Les contraintes économiques et les normes sanitaires poussent les entreprises à de plus en plus tracer les prestations de services. Les donneurs d’ordres exigent du suivi et de la visibilité, tandis que les prestataires sont confrontés à des protocoles stricts.
Néanmoins, plus les chantiers clients sont nombreux et hétérogènes, plus il devient compliqué pour l’intervenant de suivre les tâches effectuées. Face à cette problématique, un outil est indispensable : la fiche traçabilité de nettoyage. Mais voilà, souvent sous format papier, la fiche traçabilité de nettoyage n’est pas toujours utilisée de manière optimale. Alors comment la digitaliser ? MoveWORK vous donne tous ses conseils !
Qu'est-ce qu'une fiche de traçabilité de nettoyage ?
Une fiche de traçabilité du nettoyage est un document opérationnel récapitulant toutes les actions réalisées et à réaliser au cours d’une intervention de nettoyage, de désinfection ou d’entretien professionnel dans une zone précise. Ce dispositif enregistre les flux de travail et consigne de manière systématique et chronologique les actions menées durant l’intervention.
En général, une fiche de traçabilité du nettoyage récapitule les éléments suivants :
- Date et heure d’intervention
- Zone nettoyée et tâches effectuées
- Tâches non réalisées
- Produits et équipements utilisés
- Nom ou identifiant de l’intervenant
- Niveau de conformité au protocole
Selon le secteur d’activité, la fiche de traçabilité du nettoyage peut être plus ou moins complexe. Les facteurs tracés diffèrent en fonction du niveau de criticité de la zone entretenue et du niveau de vigilance attendu. Par exemple, le bionettoyage d’un laboratoire ne nécessitera pas le même niveau d’attention qu’un hall d’accueil dans une banque.
La fiche de traçabilité du nettoyage garantit à la fois la régularité des interventions mais permet aussi de fournir des preuves de qualité de service. Depuis la crise du COVID-19, ce justificatif est quasi exigé systématiquement par les donneurs d’ordres, afin d’assurer leur conformité réglementaire.
Pourquoi digitaliser sa fiche de traçabilité nettoyage ?
Traditionnellement en format papier, les fiches de traçabilité de nettoyage sont de plus en plus digitalisées pour une gestion plus efficace et un accès facilité aux données. En effet, plus vos sites d’exploitation se multiplient, plus il est difficile de suivre simultanément et à distance les prestations de vos agents. Comment réagir rapidement en cas de problème si vous devez parcourir des dizaines de kilomètres pour récupérer vos documents de suivi ? Impossible !
C’est donc là que la digitalisation rentre en jeu.
Les limites des documents papiers
La fiche de traçabilité du nettoyage papier comporte une multitude d’inconvénients :
- Manque de fiabilité et risque de perte de données :
La fiche papier est à la merci de tous types de détériorations. En effet, ce document est souvent placé directement sur les chantiers clients pour être accessible à tous les agents du prestataire. Cette exposition le rend vulnérable face aux dégâts matériels (eau, usure, humidité…). De plus, son caractère physique l’expose également à des risques de pertes, d’oublis, d’illisibilité ou de falsification. Avec le format papier, rien ne permet de vérifier en temps réel si les données reportées sont exactes (horaires, heure d’exécution…). Tous ces éléments impactent négativement votre base de données et la traçabilité de vos interventions est biaisée. - Perte de temps, coûts matériels et de main d’oeuvre :
La fiche de traçabilité de nettoyage papier est vectrice de coûts, notamment en raison du stockage, de l’impression et de l’archivage des documents. Cette gestion nécessite des locaux adaptés, a un impact écologique négatif et implique l’utilisation de ressources humaines. Et qui dit ressources humaines, dit coûts de main d’oeuvre ! En effet, la fiche de traçabilité papier induit des frais à la fois pour le traitement des documents mais aussi pour leur collecte. Le responsable d’exploitation perd généralement des heures par semaine à se déplacer de site en site, et à chercher sur des centaines de m2 les documents. Cette dispersion est d’autant plus néfaste car elle ralentit considérablement le partage de l’information avec les équipes. - Difficulté de gestion analytique :
La fiche de traçabilité nettoyage en papier rend très difficile la recherche et la corrélation des informations. Comment obtenir une vision globale des KPI avec des données éparpillées dans des centaines de feuilles papier ? Il vous faudra un temps considérable pour retrouver la data spécifique et l’analyser.
Ces limites soulignent l’intérêt de passer à une solution digitale pour la gestion des fiches de traçabilité nettoyage, qui vous offrira une réponse à la plupart de ces problématiques.
Les avantages d'une fiche de traçabilité digitale
Face aux contraintes induites par la traçabilité papier, passer au numérique apparaît comme la solution idéale. En effet, la fiche de traçabilité de nettoyage papier sera un allié autant au niveau opérationnel que stratégique. Ce dispositif vous offre :
- Un gain de temps considérable grâce à la remontée des données dans un outil centralisé et au suivi des actions en temps réel
- Une réactivité face aux imprévus grâce à la localisation instantanée des anomalies
- Une meilleure coordination avec vos équipes grâce à la précision et à l’uniformisation des informations
- Une capacité d’amélioration continu de votre qualité de service grâce à l’analyse automatisée de vos KPI
- Une amélioration de la satisfaction client grâce à la maîtrise de vos engagements contractuels et aux preuves numériques inaltérables sur les interventions réalisées
La dématérialisation des fiches de traçabilité nettoyage représente donc un pas important vers une gestion plus moderne et durable des opérations de nettoyage. Cette évolution offre des avantages tant pour les prestataires que pour leurs clients.
Les étapes pour digitaliser vos fiches de traçabilité nettoyage
On entend le mot digitalisation sur toutes les bouches, mais la réalité n’est pas si simple ! En effet, numériser vos processus opérationnels nécessite une vrai réflexion en amont. Quelles actions vais-je tracées ? Comment l’expliquer à mes agents ? Combien ça va me coûter ? De nombreuses questions doivent trouver des réponses avant de vous lancer !
De plus, cette transformation digitale est d’autant plus complexe si vous ne choisissez pas les bons outils. Voici un guide simple pour digitaliser vos fiches de traçabilité de nettoyage.
1. Réaliser un audit de son exploitation
Avant de vous lancer dans la sélection d’un outil, la première étape est l’évaluation de vos besoins. Rien de sert de se doter du logiciel dernier cri du marché, si votre but est par exemple de digitaliser un ou deux documents. Dans cette optique, vous devez réaliser en premier lieu un audit de vos attentes et des processus à digitaliser.
Voici une liste non exhaustive des points à déterminer :
- Volume de fiches à numériser
- Localisation des fiches et fréquence de remplissage
- Types d’informations et d’indicateurs à collecter
- Nombre d’utilisateurs et mode d’identification souhaité (anonyme ou nominatif)
- Niveau de traçabilité nécessaire : quantitatif, preuves photos, qualitatif, pièce par pièce…
- Besoins en matière de rapports et d’analyses
- Intégration avec les systèmes existants
- Contraintes techniques : matériel disponible, connectivité, sécurité des données…
- Besoins fonctionnels : degré de personnalisation, gestion de présences, modules qualité, alertes, mobilité de la solution, stockage…
- Exigences clients spécifiques
- Aspects légaux et réglementaires
- Budget disponible pour le projet
Une fois l’ensemble des critères évaluées, vous disposerez de toutes les indications utiles pour la sélection d’un outil adapté à votre projet.
2. S'équiper avec des outils de captation
La seconde phase pour digitaliser vos fiches de traçabilité de nettoyage est le déploiement d’outils de captation. Ces dispositifs technologiques sont conçus pour collecter automatiquement des données sur le terrain. Heure de démarrage du protocole, tâches effectuées, durée d’exécution… Lors des opérations de nettoyage et d’entretien, ils permettent une saisie rapide et précise des informations directement sur le lieu de la prestation.
Le choix de votre équipement de captation dépendra, là encore, du niveau de traçabilité exigé. Par exemple, une borne à boutons suffira pour une simple intervention de réassort, alors qu’un système de suivi à haute précision sera nécessaire pour une prestation d’ultra-propreté.
Il existe donc différents dispositifs de captation pour suivre les interventions de vos agents :
- Les bornes connectées :
Généralement composées de plusieurs boutons personnalisables, ces kiosques permettent aux agents de faire remonter verticalement une information. Arrivée sur le site client, début de la prestation, type d’intervention terminée… Instantanément les données sont transmises au responsable de l’exploitation. Bien que pratiques et faciles à utiliser, ces équipements ne proposent pas une traçabilité millimétrée. De plus, le nombre d’informations à transférer est souvent limité à 3 ou 4 options maximum. - Les capteurs IoT :
Ces équipements connectés sont majoritairement utilisés pour suivre les interventions de réapprovisionnement, dans les sanitaires par exemple. Lorsqu’un distributeur de savon est presque vide, l’intervenant est notifié pour assurer le réassort. Une fois la prestation réalisée, le capteur IoT détecte le niveau de contenance du récipient et transmet l’information à l’interlocuteur concerné. Bien qu’utiles dans certains cas, les capteurs IoT ne permettent pas de digitaliser totalement une fiche de traçabilité du nettoyage mais peuvent plutôt l’alimenter en données pour certaines étapes d’interventions spécifiques. - Les applications mobiles :
Disponibles directement sur smartphones ou sur des terminaux pré-configurés, les applications mobiles sont l’atout n°1 pour digitaliser une fiche de traçabilité de nettoyage. Elles offrent une flexibilité inégalée et permettent aux agents de saisir en temps réel des informations détaillées sur leurs interventions. Avec ces outils, vous pouvez aisément paramétrer les indicateurs à relever en fonction des différents parcours. En plus de la remontée de données, ces dispositifs permettent de capturer des photos pour relever des incidents ou faire office de preuve. Grâce à leur interface personnalisable, vous pouvez dématérialiser simultanément différentes fiches de traçabilité. Selon leur localisation et selon la prestation, vos agents ont accès en un clic au bon document de vérification.
3. Acquérir une plateforme de pilotage
Une fois la donnée captée, il est temps de la traiter ! En effet, collecter des informations c’est bien mais si aucune analyse n’est enclenchée derrière, cela n’a aucun intérêt. L’acquisition d’un logiciel ou d’une plateforme pour centraliser la gestion de vos fiches de traçabilité nettoyage est donc une priorité.
Mais, comment choisir l’outil adapté à vos problématiques ? C’est simple, vous devez définir les fonctionnalités dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs :
pour digitaliser votre suivi d'intervention
- Création et personnalisation des fiches de traçabilité de nettoyage
- Suivi des interventions en temps réel via le mode de captation choisi
- Gestion des droits d’accès et des profils utilisateurs
- Gestion des protocoles et contrôle de la qualité
- Alertes et notifications en temps réel
- Création de rapports automatisés et personnalisables
- Tableaux de bord intuitifs pour une visualisation rapide des données
- Capacité d’intégration avec d’autres systèmes (GMAO, ERP, etc.)
- Stockage sécurisé et conforme aux normes de protection des données
- Système de mise à jour
4. Automatiser vos parcours d'interventions
En plus des fonctionnalités de base, certains outils comme MoveWORK Flow vont encore plus loin. Que diriez-vous de résoudre tous les incidents en quelques secondes ? Une non-conformité est détectée, un processus de correction est lancé automatiquement. Une intervention n’a pas pu être terminée ? L’agent habilité disponible et à proximité est automatiquement alerté pour prendre le relai. Une intervention exceptionnelle a été demandée ? Les tâches sont réattribuées automatiquement dans les plannings de vos équipes.
Grâce à l’automatisation, votre fiche de traçabilité de nettoyage n’est plus un document statique mais le point de départ de divers flux de travail. Ces technologies intelligentes permettent d’avoir toujours un coup d’avance ! Quelle que soit la situation détectée, la plateforme analyse les paramètres relevés et déclenche automatiquement le scénario d’actions adapté. Fini les ruptures de services ou les clients mécontents, avec un système automatisé vos fiches de traçabilité de nettoyage deviennent une véritable force.
5. Former et accompagner vos équipes
Une fois votre matériel déployé et votre logiciel de suivi installé, il reste une ultime étape et pas des moindres : la formation de vos équipes. En effet, rien ne sert d’investir dans un dispositif high tech si personne ne l’utilise ! Le taux d’adoption est le facteur de réussite n°1 d’un projet et il est primordial de ne pas le négliger.
Former ses équipes et les accompagner dans le changement est crucial pour assurer votre transition numérique. Une formation permet non seulement de maximiser votre retour sur investissement mais elle contribue également à améliorer la qualité des données collectées. L’accompagnement favorise l’adhésion des équipes au nouveau processus et engage les collaborateurs dans une démarche d’amélioration continue.
C’est pourquoi, il est tout aussi important de s’assurer que votre fournisseur offre un accompagnement complet, tant lors du déploiement que tout au long du contrat. Cela peut inclure un support technique réactif, des mises à jour régulières du système, un suivi personnalisé et des formations continues.
Chez MoveWORK, nous plaçons l’accompagnement au centre de vos projets ! Avec un coach dédié par compte, vous ne restez jamais en difficulté et vous obtenez une réponse constante à vos besoins. Service SAV, consulting, formations… Tout est mis en oeuvre pour que vos équipes maîtrisent parfaitement leurs nouveaux outils et comprennent l’intérêt de la digitalisation des fiches de traçabilité de nettoyage.
