assurer du respect des normes et des réglementations sanitaires sur ces mêmes parcours. Implanter une traçabilité des actions n’est utile que si des critères de qualité et de notation y sont associés.
La salle d’opérations a été désinfectée, oui. Mais a-t-elle été désinfectée correctement ? Grâce aux systèmes de gestion digitale, le cadre supérieur de santé est en mesure d’établir des grilles référentielles pour chaque protocole, chaque zone d’intervention ou chaque typologie de patient.
Dans l’optique de digitaliser votre management de la qualité, plusieurs possibilités plus ou moins complètes s’offrent à vous. Parmi les fonctionnalités génériques, vous retrouvez généralement :
Création, personnalisation et gestion des grilles référentielles
Création et mise en oeuvre de contrôle qualité
Alertes et notifications en cas de non-respect des protocoles ou d’un seuil de tolérance dépassé
Génération de rapports et de tableaux de bord d’indicateurs de qualité
Gestion et stockage documentaire
La traçabilité des actions avec enregistrement horodaté des interventions, quant à elle, est rarement intégrée dans les logiciels de contrôle de la qualité. De plus, il en va de même pour l’automatisation des processus d’actions correctives. La plupart des solutions nécessitent une gestion manuelle du lancement des corrections et de l’assignation des tâches au bon interlocuteur. La seule façon d’obtenir une vision d’exploitation globale est la mise en place d’une plateforme de pilotage transversale et tout intégrée.
En effet, une plateforme intelligente de pilotage permet d’automatiser des scénarios d’actions en fonction des situations détectées. Le cadre supérieur de santé n’a plus à se soucier de trouver un ASH disponible pour réagir rapidement. La plateforme localise les intervenants, leur transmet le protocole de correction adapté et suit en temps réel la prise en charge.
- Création de grilles référentielles
- Création de contrôles qualité
- Gestion documentaire
- Alertes automatiques
- Digitalisation des protocoles
- Localisation des agents disponibles
- Attribution automatique des corrections
- Rapports automatisés
- Applications mobiles
- Équipements connectés
Qualigiène
Teleric
MoveWORK Flow
Créer un environnement motivant avec le suivi des performances
La dernière étape pour gérer vos ASH en tant que cadre supérieur de santé est le suivi des performances. Le suivi des performances individuelles et collectives doit être mise en place dans un contexte bienveillant, et non pas dans une optique de réprimande. En tant que cadre supérieur de santé, vous assurez le lien entre la direction, les soignants et les équipes opérationnelles. Vous devez donc bénéficier des moyens nécessaires pour illustrer la réalité du terrain, qu’elle soit bonne ou mauvaise.
Pour ce faire, le déploiement d’un outil d’analyse des KPI est le meilleur moyen. Ce type de dispositif permet de créer des tableaux de bord analytiques personnalisés pour suivre des indicateurs spécifiques (qualité, absentéisme, intervention…). Ces tableaux de bord offrent une visualisation claire et synthétique des données et permettent ainsi de détecter des points bloquants. Ils permettent également au cadre supérieur de santé d’identifier les équipes ou les ASH en difficultés et d’établir des plans de formation adaptés.
Cependant, l’utilisation de ce type d’outil peut parfois être limitée. En effet, certains systèmes se contentent uniquement de remonter des données de façon verticale, sans les corréler entre elles. Dans ce cas précis, le cadre supérieur de santé ne dispose pas d’une vision d’exploitation globale étant donné que chaque processus opérationnel est cloisonné. La solution pour pallier cette fragmentation est de choisir une plateforme de pilotage transversale et centralisée, comme Movework Flow.
Ce type de solution permet d’intégrer et de croiser toutes les données liées aux interventions des ASH, mais aussi aux flux de travail, à la gestion des ressources humaines et aux indicateurs de qualité. En offrant une vue d’ensemble consolidée, ces outils garantissent un pilotage optimal des opérations et améliorent en continu les performances.
