Dans le secteur médical, les Agents de Service Hospitalier (ASH) jouent un rôle essentiel pour le bon fonctionnement des établissements de santé. Leur travail est souvent exigeant et comprend des tâches cruciales tels que le nettoyage des chambres, la désinfection des salles d’opération et l’entretien des espaces communs. Leurs missions contribuent à la sécurité et au bien-être des patients en réduisant la prolifération des bactéries.
Cependant, la gestion des plannings des ASH peut rapidement devenir complexe pour les responsables d’établissement. C’est à ce moment que l’automatisation entre en jeu pour simplifier et améliorer la gestion des interventions. Grâce à des systèmes automatisés, les gestionnaires peuvent désormais enregistrer, ajuster et gérer les plannings des ASH à distance et de manière centralisée.
Pourquoi bien préparer le planning des ASH ?
Le planning des ASH coordonne toutes les activités liées à l’entretien, au bionettoyage et à l’hygiène des structures médicales. Équipe d’hospitalisation, équipe des sortants, équipe des consultations… Chaque service de soins dispose d’horaires d’intervention spécifiques. Entre les postes fixes, les agents référents, les équipes volantes et les suppléants, la planification peut devenir un vrai problème.
Le planning des ASH a plusieurs objectifs :
- Planifier et suivre la bonne réalisation des tâches d’entretien et de bionettoyage par agent, par équipe, par service ou par bâtiment
- Assurer un passage régulier des équipes pour garantir la propreté des lieux concernés
- Répartir les ressources sur les lieux d’intervention de façon rationnelle pour optimiser l’efficacité opérationnelle des agents de service hospitalier
- Suivre la charge de travail de chaque ASH et ajuster les tâches en s’adaptant aux contraintes
- Garantir la conformité de la réalisation des protocoles sanitaires
- Faciliter la gestion des déchets biomédicaux
Bien élaborer les plannings de ses ASH est donc un processus indispensable. Néanmoins, plus les services sont nombreux et plus les tournées divergent, plus la tâche est difficile. L’utilisation d’un document papier ou d’un simple tableau Excel devient vite insuffisant.
Les limites de la planification manuelle
La gestion des plannings des ASH peut s’avérer être un véritable défi pour les responsables d’établissements de santé. En effet, l’organisation et la gestion des plannings deviennent particulièrement compliquées lorsque l’on doit gérer les plannings d’une multitude d’agents. Utiliser un carnet de note ou un post-it voyageur entre les services ? Oubliez ces options !
La gestion manuelle des plannings représente une charge de travail considérable. Collecter une à une les données de chaque acteur peut se transformer en des heures de recherche.
Qui sera présent pour l’astreinte de nuit ? Qui remplace l’ASH en congés ? Qui vient en renfort après un transfert de patient ultra-contagieux ? La situation peut vite virer au cauchemar, d’autant plus que de nombreux imprévus peuvent survenir à tout moment.
Les plannings des ASH nécessitent des modifications en permanence. Moduler les feuilles de route manuellement est presque impossible. La gestion manuelle peut entraîner des confusions au sein des équipes, notamment si les informations ne sont pas communiquées de manière claire en cas de modification. De plus, en cas d’absence d’un ASH, la gestion manuelle des remplacements est susceptible de générer des erreurs aux conséquences dramatiques. Ce travail représente une perte de temps considérable pour le personnel et peut potentiellement mettre en danger la santé des patients.
L'automatisation des plannings des ASH,
c'est quoi ?
Avant l’automatisation, la gestion des plannings des ASH était en majorité effectuée manuellement. Les responsables devaient consacrer d’innombrables heures à la création, à la mise à jour et à la distribution des horaires de travail. De plus, la gestion des remplacements en cas d’absence, des demandes de congés et les ajustements de dernière minute était souvent un véritable casse-tête logistique.
L’automatisation des plannings des ASH consiste à utiliser des outils pour informatiser, digitaliser, gérer et optimiser la planification des interventions. Les horaires de travail et les tâches assignées aux ASH sont dématérialisées et accessibles sur des dispositifs digitaux pour une productivité optimale. Grâce à la collecte instantanée de données sur le terrain, l’automatisation permet d’ajuster en temps
réel les plannings des ASH. Un agent de service est absent ? Il est immédiatement remplacé ! Des tâches non pas été réalisées ? L’agent le plus proche est contacté automatiquement pour terminer le protocole de bionettoyage !
Par conséquent, l’automatisation des plannings des ASH garantit une continuité de service en toutes circonstances. Les patients et les visiteurs sont pris en charge à toutes heures pour une satisfaction maximale. Les besoins en personnel, les compétences, les préférences d’affectation et les contraintes réglementaires sont analysés par des algorithmes avancés pour créer des plannings optimaux.
Pour finir, l’automatisation des plannings des ASH permet également de suivre et de générer des rapports de KPI fiables et précis : heures de travail, taux de présence, non-conformités, gestion des stocks, coûts d’exploitation…
Quels sont les avantages de l'automatisation des planning ASH
L’automatisation des plannings des ASH permet non seulement d’améliorer l’efficacité opérationnelle, mais aussi de réduire les coûts liés à la gestion des ressources humaines. Elle contribue également à garantir une meilleure qualité de service dans les établissements de santé en assurant une couverture adéquate à tout moment. Avec l’automatisation des plannings, les établissements de santé constatent de nombreux avantages :
Réduction des erreurs de planification et de reporting
Les erreurs dans les plannings des services hospitaliers sont fréquentes lorsqu’ils sont gérés manuellement. L’automatisation de la planification des interventions des ASH résout ce problème en générant des plannings automatiques fiables. Plus besoin d’aller demander à l’agent ses jours de présence ou au médecin s’il a ordonné la sortie d’un patient, tout est digitalisé.
Les données opérationnelles sont collectées avec des dispositifs numériques pour obtenir les informations en direct. Cela simplifie également la gestion des congés et des ajustements de dernière minute. Les conditions de travail des soignants et des agents de service hospitalier sont ainsi améliorées.
Adaptabilité accrue des plannings des ASH
Dans un établissement de santé, les imprévus et les changements de dernière minute sont monnaie courante. Les responsables des plannings doivent toujours être présents pour n’importe quel changement et pouvoir informer leurs équipes. Ce manque de visibilité peut causer des erreurs ou encore des confusions si l’information n’est pas transmise de la bonne manière.
Les systèmes automatisés simplifient la gestion de la planification en permettant une réaction rapide aux demandes ou aux alertes. Absences, congés, incidents ou remplacements sont révisés en temps réel et les plannings sont modulés en conséquent.
Les plannings des ASH automatisé,
un gain de temps
Un autre avantage de la planification automatisée est le gain de temps pour l’ensemble du personnel. Tout d’abord, les responsables auront la possibilité de gérer l’organisation et les modifications nécessaires directement sur une même plateforme digitale. Ils obtiennent une vision globale de leur structure ou de leur service de soins. Des rapports de performance peuvent aussi être générés par agent ou par équipe.
Ensuite, l’automatisation des plannings permettra aux ASH d’effectuer les bonnes interventions au moment opportun. Ils n’ont plus à se soucier d’éventuelles erreurs de planning ou doublons de prestation. L’automatisation leur permet de gagner du temps dans leurs tâches quotidiennes et se concentrer sur le principal : garantir la sécurité des patients.
MoveWORK Flow pour une meilleure automatisation des plannings ASH
MoveWORK Flow possède un module de planification connecté, ergonomique et simple d’utilisation. Avec son système de workflows et d’automates, cet outil devient la plateforme idéale pour intégrer et automatiser les plannings de vos ASH. MoveWORK Flow contre les imprévus en déclenchant des scénarios d’actions correctives automatiques.
Grâce à la plateforme, vous pouvez facilement gérer les interventions des agents par site, par équipe ou encore par type d’intervention. Combiné avec un écosystème de capteurs IoT, vous obtenez une vision de votre établissement en temps réel. De plus, MoveWORK Flow possède un espace de stockage illimité qui historise tous les flux de votre structure.
Quels processus automatiser dans les plannings des ASH ?
Le planning d’un ASH est plutôt chargé, car il doit inclure plusieurs tâches spécifiques. Parmi les processus automatisables avec MoveWORK Flow, on retrouve :
- Le remplacement d’un ASH en cas d’absence ou de retard
- Le déclenchement d’actions correctives en cas de non-conformité
- La réaffection des tâches en cas de protocole incomplet ou non réalisé
- L’envoi de demande d’intervention en cas d’incident ou d’anomalie relevée
- L’envoi de demande d’intervention en cas de sortie d’un patient d’une chambre
- Le réassort d’un consommable en cas de niveau de contenance bas
- La commande de consommable en cas de stocks faibles
Les avantages de la plateforme MoveWORK Flow
- Les plannings sont facilement accessibles en temps réel sur la plateforme ou nos applications mobiles dédiées
- Il est très simple d’intégrer le planning d’une équipe à des capteurs IOT ou des pointeuses mobiles pour prouver la réalisation d’une intervention
- Notre plateforme permet d’intégrer vos logiciels santé dans son interface : DX Care, Hopital Manager, Chronos… Les données de MoveWORK Flow remonte dans vos systèmes de gestion et vice-versa.
- MoveWORK Flow permet d’analyser facilement les prestations de vos équipes, cibler les points à améliorer et optimiser les coûts sans réduire la qualité des interventions
