Avec la situation économique actuelle, maîtriser vos marges est de plus en plus tendu. Que vous soyez une entreprise de service ou un donneur d’ordres, vous jonglez perpétuellement entre les ressources pour faire face à des contraintes humaines, réglementaires et commerciales. L’enjeu : toujours faire plus qualitatif sans exploser vos coûts. Et si automatiser votre gestion opérationnelle était la solution pour gagner en efficacité ? Découvrez notre guide pour choisir la meilleure solution de gestion opérationnelle automatisée.
Pourquoi automatiser la gestion opérationnelle de votre entreprise ?
Plus votre entreprise grandit, plus la gestion des équipes et des interventions devient énergivore. Les sites de vos clients se multiplient sur différentes localisations, avec des conditions contractuelles variables, et vous ne pouvez plus vous rendre chaque jour sur place pour vérifier que tout aille bien. Et si votre croissance n’est pas anticipée, la gestion opérationnelle peut vite devenir ingérable.
Tournées, remplacements, astreintes, réclamations clients… Chaque processus se joue entre vos mains. Mais, bien souvent la gestion opérationnelle repose encore sur du suivi papier ou sur des dizaines d’outils séparés. C’est là que l’automatisation devient un vrai atout. Elle vous permet de :
- Collecter les données opérationnelles sur site et visualiser l’état de l’exploitation dans sa globalité sans vous déplacer (feuilles de présence, contrôles qualité, bons d’intervention…)
- Gagner du temps sur les tâches administratives avec le remplissage automatique (gestion du temps de travail, création des fiches de paie, revues d’activités…)
- Réagir instantanément face à une situation inhabituelle, une non-conformité ou une réclamation et réallouer sans effort toutes les ressources nécessaires à sa résolution
- Réduire la charge mentale de vos équipes et décupler la chaine de responsabilité sur plusieurs personnes grâce aux procédures automatiques
- Uniformiser la qualité de service sur tous vos sites et harmoniser les pratiques même avec des protocoles hétérogènes (check-lists, procédures et workflows)
- Mieux absorber les pics d’activité sans désorganiser les équipes via des règles d’affectation automatiques
On peut savoir en temps réel la présence de nos collaborateurs, récupérer les informations liées aux interventions et donc mieux gérer le temps de travail.
Cela a facilité la réalisation des fiches paies, pour ressortir les pointages et les heures de travail, de mieux identifier les heures supplémentaires, les retards…
Les tâches de gestion opérationnelle à automatiser
L’automatisation de la gestion opérationnelle vous fera gagner du temps uniquement si elle est pensée intelligemment. En effet, inutile de tout automatiser si vous n’avez pas la ressource humaine pour traiter l’information a posteriori. Pour choisir les tâches à digitaliser, vous devez étudier avec minutie vos parcours opérationnels. Voici une liste non exhaustive des tâches de gestion opérationnelle automatisables :
- Planification des tâches et des tournées : Selon les présences détectées sur site, les disponibilités, les contrats et les compétences de chaque employé, vous pouvez automatiser l’attribution de missions sur vos sites clients.
- Génération des fiches de paies et contrôle du temps de travail : En automatisant le relevé des entrées et sorties sur vos sites clients, vous pouvez facilement comptabiliser le temps de travail de vos équipes. Grâce à des règles automatiques concernant les absences ou les heures supplémentaires, vous pouvez également générer des paies sans effort.
- Suivi et traçabilité des interventions : Peu importe le paramètre de votre gestion opérationnelle, vous pouvez le tracer sans encombre grâce aux formulaires digitalisés. Réclamation, bon d’intervention, demande d’intervention exceptionnelle, conformité des protocoles… Tous ces indicateurs peuvent être collectés automatiquement et en temps réel.
- Traitement des demandes et des anomalies : Les possibilités d’automatisation des parcours d’intervention sont quasi infinies. Procédure de remplacement, déclenchement de plan d’actions, contrôles qualité contradictoires… En fonction des données signalées sur le terrain, des plateformes comme MoveWORK Flow, peuvent déclencher automatiquement des interventions. En toutes circonstances, votre gestion opérationnelle devient fluide et performante.
- Contrôle qualité et résolution de non-conformités : Dans la même optique que les parcours opérationnels, vos processus qualité sont automatisables. Un niveau de satisfaction client est trop faible ? Un contrôle qualité est lancé automatiquement. Un retard est signalé sur un site client ? Un autre intervenant est déployé sur place pour respecter les délais. Tout est fait pour une maitrise totale de votre qualité de service.
- Analyse stratégique et modélisation de rapports : Oubliez les heures, voire les jours, perdus à créer des tableurs sur Excel ! Avec l’automatisation, toutes les informations de votre gestion opérationnelle peuvent être modélisées dans des graphiques automatiquement. Le paramétrage de corrélation ou de seuils peut même vous permettre de faire apparaître telle ou telle donnée selon la situation.
Comment choisir une solution de gestion opérationnelle adaptée à mon secteur ?
Une fois l’étape d’analyse des tâches passée, vous devez sélectionner le dispositif de gestion opérationnelle adapté à votre projet. Mais pour chaque transformation digitale, toutes les solutions technologiques ne sont pas forcément pertinentes. De même que selon votre domaine d’activité et les besoins, tous les logiciels ne correspondront pas.
- Analysez les parcours d’interventions de votre secteur et identifiez les actions automatisables
- Listez les tâches à automatiser pour chaque profil d’intervenants
- Définissez vos attentes fonctionnelles et le budget associé
- Identifiez les attendus techniques pour intégrer la solution à votre écosystème informatique existant
- Étudiez les contraintes réglementaires de votre secteur (normes, convention collective, accord d’entreprise…)
6. Recherchez les solutions génériques ou spécialisées (selon votre choix) disponibles sur le marché via internet, des consultants spécialisés ou des centrales d’achat
7. Vérifiez les références, les avis et les retours clients du fournisseur
8. Demandez des démonstrations et testez chaque outil avec un panel représentatif des métiers concernés.
Les meilleurs outils pour automatiser votre gestion opérationnelle
Pour automatiser votre gestion opérationnelle, vous aurez besoin d’au moins deux solutions numériques : un outil pour collecter les mouvements sur vos sites clients et l’autre pour automatiser les actions qui en découlent. Certains dispositifs proposent des écosystèmes tout intégrés où collecteur et déclencheur communiquent et agissent simultanément. Voici nos meilleures recommandations.
Les plateformes SaaS de gestion opérationnelle
La vraie automatisation n’est possible qu’avec un véritable système intelligent. Beaucoup de logiciels vendent des tâches automatisées, mais celles-ci se limitent généralement qu’à l’envoi de rapports mails, d’alertes ou de notifications. Pour optimiser votre gestion opérationnelle, ce type d’outils n’est pas suffisant.
Pour ce faire, vous devez vous appuyer sur des plateformes de pilotage transversal. Du pointage à l’analyse qualité, votre parcours d’intervention doit être automatisable de bout en bout, comme une seule et même chaine unifié. C’est pourquoi,
multiplier les outils d’un processus à l’autre est totalement contre-productif.
Les plateformes SaaS, grâce à leur structure interconnectée qui s’actualise en temps réel, répondent à ce besoin. Elles offrent une vision complète du parcours d’intervention et permettent d’automatiser chaque coordination de tâche opérationnelle si nécessaire. Une absence ? Un remplacement. Une tâche non réalisée ? Une réattribution automatique. Ces plateformes de gestion opérationnelle sont généralement directement connectées avec le terrain via des applications mobiles, des équipements ou encore des QR Codes. Outre la collecte et la centralisation des données, elles sont en capacité de reconnaitre une situation et d’automatiser le bon processus en fonction.
Notre recommandation de plateforme tous secteurs : MoveWORK Flow
Notre recommandation pour le secteur de la santé : MoveWORK Healthcare
Les ERP pour la gestion administrative
Certains plateformes de gestion opérationnelle n’intègrent pas la partie gestion documentaire ou des ressources humaines. Dans ce cas de figure, les logiciels ERP viennent compléter le chemin qui mène à l’automatisation complète des procédures. Ces outils proposent généralement des fonctionnalités RH, commerciales ou touchant au cadre légal de l’entreprise. L’automatisation est en principe intégrée dans la création ou l’actualisation de documents et de contrats :
- Fiches de paies, contrats de travail et avenants
- Devis, bons de commande et facturation
- Notes de frais
- Demandes de congés et absences
- Bulletins et déclarations sociales
- Déclarations fiscales
- Inventaires, gestion des stocks et commandes fournisseurs
- Contrats commerciaux
Notre recommandation : Progiclean
Les applications mobiles
Comme nous l’avons précisé en amont, l’automatisation de la gestion opérationnelle ne peut être effective qu’avec une visibilité sur le terrain. Et comme vous ne pouvez pas être partout à la fois, vous avez besoin d’outils pour amasser les informations de vos sites d’exploitation. Et les applications mobiles sont un excellent moyen pour y arriver !
Il existe une multitude d’applications et leur avantage est qu’elles s’adaptent souvent aux différents postes de travail.
- Pour vos agents : Vos équipes sont vos yeux et vos oreilles. Les applications mobiles, comme myMissions, permettent de recueillir tous les besoins opérationnels et vous alertent instantanément des événements. Un distributeur est vide ? Votre agent lance une intervention de réassort d’un simple clic. Un imprévu est survenu et votre intervenant a besoin de renfort ? Automatiquement le collègue le proche est localisé et averti avec la fiche de poste. Grâce à ce transfert d’élément automatique, vos plans d’actions se déclenchent sans perdre une seconde.
- Pour vos managers : Certaines situations à risques mettent la gestion opérationnelle à rude épreuve. C’est pourquoi, un esprit avisé est parfois nécessaire pour savoir quel plan d’action activer ou non. Dans ces cas là, les applications mobiles de gestion opérationnelle sont de véritables alliées. Vos managers reçoivent les alertes, les signalements ou les réclamations. D’un clic, ils décident quel type d’intervention déclencher pour résoudre la situation sans se rendre sur place.
- Pour vos clients : L’expérience client ou l’expérience occupant est le point d’honneur pour fidéliser et conserver un contrat. Si vos clients se sentent bien, alors ils vous recommanderont. Les applications mobiles permettent d’automatiser cette brique de gestion opérationnelle. Vos clients ont besoin d’un service ? Ils transmettent leur demande automatiquement via leur application. La sollicitation est routée vers le bon interlocuteur et la personne compétente pour accéder à cette requête.
Notre recommandation pour les intervenants : myMissions
Notre recommandation pour le secteur de la santé : myMissions Indoor
Notre recommandation pour le management : myDecisions
Notre recommandation pour vos clients : myNeeds
Les équipements connectés
Tout comme les applications, les équipements ou capteurs connectés peuvent servir fortement l’automatisation de votre gestion opérationnelle. D’un côté, certains dispositifs relèvent automatiquement des paramètres sur l’environnement : fréquentation, occupation, niveau sonore, qualité de l’air… En établissant des règles d’acceptabilité, vous pouvez déclencher automatiquement des interventions selon les seuils relevés. Une mauvaise odeur dans la salle de réunion ? Une prestation d’aération est programmée. Plus de 100 personnes sont passées dans les sanitaires ? Le nettoyage des lieux est amorcé.
De l’autre, il existe des bornes connectées qui permettent à vos occupants de directement solliciter vos services, comme les bornes Taqt. Il y a une fuite dans un couloir ? Ils demandent automatiquement un entretien en cliquant sur un bouton. Plusieurs visiteurs sont insatisfaits de la propreté des lieux ? Une visite de contrôle se lance automatiquement.
Quels logiciels de gestion opérationnelle sont recommandés pour les PME ?
Pour les PME, la plateforme MoveWORK Flow combinée à l’ERP Progiclean est la solution idéale. En effet, en plus de cartographier de A à Z les parcours d’intervention, la combinaison de ces deux logiciels de gestion opérationnelle vous permet d’automatiser toute votre exploitation sans ressaisie. Un planning et les horaires d’un agent sont modifiés dans MoveWORK Flow ? La fiche de paie est actualisée dans Progiclean. Une intervention exceptionnelle est effectuée sur un site client ? Sa réalisation est remontée par MoveWORK Flow et la facturation est ajustée sur Progiclean. En supplément, grâce à leur modèle d’offres scalable, vous pouvez facilement jongler entre les formules au gré de la croissance de votre entreprise.
Comment mesurer le retour sur investissement d'une plateforme opérationnelle ?
Pour quantifier les bénéfices chiffrés de votre plateforme de gestion opérationnelle, vous devez comparer plusieurs facteurs. Les économies les plus importantes proviennent souvent d’effets indirects et non pas de gains immédiats :
- Amélioration des délais d’intervention : Votre plateforme vous fait gagner du temps quotidiennement. La réduction de la latence opérationnelle vous fait économiser des heures de travail sur votre masse salariale. Une plateforme performante réduit ce temps grâce à l’automatisation des parcours et des validations.
- Taux de requalification des interventions : Plus ce taux est bas, plus vous avez gagné du temps et de l’argent. Dans de nombreuses organisations, une part des tickets est réaffectée plusieurs fois avant d’arriver au bon technicien. Chaque transfert représente une perte de ressources.
- Économie de déplacements : Essence, temps, usure des véhicules… Tous ces éléments matériels et immatériels sont à prendre en compte.
- Non-conformités et pénalités évitées : L’automatisation de la gestion opérationnelle réduit les erreurs et donc les litiges qui en découlent. Tous ces désagréments évités représentent un coût juridique et commercial non négligeable.
- Baisse des ruptures de service : Les interruptions de service sont décomptées de votre facturation. Avec l’automatisation, vos engagements contractuels sont respectés et vos clients vous paient à juste valeur.
