En tant que prestataire de services, la période des paies peut vite devenir un cauchemar. Entre les variations de contrats des agents, les durées de travail variables et les heures complémentaires, vous ne savez plus où donner de la tête. Et surtout, gare aux erreurs ou aux oublis ! La bonne réalisation des paies de vos salariés est primordiale pour assurer un bon climat social. Les fautes de rémunérations sont la porte ouverte aux litiges et aux conflits.
C’est pourquoi, en tant que chef d’entreprise ou responsable RH, vous devez garantir un calcul des heures complémentaires au centime près. Mais comment y arriver ? Avec des centaines de feuilles de présence papier ? Non oubliez ça ! Découvrez tous nos conseils pour dématérialiser et automatiser le calcul des heures complémentaires de vos agents.
Qui est concerné par le calcul des heures complémentaires ?
Les heures complémentaires, souvent confondues avec les heures supplémentaires, ne sont applicables qu’aux salariés à temps partiel. Elles représentent toutes les heures de travail effectuées en plus de la durée légale de travail établie dans le contrat de l’agent. Ces dernières ne peuvent pas être supérieures à un dixième de la durée de travail prévue dans le contrat, sauf dispositions conventionnelles spécifiques. Par exemple, si l’agent de services dispose d’un contrat pour une durée de 24 heures par semaine, il ne pourra pas effectuer plus de 2,4 heures complémentaires.
Dans le secteur du Facility Management, les agents travaillent généralement pour plusieurs employeurs en simultané et ce type de contrat est donc très fréquent. Néanmoins, l’exécution des heures complémentaires
n’est pas une obligation et le salarié dispose d’un droit de refus si la réalisation des heures complémentaires ne respecte pas certaines conditions. C’est pourquoi, selon les situations, différentes majorations de salaire s’appliquent et le calcul des heures complémentaires devient donc une vraie usine à gaz.
Comment calculer les heures complémentaires ?
Le calcul des heures complémentaires peut devenir très fastidieux si vous n’êtes pas correctement préparé. Combien d’heures mon agent a-t-il effectuées ? Comment ai-je relevé et ajusté son temps de travail ? Comment vérifier la fiabilité des données ? Comment intégrer ces informations dans mon logiciel RH ou mon ERP ? Tous ces éléments mélangés rendent la période des paies délicate.
Le calcul des heures complémentaires dépend des taux de majoration applicables à ces dites heures. Ce taux varie selon les dispositions légales en vigueur, comme notamment la convention collective de l’entreprise employeur, les accords de branche ou certaines dérogations du droit du travail. En général, le calcul des heures complémentaires s’effectue de la manière suivante :
- Une majoration équivalente à minimum 10 % du salaire pour les heures réalisées dans la limite d’un dixième de la durée contractuelle du temps de travail
- Une majoration de 25% pour les heures réalisées au delà d’un dixième de la durée
contractuelle du temps de travail
Le calcul des heures complémentaires ne peut pas être compensé par des jours de repos. Chaque heure réalisée doit être comptabilisée et payée à l’agent. Selon les cas de figure, des exonérations ou un taux de cotisations spécifiques peut s’appliquer sur les bulletins de paies.
Quand payer les heures complémentaires ?
En général, le versement de la rémunération des heures complémentaires s’effectue à l’échéance normale de la paie (hebdomadaire ou mensuelle). Le nombre d’heures complémentaires ainsi que les taux de majoration appliqués à celles-ci doivent être clairement spécifiés sur le bulletin de paie.
En cas de non respect de cette mention, l’employeur peut être accusé de travail dissimulé. Il s’expose à des sanctions pénales et judiciaires, tels que des versements d’indemnités, des amendes jusqu’à 45 000€ et une incarcération allant jusqu’à trois ans d’emprisonnement.
Dans le cadre d’un conflit avec un agent, l’entreprise doit être en mesure de prouver le paiement et la juste collecte des heures complémentaires réalisées. Mais, comment faire au format papier ? Quasi impossible ! C’est là que la digitalisation du calcul des heures complémentaires rentre en jeu.
Les outils pour digitaliser le calcul des heures complémentaires
Pour faciliter le calcul des heures complémentaires, la digitalisation de la gestion des temps de travail est un levier incontestable. Les outils digitaux proposent des systèmes de captation en temps réel qui permettent de comptabiliser avec précision les entrées et les sorties de chaque salarié. Ces données non falsifiables sont ensuite centralisées et analysées numériquement pour le calcul des heures complémentaires sur les fiches de paies. Voici un aperçu des dispositifs technologiques à votre disposition :
Les équipements de pointage
Pour simplifier la collecte des heures complémentaires, et plus globalement du temps de travail, il existe une multitude d’équipements de pointage connectés. Qu’ils soient fixes ou mobiles, ces outils relèvent automatiquement l’heure de prise de poste et de fin de poste des agents. Les équipements remontent ensuite ces données dans des logiciels de gestion des interventions ou directement dans les systèmes de paies.
Les avantages des équipements de pointage dans le calcul des heures complémentaires sont multiples :
- Suppression des processus papiers et réduction des coûts d’exploitation liés au papier
- Gain de temps autant pour les équipes opérationnelles que pour les équipes administratives
- Fiabilité des informations relevées, suppression des erreurs de retranscription et des fraudes
- Création d’un historique des flux de travail utilisable comme preuves légales
- Les badgeuses NFC ou RFID qui permettent un pointage par badge, porte-clé ou téléphone
- Les badgeuses à code qui permettent l’identification via un numéro secret et nominatif
- Les badgeuses
Les applications mobiles
Une autre option efficace pour le calcul des heures complémentaires est les applications mobiles. Disponibles n’importe où, sur smartphone ou sur tablette, parfois même sans connexion internet, ces dispositifs digitaux sont l’assistant idéal pour vos agents itinérants.
En effet, les applications mobiles de pointage permettent de relever les temps de travail distincts sur chaque site d’intervention. Tout au long de leur tournée, les agents peuvent s’identifier, indiquer le début de leur prestation et l’horaire de fin des tâches à réaliser. Au fur et à mesure, le temps de travail se cumule et le calcul des heures complémentaires se fait automatiquement.
De plus, ces outils ont l’avantage de garantir la localisation de l’agent sur une zone précise. Les intervenants pointent généralement à l’aide de puces NFC implantées sur sites ou via des QR Codes localisés :
- Les agents n’ont plus à se soucier des tâches administratives, ils gagnent du temps et tout est enregistré automatiquement même s’ils interviennent sur des sites différents
- L’employeur est sûr que ses engagements contractuels sont bien respectés et que le service est rendu dans le cadre de ses contrats clients
- Les agents sont assurés et sécurisés en cas de problème ou d’incidents
- Le coût de maintenance de ces dispositifs est moindre et l’investissement est même parfois nul si les agents utilisent leur téléphone personnel
En complément, certaines applications mobiles, comme myMissions de MoveWORK, fournissent d’autres fonctionnalités pour aider les agents au quotidien. Planning multi-employeurs, portail de demandes de services, déclaration d’indisponibilité… Toutes ces options offrent une vraie boîte à outils digitale à vos agents et réduisent durablement leur charge mentale.
Les plateformes de gestion du temps de travail
Ce n’est pas tout de relever les heures complémentaires ! Une fois comptabilisées, il vous faut les vérifier et les ajuster avant leur calcul si besoin. En effet, bien que les outils numériques soient fiables à 99,99%, les aléas du quotidien opérationnel peuvent parfois nécessiter des corrections. Et pour ce faire, les plateformes de gestion du temps de travail sont vos meilleurs alliés !
Les plateformes de pilotage et de gestion vous offrent une visibilité en temps réel de tous les mouvements de votre exploitation. Présences, absences, retards, tâches prévues vs tâches réalisées… Tout est centralisé dans une interface unique pour vous aider dans le calcul des heures complémentaires. Ces outils digitaux vous permettent de filtrer vos données en quelques clics, par agent, par site ou par région, et les modélisent instantanément dans des rapports d’activités intuitifs.
En cas d’imprévus ou de problème technique, vous pouvez facilement agencer les heures de travail au réel. Certains événements, comme des erreurs de pointage, des oublis ou des heures effectuées en dehors des horaires prévus, peuvent impacter le calcul des heures complémentaires. Grâce aux plateforme de pilotage, vous pouvez modifier, valider ou corriger les heures avant leur intégration dans la paie.
En plus de ça, les plateformes ne se limitent pas seulement au suivi ! Elles peuvent également vous alerter à l’approche d’un dépassement d’heures complémentaires et vous permettent d’agir en conséquence. Vos calculs d’heures complémentaires sont fiabilisés et protègent votre conformité au cadre légal. Par conséquent, ces outils ne sont pas seulement pratiques, mais aussi stratégiques pour la gestion des ressources humaines.
Comment automatiser le calcul des heures complémentaires ?
Pour aller encore plus loin, que diriez-vous de rendre le calcul de vos heures complémentaires automatique ? Grâce à des plateformes intelligentes comme MoveWORK Flow, vous pouvez passer au cran supérieur !
La plateforme MoveWORK Flow s’intéropère à vos ERP et à vos logiciels de paie pour générer automatiquement les bulletins de salaires de vos agents. En plus des fonctionnalités d’ajustement des temps de travail, de planification dynamique et de gestion automatisée de l’absentéisme, cet outil transversal applique automatiquement les règles légales et conventionnelles en vigueur selon vos contrats. Tous les éléments liés au calcul des heures complémentaires, comme les seuils de majoration et les limites maximales autorisées, sont pré-intégrés, identifiés et répartis sans intervention humaine aux bons agents. Plus besoin de vérifier ligne par ligne, tout est pré-calculé et exportable en quelques secondes.
D’autre part, MoveWORK Flow vous propose une traçabilité ultra-précise des modifications, un historique des corrections et des tableaux de bord en temps réel sur vos indicateurs opérationnels. Heures de présences, interventions terminées, écarts avec vos objectifs… Tout est formalisé dans des reporting transparents, facilement partageables à vos équipes ou à vos clients. En cas d’audit ou d’inspection du Travail, vous disposez en un clic d’un rapport complet sur le paiement et la conformité de vos calculs d’heures complémentaires.
