L’agent de service est-il passé chez le client ce matin ? À quelle heure est-il parti ? Où est passée la feuille de présence du site n°3 ? Qui a oublié de signer la feuille de présence cette semaine ? Toutes ces questions font parties de votre quotidien et mettent vos nerfs à rudes épreuves.
Avec la digitalisation, oubliez tous ces tracas et transformez ces irritants en un lointain souvenir. Découvrez nos conseils pour digitaliser vos feuilles de présences et suivre facilement les interventions de vos agents.
Qu'est-ce qu'une feuille de présence ?
Dans de nombreux secteurs, et particulièrement dans le monde des services, la feuille de présence est un document utilisé pour enregistrer l’arrivée et le départ d’un individu sur un site précis. Elle permet d’identifier les personnes sur place, ou ayant transité sur la zone à un moment donné, en récupérant leur nom, leur signature, et leurs heures de passage.
D’une part, la feuille de présence aide à vérifier l’assiduité du personnel et contribue à ajuster sa rémunération. Si un agent a effectué des heures supplémentaires ou au contraire n’a pas rempli son quota, sa paie sera corrigée en fonction. Grâce aux données relevées, le pôle des ressources humaines gèrent la main-d’œuvre avec plus d’agilité.
D’autre part, la feuille de présence permet d’assurer la sécurité des employés. En cas de problème ou d’incident, les encadrants peuvent identifier facilement les occupants d’une zone.
Enfin, ce document revêt un aspect plus stratégique. En effet, la feuille de présence peut être exploitée sous forme de preuve pour démontrer le respect des engagements contractuels d’un prestataire. En cas de litige, elle garantit une traçabilité des présences et bien souvent des interventions menées sur un site client. Dans certains cas, ces données être utilisées pour facturer les clients en fonction du temps passé ou des services rendus.
Pourquoi dématérialiser une feuille de présence ?
Chaque semaine, les managers perdent en moyenne un jour de travail pour récupérer, centraliser et retranscrire les données de présences. Imaginez : un responsable d’exploitation en charge d’une centaine de sites devant se déplacer dans chaque local pour récupérer ces documents papiers : l’enfer ! C’est pourtant le quotidien de nombreux prestataires.
Les limites du papier et de la gestion manuelle
Les feuilles de présence papiers sont encore largement utilisées, pourtant leurs inconvénients sont multiples. Premièrement, ces documents sont la porte ouverte à toutes sortes de pertes, de dommages ou d’oublis. En cas d’aléas, toutes vos données de présence seront perdues et ne pourront pas être récupérées. Les feuilles de présence papiers présentent aussi un risque de sécurité avéré. Ces affichages peuvent être facilement consultées ou altérées par des personnes non autorisées.
Ensuite, la gestion des feuilles de présence papier est fastidieuse et nécessite un temps fou. Entre la collecte des éléments et leur retranscription manuelle, des heures de travail chronophage ont été consommées. Le suivi et l’analyse des indicateurs doivent être réalisés à la main et sont là aussi très laborieux.
Pour finir, l’utilisation de papier représente un vrai coût financier pour une organisation. Plus votre exploitation est grande, plus ces charges seront importantes. De plus, l‘utilisation excessive de papier contribue à la déforestation et à d’autres problèmes environnementaux.
Des gains d'efficacité et de performance
Que ce soit au niveau opérationnel ou au niveau stratégique, la dématérialisation d’une feuille de présence présente plusieurs avantages :
- Gain de temps et réduction de la charge de travail
- Réduction des erreurs et des pertes
- Réduction des coûts et économies d’échelle
- Centralisation, traçabilité et historique des présences
- Sécurité des données
- Analyse automatique
- Accessibilité à distance
- Réduction de l’empreinte carbone
- Corrélation des données avec d’autres systèmes
Les outils pour digitaliser une feuille de présence
Pour digitaliser une feuille de présence, il faut avant tout digitaliser la collecte des données associées à ce paramètre. Bien plus qu’une simple dématérialisation d’un document au format digital, ce procédé induit l’utilisation d’outils qui feront le lien entre votre exploitation et votre interface de gestion. Il existe une multitude d’équipements de captation et votre sélection dépendra de vos besoins.
Les badgeuses fixes
Les badgeuses fixes sont des dispositifs électroniques généralement installés à un emplacement permanent, comme l’entrée d’un bâtiment ou d’une entreprise. Pour permettre aux employés de pointer, il existe plusieurs systèmes d’identification :
- Identification par badge
- Identification par code personnel
- Identification via des boutons IN & OUT
Ces équipements connectés fonctionnent généralement avec des technologies RFID, à code-barres, à carte magnétique ou par écran tactiles. Le choix de votre badgeuse dépendra de l’endroit où celle-ci sera positionnée, de la fréquence de passage à relever et du niveau de précision de relevé souhaité.
Les applications mobiles
Vos équipes se déplacent sur plusieurs sites clients ou zones d’intervention ? Les applications mobiles sont alors les meilleures options pour digitaliser vos feuilles de présences. Grâce à des QR Codes ou à la géolocalisation, ils peuvent facilement se localiser sur site et signifier leur passage. Les applications mobiles offrent une solution flexible et sont facilement accessibles depuis les smartphones ou tablettes de vos employés. De plus, leur interface intuitive facilite la saisie des données, ce qui réduit le risque d’erreurs.
Les applications mobiles permettent d’associer les présences des employés à des coordonnées géographiques spécifiques, ce qui renforce la sécurité et la traçabilité des interventions sur le terrain. En complément, ces dispositifs peuvent être intégrés à d’autres fonctionnalités telles que la gestion des tâches, la gestion des documents ou la communication interne.
Les bornes connectées
L’autre alternative disponible pour digitaliser une feuille de présence est la borne connectée. Cet équipement innovant permet à la fois à vos occupants de notifier leur passage mais aussi d’effectuer des demandes personnalisées. Plus conviviales, ces outils mettent à disposition des kiosques de services personnalisables selon leur localisation. En étant interfacée avec une plateforme de pilotage, la borne d’intervention permet d’automatiser des interventions en fonction des besoins de vos agents.
MoveWORK Flow : la plateforme pour gérer la présence de vos agents
Pour digitaliser une feuille de présence, il ne suffit pas de choisir un mode de captation. En effet, bien que ces dispositifs soient essentiels dans le processus, ils sont inutilisables seuls. Pour être pertinents, les équipements doivent être connectés à une plateforme de pilotage, telle que MoveWORK Flow.
MoveWORK Flow est une plateforme de pilotage permettant de gérer facilement la présence de vos agents. Tournées, absences, temps de travail, retards… La plateforme collecte toutes vos données terrain et les retranscrit automatiquement dans des rapports analytiques. Plus besoin de passer des heures à chercher les informations, celles-ci sont centralisées dans une interface unique et transversale. Son point fort : l’intéropérabilité avec vos logiciels RH ! En connectant vos outils métiers avec la plateforme, vous obtenez une vision complète de vos indicateurs. La période des paies est simplifiée et les risques de mécontentement réduit à néant.
Pour aller plus loin, MoveWORK Flow est dotée d’un système intelligent vous permettant d’automatiser des interventions en fonction de l’état des présences sur le terrain. Un agent est absent ? Un scénario de remplacement est lancé automatiquement. Un agent est indisponible ? Ses tâches sont automatiquement redistribuées à l’agent disponible le plus proche. Fini les prises de tête, votre travail quotidien est facilité et vous pouvez ainsi vous consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
